Praca zdalna w 2025 r. – sprawna organizacja pracy poza siedzibą firmy

Praca zdalna stała się stałym elementem polskiego rynku pracy, a jej popularność znacząco wzrosła po pandemii COVID-19. Odpowiadając na potrzeby pracodawców i pracowników, ustawodawca wprowadził kompleksowe regulacje prawne, które zastąpiły dotychczasowe przepisy o telepracy. Nowe przepisy regulują wszystkie kluczowe aspekty: definicje, zasady realizacji, obowiązki w zakresie BHP, procedury ochrony danych osobowych, wyposażenie, koszty oraz procedury zmiany trybu pracy. Znajomość tych regulacji jest niezbędna dla efektywnej organizacji pracy zdalnej zgodnej z prawem – zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i ich pracowników.

Najważniejsze informacje o pracy zdalnej w Polsce:

• Kodeks pracy przewiduje wykonywanie pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia stron, a w wyjątkowych sytuacjach również na polecenie pracodawcy lub jako okazjonalną pracę zdalną.

• Pracodawca nie musi uzasadniać odmowy okazjonalnej pracy zdalnej.

• Szczególne prawo do pracy zdalnej mają m.in. pracownice w ciąży, osoby wychowujące dziecko do 4. roku życia oraz osoby opiekujące się bliskimi z niepełnosprawnością.

• Wydanie polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę jest możliwe w sytuacjach nadzwyczajnych oraz epidemicznych.

Definicja i rodzaje pracy zdalnej

Praca zdalna to wykonywanie obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Kluczowe jest wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, które umożliwiają kontakt z pracodawcą. Aktualne regulacje obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku i zastąpiły dotychczasowe przepisy o telepracy, tworząc kompleksowy system prawny dostosowany do współczesnych potrzeb rynku pracy.

Polskie prawo pracy przewiduje trzy formy pracy zdalnej:

1. Praca zdalna uzgodniona przez strony ustalana na etapie zawierania umowy o pracę lub w jej trakcie.

2. Praca zdalna wykonywana na podstawie polecenia pracodawcy w szczególnych okolicznościach, takich jak stan nadzwyczajny lub zagrożenie epidemiczne.

3. Okazjonalna praca zdalna, możliwa do wykorzystania przez pracownika na jego wniosek przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Miejscem wykonywania pracy zdalnej może być adres zamieszkania pracownika lub inne miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Nie jest to jednak automatycznie dom pracownika – może to być przestrzeń coworkingowa, biuro satelitarne czy nawet tymczasowe lokum podczas podróży służbowej.

Praca zdalna uzgodniona przez strony

Praca zdalna może zostać uzgodniona między pracodawcą a pracownikiem przy zawieraniu umowy lub w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny precyzyjnie określać miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Polecenie pracy zdalnej może być wydane w sytuacji ogłoszenia stanu nadzwyczajnego w rozumieniu Konstytucji RP – czyli stanu wojennego, wyjątkowego lub klęski żywiołowej – a także w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. W takich sytuacjach pracodawca ma prawo wprowadzić pracę zdalną bez wcześniejszego wniosku pracownika, pod warunkiem że pracownik złoży oświadczenie potwierdzające posiadanie warunków do jej wykonywania. Wydanie polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę jest możliwe również w przypadku, gdy z powodu działania siły wyższej czasowo nie jest możliwe zapewnienie pracownikowi bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu jej wykonywania.

Godziny pracy pracownika wykonującego pracę zdalną pozostają bez zmian w stosunku do poprzednich warunków wykonywania pracy. Pracodawca nie może jednostronnie modyfikować czasu pracy tylko z powodu zmiany miejsca świadczenia usług.

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna stanowi uproszczoną formę wykonywania pracy zdalnej. Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca nie ma obowiązku stosowania pełnych procedur związanych z regularną pracą zdalną.

