Opieka na dziecko – ile dni i jak liczyć ją w 2025 roku?

Opieka nad dzieckiem to jedno z uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy. Rodzice, którzy łączą życie zawodowe z wychowywaniem dzieci, mogą skorzystać zarówno z krótkiego, płatnego zwolnienia z pracy na zdrowe dziecko, jak i ze świadczeń finansowych na chore dziecko czy innych członków rodziny. W 2023 roku katalog uprawnień powiększył się także o pięciodniowy urlop opiekuńczy, który służy zapewnieniu wsparcia osobom wymagającym znacznej opieki. Poniżej wyjaśniamy, komu i na jakich zasadach przysługują poszczególne formy opieki, jak liczyć przysługujące dni oraz o czym powinni pamiętać pracodawcy.

Najważniejsze informacje

• Dwa dni lub 16 godzin płatnego wolnego przysługują pracownikowi wychowującemu co najmniej jedno dziecko do 14. roku życia – zasady te wynikają z art. 188 Kodeksu pracy.

• Zasiłek opiekuńczy z ZUS można pobierać przez maksymalnie 60 dni w roku, jeśli opieka dotyczy zdrowego dziecka do 8 lat lub chorego dziecka do 14 lat; dla starszych lub niepełnosprawnych dzieci limit wynosi odpowiednio 14 lub 30 dni.

• Urlop opiekuńczy to pięciodniowe, bezpłatne wolne, przysługujące pracownikowi na opiekę nad członkiem rodziny lub osobą zamieszkującą wspólnie, wymagającą znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych.

Czym jest opieka na dziecko z art. 188 Kodeksu pracy?

Artykuł 188 Kodeksu pracy daje rodzicom możliwość skorzystania z płatnego zwolnienia z pracy, jeżeli wychowują co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat. O sposobie wykorzystania tego wolnego – w dniach czy godzinach – decyduje pracownik w pierwszym złożonym wniosku.

Zwolnienie to jest niezależnym uprawnieniem rodzicielskim, a niewykorzystane w danym roku dni nie przechodzą na kolejny rok. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego pracownik nie musi podawać przyczyny, dla której korzysta z opieki – powodem może być zebranie w szkole, szczepienie, potrzeba załatwienia spraw urzędowych czy po prostu czas spędzony z dzieckiem. Kodeks nie różnicuje liczby dni w zależności od liczby dzieci: rodzic jedynaka i rodzic trójki dzieci mają prawo do takiego samego wymiaru zwolnienia.

Zgodnie z interpretacją Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeśli tego wymaga art. 188 – odmowa udzielenia wolnego wbrew przepisom jest wykroczeniem. Termin korzystania ze zwolnienia powinien być jednak uzgodniony - w wyjątkowych sytuacjach, np. przy nagłej chorobie dziecka, pracownik może poinformować pracodawcę w dniu nieobecności.

Komu przysługuje opieka na zdrowe dziecko?

Uprawnienie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który wychowuje co najmniej jedno dziecko do 14 lat. Nie ma znaczenia wymiar etatu ani staż pracy. Z opieki może skorzystać tylko jeden z rodziców – ten, który złoży wniosek. Jeśli z drugiego dnia opueju chce skorzystać drugi z rodziców, należy złożyć drugi wniosek.

Forma wykorzystania opieki na dziecko – dni czy godziny?

Pracownik decyduje, czy w danym roku wykorzysta wolne w dniach, czy w godzinach. Zapis w przepisie mówi, że przy niepełnym wymiarze czasu pracy liczbę godzin ustala się proporcjonalnie do etatu, a niepełną godzinę zaokrągla się w górę. Oznacza to, że osoba zatrudniona na 1/3 etatu ma prawo do 6 godzin opieki (16/3=5,3 – zaokrąglone do 6), natomiast przy etacie 2/5 przysługuje 7 godzin.

U pracowników o zróżnicowanej dobowej normie czasu pracy (np. w systemie równoważnym) korzystniejsze może być wykorzystanie zwolnienia w dniach: przy 12‑godzinnej zmianie jeden dzień opieki daje aż 12 godzin wolnego. Z kolei przy normalnym ośmiogodzinnym etacie elastyczniejszy jest wymiar godzinowy – można go podzielić na kilka krótszych okresów w różnych dniach.

