Wirtualne biuro – jak działa i dla kogo ta forma działalności?

Jak działa wirtualne biuro?

Jak wspomniano, usługa wirtualnego biura to skuteczny sposób na ograniczenie kosztów prowadzenia firmy. To również dobre rozwiązanie dla osób chcących prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, ale bez konieczności jej rejestracji we własnym mieszkaniu. Każda działająca na rynku firma musi mieć bowiem swoją siedzibę. Co jednak ważne, nie chodzi tu o konkretny budynek, lecz o adres, który daje możliwość zlokalizowania siedziby. W przypadku wielu rodzajów działalności nie ma potrzeby wynajmowania fizycznego biura. Przykładem może być działalność, w ramach której usługi świadczone są u klienta, a nie w siedzibie firmy. Może to także dotyczyć działalności prowadzonej w pełni online. W takich przypadkach idealnym rozwiązaniem jest właśnie wirtualne biuro. Jak dokładnie działa taka usługa? Zacząć trzeba od tego, że wirtualne biuro wynajmuje się tak naprawę tylko w jednym celu. Jest nim rejestracja firmy. Innymi słowy, wirtualne biuro to usługa polegająca na użyczeniu adresu, którego firma może używać jako adresu własnej siedziby. Adres umieścić można we wszystkich materiałach promocyjnych firmy. Oczywiście jest on również adresem korespondencyjnym, także w przypadku przesyłek urzędowych. Po dotarciu listu pod adres wirtualnego biura, jego pracownik przekazuje właścicielowi firmy wynajmującemu adres jego treść. Dziś najczęściej korespondencja jest po prostu skanowana i przesyłana pod wskazany adres e-mail. Warto dodać, że wirtualne adresy najczęściej znajdują się w prestiżowych lokalizacjach, co dodatkowo wpływa na wizerunek firmy – to niezaprzeczalna zaleta wirtualnego biura. Jak założyć tego typu biuro? Nie ma w tym nic skomplikowanego. Wystarczy znaleźć korzystną dla siebie ofertę, a następnie podpisać umowę. Po tym fakcie można już bez przeszkód korzystać z wirtualnego adresu.

Prowadzenie wirtualnego biura – czy jest legalne?

Znamy już odpowiedź na pytanie: wirtualne biuro – co to jest? Warto teraz wyjaśnić, czy wynajmowanie tego typu adresu jest legalne, a także jak wygląda kwestia: wirtualne biuro a urząd skarbowy. Jeszcze kilka lat temu urzędy skarbowe niechętnie wydawały NIP przedsiębiorcom wskazującym adres wirtualny jako adres swojej firmy. Urzędnicy twierdzili, że w takiej sytuacji trudno jest o identyfikację przedsiębiorcy. Dziś już sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Obowiązujące w Polsce przepisy zezwalają na rejestrację firmy pod takim adresem. Wirtualne biuro jest zatem w pełni legalne. Warto jednak pamiętać o jednej istotnej kwestii. Lokalizacja wirtualnego biura ma wpływ na to, jaki urząd skarbowy będzie obsługiwał firmę. Dotyczy to przede wszystkim spółek. W ich przypadku podatki zawsze rozliczane są zgodnie z adresem rejestracji firmy.

Trzy zalety posiadania wirtualnego biura

Duża popularność usługi, jaką jest biuro wirtualne, wynika z tego, że takie rozwiązanie wiąże się z wymiernymi zaletami. Wirtualne biuro – dlaczego warto je założyć?

• Prestiżowa lokalizacja. Jak wspomniano, wirtualne adresy oferowane są najczęściej właśnie w takich miejscach. Rozwiązanie to na pewno wpływa pozytywnie na wizerunek firmy.
• Obsługa firmowej korespondencji. Wirtualny adres to także adres do korespondencji. To właśnie tam trafiać będą wszystkie listy. Po przyjściu korespondencji pod wynajmowany adres pracownik wirtualnego biura powiadamia o tym przedsiębiorcę. Ten może list odebrać osobiście lub poprosić o przesłanie jego skanu. Wszystko zależy od wcześniejszych ustaleń. Dobrym rozwiązaniem będzie wybór wirtualnego biura, które oferuje przekazywanie korespondencji w maksymalnie 24 godziny.
• Możliwość korzystania z przestrzeni na spotkania biurowe. Zdecydowana większość wirtualnych biur poza samym adresem oferuje także możliwość wynajmu odpowiednio wyposażonej sali konferencyjnej lub innego pomieszczenia biurowego. To idealne rozwiązanie w przypadku konieczności odbycia spotkania biznesowego.

