Jak rozliczać dodatek za nadgodziny w 2025 roku - poradnik

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe jest jednym z zagadnień, które wywołują najwięcej pytań wśród przedsiębiorców. W 2025 roku ustawodawca wciąż stosuje restrykcyjne limity, jasno określa warunki zlecania nadgodzin i precyzuje stawki dodatków. Zrozumienie tych przepisów pozwala uniknąć kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, a także budować wizerunek rzetelnego pracodawcy. Poniższy poradnik kompleksowo omawia zasady naliczania dodatku za nadgodziny, limity godzin, obowiązki pracodawcy wobec pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych oraz praktyczne aspekty prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Najważniejsze informacje

1. Dodatek przysługuje za pracę ponad dobową normę oraz ponad przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

2. Za nadgodziny przysługuje dodatek 100% albo 50% w zależności od rodzaju nadgodzin i okoliczności ich powstania.

3. Pracodawca może udzielić czasu wolnego zamiast wypłaty dodatku: na wniosek pracownika godzinę za godzinę, a z własnej inicjatywy 1,5 godziny za każdą przepracowaną godzinę.

4. Roczny limit nadgodzin z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi co do zasady 150 godzin (może być zmieniony w przepisach wewnętrznych). Przeciętny tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

5. Pracownicy w ciąży, młodociani i wszystkie osoby z niepełnosprawnościami (z wyjątkami) nie mogą wykonywać pracy w godzinach nadliczbowych.

Definicja nadgodzin i normy czasu pracy

Pracę w godzinach nadliczbowych definiuje się jako czas pracy ponad ustawowe normy: 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnym pięciodniowym tygodniu, przy zachowaniu 11‑godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35‑godzinnego odpoczynku tygodniowego. W praktyce to praca ponad dobową normę albo ponad przeciętną tygodniową normę (a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, jeśli został wprowadzony), w granicach i przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy (art. 151 §1 K.p.). Nadgodziny dzielą się na dwie kategorie:

• przekroczenie dobowego limitu,

• przekroczenie średniotygodniowego wymiaru 40 godzin.

Przekroczenie obu norm w tym samym okresie nie skutkuje naliczeniem dwóch dodatków za te same godziny. Najpierw rozlicza się nadgodziny dobowe, a dodatek za przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej przysługuje wyłącznie za te godziny, które nie zostały już zaliczone jako nadgodziny dobowe. Podstawę obliczenia dodatku stanowi wynagrodzenie wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania (określonej stawką godzinową lub miesięczną), a jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony – 60% wynagrodzenia pracownika.

Normy tygodniowe nadgodzin i odpoczynek

Tygodniowy czas pracy – łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym liczonym na podstawie liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w tym okresie. W praktyce oznacza to, że nawet gdy regulamin przewiduje wyższy limit nadgodzin, przeciętny tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego.

Ustawodawca nakłada także obowiązek zapewnienia 11‑godzinnego nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracy i 35‑godzinnego odpoczynku w każdym tygodniu. W razie akcji ratowniczej lub usuwania skutków awarii odpoczynek dobowy może być wyjątkowo skrócony - wtedy pracodawca musi udzielić równoważnego odpoczynku w późniejszym terminie. Równoważny odpoczynek obowiązkowo przysługuje tylko za skrócony odpoczynek dobowy. Odpoczynek tygodniowy można wyjątkowo skrócić do min. 24 h (m.in. przy akcjach ratowniczych oraz dla osób zarządzających w imieniu pracodawcy) bez obowiązku wyrównania, z zachowaniem zasady, że odpoczynek musi przypadać w każdym tygodniu

Stawki dodatku za liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych

Zgodnie z art. 151¹ §1 Kodeksu pracy za nadgodziny przysł każdą godzinę pracy nadliczbowej, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownik otrzymuje dodatek. Wysokość dodatku zależy od tego, w jakim czasie i z jakiej przyczyny powstała nadgodzina:

• 50 % stawki godzinowej - przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych w zwykłym dniu pracy. Praca w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy musi zostać zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli wskutek braku tego dnia wolnego dojdzie do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, należą się wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny (co do zasady 100% za przekroczenie normy średniotygodniowej).

