Ile wynoszą koszty działalności gospodarczej w 2026 roku?

Koszty działalności gospodarczej są sumą obowiązkowych danin publicznych, takich jak składki ZUS i podatki, oraz indywidualnych wydatków operacyjnych związanych z branżą. W 2026 roku minimalne łączne obciążenie przedsiębiorcy opłacającego tzw. „Duży ZUS” (pełne składki społeczne wraz z minimalną składką zdrowotną), bez podatku dochodowego, można szacować na około 2 350–2 400 zł miesięcznie. Podana kwota ma charakter orientacyjny i została wskazana na podstawie zasad obowiązujących w latach poprzednich; rzeczywiste minimalne obciążenia na 2026 rok będą możliwe do ustalenia dopiero po ogłoszeniu oficjalnych wskaźników przez GUS i ZUS. Ostateczna kwota zależy od formy opodatkowania oraz wysokości zadeklarowanej podstawy wymiaru składek.

Najważniejsze informacje

1. Podstawowe koszty działalności gospodarczej to składki społeczne i zdrowotne powiązane z przeciętnym wynagrodzeniem i płacą minimalną.

2. Przedsiębiorca ma wpływ na wysokość podatku dochodowego poprzez wybór optymalnej formy opodatkowania dostosowanej do specyfiki prowadzonej działalności i poziomu kosztów.

3. Początkujący przedsiębiorca może obniżyć koszty startu, korzystając z preferencyjnych zwolnień ze składek ZUS.

4. Do stałych wydatków należy doliczyć księgowość, wynajem biura, marketing i oprogramowanie wspierające firmę.

Składki ZUS jako główny koszt stały przedsiębiorcy

Dla większości osób planujących założenie własnej firmy, to właśnie ubezpieczenie społeczne stanowi najbardziej odczuwalny, comiesięczny wydatek. Niezależnie od tego, czy firma przynosi zyski, czy generuje straty, obowiązek opłacania składek istnieje (chyba że działalność zostanie zawieszona). Wysokość tych opłat zmienia się, zazwyczaj rosnąc w ślad za wskaźnikami ekonomicznymi.

Etapy ponoszenia kosztów ZUS dla nowych firm

Ustawodawca przewidział mechanizmy, które mają ułatwić wejście na rynek. Pierwszym z nich jest Ulga na Start. Przez pełne 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Jedynym obowiązkowym kosztem w tym okresie jest składka zdrowotna. To znacząca oszczędność, która pozwala przeznaczyć środki na inwestycje czy działania marketingowe.

Po upływie pół roku przedsiębiorca wchodzi w okres tak zwanego Preferencyjnego ZUS-u. Przez kolejne 24 miesiące podstawą wymiaru składek jest 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Choć koszty rosną w porównaniu do Ulgi na Start, nadal są one znacznie niższe niż standardowe stawki płacone przez doświadczonych przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że niższe składki oznaczają również niższe świadczenia w przyszłości, np. w przypadku chorobowego.

Pełne składki ZUS po okresie preferencyjnym

Po upływie okresu preferencyjnego przedsiębiorca przechodzi na tzw. "Duży ZUS". Tutaj podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2026 roku, biorąc pod uwagę wzrost płac w gospodarce, kwota ta stanowi istotne obciążenie budżetu firmowego. Do tego dochodzi składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Należy pamiętać, że podane wyżej zasady dotyczą ubezpieczeń społecznych. Odrębną, bardzo istotną kwestią finansową, jest ubezpieczenie zdrowotne.

Składka zdrowotna, a forma opodatkowania własnej działalności gospodarczej

Od czasu zmian podatkowych wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu i ich późniejszych nowelizacji, sposób obliczania składki zdrowotnej stał się jednym z najbardziej skomplikowanych elementów kosztorysu firmy. Nie jest to już stała, ryczałtowa kwota dla każdego (z wyjątkiem karty podatkowej, która jest wygaszana, oraz ryczałtu, gdzie jest ona zryczałtowana, ale progowa). Jej wysokość zależy bezpośrednio od wybranej formy opodatkowania oraz osiąganych wyników finansowych.

Zasady ogólne (skala podatkowa) Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych składka zdrowotna wynosi 9% dochodu i nie przysługuje jej odliczenie od podatku. Oznacza to, że przedsiębiorcy osiągający wyższe dochody ponoszą proporcjonalnie większe obciążenie, co skutkuje wyższą efektywną stawką podatkową.