Komu przyda się wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to na pewno znakomite rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy swoją działalność prowadzą zdalnie. W ich przypadku posiadanie fizycznego biura nie jest konieczne. Swój biznes mogą prowadzić z dowolnego miejsca. Jest to również dobre rozwiązanie dla osób, które pracują na etacie, a działalność prowadzą jedynie po godzinach. Z wirtualnego biura z powodzeniem korzystać mogą także osoby prowadzące sklep internetowy czy też będące freelancerami w różnych dziedzinach. Mowa tu zatem o wszystkich osobach, które do swojej pracy potrzebują jedynie komputera i dostępu do Internetu, bez konieczności posiadania fizycznej powierzchni biurowej. Komu jeszcze może przydać się wirtualne biuro? Na pewno wskazać można tu na osoby mieszkające na stałe za granicą, ale chcące prowadzić swój biznes w Polsce i pod polskim adresem. Wspomnieć można tu jeszcze o przedsiębiorcach chcących otworzyć oddział swojej firmy w innym regionie, potrzebujących do tego adresu nowego oddziału.

Ile kosztuje utrzymanie wirtualnego biura?

Wirtualne biuro ma jeszcze jedną bardzo istotną zaletę. Nie jest to usługa droga. Miesięczny koszt wynajmu wirtualnego adresu to kwota ok. 200 zł. Na cenę wpływ mają oczywiście m.in. takie czynniki jak miasto i prestiż lokalizacji. Co ważne, jeśli podpiszę się z góry umowę na dłuży okres wynajmu, miesięczna opłata może być jeszcze niższa. To korzystne rozwiązanie – tym bardziej, że jeśli zajdzie taka konieczność, umowę najczęściej rozwiązać można z 30-dniowym okresem wypowiedzenia. Decydując się na konkretne wirtualne biuro, warto wcześniej sprawdzić, jakie usługi wchodzą w pakiet miesięcznego abonamentu, a za jakie pobierana jest dodatkowa opłata. Może to dotyczyć choćby wynajmu sali konferencyjnej. Dzięki temu wybierze się dla siebie najlepsze rozwiązanie. Nie da się ukryć, że wynajem wirtualnego adresu jest bez porównania tańszy w porównaniu z wynajmem fizycznego biura. Jeśli zatem nie ma konieczności posiadania fizycznej lokalizacji do prowadzenia swojego biznesu, wirtualny adres jest rozwiązaniem, z którego naprawdę warto skorzystać. Dotyczy to zwłaszcza osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem i nie dysponują na starcie dużymi środkami finansowymi. Rejestracja czasu pracy - odkryj jakie ma korzyści!

Wirtualne biuro, a kontrola skarbowa – o czym należy pamiętać?

W pierwszej kolejności trzeba zaznaczyć, że korzystanie z wirtualnego biura w żaden sposób nie wpływa negatywnie na ewentualną kontrolę urzędu skarbowego. Każda taka kontrola poprzedzana jest listownym powiadomieniem. Pismo przyjdzie – jakżeby inaczej – na wirtualny adres, gdzie pracownik powiadomi o tym fakcie przedsiębiorcę. W takim przypadku wystarczy skorzystać z pomieszczeń biznesowych w wirtualnym biurze. Wystarczy przywieźć tam dokumentację finansową i zaprosić na miejsce kontrolerów z urzędu skarbowego. Warto dodać, że wiele wirtualnych biur oferuje także usługi księgowe. Skorzystanie z takiego rozwiązania jest bardzo wygodne, ponieważ wówczas cała dokumentacja finansowa firmy zawsze znajduje się w jednym miejscu i nie wymaga prowadzenia własnego działu księgowego. To ważne z punktu widzenia pracodawcy.