Praca zdalna – efektywna organizacja pracy poza siedzibą firmy

Na polskim rynku zatrudnienia wzrost popularności pracy zdalnej stał się faktem. Od 7 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy określająca zasady pracy zdalnej i hybrydowej. Pracodawcy – w przypadku zawodów możliwych do wykonywania zdalnie – nie mogą odmówić jej wykonywania między innymi pracowniczkom w ciąży, pracownikom i pracowniczkom wychowującym dziecko do 4. roku życia oraz sprawującym opiekę nad członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Poza właściwą pracą zdalną, funkcjonuje też praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy oraz okazjonalna praca zdalna (maksymalnie 24 dni w roku na wniosek pracownika).

Firmy coraz chętniej oferują pracownikom możliwość takiej organizacji pracy, a ci z zadowoleniem z niej korzystają. Czy to skuteczna metoda z punktu widzenia pracodawcy i pracownika?

Praca zdalna polega najczęściej na pracy zza własnego, domowego biurka, za pomocą komputera i Internetu (znowelizowany Kodeks pracy dopuszcza wykonywanie obowiązków z różnych miejsc na wniosek pracownika – każdorazowo uzgodnione z pracodawcą) . Może występować w różnej częstotliwości – albo być stała i zawsze realizowana zdalnie albo tylko doraźnie – od kilku razy w miesiącu do kilku razy w tygodniu.

Organizacja pracy poza siedzibą firmy może nastąpić na skutek wielu okoliczności (pomińmy ogólnoświatowe okoliczności, które pojawiły się w roku 2020 i późniejszych). Pierwszą jest brak biura stacjonarnego, czego naturalną konsekwencją jest praca zdalna. Drugą – odpowiedź na wniosek zatrudnionego, którego potrzebą jest praca na zasadzie tzw. home office. Trzecim powodem jest wymagający rynek pracownika, czyli dążenie do pozyskania i utrzymania solidnej kadry, co może być możliwe za sprawą gwarantowania atrakcyjnych warunków zatrudnienia.

Okoliczności jest znacznie więcej i właściwie każda firma oferująca pracę zdalną, może wskazać swoje własne. Ważne jest wzajemne zrozumienie obu stron. Sprawdźmy, w jakich branżach najpowszechniejsza jest praca z domu oraz czy faktycznie każdy może sobie na takie rozwiązanie pozwolić.

Praca zdalna – w jakich sektorach zatrudnienia?

Są zawody, w których bezpośredni kontakt z otoczeniem jest niezbędny i nie da się tego obejść. Istnieją jednak spore szanse na pracę zdalną w wielu innych branżach. Mowa szczególnie o sektorach zatrudnienia związanych z IT i marketingiem. Niemniej, także tłumacze, graficy, architekci i projektanci mogą z powodzeniem pracować zdalnie. W wielu firmach umożliwia się to również pracownikom działów PR i HR, a także analitykom finansowym czy agentom nieruchomości. Po roku 2020 skala możliwości stała się jeszcze większa.

Wady i zalety pracy zdalnej

Dane statystyczne jasno wskazują, że Polacy chętnie pracują zdalnie – wykazywali taką chęć jeszcze przed pandemią COVID-19. Ponad 95% uczestników badania „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników 2018”, przeprowadzonego przez Kantar TNS oraz startup Remote-How, wypowiadało się o pracy zdalnej pozytywnie lub bardzo pozytywnie.

Jednak, jak twierdzi ekspert Izabela Foltyn z Aplikuj.pl, w praktyce takie zatrudnienie miewa swoje minusy – „Praca zdalna brzmi atrakcyjnie, ale to zdecydowanie nie dla każdego. Aby tego rodzaju zatrudnienie przynosiło dobre efekty, potrzeba świetnej organizacji, samodyscypliny, a także umiejętności sprawnej komunikacji pisanej”.

Jako największe zalety pracy zdalnej można wskazać nienormowany czas pracy, oszczędność czasu na dojazdach do pracy czy brak dress code i uciążliwych współpracowników. Z drugiej strony jednak napotykamy takie minusy, jak brak kontaktu z innymi ludźmi, konieczność samodzielnego organizowania czasu pracy czy rozproszenie poprzez różne czynniki – na przykład dzieci czy głośnych sąsiadów.

Jak skutecznie organizować czas w pracy zdalnej?