Pracodawca może zaakceptować lub odrzucić wniosek o okazjonalną pracę zdalną według własnej decyzji – nie ma obowiązku jej uzasadniania, jednak w praktyce zaleca się posiadanie obiektywnych przyczyn uzasadniających decyzję odmowną. Praca okazjonalna może być wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej następuje według różnych terminów, zależnie od sposobu jej wprowadzenia.

Gdy praca zdalna została wprowadzona poleceniem pracodawcy w trybie nadzwyczajnym, cofnięcie polecenia pracy zdalnej następuje z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem, chyba że strony uzgodnią inny termin.

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia na wniosek o pracę zdalną jednej ze stron, każda ze stron może złożyć wniosek o powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy; termin ustala się wspólnie, a w przypadku braku porozumienia powrót następuje nie później niż po 30 dniach od dnia złożenia wniosku.

Kodeks pracy nie wymaga, by decyzja o zakończeniu pracy zdalnej była uzasadniana szczególnymi przyczynami. Niemniej jednak, pracodawca nie może próbować wymusić powrotu do pracy stacjonarnej poprzez pogorszenie warunków zatrudnienia, naruszenie zasady równego traktowania ani działania noszące znamiona wypowiedzenia zmieniającego bez zachowania wymaganej procedury.

Fakt, że pracownik zdalny ma możliwość przebywania w dotychczasowym miejscu pracy, nie może być traktowany jako wystarczająca podstawa do automatycznego cofnięcia uzgodnienia pracy zdalnej. Każda decyzja o zakończeniu tej formy wykonywania obowiązków powinna uwzględniać charakter stanowiska, potrzeby organizacyjne oraz wcześniejsze ustalenia stron.

Wznowienie pracy zdalnej po jej wcześniejszym zakończeniu wymaga ponownego uzgodnienia warunków między stronami. W razie braku takiego porozumienia pracownik wykonuje swoje obowiązki w miejscu pracy ustalonym w umowie o pracę.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w ramach pracy zdalnej

Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy w przypadku pracy zdalnej różnią się w zależności od jej trybu. Kodeks pracy przewiduje odrębne regulacje dla pracy zdalnej uzgodnionej, polecanej oraz okazjonalnej.

W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej, pracodawca ma obowiązek dokonania oceny ryzyka zawodowego oraz przekazania pracownikowi zasad BHP dostosowanych do warunków wykonywania pracy poza zakładem pracy. Pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Miejsce pracy nie musi odpowiadać standardom stanowiska pracy w siedzibie firmy, o ile zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki zgodne z zakresem zadań.

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca również przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz przekazuje zasady BHP dostosowane do miejsca i rodzaju wykonywanej pracy. W tym wypadku jednak pracownik składa oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna jest wyłączona z obowiązków związanych z zapewnieniem sprzętu, pokrywaniem kosztów, oceną ryzyka zawodowego, instruktażem BHP oraz uzyskiwaniem oświadczenia pracownika o znajomości zasad BHP.

Ocena ryzyka zawodowego może mieć charakter zbiorczy dla grup pracowników wykonujących podobne zadania, o ile nie występują indywidualne zagrożenia związane z konkretnym stanowiskiem. W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej instruktaż BHP powinien uwzględniać specyfikę pracy poza siedzibą pracodawcy, w tym warunki lokalowe i organizacyjne.

Wyposażenie, narzędzia i koszty

Pracodawca ponosi obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych – o ile zasady pracy zdalnej zostały uprzednio uzgodnione między stronami. Obejmuje to zarówno urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy, jak i pokrycie kosztów ich używania, takich jak energia elektryczna czy usługi telekomunikacyjne niezbędne do komunikacji służbowej.

Wysokość zwrotu może zostać określona ryczałtowo lub na podstawie dokumentów. Jeśli strony uzgodnią korzystanie przez pracownika z prywatnych narzędzi pracy, pracodawca pokrywa związane z tym koszty lub wypłaca ekwiwalent pieniężny. Zasady te mogą być określone w odrębnym porozumieniu dołączonym do umowy o pracę.

