KUP 50 – jak stosować 50% koszty uzyskania przychodu dla twórców?

50% koszty uzyskania przychodu (KUP 50) to jedna z najkorzystniejszych form optymalizacji podatkowej dla firm zatrudniających pracowników twórczych. Mechanizm ten pozwala na znaczne obniżenie podstawy opodatkowania wynagrodzeń związanych z przeniesieniem praw autorskich i działalnością twórczą. Dla MŚP może to oznaczać realną oszczędność w kosztach zatrudnienia przy zachowaniu atrakcyjności wynagrodzeń dla specjalistów z branż kreatywnych.

Stosowanie KUP 50 wymaga jednak przestrzegania rygorystycznych przepisów oraz prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Błędne zastosowanie ulgi może skutkować dopłatami podatku, odsetkami i karami. Jak więc wykorzystać KUP 50 zgodnie z prawem i nie narazić się na przykre konsekwencje podatkowe?

Najważniejsze informacje:

1. 50% koszty uzyskania przychodu przysługują wyłącznie z tytułu korzystania z praw autorskich lub rozporządzania nimi – w szczególności w przypadku przeniesienia majątkowych praw autorskich lub udzielenia licencji.

2. Roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodów wynosi 120 000 zł.

3. Podstawą obliczenia KUP 50 jest przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez podatnika.

4. W ramach prowadzonej dokumentacji konieczne jest wyodrębnienie honorarium autorskiego w umowie (nawet w ramach stosunku pracy).

Podstawa prawna stosowania 50% KUP

Zasady stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu określa art. 22 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten wprowadza zryczałtowaną stawkę kosztów w wysokości 50% przychodu.

Preferencja ta dotyczy przede wszystkim twórców otrzymujących wynagrodzenie z tytułu przeniesienia praw autorskich, a także przeniesienia prawa własności wynalazku, czy topografii układu scalonego – pod warunkiem, że prawa te zostały stworzone przez podatnika i są odpłatnie przekazywane.

Podstawą obliczenia 50% kosztu uzyskania przychodu jest przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne potrącane z wynagrodzenia pracownika zgodnie z rozumieniu odrębnych przepisów. Ta zasada obowiązuje niezależnie od formy zatrudnienia.

Kogo i jakie przychody obejmuje KUP 50?

50% koszty uzyskania przychodu przysługują trzem grupom podatników:

1. Twórcom posiadającym prawa autorskie – czyli osobom, które w wyniku działalności twórczej stworzyły utwór o indywidualnym charakterze (np. tekst, projekt graficzny, utwór muzyczny, program komputerowy, projekt architektoniczny). Preferencja obejmuje zarówno przypadki przeniesienia majątkowych praw autorskich, jak i udzielenia licencji.

Do tej grupy można zaliczyć specyficzne przypadki osób, które również mogą skorzystać z preferencji podatkowej KUP 50, o ile spełnione są ustawowe warunki powstania utworu:

• osoby prowadzące działalność badawczo-rozwojową, jeśli efektem pracy jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego (np. oryginalna publikacja naukowa, raport),
• nauczyciele akademiccy, o ile ich praca prowadzi do powstania dzieł o charakterze twórczym (np. podręczników, skryptów dydaktycznych).

2. Twórcom praw własności przemysłowej, którzy uzyskują przychody z tytułu:

• zapłaty za przeniesienie prawa własności do wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, topografii układu scalonego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
• opłaty licencyjnej – o ile jest to pierwsza licencja, zawarta z pierwszą jednostką i dotycząca pierwszego roku jej obowiązywania.

3. Artystom wykonawcom, którzy korzystają z praw pokrewnych lub nimi rozporządzają – np. aktorom, muzykom, lektorom – pod warunkiem, że wykonanie utworu ma charakter twórczy i indywidualny.

KUP 50 a prawa autorskie i prawa pokrewne

Dla właściwego zrozumienia zasad stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu (KUP 50) istotne jest rozróżnienie dwóch kategorii: praw autorskich oraz praw pokrewnych. Należy pamiętać, że tylko przychody z określonych tytułów uprawniają do skorzystania z tej preferencji podatkowej.

