Jak obliczyć ekwiwalent za urlop i kiedy go wypłacić?

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne przysługujące pracownikowi wyłącznie w sytuacji, gdy nie wykorzystał on należnego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Jest to jedyny moment, w którym przepisy prawa pracy pozwalają na zamianę dni wolnych na gratyfikację finansową.

Najważniejsze informacje

1. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w ostatnim dniu zatrudnienia, jeśli posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy (bieżący i zaległy).

2. Podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowią składniki wynagrodzenia stałe oraz zmienne, przy czym te drugie uśrednia się z odpowiednich okresów.

3. Kluczowym elementem wyliczeń jest współczynnik ekwiwalentu, który w 2026 roku dla pełnego etatu wynosi 20,92.

4. Od wypłaconego świadczenia pracodawca musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz pełne składki ZUS.

Kiedy powstaje obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop?

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy mogą wypłacić pracownikowi pieniądze zamiast udzielać mu dni wolnych w trakcie trwania umowy. Przepisy są tutaj bezwzględne. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy jest świadczeniem nierozerwalnie związanym z zakończeniem współpracy. Dopóki trwa stosunek pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w naturze, a pracownik nie może zrzec się tego prawa w zamian za gotówkę.

Sytuacja zmienia się diametralnie w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli w dniu ustania zatrudnienia na koncie pracownika widnieje niewykorzystany urlop, firma jest zobligowana do rozliczenia się z tych dni w formie pieniężnej. Dotyczy to zarówno urlopu nabytego w bieżącym roku kalendarzowym (proporcjonalnie do okresu przepracowanego), jak i urlopu zaległego z lat poprzednich.

Istnieje jeden wyjątek od tej reguły, który pozwala uniknąć wypłaty. Zgodnie z przepisami, pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeśli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy. Wymaga to jednak porozumienia obu stron.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop krok po kroku?

Prawidłowe ustalenie wysokości wypłaty wymaga przejścia przez kilkuetapowy proces matematyczny. Nie wystarczy pomnożyć stawki godzinowej przez liczbę godzin urlopu, ponieważ algorytm ten jest ściśle uregulowany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Aby wyliczyć ekwiwalent, należy ustalić podstawę wymiaru, zastosować odpowiedni współczynnik i dopiero wtedy uzyskać stawkę za godzinę niewykorzystanego wypoczynku.

Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop

Składniki wynagrodzenia przyjmowane do podstawy dzielimy na trzy grupy, z których każda jest traktowana inaczej. Składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, stały dodatek funkcyjny) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Oznacza to, że bierzemy pod uwagę pensję z ostatniego miesiąca pracy.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. premie miesięczne, prowizje, nadgodziny) przyjmuje się w średniej wysokości z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeśli pracownik otrzymuje składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne), uwzględnia się je w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy.

Współczynnik ekwiwalentu za urlop w 2026 roku

Aby obliczyć kwotę należną za jeden dzień urlopu, niezbędny jest współczynnik urlopowy. Jest to wartość ustalana oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Wylicza się go, odejmując od liczby dni w roku (365) łączną liczbę niedziel, świąt oraz dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a następnie dzieląc wynik przez 12.

W 2026 roku wyliczenie przedstawia się następująco: 365 dni – (52 niedziele + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy + 10 świąt przypadających w inne dni niż niedziela) = 251 dni pracy. 251 : 12 = 20,92.)

Współczynnik 20,92 stosuje się dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla niepełnoetatowców wartość tę obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu (np. dla 1/2 etatu będzie to 10,46).

Finalne obliczenia

Mając ustaloną podstawę (suma składników stałych i uśrednionych zmiennych) oraz współczynnik, można przejść do właściwego działania. Algorytm wygląda następująco:

1. Podziel miesięczne wynagrodzenie (podstawę) przez współczynnik ekwiwalentu – otrzymasz stawkę za jeden dzień urlopu.

2. Podziel otrzymany wynik przez dobową normę czasu pracy pracownika (zazwyczaj 8 godzin) – otrzymasz stawkę za jedną godzinę.