Ochrona danych i kontrola pracy zdalnej

Procedury ochrony danych osobowych w ramach pracy zdalnej wymagają szczególnej staranności ze strony pracodawcy. Obowiązek ten obejmuje opracowanie instrukcji bezpieczeństwa i ochrony informacji, uwzględniającej specyfikę pracy poza kontrolowanym środowiskiem biurowym.

Kontrola pracownika zdalnego musi odbywać się z poszanowaniem jego prywatności i godności osobistej. Pracodawca nie może wprowadzać nadmiernego monitoringu, który naruszałby nietykalność życia prywatnego pracownika czy innych osób mieszkających we wspólnym gospodarstwie domowym.

Pracownik wykonujący pracę zdalną zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych procedur ochrony danych i informacji poufnych. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych spoczywa na obu stronach stosunku pracy, choć to pracodawca musi zapewnić odpowiednie narzędzia i procedury.

Dokumentacja pracy zdalnej musi być prowadzona zgodnie z wymogami prawa pracy i przepisami o ochronie danych osobowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na zasady przechowywania i udostępniania dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.

Szczególne grupy pracowników

Szczególne prawo do wykonywania pracy zdalnej dotyczy wyłącznie pracy zdalnej uzgodnionej i przysługuje określonym grupom pracowników. Należą do nich:

1. Pracownica w ciąży

2. Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia

3. Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą:

   • orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

   • orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności

4. Pracownik posiadający orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności

5. Pracownik – rodzic dziecka legitymującego się:

   • orzeczeniem o niepełnosprawności,

   • orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego.

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi z grupy uprzywilejowanej tylko wtedy, gdy nie pozwala na to organizacja pracy albo jej rodzaj. Wniosek od tych pracowników musi być rozpatrzony ze szczególną starannością, a odmowa wymaga konkretnego uzasadnienia organizacyjnego i nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Procedury i dokumentacja pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga odpowiedniej dokumentacji zgodnej z przepisami Kodeksu pracy. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym pracodawca powinien określić preferowany sposób komunikacji w tym zakresie.

W przypadku wprowadzania zasad pracy zdalnej na szerszą skalę, przy ustalaniu zasad pracy zdalnej wymagane jest porozumienie z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku pracodawca konsultuje projekt z przedstawicielami pracowników. Ustalone zasady mogą przyjąć formę regulaminu pracy zdalnej.

Umowy o pracę mogą zostać uzupełnione o postanowienia dotyczące pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia. Nie wymaga to podpisywania nowej umowy, wystarczy aneks określający zasady wykonywania pracy zdalnej i wzajemne obowiązki stron.

Dokumentacja musi uwzględniać wszystkie aspekty wykonywania pracy zdalnej: od wynagrodzenia, przez czas pracy, po zasady BHP i zasady ochrony danych. Szczególną uwagę należy zwrócić na jasne określenie uprawnień i obowiązków obu stron stosunku pracy.

Podsumowanie

Praca zdalna w polskim prawie pracy przeszła znaczącą transformację – od tymczasowych rozwiązań pandemicznych do kompleksowych, stałych regulacji prawnych obowiązujących od kwietnia 2023 roku. Współczesne przepisy Kodeksu pracy tworzą jasne ramy dla wszystkich form pracy zdalnej.

Kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie dokumentacji, jasne określenie wzajemnych obowiązków w zakresie kosztów i wyposażenia oraz systematyczne przestrzeganie przepisów BHP i ochrony danych. Szczególną uwagę należy zwrócić na uprawnienia grup uprzywilejowanych oraz procedury wprowadzania i cofania pracy zdalnej, które różnią się w zależności od sposobu jej wprowadzenia.

Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i wyposażenia, podczas gdy pracownicy muszą przestrzegać procedur ochrony danych osobowych i zapewnić odpowiednie warunki lokalowe. Znajomość tych regulacji pozwala zarówno przedsiębiorcom, jak i zatrudnionym czerpać korzyści z elastycznych form zatrudnienia, zachowując jednocześnie pełną zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i budując nowoczesne, efektywne miejsca pracy.