Zaległy urlop – do kiedy trzeba go wykorzystać?

Zaległy urlop wypoczynkowy – Aktualizacja 2025

Urlop zaległy to urlop wypoczynkowy, który przysługuje osobie zatrudnionej w stosunku pracy, ale nie został wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie tego urlopu w odpowiednim czasie. Jeśli pracownik nie wykorzysta wszystkich dni urlopu wypoczynkowego do końca roku kalendarzowego, dni te stają się urlopem zaległym i mogą być wykorzystane w kolejnym roku. Urlop zaległy musi zostać wykorzystany w ciągu 3 lat od dnia, w którym stał się zaległy. Po tym czasie ulega on przedawnieniu.

Nawet zaległy urlop wymaga złożenia odpowiedniego wniosku przez pracownika. W przypadku zamiaru wykorzystania zaległego urlopu, pracownik zobowiązany jest do zgłoszenia tego wniosku. Pracodawca ma prawo odmówić zgody na wykorzystanie urlopu w wybranym przez pracownika terminie. W przypadku braku zgody, pracownik nie ma prawa do dni wolnych, a jego nieobecność bez zgody może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.

Termin wykorzystania urlopu zaległego

Zgodnie z przepisami art. 167(2) Kodeksu pracy, zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Termin ten nie dotyczy jednak urlopu na żądanie, który pracownik ma obowiązek wykorzystać do 30 grudnia danego roku, jeśli nie wykorzystał go wcześniej. Jeśli pracownik ma do wykorzystania 12 dni zaległego urlopu, a w tym 3 dni urlopu na żądanie, to 9 dni urlopu należy wykorzystać do 30 września, a pozostałe 3 dni można wykorzystać do 30 grudnia.

Urlop zaległy, mimo że przedawnia się po 3 latach, może zostać udzielony po upływie tego okresu, pod warunkiem zgody pracodawcy. Pracownik nie może jednak rościć sobie praw do jego udzielenia po upływie terminu przedawnienia.

Konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przestrzegania terminu wykorzystania zaległego urlopu do 30 września. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Pracodawca może również podjąć decyzję o wysłaniu pracownika na urlop bez jego zgody, jeśli pracownik nie złożył wniosku lub nie ustalił z pracodawcą terminu. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo wymagać wykorzystania zaległego urlopu i może wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który nie chce skorzystać z tego urlopu.

Ekwiwalent za zaległy urlop

Zgodnie z przepisami, pracodawca nie może zamienić zaległego urlopu na ekwiwalent pieniężny, chyba że stosunek pracy wygasa lub zostaje rozwiązany. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop może zostać wypłacony tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak zakończenie umowy o pracę lub przejście pracownika na emeryturę. Jeśli pracodawca i pracownik ustalą, że zaległy urlop ma zostać wykorzystany w okresie wypowiedzenia, wówczas wypłata ekwiwalentu jest możliwa. Ekwiwalent będzie rozliczony w dniu rozwiązania umowy o pracę.

W przypadku, gdy pracownik ponownie zatrudnia się u tego samego pracodawcy po rozwiązaniu umowy o pracę, ekwiwalent za zaległy urlop nie musi zostać wypłacony, a zaległy urlop może zostać udzielony w formie dni wolnych.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. W przypadku niewykorzystania urlopu w tym czasie, może zostać wypłacony ekwiwalent w wyjątkowych okolicznościach, takich jak rozwiązanie umowy o pracę. Ponadto, przedawnienie zaległego urlopu następuje po 3 latach, ale pracodawca może wówczas udzielić urlopu po uzgodnieniu z pracownikiem.