Jak liczyć wiek dziecka i ostatni dzień opieki?

Art. 188 nie precyzuje momentu, w którym uprawnienie wygasa, dlatego zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia. Oznacza to, że prawo do opieki obowiązuje do godziny 0:00 dnia urodzin dziecka – rodzic może więc skorzystać z ostatniego dnia opieki najpóźniej w przeddzień 14. urodzin pociechy.

Zasiłek opiekuńczy – kiedy przysługuje i w jakiej wysokości?

Zasiłek opiekuńczy to świadczenie z ubezpieczenia chorobowego wypłacane przez ZUS na czas osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Jest to świadczenie pieniężne, a pracownik w czasie korzystania z niego przebywa na zwolnieniu lekarskim. Do otrzymania zasiłku potrzebne jest zwolnienie wystawione przez lekarza (tzw. L4) oraz wniosek Z‑15A (w przypadku opieki nad dzieckiem) lub Z‑15B (w przypadku opieki nad innym członkiem rodziny).

Limity dni zasiłku opiekuńczego

Łączny okres pobierania zasiłku opiekuńczego nie może przekroczyć 60 dni w roku kalendarzowym. Limit jest wspólny dla obojga rodziców i nie zależy od liczby dzieci. W ramach tego limitu wyróżnia się trzy podkategorie:

• do 60 dni – opieka nad zdrowym dzieckiem w wieku do 8 lat (w przypadku nagłego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły) oraz nad chorym dzieckiem do 14 lat;

• do 30 dni – opieka nad chorym dzieckiem niepełnosprawnym w wieku od 14 do 18 lat albo nad dzieckiem niepełnosprawnym w wieku 8–18 lat, gdy stały opiekun nie może zapewnić opieki z powodu porodu, choroby lub pobytu w szpitalu;

• do 14 dni – opieka nad dzieckiem w wieku powyżej 14 lat lub nad innym chorym członkiem rodziny (małżonkiem, rodzicem, teściem, dziadkiem, rodzeństwem), o ile te osoby pozostają z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Zasiłek opiekuńczy wynosi 80 % podstawy wymiaru zasiłku i jest wypłacany za każdy dzień sprawowania opieki, również za dni ustawowo wolne od pracy. Świadczenie przysługuje tylko osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym (obowiązkowym lub dobrowolnym). W przypadku opieki nad dzieckiem do 2 lat zasiłek przysługuje niezależnie od tego, czy w gospodarstwie domowym jest inny członek rodziny mogący zapewnić opiekę.

Zasiłek w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka lub szkoły

Rodzic dziecka do 8 lat może otrzymać zasiłek opiekuńczy również wtedy, gdy placówka, do której uczęszcza dziecko, zostanie nagle zamknięta (np. z powodów sanitarnych). ZUS podkreśla, że zasiłek przysługuje, jeśli dowiedzieliśmy się o zamknięciu w terminie krótszym niż 7 dni od dnia zamknięcia, nie ma innego członka rodziny, który mógłby zapewnić opiekę, oraz nie został wyczerpany limit 60 dni zasiłku. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie ZAS‑36 o nieprzewidzianym zamknięciu żłobka lub szkoły oraz druk Z‑15A.

Urlop opiekuńczy – pięć dni na opiekę nad członkiem rodziny

Od 26 kwietnia 2023 r. w Kodeksie pracy istnieje urlop opiekuńczy. Przepis art. 173¹ § 1 stanowi, że pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek) lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych. Urlopu udziela się w dniach odpowiadających harmonogramowi pracy pracownika, a wniosek należy złożyć nie później niż jeden dzień przed planowanym urlopem. We wniosku trzeba podać imię i nazwisko osoby wymagającej opieki, przyczynę konieczności zapewnienia opieki, stopień pokrewieństwa oraz – jeśli osoba nie jest członkiem rodziny – jej adres.

