Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop? Kluczowe terminy

Niewykorzystany urlop nie znika, ale jego regulacje są twardo określone w Kodeksie pracy. Przedsiębiorcy odpowiadają za udzielanie zaległych dni wolnych swoim pracownikom. To nie tylko kwestia komfortu i motywacji zespołu. Spóźnienie z udzieleniem urlopu może skończyć się wysoką grzywną, a po trzech latach roszczenie pracownika ulega przedawnieniu.

Najważniejsze informacje

1. Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba zacząć wykorzystywać najpóźniej 30 września następnego roku, później rozpoczyna się trzyletni bieg przedawnienia roszczenia.

2. Cztery dni urlopu na żądanie w roku są częścią urlopu wypoczynkowego, ale nie dotyczą ich przepisy o 30 września. Niewykorzystane „na żądanie" przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop.

3. Za brak udzielenia zaległego urlopu grozi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i grzywna od 1 000 do 30 000 zł.

4. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym prawo do urlopu, przedawniają się po 3 latach od momentu, w którym stały się wymagalne. W przypadku urlopu zaległego termin liczy się od 30 września.

5. Ekwiwalent pieniężny za urlop przysługuje tylko przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy – w trakcie zatrudnienia urlopu nie można „odkupić".

Czym jest urlop zaległy i kiedy powstaje?

Urlop wypoczynkowy jest corocznym, płatnym uprawnieniem pracownika wynikającym z art. 152 Kodeksu pracy. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi 20 dni w przypadku zatrudnienia krótszego niż 10 lat oraz 26 dni przy stażu co najmniej 10‑letnim. Do stażu wlicza się wcześniejsze okresy zatrudnienia, a także ukończone szkoły (np. szkoła wyższa wlicza 8 lat).

Przepisy wymagają, aby urlop został wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 kp). Jeżeli z różnych przyczyn (np. choroba, urlop macierzyński, odwołanie z urlopu przez pracodawcę lub zaniedbania w planowaniu) część urlopu nie zostanie wykorzystana, powstaje urlop zaległy – niewykorzystany urlop z poprzedniego roku.

Urlop można podzielić na części, ale co najmniej jedna część powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. To zabezpiecza pracownikowi dłuższy czas nieprzerwanego odpoczynku. Urlop na żądanie (maksymalnie cztery dni w roku) nie jest uwzględniany w planie urlopów i można go zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia, jednak podlega on ogólnemu limitowi 20/26 dni.

Plan urlopów i obowiązki pracodawcy

Pracodawca planuje urlopy tak, aby zapewnić normalny tok pracy i jednocześnie uwzględnić wnioski pracowników. Plan urlopów ustala pracodawca. Z planu można zrezygnować za zgodą zakładowej organizacji związkowej, a w zakładach bez związków terminy urlopu ustala się indywidualnie po porozumieniu z pracownikiem. Jedną z istotnych zasad jest, że pracownik powinien najpierw wykorzystać urlop zaległy, a dopiero potem bieżący.

Warto pilnować terminów już na etapie planowania. Przy dużym zespole ręczne zarządzanie urlopami jest ryzykowne – zaległe dni kumulują się, rosną salda urlopowe, a pod koniec lata zaczyna się „gorączka wrześniowa". W praktyce świetnie sprawdzą się rozwiązania elektroniczne np. ewidencja czasu pracy od inEwi czy moduł do tworzenia grafików pracy, które pomagają w monitorowaniu sald, automatycznym przypominaniu o zaległych dniach i w akceptowaniu wniosków. Dzięki temu pracodawca może z wyprzedzeniem zaplanować urlopy tak, by zachować ciągłość pracy i spełnić wymogi Kodeksu.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Kluczowym przepisem jest art. 168 kp, zgodnie z którym urlop niewykorzystany w roku nabycia należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przepis ten nie dotyczy urlopu na żądanie, co zostało wprost zapisane w art. 168 – dlatego czterech dni „na żądanie" nie włącza się do limitu obowiązującego do 30 września.

W praktyce termin 30 września oznacza, że zaległy urlop musi się rozpocząć najpóźniej w tym dniu. Nie musi zakończyć się we wrześniu - liczy się rozpoczęcie wypoczynku. W razie braku porozumienia pracownik i pracodawca powinni uzgodnić dogodny termin. Obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września jest bezsporny, natomiast jednostronne wyznaczenie konkretnego terminu przez pracodawcę jest sporne (różne stanowiska SN i GIP). Pewna możliwość jednostronnego udzielenia urlopu istnieje w okresie wypowiedzenia na podstawie art. 167¹ k.p.

Przykład

Pracownik nie wykorzystał w 2024 r. pięciu dni urlopu. Firma próbuje zaplanować jego wypoczynek, ale on wskazuje, że może wziąć urlop dopiero w grudniu. Aby uniknąć wykroczenia, pracodawca wydaje w połowie września polecenie rozpoczęcia urlopu zaległego 30 września. Pracownik rozpoczyna urlop tego dnia – w ten sposób spełniony zostaje wymóg art. 168 kp.

Urlop na żądanie i jego odrębne zasady

Urlop na żądanie (art. 167² kp) to cztery dni w roku, które pracownik może wykorzystać bez wcześniejszego planowania. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy niewykorzystany urlop na żądanie nie przepada, ale przechodzi na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że pracownik, który w danym roku nie skorzysta z żadnej „enżetki", w następnym roku nadal ma 20 lub 26 dni urlopu, w tym cztery dni urlopu na żądanie – nie kumuluje jednak „na żądanie" do ośmiu dni.

