Przejdź do treści
Powrót
·14 min czytania

Dokumenty w firmie: jakie wzory są potrzebne?

Magdalena Krzemieniewska
Magdalena Krzemieniewska
Faktury, ewidencje podatkowe i dokumenty księgowe

Dokumenty w firmie powinny odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia związane z założeniem i prowadzeniem działalności, zawieraniem umów, sprzedażą, zatrudnieniem, rozliczeniami, zarządzaniem majątkiem oraz sporami. Właściwy zestaw zależy m.in. od formy prawnej, sposobu opodatkowania, statusu VAT, branży, zatrudniania pracowników i rodzaju zawieranych transakcji.

Ten materiał pomaga ustalić, jakich dokumentów potrzebuje przedsiębiorca, kiedy warto skorzystać ze wzoru, a kiedy trzeba sięgnąć po formularz urzędowy lub dokument przygotowany z myślą o konkretnej sprawie. Jest przeznaczony dla właścicieli firm, osób zajmujących się kadrami i księgowością, a także managerów porządkujących obieg informacji oraz zasady przechowywania dokumentów.

Dobra organizacja dokumentów ułatwia rozliczanie podatków, przechodzenie kontroli, dochodzenie zapłaty i obsługę zatrudnienia. Pozwala również jasno określić, kto odpowiada za sporządzenie, akceptację, podpisanie, wysłanie i przechowywanie poszczególnych dokumentów.

Najważniejsze informacje

  1. Dokument powstaje w związku z konkretnym zdarzeniem, obowiązkiem prawnym albo potrzebą dowodową. Dlatego jedna uniwersalna lista dla każdej firmy nie byłaby wystarczająca.
  2. Wzór dokumentu jest punktem wyjścia. Przed podpisaniem należy dopasować go do stron, celu, podstawy prawnej, sposobu reprezentacji i wymaganej formy.
  3. Dokumentacja pracownicza, księgowa i podatkowa podlega różnym zasadom prowadzenia, ochrony oraz przechowywania.
  4. Okres przechowywania ustala się dla konkretnej kategorii dokumentów i zdarzenia, od którego przepisy nakazują liczyć dany termin.
  5. W firmie warto prowadzić rejestr dokumentów zawierający informacje o właścicielu procesu, miejscu przechowywania, zasadach dostępu i terminie usunięcia.

Jakich dokumentów potrzebuje firma?

Najlepiej zacząć od procesów, które rzeczywiście występują w działalności gospodarczej. Inne dokumenty są potrzebne przy sprzedaży konsumentom, inne podczas świadczenia usług dla kontrahentów, a jeszcze inne po zatrudnieniu pierwszego pracownika. Poniższa tabela porządkuje główne grupy dokumentów, nie zastępuje jednak szczegółowej analizy obowiązków branżowych.

