Praca zdalna – sprawna organizacja pracy poza siedzibą firmy

Praca zdalna w polskim prawie pracy oznacza pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Zasady jej stosowania wynikają z Kodeksu pracy i są ważne dla pracodawców, działów HR, managerów oraz pracowników, ponieważ wpływają na organizację pracy, koszty, BHP, ochronę danych i dokumentowanie wniosków. Pracodawca powinien wiedzieć, kiedy może wydać polecenie pracy zdalnej, kiedy musi szczególnie uważnie rozpatrzyć wniosek pracownika oraz jakie obowiązki wiążą się z regularną, hybrydową i okazjonalną pracą zdalną.

Najważniejsze informacje

Definicja pracy zdalnej znajduje się w art. 67(18) Kodeksu pracy i obejmuje pracę w miejscu wskazanym przez pracownika oraz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Kodeks pracy przewiduje pracę zdalną uzgodnioną przez strony, polecenie wykonywania pracy zdalnej oraz tryb uproszczony, czyli okazjonalną pracę zdalną.
Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna pracodawca pokrywa koszty określone w art. 67²⁴, natomiast obowiązek uregulowania zasad ich pokrywania w zakresie wskazanym w art. 67²⁰ § 6 dotyczy aktów zbiorowych, regulaminu oraz odpowiednio polecenia pracy zdalnej.
Szczególna zasada obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika chronionego dotyczy pracy zdalnej na podstawie art. 67¹⁹ § 6–7, lecz nie obejmuje wniosku o okazjonalną pracę zdalną z art. 67³³.
Przy okazjonalnej pracy zdalnej Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów, wypłaty ekwiwalentu ani ryczałtu, choć pracodawca może dobrowolnie przewidzieć takie świadczenia.

Definicja pracy zdalnej i jej miejsce w przepisach

Definicja pracy zdalnej została wprowadzona do Kodeksu pracy 7 kwietnia 2023 roku, gdy nowe przepisy zastąpiły wcześniejszą telepracę. W okresie pandemii zdalne wykonywanie obowiązków regulowała przede wszystkim ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Obecnie podstawą są przepisy o pracy zdalnej zawarte bezpośrednio w Kodeksie pracy.

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą, przy czym strony mogą wcześniej uzgodnić kilka miejsc oraz sposób informowania o wyborze jednego z nich. Samo jednostronne wskazanie miejsca przez pracownika nie wystarczy, ponieważ ustawowa definicja wymaga uzgodnienia.

W praktyce oznacza to, że praca zdalna nie polega na swobodnym wykonywaniu obowiązków z dowolnego miejsca. Strony powinny ustalić, gdzie pracownik będzie pracował, jak będzie komunikował się z firmą, jakie narzędzia pracy otrzyma i jakie warunki musi spełniać stanowisko poza zakładem pracy.

Pracownik wykonujący pracę zdalną na laptopie

Rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy przewiduje kilka sposobów wprowadzenia pracy zdalnej. Różnią się one trybem uzgodnienia, zakresem obowiązków pracodawcy i poziomem formalizacji. Najważniejsze jest to, czy praca zdalna została uzgodniona przez strony, wprowadzona na polecenie pracodawcy, czy ma charakter okazjonalny.

Praca zdalna uzgodniona przez strony

Praca zdalna może zostać uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia. W trakcie zatrudnienia uzgodnienie może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia albo wykonywanej na polecenie pracodawcy informacje z art. 67²¹ § 1 przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej.

Przy uzgodnieniu pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia pracodawca przekazuje pracownikowi informacje określone w art. 67²¹ § 1 Kodeksu pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej. Dotyczy to zwłaszcza pracy hybrydowej, w której część zadań jest realizowana poza firmą, a część na terenie zakładu pracy. Dobrze przygotowane ustalenia pomagają zachować porządek w ewidencji obecności, planowaniu zadań i rozliczaniu kosztów.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać wydane tylko w sytuacjach określonych w Kodeksie pracy. Pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Polecenie jest możliwe także wtedy, gdy z powodu działania siły wyższej pracodawca czasowo nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Polecenie pracy zdalnej może być wydane w razie awarii, pożaru lub zalania tylko wtedy, gdy zdarzenie ma charakter siły wyższej i czasowo uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. Warunkiem wydania polecenia jest oświadczenie pracownika, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Takie oświadczenie powinno zostać złożone bezpośrednio przed wydaniem polecenia, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Jeżeli zmiana warunków lokalowych lub technicznych uniemożliwia wykonywanie pracy zdalnej, pracownik niezwłocznie informuje o tym pracodawcę, a pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna to uproszczony tryb pracy zdalnej, dostępny na wniosek pracownika. Może być wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną składa się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Okazjonalna praca zdalna nie jest roszczeniem pracownika w takim samym znaczeniu jak wniosek składany przez niektóre grupy szczególnie chronione. Pracodawca może wyrazić zgodę albo odmówić, zwłaszcza gdy obecność pracownika w zakładzie pracy jest potrzebna ze względu na organizację pracy, obsługę klientów, dostęp do dokumentów lub rodzaj obowiązków. Dobrą praktyką jest jednak stosowanie spójnych kryteriów, aby decyzje nie sprawiały wrażenia przypadkowych.