Prawa autorskie przysługują twórcom, którzy w wyniku swojej działalności stworzyli utwór – czyli przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci. Może to być np. tekst, projekt graficzny, utwór muzyczny, program komputerowy, architektura czy publicystyka. Kluczowe znaczenie dla posiadania praw autorskich mają dwie cechy: oryginalność (indywidualny wkład twórcy) i utrwalenie (np. w formie pliku, rysunku, nagrania).

Prawa pokrewne przysługują natomiast osobom, które odtwarzają lub wykonują cudze utwory, nadając im własny, twórczy wyraz. Dotyczy to przede wszystkim artystów wykonawców – np. muzyków wykonujących kompozycje, aktorów czy lektorów. Choć nie są autorami dzieła, ich działalność podlega ochronie i może być objęta 50% KUP, o ile spełnia warunki ustawowe.

Warto pamiętać, że nie każda praca intelektualna daje prawo do 50% kosztów uzyskania przychodu. Nawet jeśli wymaga wysokich kwalifikacji lub kreatywności, musi prowadzić do powstania utworu w rozumieniu prawa autorskiego lub wykonania artystycznego chronionego prawami pokrewnymi.

Co więcej, również samo wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich majątkowych lub udzielenie licencji nie zawsze uprawnia do zastosowania KUP 50 — możliwość ta dotyczy wyłącznie określonych kategorii działalności twórczej lub artystycznej, wskazanych w przepisach. Owe KUP 50 można zastosować jedynie do przychodów uzyskiwanych z tytułu:

1. działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

2. działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;

3. produkcji audialnej i audiowizualnej;

4. działalności publicystycznej;

5. działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

6. działalności konserwatorskiej;

7. prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509 oraz z 2024 r. poz. 1222 i 1254), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;

8. działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Źródło: art 22 ust. 9b ustawy o PIT

Honorarium autorskie a KUP 50

Autorskie koszty uzyskania przychodu mogą być stosowane niezależnie od formy prawnej zatrudnienia – zarówno przy umowie o pracę, jak i umowach cywilnoprawnych. Warunkiem koniecznym jest jednak odpowiednie ukształtowanie treści umowy, w szczególności wyodrębnienie części wynagrodzenia jako honorarium autorskiego z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich lub udzielenia licencji.

W przypadku stosunku pracy wymagane jest precyzyjne wskazanie, jaka część wynagrodzenia dotyczy rozporządzania prawami autorskimi. Z kolei przy umowach zlecenie lub o dzieło procedura może być mniej sformalizowana, ale nadal wymaga jednoznacznego określenia przedmiotu przeniesienia praw oraz wykazania, że wykonywane czynności mają charakter twórczy i prowadzą do powstania utworu.

Warto też zwrócić uwagę na fakt, że honorarium autorskie otrzymywane za przeniesienie autorskich praw majątkowych, czy udzielenie licencji do utworu nie jest uwzględniane przy obliczaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dlatego należy mieć na uwadze, by w przypadku np. pracowników, w umowach o pracę wartość wynagrodzenia po odjęciu honorarium autorskiego nie była niższa niż wysokość wynagrodzenia minimalnego. W przeciwnym razie pracodawca ryzykuje, że pracownika wystąpi z roszczeniem o uzupełnienie należnego mu wynagrodzenia do poziomu minimalnego wynagrodzenia wynikającego z przepisów.

Jak obliczyć 50% koszty uzyskania przychodu – przykład praktyczny

Mechanizm obliczania 50% kosztów uzyskania przychodu najłatwiej pokazać na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że programista pracujący na umowie o pracę otrzymuje 8000 zł miesięcznie z tytułu przeniesienia autorskich praw do oprogramowania.