Sytuacja

Główna grupa dokumentów

Co należy ustalić

Rejestracja i zmiany w firmie

wnioski rejestrowe, uchwały, pełnomocnictwa, zezwolenia

forma prawna, reprezentacja, rejestr i branża

Zakup i sprzedaż

umowy, zamówienia, protokoły, faktury, paragony, potwierdzenia

status stron, rodzaj transakcji, VAT i sposób zapłaty

Współpraca z kontrahentami

umowy o świadczenie usług, dostawy, najmu lub dotyczące nieruchomości

zakres świadczenia, odbiór, wynagrodzenie i odpowiedzialność

Zatrudnienie

umowy o pracę, akta osobowe, ewidencje, wnioski i oświadczenia

etap zatrudnienia, stanowisko, czas pracy i uprawnienia

Umowy cywilnoprawne

umowa zlecenia, umowa o dzieło i dokumenty rozliczeniowe

rzeczywisty sposób wykonywania pracy, ZUS i podatek

Księgowość i podatki

księgi, ewidencje, deklaracje, JPK, dowody księgowe

forma księgowości, rodzaj podatku i okres rozliczeniowy

Majątek firmy

dokumenty zakupu, przyjęcia, wydania, inwentaryzacji i likwidacji

własność, wartość, miejsce używania i osoba odpowiedzialna

Dane osobowe

informacje, upoważnienia, rejestry, umowy powierzenia, oświadczenia

cel i podstawa przetwarzania, dostęp, odbiorcy i retencja

Należności i spory

wezwania, reklamacje, odpowiedzi, dowody doręczenia i pisma sądowe

termin, właściwy adresat, roszczenie i komplet dowodów

Zdarzenia branżowe

dokumenty techniczne, sanitarne, środowiskowe lub transportowe

przepisy właściwe dla działalności i konkretnej operacji

Komplet dokumentów powinien wynikać z mapy procesów firmy, a nie z zawartości gotowego segregatora wzorów. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą bez pracowników, nie potrzebuje części kadrowej. Nadal musi jednak zadbać o dokumenty związane z podatkami, umowami, sprzedażą, ochroną danych i majątkiem. Wraz z zatrudnieniem pierwszego pracownika pojawia się natomiast odrębny system dokumentacji pracowniczej.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Czym jest wzór dokumentu firmowego?

Wzór dokumentu firmowego to powtarzalny układ treści przygotowany dla określonego rodzaju czynności, który uzupełnia się danymi dotyczącymi konkretnej sprawy. Dobry wzór wskazuje strony, cel, daty, wymagane oświadczenia, miejsce na podpis oraz załączniki. Możliwość jego zastosowania zależy jednak od aktualnych przepisów i stanu faktycznego.

Wzory dokumentów firmowych warto podzielić na zatwierdzone wersje i przypisać im właścicieli. Rejestr powinien zawierać nazwę dokumentu, numer wersji, datę rozpoczęcia obowiązywania, podstawę prawną, osobę zatwierdzającą, a także miejsce i okres przechowywania. Taka procedura ogranicza ryzyko korzystania z nieaktualnych formularzy i ułatwia kontrolę kompletności dokumentacji.

Formularz urzędowy należy odróżnić od wewnętrznego wzoru. Urząd może bowiem wymagać użycia aktualnej wersji formularza, przesłania go właściwym kanałem i opatrzenia określonym podpisem. Z kolei wzór umowy trzeba dostosować do relacji między stronami, rodzaju usług, zasad wynagrodzenia, odpowiedzialności, wypowiedzenia oraz prawa właściwego.

Dokumentacja pracownicza od rekrutacji do archiwum

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracownika oraz dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca prowadzi ją oddzielnie dla każdej osoby, w formie papierowej albo elektronicznej, zgodnie z Kodeksem pracy i rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy; § 2-6 rozporządzenia).

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy

Zestaw dokumentów zależy od etapu rekrutacji, rodzaju umowy i stanowiska. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony. Jeżeli umowy nie zawarto na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy i jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy obejmują również informacje przekazywane pracownikowi, skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie medycyny pracy, dokumentację BHP oraz dane potrzebne do zgłoszeń i rozliczeń. Zakres badań, szkoleń i zaświadczeń zależy od stanowiska, warunków pracy oraz historii zatrudnienia. Umowa o zakazie konkurencji wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 101³ Kodeksu pracy).

W trakcie zatrudnienia

Do akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej trafiają dokumenty, które przepisy przypisują do poszczególnych części lub zbiorów. Dotyczą one m.in. przebiegu zatrudnienia, czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia, odpowiedzialności porządkowej, składanych wniosków i zakończenia stosunku pracy. Każde oświadczenie pracownika lub pracodawcy należy powiązać z konkretną sprawą i zachować w wymaganej postaci.

Wynagrodzenie jest wypłacane na rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 86 § 3 Kodeksu pracy). W dokumentacji trzeba również zachować potwierdzenia zdarzeń wpływających na ewidencję czasu pracy, nieobecności, zwolnienia i rozliczenie wynagrodzenia.

Symfonia inEwi pozwala uporządkować wybrane dokumenty przypisane do pracowników dzięki funkcji elektronicznej dokumentacji pracowniczej, kategoriom, wyszukiwarce i dostępowi zależnemu od roli.

