Urlop wychowawczy – ile trwa i komu przysługuje?

Urlop wychowawczy to jeden z najważniejszych instrumentów wspierających rodziców w godzeniu życia zawodowego z obowiązkami rodzinnymi. Pozwala na czasowe wstrzymanie pracy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, a jednocześnie gwarantuje powrót na niepogorszonych warunkach. W gąszczu regulacji łatwo się jednak zgubić, dlatego przygotowaliśmy kompleksowe omówienie zasad, wymiaru oraz procedur związanych z tym uprawnieniem.

Najważniejsze informacje

1. Urlop wychowawczy przysługuje pracownikom zatrudnionym co najmniej 6 miesięcy. W okres ten wliczają się poprzednie okresy zatrudnienia.

2. Łączny wymiar urlopu dla obojga rodziców wynosi 36 miesięcy, przy czym jeden miesiąc jest zarezerwowany dla drugiego rodzica. Urlop można podzielić maksymalnie na 5 części.

3. Wniosek o urlop wychowawczy składa się na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem. Może mieć formę papierową lub elektroniczną, a pracodawca jest obowiązany go uwzględnić.

4. Podczas urlopu pracownik może pracować lub szkolić się, o ile nadal sprawuje osobistą opiekę. Jeśli przestanie, pracodawca może odwołać go z urlopu.

5. Urlop jest bezpłatny, lecz okres ten wlicza się do stażu pracy, a za osobę na urlopie wychowawczym opłacane są składki emerytalno-rentowe z budżetu państwa. W 2025 r. podstawa składek wynosi od 3499,50 zł do 5203,80 zł.

Co to jest urlop wychowawczy i komu przysługuje?

Urlop wychowawczy to świadczenie z Kodeksu pracy umożliwiające pracownikowi czasowe wstrzymanie pracy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Z prawa tego mogą korzystać zarówno matka, jak i ojciec, o ile pozostają w stosunku pracy i mają przynajmniej sześciomiesięczny staż pracy – wliczają się do niego wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia. Urlop wychowawczy przysługuje pracownikowi, będącemu rodzicem dziecka albo jego opiekunem prawnym, spełniającemu warunek 6 miesięcy zatrudnienia.

Warunki uzyskania urlopu wychowawczego

Aby skorzystać z urlopu wychowawczego, pracownik musi złożyć pisemny lub elektroniczny wniosek co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Wniosek powinien wskazywać dane pracownika i dziecka, okres planowanego urlopu oraz liczbę części urlopu już wykorzystanych. Do wniosku dołącza się oświadczenie o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica z urlopu w tym samym czasie lub informacje o planowanych terminach jego urlopu, a także w razie potrzeby kopie orzeczeń sądowych dotyczących władzy rodzicielskiej.

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu. W przypadku złożenia wniosku o urlop wychowawczy później niż 21 dni przed terminem urlop rozpoczyna się najpóźniej 21 dni po jego złożeniu. Pracownik ma prawo wycofać wniosek na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.

Ile trwa trwa urlop wychowawczy?

Łączny wymiar urlopu wychowawczego wynosi 36 miesięcy dla obojga rodziców, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego – 72 miesiące. Zgodnie z art. 186 § 9 Kodeksu pracy jeden miesiąc z 36-miesięcznego urlopu wychowawczego jest nieprzenoszalny i przeznaczony wyłącznie dla drugiego rodzica. Oznacza to, że jedno z rodziców co do zasady może wykorzystać maksymalnie 35 miesięcy. Całe 36 miesięcy może wykorzystać jeden rodzic, jeśli drugi rodzic nie żyje, nie przysługuje mu władza rodzicielska, został jej pozbawiony albo gdy jego władza rodzicielska jest ograniczona lub zawieszona. Urlop wychowawczy można podzielić maksymalnie na pięć części, a z prawa tego można skorzystać do końca roku, w którym dziecko kończy 6 lat (do 18 lat w przypadku dziecka z niepełnosprawnością).

