Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Każdy pracownik zatrudniony na postawie umowy o pracę nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego. Z prawa tego nie może się zrzec, ani wymienić go na ekwiwalent pieniężny. Jest jednak sytuacja, w której wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest konieczne. Kiedy taka sytuacja ma miejsce? Kiedy można wypłacić ekwiwalent urlopowy? I jak obliczyć ekwiwalent za urlop w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu przez pracownika? O tym w poniższym tekście!

Urlop wypoczynkowy a Kodeks pracy

Każdy pracownik ma prawo do odpoczynku. Stanowi o tym art. 14. Kodeksu Pracy: „Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych”. Kwestie związane z urlopem wypoczynkowym reguluje szerzej dział siódmy Kodeksu, który dotyczy urlopów pracowniczych, głównie w rozdziale I. Podstawą jest art. 152. §1. Warto jednak zauważyć, że urlop przysługuje tylko pracownikom, którzy związani są stosunkiem pracy, czyli są zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę. Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, nie uprawniają osoby zatrudnionej do skorzystania z płatnego urlopu wypoczynkowego. Co jeszcze mówi nam Kodeks pracy? Art. 152. §1. stanowi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. Dalej czytamy, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Jak obliczyć wymiar urlopu?

Wymiar urlopu jest zależny od stażu pracy pracownika. Pracownik, który podejmuje pierwszą pracę, uzyskuje prawo do urlopu wraz z upływem każdego kolejnego miesiąca – jest to każdorazowo 1/12 wymiaru urlopu, który będzie mu przysługiwał po przepracowaniu pełnego roku. Pracownicy, którzy pracują krócej niż 10 lat, są uprawnieni do skorzystania z urlopu w wymiarze 20 dni, natomiast osoby zatrudnione dłużej niż 10 lat mają prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługują natomiast urlopy proporcjonalne do tego wymiaru, uwzględniając również staż pracy. Warto dodać, że do okresu zatrudnienia warunkującego prawo i wymiar urlopu wliczane są też okresy poprzedniego zatrudnienia (nawet, jeśli doszło pomiędzy nimi do przerw, a także niezależnie od sposobów ustania stosunku pracy).

W okres pracy, od którego zależny jest wymiar urlopu, zaliczane są również:

• ukończenie zasadniczej (lub równorzędnej) szkoły zawodowej – maksymalnie 3 lata,

• ukończenie średniej szkoły zawodowej – maksymalnie 5 lat,

• ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych (lub równorzędnych) – 5 lat,

• ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,

• ukończenie szkoły policealnej – 6 lat

• ukończenie szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki nie sumują się. Jeżeli nauki pobierane były w trakcie czasu zatrudnienia, pod uwagę brana jest kalkulacja korzystniejsza dla pracownika – albo okres zatrudnienia, w którym trwała nauka, albo sam okres nauki.

Zauważyć trzeba, że urlop udzielany jest w dni, będące dniami pracy dla pracownika, uwzględniając obowiązujący go rozkład czasu pracy, oraz w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi jego czasu pracy. Jeśli pracownik wykorzystał już urlop za dany rok, jednak w tym roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, może skorzystać z urlopu uzupełniającego.

Obowiązkiem pracodawcy jest też udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskane zostało do niego prawo przez pracownika. Ponadto urlop może zostać podzielony na części, jednak przynajmniej jedna z nich musi trwać co najmniej 14 dni. Zgodnie natomiast z art. 168 Kodeksu pracy, urlop niewykorzystany musi zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Co jednak dzieje się, gdy przysługujący urlop nie został wykorzystany w całości lub w części, ponieważ umowa o pracę wygasła lub ją rozwiązano?

Czym jest ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy to swego rodzaju rekompensata dla pracownika za urlop, który nie został wykorzystany (w całości lub części) ze względu na wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy o pracę. Co do zasady pracodawca nie może uniknąć obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy obie strony zadecydują o wykorzystaniu urlopu w trakcie stosunku pracy nawiązanego w oparciu o kolejną umowę, tuż po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej, zawartą z tym samym pracodawcą (art. 171. Kodeksu pracy).

Istotny w tym kontekście jest art. 172. Kodeksu: „Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy”.

Wynagrodzenie lub ekwiwalent pieniężny za urlop nie przysługują pracownikowi, który jest objęty przez pracodawcę (ze względu na odrębne przepisy) ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymywanie za czas urlopu świadczenia pieniężnego. Jeżeli jednak świadczenie to jest niższe od standardowego wynagrodzenia lub ekwiwalentu, obowiązkiem pracodawcy jest wypłata pracownikowi kwoty, która stanowi różnicę pomiędzy tymi należnościami.