Po zakończeniu stosunku pracy

Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni, natomiast w przypadku nawiązania kolejnego stosunku pracy w tym terminie wydaje świadectwo na wniosek pracownika, w ciągu 7 dni od jego złożenia, z uwzględnieniem zasad doręczenia określonych w art. 97 § 1 Kodeksu pracy, a informację o przechowywaniu, odbiorze i zniszczeniu dokumentacji przekazuje w przypadkach objętych art. 94⁶ Kodeksu pracy. Dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy pozostają częścią dokumentacji pracowniczej również po wydaniu świadectwa.

Dokumentację dotyczącą stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. W przypadku zatrudnienia rozpoczętego przed 1 stycznia 1999 r. akta osobowe przechowuje się przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Dla zatrudnienia nawiązanego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. okres ten wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy albo 10 lat od końca roku złożenia raportu informacyjnego, jeżeli pracodawca skorzystał z ustawowego trybu skrócenia. Dokumentacja dotycząca pracy górniczej i okresów równorzędnych podlega szczególnej regule 50-letniej. Dodatkowe zasady przechowywania odnoszą się do materiałów stanowiących dowód w postępowaniu oraz sytuacji, w której ta sama osoba zostaje ponownie zatrudniona (art. 94 pkt 9b, art. 94⁴-94⁵ Kodeksu pracy; art. 41f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r.).

Odwzorowanie cyfrowe dokumentacji pracowniczej należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającymi zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym, natomiast zmiana odwrotna wymaga sporządzenia wydruku i podpisania go przez pracodawcę albo osobę upoważnioną, z zachowaniem obowiązków informacyjnych i zasad odbioru poprzedniej postaci dokumentacji. Dokumentacja elektroniczna musi być chroniona przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. System powinien również zapewniać integralność danych, identyfikację osób mających dostęp, wyszukiwanie oraz eksport informacji (§ 9-10 rozporządzenia).

Dokumenty księgowe, podatkowe i sprzedażowe

Dokumentacja do celów podatkowych obejmuje księgi, ewidencje, deklaracje, faktury, paragony oraz dowody związane z ich ujęciem i rozliczeniem. Przy ustalaniu zasad dokumentowania sprzedaży należy uwzględnić obowiązek wystawiania i odbierania faktur w KSeF, terminy jego wejścia w życie oraz ustawowe wyłączenia i rozwiązania przejściowe. Faktura albo paragon dokumentuje określone zdarzenie sprzedażowe, natomiast umowa, zamówienie, protokół odbioru i potwierdzenie zapłaty mogą potwierdzać jego gospodarczy przebieg.

Przechowywanie dokumentów podatkowych i księgowych

Podatnik prowadzący księgi podatkowe przechowuje je wraz z dokumentami do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawa podatkowa stanowi inaczej (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Podstawowy termin przedawnienia wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadkach określonych w ustawie jego bieg może jednak zostać zawieszony albo przerwany (art. 70 Ordynacji podatkowej).

Ustawa o rachunkowości określa własne okresy przechowywania dokumentów. Księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i wiele innych dowodów księgowych przechowuje się przez co najmniej 5 lat. Sposób liczenia tego okresu oraz wymagania dotyczące poszczególnych zbiorów wynikają z art. 71-74 tej ustawy. Daty zniszczenia dokumentu nie można więc wyznaczać wyłącznie na podstawie roku widocznego na fakturze.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Po upływie tego okresu podatnik przechowuje faktury poza KSeF, jeżeli okres przedawnienia zobowiązania podatkowego nadal trwa. Dalszego przechowywania dowodu księgowego może również wymagać ustawa o rachunkowości (art. 112aa ustawy o VAT; art. 73a ustawy o rachunkowości).