Istnieją różne metody na radzenie sobie z pracą zdalną. Każdy powinien dobrać do swoich indywidualnych preferencji i możliwości taki sposób, który zagwarantuje mu optymalne warunki pracy. Oto 5 wskazówek, jak poradzić sobie z zarządzaniem czasem podczas wykonywania obowiązków zawodowych zdalnie.

• Zaplanuj swoją pracę. Każdego dnia wyznaczaj sobie zakres obowiązków, który musisz zrealizować. Oczywiście podejdź do tego zdroworozsądkowo – optymalny czas pracy, to podobnie jak w biurze, 8h. Złe rozplanowanie może skutkować albo przepracowaniem i zmęczeniem "materiału", albo skumulowaniem zadań, które trudno będzie wykonać na czas pod koniec miesiąca.

• Nadaj swojej pracy odpowiednie tempo. W domu istnieje wiele pokus do tego, aby oderwać się od zaplanowanych zadań. Do takich należą przekąski, rozmowy telefoniczne, odwiedziny sąsiadki lub sąsiada czy korzystanie z mediów społecznościowych. Warto więc określić sobie zakres godzinowy na pracę i w tym czasie wystrzegać się pokus, które rozproszą Twoją uwagę i odciągną Cię od obowiązków.

• Oddzielaj pracę zawodową od życia osobistego. To bez wątpienia jedno z najtrudniejszych zadań dla osób, którym przychodzi pracować zdalnie. Rano śpisz dłużej, ale za to wieczór, zamiast z bliskimi, poświęcasz pracy. W konsekwencji wychodzi na to, że Twoja praca trwa niemal całą dobę, a na życie osobiste nie masz już czasu.

• Dbaj o kontakt z ludźmi. Praca poza firmą ma swoje konsekwencje w postaci braku bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami. W takim wypadku warto mimo wszystko pielęgnować relacje z osobami z branży – spotkania w interesach, wspólna kawa z koleżanką po fachu czy udział w szkoleniach to okazja do podtrzymania wartościowych kontaktów.

• Rozwijaj się. Praca zdalna nie powinna skutkować zatrzymaniem się na jednym etapie. Dąż do samorozwoju. Korzystaj z kursów, czytaj branżowe publikacje, uczęszczaj na spotkania z osobami, które wiedzą więcej. Nie bój się również pytać. Choć teoretycznie pracując w domu jesteś zdany sam na siebie, czasem wystarczy mail czy telefon do osoby kompetentnej, która rozwieje Twoje wątpliwości.

Praca zdalna okiem pracodawcy

Coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza rozwiązanie pracy zdalnej – skuteczne pod względem zarówno motywacji, jak i efektywności wśród pracowników. Problematyczna może być kwestia ustalenia optymalnej liczby dni pracy zdalnej. Są zadania, które wymagają obecności pracownika w biurze, ale są też i takie, które bez problemu może wykonać z domu. Do pracodawcy należy analiza obowiązków pracownika na danym stanowisku i decyzja na temat tego, ile dni opcjonalnej pracy zdalnej można mu przydzielić.

Sprawą, która budzi wątpliwości przedsiębiorców, rozważających wprowadzenie systemu pracy zdalnej, jest kontrola pracownika (zmiany w Kodeksie pracy z kwietnia 2023 określają możliwość kontroli pracownika przez pracodawcę, w tym kontrolę trzeźwości). Wbrew pozorom, sprawdzenie czy pracownik rzeczywiście wykonuje w określonym czasie swoją pracę, nie jest dziś takie trudne. Po pierwsze, powiedzą nam o tym efekty działań, jakich miał się podjąć, jeżeli tylko jego zadania są dobrze dookreślone. Po drugie, obecnie można skorzystać ze specjalistycznych systemów ewidencji czasu pracy, jak inewi.pl – właściwie niezbędnego narzędzia w przypadku pracy zdalnej. System generuje aktualną listę obecności, aktualizuje grafiki i umożliwia elektroniczny obieg podań urlopowych. Wygoda korzystania, ograniczenie papierowej dokumentacji, łatwa dostępność oraz swobodny przepływ informacji między pracownikiem a pracodawcą, to niewątpliwe zalety tego rodzaju platformy.

Podsumowując, praca zdalna wcale nie musi oznaczać rezygnacji z kontaktów z innymi osobami ani ciągłej walki z własnym lenistwem i słabościami. Wystarczy odpowiednio zorganizować swój czas pracy i być konsekwentnym w działaniu.