3. Pomnóż stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład praktyczny obliczenia ekwiwalentu za urlop

Załóżmy, że Pan Tomasz rozwiązuje umowę o pracę z dniem 31 stycznia 2026 roku. Pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, a jego wynagrodzenie to stała pensja zasadnicza w wysokości 8 000 zł brutto. Pan Tomasz nie wykorzystał 5 dni urlopu (40 godzin).

1. Podstawa wymiaru: 8 000 zł (tylko składnik stały).

2. Współczynnik: 20,92 (dla roku 2026).

3. Stawka dzienna: 8 000 zł / 20,92 = 382,41 zł.

4. Stawka godzinowa: 382,41 zł / 8h = 47,80 zł.

5. Wartość ekwiwalentu: 47,80 zł x 40h (5 dni) = 1 912,00 zł brutto.

Warto zauważyć, że przy dużej liczbie pracowników ryzyko błędów rośnie nie tylko przy samych limitach urlopowych, ale też na styku grafiku, faktycznej obecności i ewidencji czasu pracy. Dlatego warto wdrożyć narzędzia od inEwi, które łączą te obszary w jednym miejscu - grafik pracy pomaga planować obsadę i nieobecności, a ewidencja czasu pracy pokazuje na bieżąco realnie przepracowane godziny oraz odchylenia od grafiku. Dzięki temu łatwiej wychwycić niezgodności, utrzymać porządek w dokumentacji i uniknąć sytuacji, w których przy rozwiązaniu umowy trzeba korygować dane „wstecz” albo zderzyć się z nieprzewidzianymi kosztami rozliczeń.

Ekwiwalent za urlop dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy

W przypadku osób pracujących na część etatu, zasady są analogiczne, ale zmienia się wartość współczynnika. Jeżeli zatrudniamy pracownika na 1/2 etatu, współczynnik ekwiwalentu w 2026 roku wyniesie 10,46 (20,92 × 1/2). Jeśli jest to 3/4 etatu – współczynnik wyniesie 15,69 (20,92 × 3/4). Współczynnik dla niepełnego etatu obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Należy pamiętać, że podstawa wymiaru ekwiwalentu dla niepełnoetatowca również odpowiada jego faktycznemu wynagrodzeniu. Jeśli pracownik zatrudniony na 1/2 etatu zarabia 4 000 zł brutto, to właśnie ta kwota jest dzielona przez obniżony współczynnik (10,46). Dzięki temu mechanizmowi wartość godziny pracy przy wyliczaniu ekwiwalentu pozostaje adekwatna do wartości pracy osoby pełnoetatowej na tym samym stanowisku.

Składki ZUS i podatek od ekwiwalentu

Wypłata ekwiwalentu traktowana jest przez prawo podatkowe i ubezpieczeniowe tak samo jak przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że od wyliczonej kwoty brutto pracodawca musi potrącić wszystkie obowiązkowe daniny.

Ekwiwalent stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Jest również opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nie stosuje się tutaj żadnych zwolnień, jakie czasami przysługują np. przy odprawach emerytalnych. Kwota netto, która trafi na konto byłego pracownika, będzie więc pomniejszona o te same obciążenia, co standardowe wynagrodzenie za pracę.

Podsumowanie

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to obowiązkowe rozliczenie finansowe, które następuje w momencie definitywnego zakończenia współpracy z pracownikiem. Kluczowym aspektem dla przedsiębiorcy jest poprawne ustalenie podstawy wymiaru, uwzględniające specyfikę składników stałych i zmiennych, oraz zastosowanie właściwego dla danego roku współczynnika urlopowego (20,92 w 2026 roku). Od 27 stycznia 2026 r. należy pamiętać, że niewypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w terminie jego wypłaty może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Co do zasady ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli tak ustalony termin wypada w dzień wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym. Regularne monitorowanie stanu wykorzystania urlopów przez kadrę pozwala uniknąć niespodziewanych kosztów przy rotacji pracowników.