Do określenia szczegółowych zasad dotyczących m.in. ustalania i wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za urlop zobowiązany został – przepisami Kodeksu – minister właściwy do spraw pracy i polityki społecznej.

Podsumowując to, co zostało powiedziane, ekwiwalent za urlop może otrzymać pracownik, który posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a do tego jego umowa o pracę wygasła lub została rozwiązana. Jak w takim wypadku obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop wymaga posiadania określonych danych. W pierwszej kolejności obliczyć należy wysokość dziennego wynagrodzenia pracownika, uwzględniając tzw. współczynnik ekwiwalentu, który ustalany jest dla każdego roku kalendarzowego. Od liczby dni w danym roku trzeba odjąć zsumowaną liczbę niedziel, dni świątecznych oraz dni ustawowo wolnych od pracy, które wynikają z pięciodniowego tygodnia pracy. Otrzymany wynik podzielić trzeba przez 12.

Ile wynosi współczynnik ekwiwalentu w 2024 roku?

W 2024 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92 (365 dni – 52 niedziele – 52 soboty – 11 dni świątecznych = 250 dni; 250 dni : 12 miesięcy = 20,92). Ekwiwalent za urlop kalkulator zawsze wylicza na podstawie wskaźnika roku, w którym zostało nabyte prawo do ekwiwalentu – nawet wtedy, gdy zaległy urlop pochodzi jeszcze z roku poprzedniego. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, ekwiwalent kalkulowany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2024 roku wynosi więc 5,23 dla 1/4 etatu; 6,97 dla 1/3 etatu; 10,46 dla 1/2 etatu czy 15,69 dla 3/4 etatu.

Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru urlopu. Uwzględnione musi być w niej przeciętne wynagrodzenie pracownika (określone stawką miesięczną w stałej wysokości, składnikami, które przysługują za okresy krótsze niż miesiąc oraz składnikami, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc). Jeśli umowa o pracę zostaje rozwiązana lub wygasa w trakcie miesiąca, pod uwagę należy brać pełne, miesięczne wynagrodzenie. Premie czy prowizje (czyli zmienne składniki wynagrodzenia) uwzględniane są przy okresach, które nie przekraczają miesiąca, a które wypłacone zostały w ciągu poprzednich 3 miesięcy. Składniki wypłacane za okresy dłuższe od miesiąca uwzględnia się w średniej wysokości, obliczonej na podstawie danych z poprzednich 12 miesięcy kalendarzowych. W ten sposób uzyskuje podstawę wymiaru ekwiwalentu, którą podzielić należy przez wskaźnik ekwiwalentu. Wynik podzielić trzeba przez godzinową, dobową normę czasu pracy danego pracownika (zazwyczaj przez 8 godzin). Tak otrzymywana jest kwota ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu.

Następnie, znając wymiar urlopu pracownika, sprawdzić trzeba dni niewykorzystane (może to być całość lub część ogólnego wymiaru) i przełożyć je na godziny. Uzyskany wcześniej ekwiwalent za 1 godzinę urlopu trzeba przemnożyć przez liczbę godzin urlopu niewykorzystanego.

Wskazanie wysokości należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego możliwe jest więc poprzez obliczenie wysokości ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, obliczenie wysokości ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu oraz obliczenie tych stawek względem urlopu niewykorzystanego.

Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w praktyce

Wyjaśnijmy jak obliczyć ekwiwalent za urlop na konkretnym przykładzie: Pan Kowalski pracuje na pełen etat, realizowany w pięciodniowym tygodniu pracy, w wymiarze 8 godzin dziennie. W ten sposób zarabia 6000 zł brutto miesięcznie. Zatrudnienie kończy w 2024 roku z 6 niewykorzystanymi dniami przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.

Podstawa ekwiwalentu = 6000 zł

Współczynnik ekwiwalentu = 20,92

Podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu, aby otrzymać stawkę dzienną.

Stawka dzienna = 6000 zł : 20,92 = 286,81 zł

Następnie stawkę dzienną dzielimy przez ilość godzin przepracowywanych w dniu roboczym.

Stawka godzinowa = 286,81 zł : 8 godzin = 35,85 zł

Uzyskany wynik mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

6 dni niewykorzystanego urlopu x 8 godzin = 48 godzin niewykorzystanego urlopu

48 godzin niewykorzystanego urlopu x 35,85 zł/godzina = 1720,80 zł

W ten sposób uzyskujemy kwotę, jak przysługuje pracownikowi jako ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Panu Kowalskiemu w tej hipotetycznej sytuacji przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 1720,80 zł.

Dodać warto, że prawo do ekwiwalentu pieniężnego nabywane jest w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę – środki powinny zostać wypłacone pracownikowi jeszcze tego samego dnia. Nieterminowa wypłata może poskutkować naliczeniem ustawowych odsetek.