• 100 % stawki godzinowej - należy się za nadgodziny wykonywane w porze nocnej, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z harmonogramem oraz za pracę przekraczającą przeciętny tygodniowy limit czasu pracy. Taki dodatek przysługuje także wówczas, gdy pracodawca udziela dnia wolnego za pracę w święto, ale w ramach okresu rozliczeniowego pracownik przekroczy 40‑godzinny tydzień.

W praktyce oznacza to, że za dwie godziny nadliczbowe w zwykły poniedziałek pracownik z pensją 6000 zł brutto otrzyma dodatek 50 % liczony od stawki godzinowej wynikającej z jego wynagrodzenia. W przypadku pracy w niedziele, w pierwszej kolejności należy udzielić dnia wolnego w ustawowym terminie, a dopiero gdy nie można go udzielić, przysługuje dodatek 100% za każdą przepracowaną godzinę. Jeżeli pracownik stale wykonuje pracę poza zakładem pracy, strony mogą ustalić ryczałt za nadgodziny odpowiadający przewidywanej liczbie godzin nadliczbowych - sama praca w delegacji nie stanowi podstawy do ryczałtu.

Czas wolny zamiast dodatku za nadgodziny

Pracodawca może zastąpić wypłatę dodatku udzieleniem czasu wolnego. Na wniosek pracownika udziela się czasu wolnego w stosunku 1:1 – za każdą pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje jedna godzina wolnego. Jeżeli to pracodawca decyduje, czas wolny musi wynosić 1,5 godziny za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową. Jeśli czas wolny jest udzielany bez wniosku pracownika w proporcji 1,5:1, nie może to obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Gdy czas wolny jest udzielany na wniosek pracownika w proporcji 1:1, przepisy nie przewidują takiej gwarancji. Przykładowo, jeśli pracownik wypracował 4 godziny nadliczbowe, a pracodawca udzieli mu 6 godzin wolnego, dodatek nie przysługuje, a wynagrodzenie pracownika nie może zostać obniżone poniżej kwoty należnej za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Kierownicy i pracownicy terenowi

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie mają prawa do wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny, także za pracę w niedzielę lub święto. Kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych co do zasady również nie przysługują dodatki za nadgodziny, ale za pracę w niedzielę lub święto najpierw należy się dzień wolny, a jeśli go nie otrzymają przysługuje wynagrodzenie z dodatkiem. „Główny księgowy” nie jest odrębną kategorią w przepisach. Uprawnienia zależą od tego, czy pełni funkcję kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej. Jeżeli praca wykonywana jest stale poza zakładem pracy, strony mogą ustalić ryczałt za nadgodziny, który pracownik otrzymuje stale i którego wielkość odpowiada przewidywanej liczbie godzin. Sama praca w delegacji nie uzasadnia ryczałtu.

Czy dodatek za pracę wlicza się do minimalnego wynagrodzenia?

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa to 30,50 zł brutto. Do porównania z minimum wlicza się łączne wynagrodzenie za pracę, z wyłączeniem m.in. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i dodatku za pracę w porze nocnej. Nie ma obowiązku, aby sama płaca zasadnicza równała się kwocie minimalnego wynagrodzenia.

Limit godzin nadliczbowych

Kodeks pracy ogranicza liczbę godzin nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy do 150 godzin w roku kalendarzowym. Wyższy limit można ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo jeśli u pracodawcy nie ma układu i nie ma obowiązku ustalenia regulaminu w umowie o pracę. Niezależnie od przyjętego limitu, tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przepisy nie wyznaczają jednej „maksymalnej rocznej” liczby nadgodzin wynikającej z tej zasady - liczy się zachowanie przeciętnej 48 godzin w okresie rozliczeniowym. Do rocznego limitu nadgodzin wlicza się wszystkie nadgodziny z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy, bez względu na to, czy zostały zrekompensowane dodatkiem, czy czasem wolnym. Nie wlicza się nadgodzin związanych z akcjami ratowniczymi i usuwaniem skutków awarii.

Przekroczenie dopuszczalnej liczby nadgodzin może skutkować karą od 1000 do 30 000 zł. W skrajnych przypadkach, gdy konsekwencją nadmiernych nadgodzin jest rażące naruszenie praw pracowniczych, odpowiedzialność może być także karna.

