Wyjścia prywatne podczas pracy zdalnej – czy Prawo pracy je umożliwia?

Praca zdalna rządzi się specjalnymi prawami. Część z nich jest podobna jak w przypadku pracy stacjonarnej, a reszta wynika z dość nowych ustaw lub jest umowna między stronami. Zobaczmy, jak wygląda kwestia wyjść prywatnych w trakcie pracy zdalnej.

Ewidencja wyjść prywatnych – kto ją prowadzi?

Ogólnie, opuszczenie miejsca pracy bez poinformowania o tym pracodawcy, jest znacznym naruszeniem obowiązków pracowniczych. Dlatego pracownik zdecydowanie ma obowiązek zgłosić we wniosku chęć załatwienia spraw prywatnych, podobnie jak wszelkich urlopów, o które składa specjalny wniosek urlopowy. W większych firmach są to kwestie uregulowane i traktowane poważnie, natomiast w mniejszych firmach wydaje się to bardziej elastyczne i do uzgodnienia. Ewidencja wyjść prywatnych to obowiązek firmowy i powinna ją prowadzić wyznaczona do tego osoba. Natomiast jeśli chodzi o pracę zdalną, pracownik sam powinien zgłaszać swoje przerwy i wpisywać je najlepiej w odpowiedni dokument elektroniczny.

Aby zanotować wyjścia prywatne w godzinach pracy i ich odpracowanie, odbywa się to na wniosek pracownika, a następnie trzeba zapisać czas wyjścia i godziny odpracowania w specjalnej dokumentacji, która zawiera też godzinę przyjścia i wyjścia z pracy pracownika. Grafiki pracy to dokument niezbędny i wymagający codziennego uzupełniania. Należy to również zanotować w indywidualnej karcie ewidencji czasu pracy pracownika. Dopuszcza się założenie książki wyjść prywatnych i tam można również notować takie wyjścia. Tylko trzeba pamiętać o tym, że w takiej książce należy wykazać nieobecność pracownika i jej odpracowanie. Głównie po to, aby pracodawca nie musiał wypłacać dodatkowego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Tutaj warunkiem jest prawidłowe zanotowanie odpracowania wyjścia prywatnego. Wyjścia prywatne mogą być wpisywane w elektroniczny rejestr i jest to popularne rozwiązanie. W takim dokumencie należy wpisać datę i godzinę opuszczenia firmy, powrotu do firmy, a także celu wyjścia prywatnego, musi się tam również znaleźć podpis pracownika i osoby, która udziela przepustki. Podsumowując, jeśli pracownik potrzebuje wyjścia prywatnego, najlepiej aby wypełnił rejestr wyjść prywatnych wzór.

Przepustka w pracy podczas zdalnej – czy trzeba ją wypisywać?

Wniosek pracownika o wyjście prywatne potwierdzony zgodą pracodawcy, jest traktowany jak przepustka w pracy, która z kolei jest niezbędna dla pracodawcy. Dlaczego? Gdyby pracownikowi zdarzył się wypadek, należy wykazać, gdzie wtedy przebywał - czy na terenie firmy czy też poza. To pozwoli wykazać taki fakt podczas kontroli ubezpieczyciela. Często uznaje się wypadki w przerwie od pracy za wypadki w czasie pracy.

Warto wspomnieć o tradycyjnych przerwach w czasie pracy zdalnej, bo mogą one pomóc pracownikowi w lepszej organizacji spraw prywatnych. Dużo zależy tutaj od ustaleń pracodawca-pracownik. Strony mogą się tak umówić, że pracownik wykonuje część pracy do określonej godziny, następnie poświęca czas na przykład na odebranie dzieci z placówek i zajęcie się nimi, a wieczorem znowu siada do komputera. Jednak pracodawca powinien o tym wiedzieć i być informowany o odejściu od komputera, jeśli nie każdorazowo, to umówić się na ustalony codzienny plan.

Ustawa z dnia 2 marca 2020, wskazuje, że pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, ewidencjonowanie swojego czasu pracy, czyli opis wykonywanych czynności i ich ramy czasowe. Zgodnie z tą ustawą to na pracowniku leży obowiązek ewidencjonowania swojego czasu pracy i przerw. Można przy tym skorzystać z programu do monitorowania czasu pracy i tam wpisywać przerwy. Jeśli pracownik i pracodawca umówią się odpowiednio co do rozłożenia godzin pracy w ciągu dnia, może to znacznie ułatwić prywatne wyjścia pracownika i nie będzie musiał on w ogóle korzystać z nich w trakcie pracy.