Przepisy dopuszczają udzielenia urlopy wychowawczego obojgu rodzicom jednocześnie. Jednoczesne korzystanie nie zwiększa tego, ile trwa urlop wychowawczy - łączny czas urlopu obojga rodziców nadal nie może przekroczyć 36 miesięcy – w praktyce najczęściej oboje rodzice dzielą się urlopem po 18 miesięcy. Zamiast korzystać z urlopu wychowawczego pracownik uprawniony może złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do co najmniej połowy etatu na okres, w którym mógłby korzystać z tego urlopu. W tym czasie pracownik nie jest na urlopie wychowawczym. Wniosek składa się co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem pracy w obniżonym wymiarze i pracodawca ma obowiązek go uwzględnić.

Procedura składania wniosku o urlop wychowawczy i obniżenia wymiaru czasu pracy

W praktyce coraz więcej pracowników składa wnioski elektronicznie, co od 2023 r. jest dopuszczalne prawnie. Przygotowując wniosek, warto upewnić się, że zawiera wszystkie wymagane elementy:

• dane pracownika i dziecka,

• okres,

• dotychczas wykorzystany urlop,

• dołączenie stosownych oświadczeń.

Wniosek o urlop wychowawczy składa i podpisuje wyłącznie pracownik, który chce z tego urlopu skorzystać. Drugi rodzic nie podpisuje wniosku. Do wniosku dołącza się wymagane oświadczenia i dokumenty, na przykład informację o planowanym korzystaniu przez drugiego rodzica z urlopu.

Pracownik może zrezygnować z urlopu i wrócić do pracy wcześniej po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy. Jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego rodzic przestanie sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem (np. odda je pod całodobową opiekę placówki), pracodawca wzywa go do powrotu nie później niż w ciągu 30 dni.

Obniżenie wymiaru czasu pracy zamiast urlopu

Zamiast całkowicie rezygnować z pracy, pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może wystąpić o zmniejszenie wymiaru czasu pracy do co najmniej połowy etatu. Wniosek składa się na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem pracy w zmniejszonym wymiarze i pracodawca ma obowiązek go uwzględnić. Korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy nie powoduje skrócenia całkowitego wymiaru urlopu wychowawczego. W dalszym ciągu pozostaje do wykorzystania pełne 36 miesięcy.

Uprawnienia i ograniczenia w trakcie urlopu wychowawczego

W czasie urlopu wychowawczego pracownik może podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy, prowadzić działalność gospodarczą, podjąć naukę lub szkolenie, o ile nie uniemożliwia to osobistej opieki nad dzieckiem. Można też powierzyć dziecku opiekę na kilka godzin dziennie (np. żłobek), jednak gdy pracownik przestaje w praktyce wykonywać obowiązek osobistej opieki, pracodawca może go odwołać z urlopu.

Po zakończeniu urlopu wychowawczego pracodawca ma obowiązek dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku. Jeżeli nie jest to możliwe, powinien zaproponować stanowisko równorzędne z zajmowanym przed urlopem albo inne odpowiadające kwalifikacjom pracownika, z wynagrodzeniem nie niższym niż przed urlopem. Podczas urlopu wychowawczego pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy od dnia złożenia wniosku do zakończenia urlopu. Przy obniżeniu wymiaru czasu pracy ochrona trwa od dnia złożenia wniosku do końca okresu obniżenia, ale nie dłużej niż 12 miesięcy. Wyjątkiem są ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem i zasiłek wychowawczy

Urlop wychowawczy jest bezpłatny - nie otrzymuje się za niego wynagrodzenia. Osoby o niskich dochodach mogą jednak ubiegać się o dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego. Dodatek wynosi 400 zł miesięcznie i przysługuje matce, ojcu lub opiekunowi faktycznemu, jeśli posiada prawo do zasiłku rodzinnego. Wsparcie można otrzymywać przez 24 miesiące na jedno dziecko, 36 miesięcy w przypadku wieloraczków oraz 72 miesiące, jeśli rodzic sprawuje opiekę nad dzieckiem niepełnosprawnym. W przypadku gdy oboje rodzice korzystają z urlopu równocześnie, dodatek przysługuje tylko w jednej wysokości. Dodatek nie zostanie przyznany, jeżeli przed uzyskaniem prawa do urlopu pracownik był zatrudniony krócej niż sześć miesięcy, podejmie pracę uniemożliwiającą opiekę nad dzieckiem, dziecko przebywa w całodobowej placówce lub rodzic pobiera zasiłek macierzyński albo świadczenie rodzicielskie.