Kiedy pracodawca może zlecić nadgodziny?

Przepisy dopuszczają polecenie pracy w godzinach nadliczbowych tylko w wyjątkowych sytuacjach. Oprócz wyżej wymienionych akcji ratunkowych i usuwania skutków awarii, możliwe jest to również w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Wyjątkowy charakter oznacza, że zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie może być elementem stałego planowania. Powinny być stosowane sporadycznie, gdy potrzeba wykonania dodatkowej pracy wynika z nagłych zamówień, choroby innych pracowników czy nieprzewidzianych zdarzeń. Pracodawca musi również zadbać o właściwą organizację czasu pracy, aby w ciągu doby i tygodnia zachować ustawowe przerwy na odpoczynek.

Przepisy co do zasady zabraniają zlecania nadgodzin i pracy w porze nocnej pracownikom w ciąży, osobom młodocianym oraz z niepełnosprawnościami. W przypadku osób z niepełnosprawnościami są dwa wyjątki: praca przy pilnowaniu mienia oraz zgoda lekarza udzielona na wniosek pracownika. Zlecanie nadgodzin tej kategorii pracowników jest naruszeniem prawa pracy i może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy. 

Nadgodziny dla pracowników niepełnoetatowych

W 2023 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C‑660/20 uznał, że pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu nie mogą być traktowani gorzej od pełnoetatowych. Za dyskryminujące uznał uzależnianie dodatku za nadgodziny wyłącznie od przekroczenia norm przewidzianych dla pełnego etatu. Nie oznacza to jednak sztywnego progu 20 godzin tygodniowo przy 1/2 etatu. Próg godzin ponadwymiarowych dla pracownika niepełnoetatowego musi być ustalony w umowie o pracę (regulamin/układ mogą jedynie określać zasady ogólne), a dodatek przysługuje po przekroczeniu tego progu albo ustawowych norm dobowych lub przeciętnie tygodniowych. Warto więc w przepisach wewnętrznych jasno opisać zasady naliczania dodatku za każdą godzinę pracy ponad wymiar ustalony w umowie pracownika niepełnoetatowego.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy i planowanie grafików

Dokładna ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, a w przypadku nadgodzin pozwala wykazać, że wypłacono należne dodatki lub udzielono czasu wolnego. Papierowe listy obecności są coraz częściej zastępowane rozwiązaniami cyfrowymi. Pomagają w tym narzędzia od inEwi, które umożliwiają elektroniczne rejestrowanie czasu pracy czy tworzenie grafików pracy. Dzięki temu pracodawca ma pełną kontrolę nad liczbą nadgodzin, a pracownik może na bieżąco sprawdzać swoje saldo czasu pracy.

System pozwala generować raporty dla działów kadr. Integracja z systemami kadrowo‑płacowymi ułatwia rozliczanie nadgodzin, minimalizując ryzyko błędów i pozwalając przedsiębiorcy skupić się na rozwoju firmy. Ponadto cyfrowe grafiki umożliwiają sprawną rotację pracowników, co pomaga ograniczać nadgodziny poprzez równomierne rozłożenie zadań.

Praca w godzinach nadliczbowych - zasady w 2025 roku

Podsumowując, dodatek za nadgodziny jest ważnym elementem wynagrodzenia, który wynika z ochronnej funkcji prawa pracy. Co do zasady za każdą godzinę nadliczbową przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek 50% albo 100%. Możliwość udzielenia czasu wolnego zamiast dodatku daje elastyczność, jednak nie zwalnia z obowiązku prawidłowego prowadzenia ewidencji i przestrzegania rocznych limitów. Pracodawcy powinni pamiętać o ograniczeniach – 150 godzin rocznie (lub wyższe, jeśli przewidziano to w regulaminie), przeciętnie 48 godzin w tygodniu oraz zakazie zlecania nadgodzin kobietom w ciąży, młodocianym i części osób z niepełnosprawnościami. W obliczu orzeczenia TSUE warto dostosować systemy wynagradzania do potrzeb pracowników niepełnoetatowych, aby uniknąć zarzutu nierównego traktowania.