Urlop opiekuńczy jest bezpłatny, ale okres jego wykorzystania wlicza się do stażu pracy, od którego zależą inne uprawnienia pracownicze. Niewykorzystany nie przechodzi na kolejny rok. Dzięki wprowadzeniu tego urlopu pracownik może zapewnić opiekę również dorosłemu członkowi rodziny lub partnerowi życiowemu i nie musi korzystać ze zwolnienia lekarskiego.

Jak złożyć wniosek o opiekę na dziecko?

Pracownik, który chce skorzystać z dwóch dni opieki na dziecko, składa do pracodawcy wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. W dokumencie należy wskazać, w jakim wymiarze (dzień lub godziny) chce się skorzystać z uprawnienia. Pracodawca powinien odpowiednio wcześnie uzgodnić termin i zapewnić możliwość skorzystania z wolnego. Zgodnie z wyjaśnieniami PIP pracodawca nie może odmówić udzielenia opieki, jeżeli pracownik spełnia warunki ustawy – odmowa jest wykroczeniem.

W przypadku zasiłku opiekuńczego wniosek Z‑15A lub Z‑15B oraz zwolnienie lekarskie należy złożyć u płatnika składek, a więc pracodawcy lub bezpośrednio w ZUS, jeśli pracodawca zgłasza mniej niż 20 osób do ubezpieczenia. Przy nagłym zamknięciu placówki oświatowej konieczne jest także oświadczenie ZAS‑36.

Urlop opiekuńczy wymaga złożenia wniosku z jednodniowym wyprzedzeniem. Pracodawca jest zobowiązany udzielić takiego urlopu, nie może żądać zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego stan zdrowia osoby, której dotyczy opieka. Wniosek o urlop opiekuńczy powinien zawierać wskazane w art. 173¹ dane.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Udzielanie opieki na dziecko i wnioskowanie o zasiłek to obowiązki, z którymi przedsiębiorcy mają styczność na co dzień. Warto uwzględnić te uprawnienia w regulaminie pracy i wprowadzić przejrzystą procedurę zgłaszania wniosków. Pracodawca nie może żądać od pracownika informacji o powodach skorzystania ze zwolnienia na zdrowe dziecko ani odmówić mu tego prawa, jednak powinien zadbać o prawidłową dokumentację i kontrolę wieku dziecka.

Dużym wsparciem jest wykorzystanie elektronicznej ewidencji czasu pracy, np. systemu inEwi. Program pozwala tworzyć grafiki pracy, rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz z łatwością uwzględniać w nich nieobecności związane z opieką. Elektroniczne wnioski ułatwiają też szybką akceptację i archiwizację dokumentów, co minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia rozliczanie wynagrodzeń.

Podsumowanie

Prawo do opieki na dziecko obejmuje kilka różnych instrumentów. Zwolnienie z art. 188 Kodeksu pracy pozwala rodzicom dzieci do 14 lat skorzystać z dwóch dni lub 16 godzin płatnego wolnego i jest udzielane na prosty wniosek. Zasiłek opiekuńczy to świadczenie pieniężne wypłacane przez ZUS w razie choroby dziecka lub innego członka rodziny - łączny limit 60 dni w roku obejmuje opiekę nad zdrowymi dziećmi w razie nagłego zamknięcia placówki oraz nad chorymi dziećmi, zaś opieka nad dziećmi niepełnosprawnymi i dorosłymi członkami rodziny ma osobne limity. Nowy urlop opiekuńczy wprowadza pięć dodatkowych dni bezpłatnego wolnego na opiekę nad członkiem rodziny lub osobą mieszkającą we wspólnym gospodarstwie, co pozwala zadbać o bliskich bez konieczności wykorzystania zwolnienia lekarskiego.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność elastycznego planowania pracy i prowadzenia rzetelnej ewidencji czasu pracy. Korzystanie z nowoczesnych narzędzi, takich jak inEwi, pomaga nie tylko w prawidłowym naliczaniu wynagrodzeń i składek, lecz także w budowaniu kultury organizacyjnej wspierającej pracowników w godzeniu ról zawodowych i rodzicielskich.