1. Obliczenie składek ZUS potrącanych z wynagrodzenia pracownika

• składka emerytalna (9,76%) = 8000 × 9,76% = 780,80 zł

• składka rentowa (1,5%) = 8000 × 1,5% = 120,00 zł

• składka chorobowa (2,45%) = 8000 × 2,45% = 196,00 zł

Składki te łącznie wynoszą 1096,80 zł. Składki wypadkowa i na Fundusz Pracy są finansowane przez pracodawcę i nie wpływają na podstawę obliczenia.

2. Przychód do wyliczenia kosztów uzyskania przychodu, czyli przychód pomniejszony o sumę składek finansowanych przez pracownika:

• 8000 - 1096,80 = 6903,20 zł.

3. Koszty uzyskania przychodu wynoszą 50% wyliczonej kwoty:

• 6903,20 × 0,5 = 3451,60 zł.

4. Dochód do opodatkowania to:

• 6903,20 zł – 3451,60 zł = 3451,60 zł

5. Zaliczka na podatek dochodowy (12% przy pierwszym progu podatku dochodowego oraz kwocie zmniejszającej podatek 300 zł po złożeniu przed podatnika PIT2)

• 3451,60 zł × 12% = 414,19 zł
• 414,19 zł – 300 zł = 114,19 zł zaliczki na PIT

6. Składka zdrowotna (9%) liczona od przychodu po ZUS:

• 6903,20 zł × 9% = 621,29 zł

7.Wynagrodzenie netto:

• 8000 zł – 1096,80 zł (ZUS) – 621,29 zł (zdrowotna) – 114,19 zł (PIT) = 6167,72 zł

Najczęściej pojawiającym się błędem jest stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów od pełnej kwoty brutto bez odliczenia składek ZUS. Takie postępowanie prowadzi do błędów w rozliczeniach podatku dochodowego i może skutkować dopłatami ze strony podatnika.

Limit ulgi KUP 50

Roczny limit 50% kosztów uzyskania przychodów wynosi 120 000 zł i dotyczy kwoty kosztów uzyskania przychodu, a nie samego przychodu – oznacza to, że można uzyskać około 240 000 zł przychodu z przeniesienia praw autorskich rocznie.

Choć pracodawca pilnuje limitu 50% kosztów przy wypłacanym przez siebie wynagrodzeniu, to podatnik odpowiada za kontrolowanie całego limitu 120 000 zł – z wszystkich źródeł łącznie. Ustawa nie blokuje automatycznie jego przekroczenia, więc jeśli limit zostanie przekroczony, trzeba samodzielnie skorygować zeznanie roczne PIT.

Łączenie ulg podatkowych z KUP 50

W przypadku korzystania z innych ulg podatkowych np. ulga dla młodych, 4+ czy ulga dla pracujących seniorów, mechanizm łączenia tych ulg z KUP 50 jest dość skomplikowany. 50% kosztów uzyskania przychodów stosuje się do opodatkowanej części przychodu, przy uwzględnieniu limitów określonych w przepisach. Szczególnie przy uldze dla młodych czy ulgach rodzinnych może dojść do sytuacji, gdy podatek wynosi zero, co eliminuje korzyść z KUP 50. Szczegółowe zasady wymagają jednak indywidualnej analizy.

Dokumentacja i pułapki kontrolne

Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu wymaga nie tylko odpowiednio skonstruowanej umowy, ale także rzetelnej dokumentacji i faktycznego wykonania pracy twórczej, której efektem jest konkretny utwór lub wynalazek.

Umowa powinna jasno określać, jakie prawa są przenoszone – np. majątkowe prawa autorskie lub prawo własności wynalazku – jednak sama umowa nie wystarczy. Konieczne jest rzeczywiste stworzenie dzieła oraz możliwość wykazania, że miało ono charakter twórczy.

Organy skarbowe przykładają dużą wagę do tego, czy zapisy w umowie odzwierciedlają rzeczywisty charakter wykonywanej pracy. Samo formalne wskazanie przeniesienia praw autorskich nie wystarcza, jeśli nie można wykazać, że powstał utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim. Urzędnicy sprawdzają np. czy dzieło rzeczywiście miało charakter twórczy i indywidualny, a także czy wysokość honorarium autorskiego jest uzasadniona ekonomicznie – czyli czy odpowiada rynkowej wartości przekazanych praw.