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się całych art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3, natomiast pozostałe przepisy rozdziału stosuje się z uwzględnieniem szczególnych zasad kontroli określonych w art. 67³³ § 3. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może pomijać kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy albo ochrony informacji.

Zasady wykonywania pracy zdalnej w firmie

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w zakładowym układzie zbiorowym pracy, protokole dodatkowym do układu albo w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, porozumienie zawiera się z tymi organizacjami. Gdy nie da się uzgodnić treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia je z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od podjęcia rokowań nad układem zbiorowym lub protokołem dodatkowym albo od przedstawienia projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia właściwego aktu, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia poczynione w toku rokowań lub uzgodnień. W takiej sytuacji regulamin powinien uwzględniać ustalenia podjęte w toku rokowań lub uzgodnień porozumienia.

Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy zdalnej wprowadza się po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli nie ma porozumienia ani regulaminu, praca zdalna nadal może być dopuszczalna, ale jej zasady trzeba wtedy określić odpowiednio w poleceniu pracodawcy albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Zakres z art. 67²⁰ § 6 określa się w układzie zbiorowym, protokole dodatkowym, porozumieniu ze związkami albo regulaminie, a § 6 pkt 2–8 stosuje się odpowiednio do polecenia pracy zdalnej; zasady pracy zdalnej mogą być również określone w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, lecz art. 67²⁰ § 7 nie nakazuje obecnie stosowania do niego całego tego katalogu. Informacja o porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej zawartym z organizacją związkową podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy na zasadach określonych w ustawie o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Obowiązki pracodawcy zależą od rodzaju pracy zdalnej, ale przy regularnej pracy zdalnej ich zakres jest szeroki. Strony mogą uzgodnić używanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, pod warunkiem że spełniają one wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy, a pracownikowi przysługuje wówczas ekwiwalent, który może zostać zastąpiony ryczałtem. Pracodawca zapewnia instalację, serwis i konserwację niezbędnych narzędzi pracy albo pokrywa niezbędne koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji.

Obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych warunków technicznych nie oznacza, że pracodawca finansuje wszystkie domowe wydatki pracownika. Kodeks pracy wskazuje przede wszystkim na koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek pokrywać, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. Jeżeli firma przekazuje laptop, telefon, monitor, token dostępowy lub inne urządzenia techniczne, powinna określić zasady ich używania, aktualizacji, zabezpieczania i zwrotu.

Koszty, ryczałt i narzędzia pracy

Ryczałt może zastąpić pokrycie kosztów określonych w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 i 3 oraz wypłatę ekwiwalentu za uzgodnione używanie własnych materiałów i narzędzi, ale nie zastępuje pozostałych obowiązków pracodawcy. Ekwiwalent pieniężny dotyczy natomiast korzystania przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które nie zostały zapewnione przez pracodawcę i których używanie zostało z nim uzgodnione.

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej powinno opierać się na realnych założeniach, a nie na przypadkowej kwocie. Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia narzędzi i materiałów, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość i ceny rynkowe materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien umieć wyjaśnić, z czego wynika wysokość świadczenia. Pokrycia kosztów energii elektrycznej nie trzeba liczyć odrębnie dla każdego dnia z dokładnością do grosza, ale przyjęty model powinien być racjonalny. Podobnie koszty usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy mogą być ujęte w ryczałcie, jeżeli odpowiada on przewidywanym kosztom pracy zdalnej.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu albo ryczałtu nie stanowią przychodu pracownika. Świadczenia zapewniane lub wypłacane zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu pracy nie stanowią przychodu pracownika, przy czym wysokość ryczałtu musi odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym w związku z pracą zdalną. Dlatego koszty pracy zdalnej pokrywane przez pracodawcę warto udokumentować w regulaminie, porozumieniu lub innym akcie obowiązującym w firmie.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Bezpieczeństwo i higiena pracy przy pracy zdalnej

Praca poza biurem nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa zarówno oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP, jak i odrębne oświadczenie potwierdzające zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków na stanowisku pracy zdalnej.

Stanowisko pracy zdalnej powinno zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Nie chodzi o odtworzenie biura w mieszkaniu, ale o takie zorganizowanie miejsca pracy, które ogranicza ryzyko przeciążeń, wypadków i naruszeń ochrony danych. Znaczenie mają między innymi ustawienie monitora, oświetlenie, stabilne połączenie internetowe, bezpieczne korzystanie z dokumentów i możliwość wykonywania obowiązków bez stałego zakłócania życia domowego.

Kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy jest dopuszczalna, ale musi być dostosowana do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Pracodawca nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób, a czynności kontrolne nie mogą utrudniać korzystania z pomieszczeń mieszkalnych zgodnie z ich przeznaczeniem. Ustawowy mechanizm zobowiązania do usunięcia uchybień albo cofnięcia zgody stosuje się do pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Ochrona danych i kontrola pracy zdalnej

Pracownik wykonujący pracę zdalną musi w postaci papierowej lub elektronicznej potwierdzić zapoznanie się z procedurami ochrony danych osobowych i jest obowiązany ich przestrzegać. Powinny one obejmować zasady korzystania ze sprzętu służbowego, logowania do systemów, zabezpieczania dokumentów, niszczenia wydruków, pracy w sieci domowej, używania prywatnych urządzeń oraz ochrony informacji przed dostępem osób trzecich.

Zasady kontroli określa się w układzie lub protokole dodatkowym, porozumieniu ze związkami albo regulaminie, a przy ich braku odpowiednio w poleceniu pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Ochrony informacji nie należy sprowadzać wyłącznie do danych osobowych, ponieważ w ramach pracy zdalnej pracownik może mieć dostęp także do tajemnicy przedsiębiorstwa, dokumentów finansowych, informacji handlowych, danych kadrowych lub projektowych.

Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w godzinach jego pracy, natomiast przy pracy okazjonalnej jej zasady ustala się z pracownikiem. Jej zakres powinien być proporcjonalny do celu, a sposób przeprowadzenia nie może prowadzić do stałego monitorowania życia prywatnego.

Wnioski pracowników szczególnie chronionych

Nie każdy wniosek pracownika o pracę zdalną ma taki sam ciężar prawny. Szczególne znaczenie ma wniosek pracownika należącego do grup wskazanych w Kodeksie pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika wskazanego w art. 67¹⁹ § 6–7, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Ochrona obejmuje między innymi pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta ma orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przypadku pracownika-rodzica z art. 142¹ § 1 pkt 3 szczególny obowiązek uwzględnienia wniosku dotyczy sytuacji, w której dziecko posiada zarówno odpowiednie orzeczenie o niepełnosprawności, jak i odpowiednią opinię lub orzeczenie oświatowe wskazane w tym przepisie. Przepisy obejmują również rodziców dzieci posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.

W przypadku pracownika-rodzica objętego art. 142¹ § 1 pkt 3 szczególny obowiązek uwzględnienia wniosku wymaga łącznego posiadania przez dziecko odpowiedniego orzeczenia o niepełnosprawności oraz właściwej opinii lub orzeczenia oświatowego. Odmowa powinna być konkretna i wynikać z realnych przeszkód. Pracodawca informuje o przyczynie odmowy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zwykły wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej nie jest dla pracodawcy wiążący, natomiast wniosek pracownika wskazanego w art. 67¹⁹ § 6–7 można odrzucić tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6–7 pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku wyłącznie ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, podając przyczynę odmowy w terminie 7 dni roboczych. Sama możliwość technicznego wykonywania obowiązków zdalnie nie wyklucza odmowy, jeżeli pracodawca wykaże, że uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy pracownika.

Przeszkodą może być organizacja pracy, konieczność stałej obecności na terenie zakładu pracy, obsługa urządzeń, bezpośredni kontakt z klientem, dostęp do dokumentacji papierowej, praca wymagająca zachowania szczególnych procedur bezpieczeństwa albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowa powinna odnosić się do konkretnego stanowiska pracy, a nie do ogólnej niechęci wobec pracy zdalnej.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej również wymaga zachowania zasad wynikających z Kodeksu pracy. Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o powrót do poprzednich warunków. Jeżeli strony nie uzgodnią terminu powrotu, poprzednie warunki wykonywania pracy zostają przywrócone w dniu następującym po upływie 30 dni od otrzymania wniosku. W przypadku pracowników szczególnie chronionych pracodawca nie może swobodnie żądać powrotu do pracy stacjonarnej, chyba że dalsza praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj obowiązków.

Praca zdalna a organizacja pracy w firmie

Dobrze wdrożona praca zdalna wymaga uporządkowania procesów, a nie tylko zgody na wykonywanie obowiązków poza biurem. Pracodawca powinien określić, kto zatwierdza wniosek pracownika, jak ewidencjonuje się dni pracy zdalnej, jak potwierdza się obecność, kto odpowiada za narzędzia pracy i w jaki sposób pracownik zgłasza problemy techniczne.