Podatek liniowy Dla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu. W przypadku niskich lub zerowych dochodów ZUS określa co roku minimalną miesięczną kwotę składki. Część składki zdrowotnej można odliczyć od dochodu lub zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak łączne roczne odliczenie w 2026 r. nie może przekroczyć 14 100 zł. W konsekwencji całkowity koszt prowadzenia działalności rośnie wraz z osiąganymi dochodami, a możliwość odliczenia składki jest ustawowo ograniczona.

Ryczałt ewidencjonowany W przypadku ryczałtu składka zdrowotna jest zryczałtowana i uzależniona od rocznego przychodu firmy. Jej wysokość zależy od rocznego przychodu (trzy progi: do 60 000 zł, 60 000–300 000 zł i powyżej 300 000 zł), a jej podstawa jest wyliczana jako odpowiednio 60%, 100% albo 180% przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za IV kwartał poprzedniego roku. Po przekroczeniu progu w danym miesiącu płaci się składkę według wyższego progu za ten miesiąc (bez korekty miesięcy wcześniejszych), a rozliczenie roczne następuje w kolejnym roku.

Podatek dochodowy i wybór formy rozliczeń działalności gospodarczej

Koszty działalności gospodarczej to nie tylko ZUS. To, ile oddasz do urzędu skarbowego, zależy od tego, jak dobrze zaplanujesz swoją strategię podatkową.

Zasady ogólne (Skala podatkowa)

Jest to podstawowa forma opodatkowania. Płacisz 12% podatku do pierwszego progu podatkowego (120 000 zł) i 32% od nadwyżki. Plusem jest kwota wolna od podatku (30 000 zł) oraz możliwość wspólnego rozliczania się z małżonkiem. To dobra opcja dla firm, które nie planują na początku gigantycznych zysków lub mają wysokie koszty uzyskania przychodu, które obniżają podstawę opodatkowania.

Podatek liniowy

Stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodów. To rozwiązanie opłacalne dla przedsiębiorców, których dochody znacznie przekraczają drugi próg podatkowy. Minusem jest brak kwoty wolnej od podatku oraz brak możliwości wspólnego rozliczania z małżonkiem czy korzystania z ulg na dzieci.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W tym modelu podatek płacisz od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że nie możesz pomniejszać podatku o koszty prowadzenia firmy (np. paliwo, biuro, sprzęt). Stawki ryczałtu są różne i zależą od rodzaju działalności (od 2% do 17%). Jest to bardzo atrakcyjne dla branż usługowych o niskich kosztach własnych, np. programistów czy lekarzy.

Jednoosobowa działalność gospodarcza- koszty operacyjne

Poza daninami publicznymi, każda firma generuje koszty rynkowe, niezbędne do jej funkcjonowania. Ich skala zależy od specyfiki branży, jednak pewne kategorie wydatków są uniwersalne.

Usługi księgowe

Samodzielne prowadzenie księgowości, zwłaszcza przy obecnym stopniu skomplikowania przepisów, jest ryzykowne. Koszt biura rachunkowego dla jednoosobowej działalności gospodarczej w 2026 roku to zazwyczaj wydatek rzędu 250–600 zł netto miesięcznie, w zależności od liczby dokumentów i wybranej formy opodatkowania (pełne księgi rachunkowe są znacznie droższe).

Koszty biura i infrastruktury

Nawet jeśli pracujesz z domu, musisz liczyć się z kosztami. Może to być wydzielona część czynszu i mediów (przy odpowiednim udokumentowaniu), abonament za internet czy telefon firmowy. Wynajem małego biura w dużym mieście to wydatek minimum 1500–3000 zł. Alternatywą są biura wirtualne (koszt ok. 100–300 zł miesięcznie) lub przestrzenie coworkingowe.

Marketing i pozyskiwanie klientów

Koszty marketingu są często niedoszacowane przez początkujących przedsiębiorców. Pozycjonowanie strony internetowej, kampanie w social mediach czy utrzymanie domeny i hostingu to wydatki, które w skali miesiąca mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Bez tych działań trudno jednak o stabilny przychód.