Spisy, wyposażenie i korekty obowiązków

Inwentaryzacja i spis z natury wiążą się z określonymi zdarzeniami oraz dotyczą konkretnych grup przedsiębiorców. Obowiązek sporządzenia dokumentu, jego zakres, sposób wyceny i termin zależą od stosowanej ewidencji, podatku oraz sytuacji, takiej jak zakończenie roku lub działalności. Pozycje pomaga uporządkować arkusz służący do udokumentowania spisu z natury.

Rejestr sprzętu pozwala ustalić, gdzie znajduje się dany składnik majątku, kto go używa, na jakiej podstawie został wydany oraz kiedy go zwrócono lub zlikwidowano. Taką ewidencję należy odróżnić od ustawowej ewidencji środków trwałych i dokumentacji księgowej. W bieżącym zarządzaniu majątkiem przydaje się wzór ewidencji urządzeń używanych w firmie.

Jeżeli przedsiębiorca stwierdzi, że nie dopełnił obowiązku podatkowego, powinien najpierw ustalić rodzaj uchybienia i sposób jego naprawienia. Czynny żal jest instytucją Kodeksu karnego skarbowego, a jego skuteczność zależy od spełnienia wszystkich przewidzianych warunków. Znaczenie mają m.in. moment złożenia zawiadomienia, ujawnienie istotnych okoliczności oraz uregulowanie należności, jeżeli doszło do uszczuplenia (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego). Pomocny może być wzór zawiadomienia składanego w ramach czynnego żalu, który należy dostosować do konkretnego zdarzenia.

Umowy i dokumenty związane ze współpracą

Umowa porządkuje prawa i obowiązki stron. Stanowi też punkt odniesienia przy odbiorze usług, rozliczaniu wynagrodzenia oraz ustalaniu odpowiedzialności. Przed użyciem wzoru należy sprawdzić, kto może reprezentować strony, co jest przedmiotem świadczenia, kiedy następuje odbiór, jak dokumentuje się wykonanie i w jakim terminie powinna nastąpić zapłata.

Dokumenty związane z realizacją umowy powinny tworzyć spójny ciąg obejmujący ofertę lub zamówienie, zawartą umowę, aneksy, protokoły, faktury, potwierdzenia doręczenia i zapłaty, a także korespondencję dotyczącą zmian. Przy najmie, dzierżawie, robotach budowlanych lub transakcjach dotyczących nieruchomości szczególne znaczenie mają wymagania dotyczące formy, opis przedmiotu i dokumenty przekazania.

Dokumentacja umów cywilnoprawnych wymaga oceny rzeczywistego sposobu wykonywania zadań. Sama nazwa dokumentu nie przesądza o charakterze relacji, jeżeli praca jest wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy (art. 22 § 1, § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Dokumentację rozliczeniową umów zlecenia i umów o dzieło trzeba powiązać z obowiązkami podatkowymi i ubezpieczeniowymi oraz dowodami wykonania usług.

Należności, zapłata i postępowanie sądowe

Przed wysłaniem pisma dotyczącego zapłaty należy sprawdzić umowę, faktury, protokoły, datę wymagalności, rozliczone wpłaty, sposób naliczenia odsetek oraz dane kontrahenta. Wezwanie powinno jednoznacznie identyfikować roszczenie i wskazywać kwotę, podstawę, termin oraz sposób zapłaty. Gotowy wzór pisma wzywającego kontrahenta do uregulowania należności pomaga zachować stałą strukturę dokumentu i miejsce na dowód doręczenia.

Dokumentacja wierzytelności ma znaczenie podczas negocjacji, mediacji i procesu. Pozew powinien zawierać informację o tym, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu. Jeżeli takiej próby nie było, należy wyjaśnić jej przyczyny (art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego). Samo wezwanie nie przesądza o zasadności roszczenia, dlatego kluczowe znaczenie nadal ma komplet umów, faktur i potwierdzeń.