Warto pamiętać, że istnieje również tzw. zasiłek wychowawczy (dodatek do zasiłku rodzinnego), który bywa mylony z urlopem wychowawczym. Przyznawany jest on przez ośrodki pomocy społecznej i zależy od spełnienia kryterium dochodowego – w 2025 r. dochód na osobę w rodzinie nie może przekroczyć 674 zł (lub 764 zł w rodzinie z dzieckiem z orzeczeniem o niepełnosprawności). Aby uzyskać świadczenie, trzeba złożyć formularz oraz zaświadczenia o dochodach. Wypłata wynosi 400 zł miesięcznie i podlega tym samym ograniczeniom co dodatek.

Składki ZUS i emerytura w czasie trwania urlopu wychowawczego

Podczas urlopu wychowawczego składki zdrowotne, emerytalne i rentowe są finansowane z budżetu państwa wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie ma innego tytułu do ubezpieczeń i nie ma prawa do emerytury lub renty. Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne jest to równowartość specjalnego zasiłku opiekuńczego, czyli 620 zł miesięcznie. Podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych mieści się między 75% minimalnego wynagrodzenia a 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Od stycznia do grudnia 2025 r. podstawa ta nie może przekraczać 5203,80 zł (60 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia 8673 zł) i nie może być niższa niż 3499,50 zł (75 % minimalnego wynagrodzenia 4666 zł). Wysokość tych podstaw wpływa na przyszłe świadczenia emerytalne i rentowe, dlatego warto je weryfikować przy rozliczeniach.

Urlop wychowawczy w praktyce – przykłady

Przykład 1 - podział urlopu między rodziców

Pani Anna po wykorzystaniu urlopu rodzicielskiego zdecydowała się na urlop wychowawczy. W porozumieniu z mężem postanowiła podzielić 36 miesięcy urlopu na trzy części – ona wykorzystała 20 miesięcy opieki nad dzieckiem, a jej mąż pozostałe 16 miesięcy (w tym obowiązkowy jeden miesiąc). Dzięki temu oboje mogli w różnym czasie poświęcić się opiece nad dzieckiem, jednocześnie zachowując ciągłość pracy.

Przykład 2 - obniżenie wymiaru czasu pracy

Pan Marcin jest zatrudniony na umowę o pracę i równolegle prowadzi własną firmę. Złożył u pracodawcy wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do połowy etatu na 12 miesięcy, w okresie w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. Pracodawca miał obowiązek ten wniosek uwzględnić. Dzięki temu Marcin spędza więcej czasu z córką i nadal prowadzi działalność.

Narzędzia, które pomogą w planowaniu urlopu wychowawczego

Dla pracodawcy urlop wychowawczy oznacza konieczność poukładania grafików, zastępstw i rozliczeń czasu pracy. Warto wykorzystać tu narzędzia jakie oferuje inEwi – moduł ewidencji czasu pracy na bieżąco rejestruje godziny pracy, nadgodziny, spóźnienia i różne rodzaje nieobecności, a grafik pracy ułatwia rozplanowanie zmian, pracy na część etatu oraz zaplanowanie dat powrotów po urlopie. Dzięki temu organizacja pracy przy dłuższych nieobecnościach pracowników jest prostsza i bardziej przejrzysta.

Urlop wychowawczy - najważniejsze wnioski

Urlop wychowawczy jest ważnym elementem polityki prorodzinnej i pozwala rodzicom na dłuższą przerwę w pracy w celu wychowania dziecka. Można z niego skorzystać po co najmniej sześciu miesiącach zatrudnienia i łącznie trwa on maksymalnie 36 miesięcy (lub 72 miesiące przy dziecku niepełnosprawnym). Jedno z rodziców musi jednak wykorzystać co najmniej jeden miesiąc urlopu, co wspiera zaangażowanie obojga rodziców w opiekę. Wniosek o urlop wychowawczy składa się co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem. W czasie urlopu można podjąć pracę lub naukę, o ile nadal sprawuje się osobistą opiekę nad dzieckiem. Obniżenie wymiaru czasu pracy stosuje się zamiast urlopu i nie łączy się tych uprawnień jednocześnie. Okres urlopu jest bezpłatny, ale liczy się do stażu pracy. Państwo opłaca składki emerytalno-rentowe, a osobom spełniającym kryteria dochodowe przysługuje dodatek 400 zł miesięcznie.