Zatem przepustka w pracy podczas zdalnej pracy nie jest określona prawem, ale obowiązek ewidencjonowania czasu pracy i przerw, a także wyjść prywatnych dla pracownika zdalnego już tak.

Odpracowanie wyjścia prywatnego w innym okresie rozliczeniowym – jak działa?

W przypadku wyjść prywatnych, dla pracodawcy największe znaczenie ma to, jak pracodawca uwzględni je przy obliczaniu czasu pracy w skali miesiąca. Oczywistą sprawą jest to, że wyjście nie zalicza się do czasu pracy, a zatem musi zostać odpracowane. Znaną praktyką jest to, że pracownik danego dnia zostaje dłużej w pracy,= albo odrabia to przez kilka następnych dni na raty.

Oczywiście powyższa sytuacja nie musi być regułą, a jedynie ułatwia rozliczenie pensji w danym miesiącu. Czy można natomiast odpracować te godziny w innym miesiącu niż dany okres rozliczeniowy? Kodeks Pracy nie nakłada tutaj ograniczeń i nie narzuca tego, czy nieobecność musi być odpracowana w tym samym miesiącu. Zatem odpracowanie wyjścia prywatnego w innym okresie rozliczeniowym jest jak najbardziej możliwe.

Przy czym jest oczywiste, że jeśli w danym miesiącu pracownik nie był w pracy liczby godzin oznaczonej w umowie, nie dostanie wynagrodzenia za pełną liczbę godzin, tylko będzie ono pomniejszone o te godziny, kiedy miało miejsce wyjście prywatne. Natomiast wtedy, gdy pracownik odpracuje te godziny, dostanie wynagrodzenie odpowiednio wyższe, powiększone o zakres tych godzin. Wyjście prywatne bez odpracowania raczej nie jest możliwe, chyba, że strony umówią się inaczej lub rozliczą sobie to w jakiś akceptowalny dla obu stron sposób.

Wyjścia prywatne w godzinach pracy a Kodeks pracy

W Kodeksie Pracy jest zaznaczone w art. 141, że aby umożliwiać pracownikowi łączenie życia prywatnego z zawodowym, dopuszcza się maksymalnie 60-minutową przerwę w pracy na załatwienie spraw osobistych. Nie jest ona wliczana do czasu pracy. Druga sprawa, Kodeks Pracy dopuszcza również możliwość odpracowania takich wyjść prywatnych. Pracownik musi w tym celu złożyć wniosek i wskazać termin załatwienia sprawy, może również wskazać potencjalny termin odpracowania tego wyjścia. Wyjścia prywatne w godzinach pracy a Kodeks pracy to zagadnienia, którym warto się przyjrzeć.

Natomiast czy pracownik w czasie pracy zdalnej ma prawo do takich przerw i jak je sobie wyznacza? Czy może samodzielnie zadecydować, kiedy zrobić sobie przerwę na sprawy prywatne? Wyjścia prywatne podczas pracy zdalnej są możliwe, ale każdorazowo należy je zgłaszać w formie wniosku i jeśli jest to wyjście trwające do 60-minut w celu załatwienia spraw osobistych, należy wcześniej zgłosić to pracodawcy i wskazać kiedy możemy je odrobić. Zatem można tutaj podkreślić, że jeśli chodzi o wyjścia prywatne w czasie pracy zdalnej to zasada jest podobna jak w pracy stacjonarnej. Wyjścia prywatne uznaje się za czas, kiedy pracownik musi załatwić niezwykle ważne sprawy jak na przykład wizytę u lekarza, pilną opiekę nad dziećmi czy wizytę w sądzie. Nie należy nadużywać prawa do wyjść prywatnych i traktować je jako bufor na sytuacje awaryjne i wtedy z nich korzystać. Niemniej jednak, dobrze, że Kodeks Pracy zakłada takie sytuacje, bo jest to duże ułatwienie dla pracowników, którzy mogą znaleźć się w pilnej potrzebie załatwienia osobistych spraw.