Klauzula CV - zgodność z przetwarzaniem danych osobowych

Ochrona danych osobowych weszła w 2018 roku w zupełnie nowy wymiar. Wszystko za sprawą Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Klauzula CV - co to właściwie jest?

Osoby biorące udział w rekrutacjach i przygotowujące CV oraz list motywacyjny doskonale znają klauzulę, którą należy zawrzeć w aplikacji. Klauzula ta znajduje się zazwyczaj na końcu dokumentu i jest niezbędna, by rekruter mógł skontaktować się z kandydatem. Zawiera ona zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę, w której kandydat składa aplikację. Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca nie może kontaktować się z osobami, które nie wyraziły zgody na przetwarzanie ich danych. Brak takiej zgody znacząco obniża szansę na zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną.

Jakie dane osobowe można przetwarzać?

Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca może przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji procesu rekrutacji. Oznacza to, że dane takie jak imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz zdobyte kwalifikacje zawodowe mogą być przetwarzane bez zgody kandydata. Warto jednak zaznaczyć, że aby mogły być one przetwarzane, kandydat powinien wyrazić na to zgodę w klauzuli zawartej w CV. Dane takie jak stan cywilny, zainteresowania czy szczególne umiejętności wymagają natomiast zgody kandydata.

Gdzie umieścić klauzulę CV?

Klauzula w CV zwykle pojawia się na końcu dokumentu, ale może również znajdować się w nagłówku lub w osobnej sekcji, w zależności od preferencji aplikującego. Jest to kluczowy element aplikacji, ponieważ umożliwia przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę, co z kolei pozwala na kontaktowanie się z kandydatem. Zgoda udzielona w CV jest zwykle ograniczona do jednej rekrutacji i nie upoważnia pracodawcy do wykorzystywania danych w innych celach.

Aktualna klauzula CV po RODO

W wyniku zmian wynikających z RODO, klauzula w CV musiała zostać zmodyfikowana, aby była zgodna z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych. Zamiast starej formuły, która odnosiła się do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku, obecna klauzula powinna zawierać odniesienie do ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku oraz do RODO. Klauzula CV po RODO powinna brzmieć mniej więcej tak:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”

Czy stara klauzula CV jest nadal ważna?

Stara klauzula, która odnosiła się do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku, nie jest już ważna w kontekście rekrutacji. Zgodnie z przepisami RODO, przedsiębiorcy muszą dostosować treść klauzuli do nowych wymogów. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy mogą również zażądać, by klauzula zawierała informację o przyszłych rekrutacjach, co daje kandydatowi szansę na ponowny kontakt w przypadku kolejnych ofert pracy w tej samej firmie.

Podsumowanie

W dobie RODO, treść klauzuli w CV może być bardziej elastyczna niż wcześniej, ale musi być zgodna z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Jeśli firma w ogłoszeniu o pracę poda swoją wersję klauzuli, najlepiej jest ją wykorzystać, aby być pewnym, że jest zgodna z aktualnymi regulacjami prawnymi. Ważne jest również, aby kandydat dokładnie rozumiał, na co wyraża zgodę, i nie zgadzał się na przetwarzanie danych w celach, które wykraczają poza proces rekrutacji.

Pamiętaj, że wprowadzając dane do CV, nie należy zgadzać się na przetwarzanie danych, które wykraczają poza niezbędny zakres procesu rekrutacyjnego, jak np. zgoda na przesyłanie informacji marketingowych.