Formy potwierdzania obecności w pracy

Potwierdzanie obecności pracowników w pracy – w przeciwieństwie do ewidencjonowania ich czasu pracy – nie należy do obowiązków pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 149. Kodeksu Pracy, to prowadzenie ewidencji jest niezbędne, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia, związane z jego pracą.

Czy ewidencja czasu pracy potwierdza obecność w pracy?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika tę kwestię precyzuje. Karta ewidencji czasu pracy powinna być zakładana i prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników. W dokumencie muszą znaleźć się przede wszystkim informacje o: pracy w poszczególnych dobach, pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach, a także w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w kontekście zwyczajowego, pięciodniowego tygodnia pracy. Kolejne dane powinny uwzględniać wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia i inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności pracownika.

Ustawodawca nie przygotował jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Nie ma więc przeszkód, by prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy. Z pewnością jednak powinny się w niej znaleźć informacje identyfikujące poszczególnych pracowników, dane pracodawcy oraz wykaz przepracowanych przez osoby zatrudnione godzin. Oznacza to, że nie musi ona zawierać godzin przyjścia do pracy i wyjścia z niej w każdym dniu – chociaż i takie adnotacje można w niej zamieścić. Załącznikiem do ewidencji powinny być także wszystkie wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie czy podania o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Podpisane przez pracowników karty, zawierające komplet informacji, mogą zatem stanowić potwierdzenie obecności w pracy (w przeciwieństwie do list obecności, które przez Państwową Inspekcję Pracy nie zostaną potraktowane na równi z ewidencją czasu pracy). W praktyce jednak pracodawcy korzystają także z dodatkowych sposobów, by rejestrować zawodową obecność zatrudnionych.

Potwierdzenie obecności pracownika w pracy – dlaczego warto?

Decyzja o sposobie potwierdzania obecności pracowników należy do pracodawcy. Prowadzenie rzetelnej dokumentacji w tym zakresie jest jednak w jego interesie, przede wszystkim w celach dowodowych. Brak kart ewidencji czasu pracy, list obecności czy list płac może prowadzić do konieczności udowodnienia przez pracodawcę nieobecności pracownika lub faktycznego braku pracy w nadgodzinach w przypadku sporu. W związku z tym, warto wdrożyć skuteczny sposób potwierdzania obecności.

Nowoczesne technologie w potwierdzaniu obecności

Tradycyjna lista obecności – obecność w pracy rejestrowana na papierze

Pomimo rozwoju technologii, tradycyjna lista obecności wciąż jest popularną formą rejestracji obecności. Zawiera informacje takie jak: dane zakładu pracy, dane pracownika, okres obowiązywania listy oraz podpisy pracownika i przełożonego. Listy mogą także zawierać symbole oznaczające urlopy, zwolnienia lekarskie lub inne usprawiedliwione nieobecności.

Jednak tradycyjne listy mają swoje wady – są podatne na manipulacje (np. podpisywanie przez pracowników nieobecnych) oraz zniszczenia (np. zalanie). Dodatkowo, proces ich sporządzania i sprawdzania wymaga dużego nakładu czasu i pracy działu kadr

Systemy rejestracji czasu pracy

W odpowiedzi na wyżej wymienione problemy, coraz popularniejsze stają się nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy. Te rozwiązania pozwalają na dokładne zarządzanie obecnością pracowników, w tym godzinami wejścia, wyjścia, nadgodzinami czy przerwami.

Jednym z popularnych rozwiązań jest system oparty na technologii RFID (Radio Frequency Identification). Pracownicy posiadają karty magnetyczne lub breloki, które zbliżają do terminala, by potwierdzić swoją obecność. System ten wymaga jednak, aby pracownicy korzystali tylko z indywidualnie przydzielonych kart, co może prowadzić do problemów w przypadku ich zapomnienia lub zagubienia. Rejestracja czasu pracy w obecnych czasach jest bardzo konieczna.

Potwierdzanie obecności w pracy z wykorzystaniem technologii biometrycznych

Bardziej precyzyjną metodą są technologie biometryczne, wykorzystujące unikalne cechy fizyczne pracownika, takie jak odciski palców. Dzięki takim systemom niemożliwe jest manipulowanie danymi, co zapewnia większą dokładność. Jednak, ze względu na potrzebę zbierania wrażliwych danych, niektórzy pracownicy mogą mieć obawy przed ich używaniem.

Ponadto, koszt wdrożenia takich rozwiązań – zarówno terminali, jak i transponderów – pozostaje stosunkowo wysoki.

Sprawdzanie obecności online

Alternatywą dla systemów biometrycznych i RFID są aplikacje do zarządzania czasem pracy, takie jak inEwi. Oparte na modelu SaaS (Software as a Service), aplikacje te umożliwiają pracownikom rejestrowanie swojej obecności za pomocą telefonów komórkowych. System jest wspomagany przez foto-rejestrację i geolokalizację, co zapewnia dodatkową precyzję.

Zalety takiego rozwiązania to niskie koszty wdrożenia oraz łatwość użytkowania. Pracownicy mogą rejestrować godziny wejścia, wyjścia, przerwy i nadgodziny z poziomu swoich telefonów, a menedżerowie mają natychmiastowy dostęp do danych poprzez komputer. Dodatkowo, system umożliwia składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych oraz układanie harmonogramów pracy.