Przepisy nie nakazują wykorzystania tych niewykorzystanych „enżetek" do 30 września. Według GIP mogą one zostać zaplanowane w normalnym trybie do końca roku. Jeżeli pracownik w ogóle nie korzysta z urlopu na żądanie, a wykorzystuje pozostałą część urlopu, w kolejnym roku nie zyskuje podwójnej puli – niewykorzystane „enżetki" po prostu stają się częścią ogólnego limitu i mogą zostać zaplanowane jak zwykły urlop.

Przykład

Marta w 2023 r. miała prawo do 20 dni urlopu (w tym cztery dni urlopu na żądanie), ale skorzystała tylko z 16 dni urlopu wypoczynkowego, żadnego dnia na żądanie. W 2024 r. nadal przysługują jej 20 dni urlopu, w tym cztery „enżetki". Niewykorzystane cztery dni z 2023 r. przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy. W odniesieniu do części odpowiadającej urlopowi na żądanie po przejściu na kolejny rok istnieją rozbieżne poglądy co do obowiązywania terminu 30 września (stanowisko GIP - brak obowiązku, część opracowań - obowiązuje jak dla urlopu zaległego).

Przedawnienie roszczeń i konsekwencje dla pracodawcy

Przedsiębiorca, który nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu w terminie, naraża się na odpowiedzialność. Nieudzielenie urlopu do końca września w razie kontroli PIP jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł. Oznacza to, że zaniechanie terminowego udzielenia urlopu jest karalne niezależnie od tego, czy pracownik o urlop wnioskował.

Z punktu widzenia pracownika niewykorzystany urlop nie przepada, lecz po pewnym czasie przedawnia się roszczenie o jego udzielenie. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach liczonych od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku urlopu zaległego momentem wymagalności jest 30 września następnego roku kalendarzowego - od tej daty liczy się trzyletni termin. Przykładowo, niewykorzystany urlop z 2024 r. trzeba rozpocząć do 30 września 2025 r. Jeśli nie zostanie rozpoczęty, roszczenie przedawnia się 30 września 2028 r., choć sam urlop nie „zanika" – pracodawca może uchylić się od jego udzielenia, powołując się na przedawnienie.

Warto zwrócić uwagę, że bieg przedawnienia urlopu wypoczynkowego jest zawieszony na czas korzystania z urlopu wychowawczego. Oznacza to, że podczas urlopu wychowawczego trzyletni termin nie biegnie. Gdy pracownik wróci do pracy, pozostały okres jest kontynuowany.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop

Zasadą jest, że pracownik wykorzystuje urlop w naturze. Ekwiwalent pieniężny jest wyjątkiem i przysługuje tylko wtedy, gdy umowa o pracę rozwiązuje się lub wygasa, a pracownik nie miał możliwości wykorzystania urlopu w czasie zatrudnienia. W trakcie trwania stosunku pracy nie można „sprzedać" urlopu – zarówno pracodawca, jak i pracownik są zobowiązani do zaplanowania i wykorzystania dni wolnych.

Jak zarządzać zaległymi urlopami w firmie?

Dobre zarządzanie urlopami to nie tylko kwestia przestrzegania przepisów, lecz także dbałość o kondycję zespołu. Poniżej kilka praktycznych wskazówek:

• Monitoruj salda urlopowe na bieżąco. Warto korzystać z systemów elektronicznych (np. inEwi), które na bieżąco naliczają przysługujące dni urlopu, pokazują liczbę dni zaległych i wysyłają przypomnienia menedżerom.

• Ustal plan urlopów z wyprzedzeniem. Uwzględnij potrzeby pracowników i specyfikę działalności firmy. Pamiętaj, że plan nie obejmuje czterech dni urlopu na żądanie.

• Przypominaj o zaległych dniach. Już na początku roku informuj pracowników, ile dni zaległych pozostało im do wykorzystania i do kiedy muszą je rozpocząć. Pomoże w tym ewidencja czasu pracy od inEwi, która automatycznie przypomina o zaległościach.

• Nie odkładaj decyzji do września. Gdy pracownicy zostawiają urlopy na ostatnią chwilę, może dojść do kumulacji absencji lub do przymusowego wysyłania na urlop. Lepiej rozplanować wypoczynek równomiernie w ciągu roku.

Urlop wypoczynkowy w pigułce

Podsumowując, urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, którego nie można się zrzec. Jeżeli z różnych powodów nie zostanie wykorzystany w roku nabycia, staje się urlopem zaległym i zgodnie z art. 168 kp musi być rozpoczęty najpóźniej 30 września kolejnego roku. Cztery dni urlopu na żądanie są częścią puli urlopu, lecz nie podlegają temu terminowi i mogą być zaplanowane do końca roku. Roszczenie o urlop przedawnia się po trzech latach od daty wymagalności, a pracodawcy, którzy nie udzielą zaległego urlopu w terminie, narażają się na grzywnę. Zarządzanie urlopami to obowiązek prawny i element kultury organizacyjnej. Nowoczesne narzędzia, jak systemy inEwi do ewidencji czasu pracy, pomagają dopilnować terminów, uniknąć kar i zadbać o wypoczynek pracowników.