Organizację pracy warto powiązać z harmonogramami, zasadami dostępności i kanałami komunikacji. Praca zdalna często odbywa się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, takich jak komunikatory, wideokonferencje, telefon lub poczta elektroniczna. Pracownik i pracodawca powinni jednak wiedzieć, które kanały służą do bieżącej komunikacji, które do przekazywania dokumentów, a które do składania formalnych oświadczeń.

W firmach korzystających z narzędzi cyfrowych, takich jak systemy do ewidencji czasu pracy, planowania grafików i obiegu wniosków, łatwiej utrzymać spójność między regulaminem a codzienną praktyką. inEwi może wspierać pracodawców w porządkowaniu wniosków, obecności i dni pracy zdalnej, ale same zasady prawne nadal powinny wynikać z dokumentów obowiązujących u pracodawcy.

Prace, których nie obejmuje praca zdalna

Nie każdy rodzaj obowiązków może być wykonywany zdalnie. Kodeks pracy wyłącza z pracy zdalnej prace szczególnie niebezpieczne, prace powodujące przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych albo innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także prace powodujące intensywne brudzenie.

Prac zdalnych nie można więc planować wyłącznie według preferencji pracownika albo wygody organizacyjnej firmy. Decydujące znaczenie mają bezpieczeństwo, techniczna możliwość wykonywania zadań, ochrona informacji i zgodność z przepisami. Jeżeli stanowisko wymaga stałej obecności przy maszynach, pracy z dokumentacją dostępną wyłącznie w biurze albo bezpośredniej obsługi procesów produkcyjnych, praca zdalna może być niemożliwa.

Przykład 1.

Pracownica działu księgowości po powrocie z urlopu rodzicielskiego złożyła wniosek o pracę zdalną przez trzy dni w tygodniu, ponieważ wychowuje dziecko, które nie ukończyło 4 lat. Pracodawca sprawdził zakres obowiązków i uznał, że większość zadań może być wykonywana z domu, ale jeden dzień wymaga obecności przy dokumentacji papierowej w zakładzie pracy. Częściowe przyjęcie proponowanego wymiaru pracy zdalnej wymaga uzgodnienia z pracownikiem, a odmowa uwzględnienia pozostałej części wniosku powinna wskazywać ustawową przeszkodę.

Przykład 2.

Firma informatyczna ustaliła miesięczny ryczałt za pracę zdalną dla osób pracujących poza biurem przez większość miesiąca. W regulaminie pracy zdalnej opisano normy zużycia energii elektrycznej, koszty internetu, zasady używania służbowego laptopa oraz konserwacji narzędzi pracy. Dzięki temu pracownicy wiedzą, z czego wynika kwota świadczenia, a pracodawca może wykazać, że ryczałt odpowiada przewidywanym kosztom.

Podsumowanie

Praca zdalna jest stałym elementem Kodeksu pracy i wymaga uporządkowania zarówno od strony prawnej, jak i organizacyjnej. Pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej, natomiast jej miejsce musi być wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Najwięcej ryzyk pojawia się wtedy, gdy firma traktuje pracę zdalną jako nieformalną zgodę, bez dokumentacji i jasnych zasad. W praktyce dobrze przygotowany regulamin pracy zdalnej, przejrzysty obieg wniosków, właściwie ustalony ryczałt i spójna kontrola BHP pomagają ograniczyć spory z pracownikami oraz zapewnić zgodność z przepisami.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o pracę zdalną

Definicja pracy zdalnej znajduje się w art. 67(18) Kodeksu pracy. Przepis wskazuje, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, także pod adresem zamieszkania pracownika.
Polecenie wykonywania pracy zdalnej jest dopuszczalne tylko w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy, między innymi w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz wtedy, gdy z powodu siły wyższej nie da się czasowo zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.
Wniosek pracownika o pracę zdalną nie zawsze jest wiążący. Szczególną ochronę mają między innymi pracownice w ciąży, pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia oraz wybrane osoby sprawujące opiekę nad członkiem rodziny lub dzieckiem z odpowiednim orzeczeniem.
Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej wynosi maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna jest wykonywana na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna pracodawca pokrywa koszty określone w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 oraz, na warunkach z pkt 3, inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, przy czym obowiązki te mogą być rozliczane ryczałtem, natomiast nie są ustawowo wymagane przy okazjonalnej pracy zdalnej.
Praca zdalna nie może być wykonywana z dowolnego miejsca bez zgody pracodawcy. Miejsce powinno być wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, nawet jeśli jest to adres zamieszkania pracownika.
Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu pracy zdalnej i w jego godzinach pracy, natomiast przy pracy okazjonalnej kontrola odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Ryczałt wypłacany zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu pracy nie stanowi przychodu pracownika, natomiast kwalifikację podatkową dobrowolnych świadczeń związanych z okazjonalną pracą zdalną należy oceniać odrębnie.