W praktyce oznacza to konieczność posiadania wiarygodnych dowodów, które potwierdzą, że dana osoba faktycznie stworzyła utwór. Mogą to być np.:

• portfolio zrealizowanych prac i projektów,

• opisy procesów twórczych,

• pliki źródłowe, grafiki, dokumenty z efektami pracy,

• referencje lub wewnętrzna dokumentacja firmy potwierdzająca wykonanie dzieła.

W przypadku działalności w zespole istotne może być także wykazanie, jaki był indywidualny wkład konkretnego pracownika w powstanie utworu – zwłaszcza przy rozliczaniu wielu honorariów w ramach jednej produkcji (np. kampanii marketingowej czy projektu IT).

Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować:

• zakwestionowaniem prawa do 50% kosztów uzyskania przychodu,

• obowiązkiem dopłaty podatku dochodowego,

• dodatkowymi odsetkami i możliwym zastosowaniem sankcji

Wszystkie dokumenty potwierdzające twórczy charakter pracy oraz faktyczne przeniesienie praw należy przechowywać przez cały okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, który co do zasady wynosi 5 lat od końca roku podatkowego.

inEwi wspiera prowadzenie ewidencji dla celów KUP 50

W prowadzeniu rzetelnej dokumentacji potwierdzającej wykonywanie pracy twórczej pomocne mogą być rozwiązania takie jak inEwi – aplikacja do ewidencjonowania czasu pracy i mierzenia godzin pracy na zadaniach.

System umożliwia precyzyjne rejestrowanie czasu pracy z podziałem na konkretne projekty i zadania, co pozwala wskazać, kiedy i nad jakim zakresem działań pracował dany twórca. Informacje te mogą stanowić wartościowy materiał pomocniczy w przypadku kontroli podatkowej, wspierając dokumentowanie twórczego charakteru pracy. Możliwość generowania raportów oraz integracje z licznymi narzędziami sprawiają, że inEwi ułatwia nie tylko codzienne zarządzanie zespołem, ale również budowanie uporządkowanej dokumentacji na potrzeby podatkowe i audytowe.

Najczęstsze błędy MŚP i jak ich unikać

Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu może przynieść realne korzyści podatkowe, ale tylko wtedy, gdy jest wdrożone poprawnie. W praktyce wiele małych i średnich firm popełnia powtarzające się błędy, które mogą skutkować zakwestionowaniem preferencji w trakcie kontroli. Poniżej zebraliśmy najczęstsze uchybienia ze strony podatników:

Mylenie przychodu z dochodem. Koszty uzyskania przychodu oblicza się od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, a nie od dochodu po odliczeniu kosztów.

Brak przeniesienia praw autorskich. Sama twórcza praca nie wystarcza – konieczne jest zawarcie umowy umożliwiającej korzystanie lub rozporządzanie majątkowymi prawami autorskimi, np. poprzez udzielenie licencji albo ich przeniesienie.

Brak wyodrębnionego honorarium autorskiego. W umowie (także o pracę) należy jednoznacznie wskazać, jaka część wynagrodzenia dotyczy przeniesienia autorskich praw majątkowych. Brak takiego zapisu to częsty powód zakwestionowania preferencji przez organy skarbowe.

Ignorowanie limitu 120 000 zł. Limit dotyczy wysokości kosztów uzyskania przychodu, a nie samego przychodu. Po jego przekroczeniu podatnik powinien samodzielnie skorygować rozliczenie w zeznaniu rocznym. Systemy księgowe nie ostrzegają automatycznie przed przekroczeniem, więc nadzór nad limitem spoczywa na podatniku.

Unikanie powyższych błędów wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także odpowiedniej organizacji dokumentacji i świadomości obowiązków po stronie płatnika i podatnika. Warto skonsultować sposób wdrożenia KUP 50 z doradcą podatkowym, szczególnie przy rozliczaniu pracy twórczej w ramach etatu lub umów cywilnoprawnych.