Oprogramowanie i cyfryzacja

Współczesna firma potrzebuje narzędzi. Koszt programów do fakturowania, CRM czy pakietów biurowych to stały element budżetu. Warto inwestować w rozwiązania, które oszczędzają czas, bo czas przedsiębiorcy jest najdroższym zasobem.

Koszty związane z zatrudnieniem pracownika

Rozwój firmy często wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracowników. Należy mieć świadomość, że pensja brutto, którą widzi pracownik na umowie, nie jest całkowitym kosztem pracodawcy. Do wynagrodzenia brutto pracodawca musi doliczyć swoją część składek ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy, FGŚP).

W praktyce całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest zwykle wyższy niż wynagrodzenie brutto, w zależności od obowiązujących składek po stronie pracodawcy. Do tego dochodzą koszty badań lekarskich, szkoleń BHP oraz obsługi kadrowo-płacowej, które są zależne od specyfiki stanowiska.

W kontekście optymalizacji tych wydatków kluczowe jest efektywne zarządzanie czasem pracy. Ręczne tworzenie grafików i zliczanie godzin to strata czasu i ryzyko błędów. W tym miejscu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia, takie jak inEwi. System ten umożliwia automatyczną ewidencję czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe oraz szybkie tworzenie grafików pracy. Dzięki temu przedsiębiorca nie tylko oszczędza na kosztach administracyjnych, ale też zyskuje pełną kontrolę nad tym, czy opłacany czas pracy jest efektywnie wykorzystywany.

Przykład praktyczny – symulacja kosztów działalności jednoosobowej

Załóżmy, że Tomasz zakłada jednoosobową działalność gospodarczą w styczniu 2026 r. i wybiera ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawka 12 %) oraz korzysta z Ulgi na Start. Jego przychód wynosi 15 000 zł miesięcznie, czyli 180 000 zł rocznie, co oznacza, że Tomasz mieści się w drugim progu ryczałtu dla składki zdrowotnej (przychody 60 000–300 000 zł rocznie).

• Składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS społeczny): Dzięki uldze „Ulga na Start” przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności Tomasz nie opłaca składek emerytalnych, rentowych, chorobowych ani wypadkowych.

• Składka zdrowotna: W II progu ryczałtu składka zdrowotna ma charakter zryczałtowany i wynosi 9 % od 100 % przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za IV kwartał 2025 r. Na potrzeby symulacji można przyjąć orientacyjną kwotę ok. 750 zł miesięcznie, przy czym ostateczna wysokość zależy od danych GUS. 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne można odliczyć od przychodu (podstawy opodatkowania ryczałtem), co pośrednio obniża kwotę należnego ryczałtu.

• Podatek dochodowy (ryczałt): 12 % od przychodu, czyli: 15 000 zł × 12 % = 1 800 zł podatku miesięcznie, z możliwością odliczenia 50 % składki zdrowotnej.

• Księgowość i oprogramowanie: Stały koszt obsługi księgowej i narzędzi firmowych wynosi ok. 400 zł miesięcznie.

Suma miesięcznych kosztów stałych (bez podatku dochodowego):

• Składka zdrowotna: ok. 750 zł

• Księgowość i oprogramowanie: 400 zł

Razem: ok. 1 150 zł miesięcznie na start (wartość szacunkowa).

Dla porównania, gdyby Tomasz prowadził działalność na tzw. „Dużym ZUS-ie” i wybrał podatek liniowy, jego stałe miesięczne koszty (składki ZUS oraz księgowość) przekraczałyby 3 000 zł, jeszcze przed zapłatą podatku dochodowego.

Podsumowanie

Koszty działalności gospodarczej w 2026 roku są wypadkową wielu czynników, z których najważniejsze to status przedsiębiorcy w ZUS oraz wybrana forma opodatkowania. Dla początkujących system oferuje ulgi, które pozwalają na łagodne wejście w rynek, jednak po 2,5 roku prowadzenia firmy należy przygotować się na pełne obciążenia. Kluczem do rentowności jest nie tylko generowanie wysokich przychodów, ale także skrupulatna analiza kosztów stałych i wybór optymalnego modelu rozliczeń z urzędem skarbowym. Każdy przyszły przedsiębiorca powinien przed rejestracją w CEIDG wykonać symulację finansową, uwzględniającą nie tylko optymistyczne warianty sprzedaży, ale przede wszystkim sztywne zobowiązania wobec państwa i kontrahentów.