Po otrzymaniu nakazu zapłaty należy uważnie przeczytać pouczenie, ustalić rodzaj postępowania, zakres zaskarżenia i obowiązujący termin. W postępowaniu upominawczym, gdy doręczenie następuje w kraju, termin na wniesienie sprzeciwu wynosi 2 tygodnie, a nakaz traci moc w części zaskarżonej sprzeciwem (art. 480² § 2 pkt 1 i art. 505 Kodeksu postępowania cywilnego). Wzór sprzeciwu dostosowany do otrzymanego nakazu zapłaty pomaga uporządkować stanowisko, zarzuty i dowody.

Reklamacje klientów i sprawy ubezpieczeniowe

Dokumenty reklamacyjne powinny pozwalać ustalić datę przyjęcia zgłoszenia, osobę składającą reklamację, towar albo usługę, opis problemu, żądanie, przekazane dowody oraz sposób udzielenia odpowiedzi. Przy sprzedaży konsumenckiej odpowiedzialność za brak zgodności towaru z umową i kolejność dostępnych żądań wynikają z ustawy o prawach konsumenta (art. 43a-43g).

Pracownik obsługujący zgłoszenie powinien odróżnić reklamację z tytułu niezgodności towaru z umową od roszczenia opartego na gwarancji. Przegląd przepisów dotyczących reklamacji wadliwego produktu pomaga przypisać sprawę do właściwej podstawy i uniknąć mieszania obu trybów. Z kolei formularz porządkujący dane zgłoszenia reklamacyjnego usprawnia rejestrację sprawy oraz kontrolowanie terminu odpowiedzi.

W sporze z ubezpieczycielem należy zgromadzić polisę, ogólne warunki ubezpieczenia, zgłoszenie szkody, decyzję, kosztorys, korespondencję oraz dowody potwierdzające wysokość szkody. Podmiot rynku finansowego powinien co do zasady odpowiedzieć na reklamację w terminie 30 dni od jej otrzymania, a w szczególnie skomplikowanym przypadku może wydłużyć ten termin maksymalnie do 60 dni, pod warunkiem przekazania klientowi informacji wymaganych ustawą; niedotrzymanie właściwego terminu powoduje uznanie reklamacji za rozpatrzoną zgodnie z wolą klienta. W przygotowaniu stanowiska może pomóc wzór reklamacji kwestionującej decyzję ubezpieczyciela.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Dane osobowe, zgody i upoważnienia

Dokumentacja ochrony danych powinna wskazywać cele i podstawy prawne przetwarzania, kategorie danych, odbiorców, okresy przechowywania, środki bezpieczeństwa oraz sposób realizacji praw osób. RODO wymaga, aby przetwarzanie odbywało się na podstawie co najmniej jednej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1. Zgoda jest więc tylko jedną z możliwych podstaw, obok wykonania umowy, obowiązku prawnego czy prawnie uzasadnionego interesu.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, administrator musi potrafić wykazać, że została udzielona. Oświadczenie powinno być dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne, a osoba musi otrzymać informację o prawie do cofnięcia zgody (art. 4 pkt 11, art. 7 oraz art. 13-14 RODO). Przed wdrożeniem rozwiązania pomocny jest wzór zgody na konkretnie opisane przetwarzanie danych, uzupełniony zgodnie z rzeczywistym celem.

Upoważnienie określa, kto działa w imieniu przedsiębiorcy i w jakim zakresie. W sprawach podatkowych pełnomocnictwo ogólne, szczególne oraz pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji mają różne zastosowania. Dokument należy więc dobrać do danej czynności i kanału jej realizacji. Gdy inna osoba ma odebrać dokument urzędowy, przydaje się wzór upoważnienia ograniczonego do odbioru wskazanego zaświadczenia.

Jak zorganizować obieg i przechowywanie dokumentów?

Skuteczny obieg obejmuje cały cykl życia dokumentu: jego utworzenie lub wpływ, rejestrację, weryfikację, akceptację, podpisanie, wysyłkę, udostępnianie, archiwizację i zniszczenie. Zasady powinny obejmować zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne, wraz z kopiami zapasowymi oraz możliwością odtworzenia danych.

