Klauzula CV - zgodność z przetwarzaniem danych osobowych

Ochrona danych osobowych weszła w 2018 roku w zupełnie nowy wymiar. Wszystko za sprawą Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Klauzula CV - o co dokładnie chodzi?

Osoby biorące udział w licznych rekrutacjach do pracy i przygotowujące CV oraz list motywacyjny samodzielnie wiedzą doskonale o tak zwanej klauzuli, którą trzeba umieścić w aplikacji. Zazwyczaj jej miejsce znajduje się na samym końcu, a zawarcie tych kilku zdań zapisanych małym druczkiem pozwala rekruterowi do nawiązania z nami kontaktu. Klauzula w CV ma bowiem formułę zgody na przetwarzanie naszych danych osobowych przez firmę, w której staramy się o pracę. Przepisy prawa zabraniają bowiem kontaktowania się przedsiębiorcy z kandydatami, którzy nie wyrazili zgody na przetwarzanie ich danych. W tego typu przypadkach więc szanse na telefon i zaproszenie na rozmowę znacząco spadają.

Klauzula a dane osobowe

Ustawodawca wskazał w kodeksie pracy, jakie dokładnie dane osobowe kandydata pracodawca może przetwarzać bez jego zgody. Oznacza to, że informacje te mogą być wykorzystywane nawet bez zawarcia w CV klauzuli, ale nie zmienia to faktu, że takowa powinna się w nim znaleźć. Należą do nich przede wszystkim imię oraz nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez samego zainteresowanego, wykształcenie, informacje o dotychczasowej karierze zawodowej, w tym nazwy firm i okresy, w których pracował kandydat. Ponadto, do danych wykorzystywanych przez przedsiębiorców można zaliczyć także zdobyte i wypisane w CV kwalifikacje zawodowe kandydata, certyfikaty językowe i wszelkie inne dane, które mają znaczenie podczas procesu rekrutacji.

Gdzie umieścić klauzulę CV?

W aplikacji mogą znaleźć się jednak informacje bardziej prywatne takie jak stan cywilny kandydata/kandydatki, zainteresowania, szczególne umiejętności itd. Klauzula typu “wyrażam zgodę na przetwarzanie danych” otwiera rekruterowi drogę do korzystania z tego rodzaju wiadomości. Ma ona w większości przypadków charakter klamry zamykającej CV. Co ważne, zgoda jest wyrażana jednorazowo, co w praktyce oznacza, że dotyczy ona wyłącznie konkretnej rekrutacji na wskazane w ogłoszeniu stanowisko. Przedsiębiorca nie może więc przetwarzać danych w innych okolicznościach.

Klauzula CV a RODO

Zmieniające się przepisy o ochronie danych osobowych wymusiły także modyfikację klauzuli zawartej w CV. Poprzednia standardowa formułka brzmiała najczęściej: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami. Po wprowadzeniu RODO tego rodzaju treść stała się jednak mocno nieaktualna. Jaka jest aktualna nowa klauzula CV (po RODO)?

Aktualna klauzula CV może brzmieć następująco: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).” Klauzula RODO w CV może zawierać ponadto nazwę firmy, do której składamy aplikację i określenie, w jakim zakresie to robimy.

Czy stara klauzula CV jest dalej ważna?

Aby uniknąć sytuacji, że wyrażona przez nas zgoda będzie mieć charakter jednorazowy, możemy zawrzeć w klauzuli zastrzeżenie, że przedsiębiorstwo ma prawo przetwarzać dane także w zakresie przyszłych rekrutacji. Bardzo często bywa bowiem tak, że nie dostaniemy pracy na stanowisku, na które się zgłosiliśmy, ale wkrótce pojawia się kolejny wolny etat i tym razem firma nie może się już z nami skontaktować. Zostawiając pracodawcy tak rozszerzoną zgodę zyskujemy więc dodatkową szansę na zatrudnienie. Czy to wszystko oznacza, że stara klauzula nie powoduje już żadnych skutków prawnych? Dokładnie tak. Przepisy RODO zostały wprowadzone do polskiego systemu prawnego, a co za tym idzie zmianie musiała ulec treść samej klauzuli, w której powołujemy się na obecne normy.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych cv - podsumowanie

Eksperci przyznają, że w dobie aktualnych uregulowań prawnych można o wiele bardziej niż dawniej samodzielnie kształtować treść klauzuli. Okazuje się bowiem, że uniwersalna klauzula CV już nie istnieje. Co ważne, jeśli w ogłoszeniu o pracę przedsiębiorca podał własną treść i jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami, najlepszym rozwiązaniem będzie, jeśli kandydat wykorzysta właśnie ją. Chociaż i w tej materii nie ma jednej optymalnej reguły. Nie ma co popadać w drobiazgowość, a najważniejszą sprawą jest to, aby samemu rozumieć na co wyrażamy zgodę. Istotne jest również to, że pracodawcy nie powinni wymuszać zgody, która dalece wykracza poza podstawowe ramy klauzuli CV w dobie działania przepisów RODO. Przetwarzanie danych ma mieć charakter krótkotrwały i zazwyczaj dotyczyć wyłącznie procesów rekrutacyjnych w danej firmie, a nie np. zgody na przesyłanie informacji marketingowych. Warto o tym pamiętać przy uzupełnianiu CV.