Etapy wdrożenia KUP 50

Prawidłowe stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także odpowiedniego przygotowania formalnego, szczególnie w zakresie dokumentacji oraz treści umów. Poniższe etapy ułatwią wdrożenie tej preferencji zgodnie z przepisami prawa.

Identyfikacja stanowisk i zakresów pracy twórczej Pierwszym krokiem jest wyodrębnienie pracowników wykonujących działalność twórczą, w szczególności w takich obszarach jak: tworzenie programów lub gier komputerowych, prowadzenie działalności publicystycznej, lutnictwa artystycznego, działalności konserwatorskiej, inżynierii budowlanej, dyrygentury, czy aktorstwa. Należy również zweryfikować, czy dana praca może prowadzić do przeniesienia prawa autorskiego, własności wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, topografii układu scalonego, wzoru zdobniczego lub znaku towarowego.

Ocena kwalifikacji i efektów pracy KUP 50 można zastosować wyłącznie w przypadku powstania utworu w rozumieniu odrębnych przepisów, czyli dzieła o indywidualnym charakterze, ustalonego w jakiejkolwiek postaci. Dotyczy to zarówno twórców korzystających z praw autorskich, jak i artystów korzystających z praw pokrewnych.

Przygotowanie odpowiednich umów Kluczowe znaczenie mają poprawnie sporządzone umowy – zarówno w ramach stosunku pracy, jak i umowy zlecenie czy umowy o dzieło. Umowa taka musi zawierać:

• wyraźne wskazanie tytułu przeniesienia autorskich praw,

• określenie wysokości honorarium autorskiego,

• wskazanie pól eksploatacji, na których dochodzi do przeniesienia majątkowych praw autorskich.

Ewidencja i monitoring limitów W przypadku autorskich kosztów uzyskania przychodu kluczowe jest bieżące monitorowanie ich łącznej wysokości – zwłaszcza przy wielu źródłach dochodu, jak w przypadku artystów wykonawców pracujących na różnych umowach. Obowiązek kontroli limitu spoczywa na podatniku, dlatego warto wdrożyć system ewidencyjny, który ułatwia dokumentowanie podstaw do zastosowania preferencji i wspiera porządkowanie danych do rozliczenia rocznego.

KUP 50 a ZUS i ubezpieczenia społeczne

Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu nie zmienia podstawy wymiaru składek ZUS. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy) naliczane są od pełnego wynagrodzenia brutto, bez względu na to, czy podatnik korzysta z preferencji podatkowej.

Podsumowanie

50% koszty uzyskania przychodu to popularna preferencja podatkowa, z której mogą korzystać twórcy, artyści wykonawcy oraz osoby przenoszące prawa do wynalazków, wzorów czy utworów. Umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania wynagrodzeń, co dla firm oznacza realne oszczędności przy zachowaniu konkurencyjnych stawek dla pracowników twórczych.

Warunkiem skorzystania z ulgi jest m.in. stworzenie utworu w rozumieniu ustawy, formalne przeniesienie praw majątkowych (np. autorskich lub do wynalazku) oraz odpowiednie zapisy w umowie, w tym wyodrębnienie honorarium autorskiego i określenie pól eksploatacji. Należy także pamiętać, że 50% kosztów liczy się od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, a nie od kwoty brutto.

Kluczowe znaczenie ma również prowadzenie rzetelnej dokumentacji – w tym ewidencji czasu pracy i dowodów na wykonanie pracy twórczej. Przekroczenie rocznego limitu 120 000 zł kosztów, brak należytej staranności lub nieprawidłowo skonstruowana umowa mogą skutkować dopłatą podatku i odsetkami. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub radcy prawnego i wspierać się systemami, które ułatwiają bieżącą ewidencję i archiwizację danych.

Artykuł powstał we współpracy z Kancelarią Prawną Sawaryn i Partnerzy.