  • Rejestr dokumentów powinien wskazywać kategorię, właściciela, lokalizację, daty, podstawę przetwarzania i okres przechowywania.
  • Uprawnienia należy nadawać stosownie do zakresu obowiązków, regularnie je weryfikować i odbierać po zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy.
  • Wersje wzorów powinny mieć oznaczenie, datę zatwierdzenia i historię zmian, aby można było ustalić, który dokument obowiązywał w danym dniu.
  • Dokumenty papierowe wymagają zabezpieczenia przed kradzieżą, zalaniem, pożarem i dostępem osób nieupoważnionych.
  • Dokumentacja elektroniczna wymaga kontroli dostępu, tworzenia kopii zapasowych, ochrony przed zmianą i zniszczeniem oraz przeprowadzania testów odtworzenia.
  • Dokument można usunąć dopiero po potwierdzeniu, że upłynął właściwy okres przechowywania i nie istnieje podstawa do jego dalszego zachowania.

Polityka przechowywania dokumentów powinna łączyć wymagania prawne z tabelą retencji przypisaną do rzeczywistych kategorii danych i dokumentów. W razie kontroli liczą się dostępność, kompletność i możliwość szybkiego przedstawienia dokumentacji wraz z potwierdzeniem jej pochodzenia oraz integralności.

Podsumowanie

Dokumenty w firmie warto porządkować według procesów, a nie przypadkowo pobranych wzorów. Najpierw należy ustalić zdarzenie i wynikający z niego obowiązek, a następnie dobrać właściwy dokument, wskazać osobę odpowiedzialną, określić formę, podpis, kanał doręczenia oraz okres przechowywania. Szczególnej uwagi wymagają dokumentacja pracownicza, faktury i ewidencje podatkowe, umowy z kontrahentami, a także dokumenty związane z reklamacjami, danymi osobowymi i dochodzeniem zapłaty.

Symfonia inEwi wspiera działy kadr w porządkowaniu wybranych dokumentów pracowników w eKartotece, ich kategoryzowaniu, wyszukiwaniu oraz zarządzaniu dostępem odpowiednio do roli. Warto sprawdzić to rozwiązanie, gdy dokumentacja pracownicza jest rozproszona między folderami, pocztą i arkuszami.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o dokumenty w firmie

  • Najpierw warto spisać procesy występujące w firmie: rejestrację, sprzedaż, zakupy, umowy, zatrudnienie, rozliczenia, zarządzanie majątkiem, przetwarzanie danych osobowych i spory. Następnie do każdego procesu należy przypisać dokumenty wpływające i tworzone, ich właściciela, zasady dostępu, miejsce przechowywania oraz podstawę usunięcia.

  • Wzór może służyć jako zatwierdzona baza dla powtarzalnej czynności. Przy każdym użyciu trzeba jednak sprawdzić strony, cel, aktualny stan prawny, sposób reprezentacji, wymaganą formę, terminy, załączniki oraz zgodność treści z rzeczywistym przebiegiem sprawy.

  • Dokumentacja pracownicza jest pojęciem szerszym. Obejmuje akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy, prowadzoną zgodnie z kategoriami i zasadami określonymi w przepisach.

  • Możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zależy od ich rodzaju i dotyczących ich wymagań szczególnych. W przypadku dokumentacji pracowniczej przepisy dopuszczają postać papierową albo elektroniczną. Określają również wymagania dotyczące bezpieczeństwa, integralności i dostępności systemu elektronicznego, a także identyfikacji użytkowników oraz eksportu danych.

  • Najpierw należy ustalić kategorię dokumentu, cel jego przechowywania i podstawę prawną, a następnie zdarzenie rozpoczynające bieg terminu. Trzeba przy tym uwzględnić przepisy szczególne, zawieszenie lub przerwanie terminów, toczące się postępowania oraz potrzebę obrony przed roszczeniami albo ich dochodzenia.

Oceń ten artykuł

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

400000+ użytkowników!

Tworzymy narzędzia, które dopasowują się do Ciebie, a nie na odwrót - ponieważ każdy pracuje w wyjątkowy sposób.

Załóż darmowe konto
Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi