Formy potwierdzania obecności w pracy

Potwierdzanie obecności pracowników w pracy – w przeciwieństwie do ewidencjonowania ich czasu pracy – nie należy do obowiązków pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 149. Kodeksu Pracy, to prowadzenie ewidencji jest niezbędne, by prawidłowo ustalić wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia, związane z jego pracą.

Czy ewidencja czasu pracy potwierdza obecność w pracy?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika tę kwestię precyzuje. Karta ewidencji czasu pracy powinna być zakładana i prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników. W dokumencie muszą znaleźć się przede wszystkim informacje o: pracy w poszczególnych dobach, pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w nadgodzinach, a także w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w kontekście zwyczajowego, pięciodniowego tygodnia pracy. Kolejne dane powinny uwzględniać wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia i inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności pracownika.

Ustawodawca nie przygotował jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Nie ma więc przeszkód, by prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy. Z pewnością jednak powinny się w niej znaleźć informacje identyfikujące poszczególnych pracowników, dane pracodawcy oraz wykaz przepracowanych przez osoby zatrudnione godzin. Oznacza to, że nie musi ona zawierać godzin przyjścia do pracy i wyjścia z niej w każdym dniu – chociaż i takie adnotacje można w niej zamieścić. Załącznikiem do ewidencji powinny być także wszystkie wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie czy podania o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Podpisane przez pracowników karty, zawierające komplet informacji, mogą zatem stanowić potwierdzenie obecności w pracy (w przeciwieństwie do list obecności, które przez Państwową Inspekcję Pracy nie zostaną potraktowane na równi z ewidencją czasu pracy). W praktyce jednak pracodawcy korzystają także z dodatkowych sposobów, by rejestrować zawodową obecność zatrudnionych.

Potwierdzenie obecności pracownika w pracy – dlaczego warto?

Decyzja o sposobie potwierdzania obecności pracowników należy do pracodawcy. Prowadzenie rzetelnej dokumentacji w tym zakresie znajduje się jednak w jego interesie – przede wszystkim w celach dowodowych. Jeżeli dojdzie bowiem do sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, brak kart ewidencji czasu pracy, list obecności czy list płac spowoduje, że obowiązkiem pracodawcy będzie udowodnienie nieobecności w pracy pracownika czy faktycznego braku jego pracy w nadgodzinach. To głównie dlatego tę obecność potwierdzać warto.

Przyjęty z tego względu przez pracodawcę sposób potwierdzania przybycia, obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności w niej powinien znaleźć się w regulaminie pracy, podanym do wiadomości pracowników.

Tradycyjna lista obecności - obecność w pracy rejestrowana na papierze

Potwierdzenie obecności w pracy w dalszym ciągu bardzo często stanowi tradycyjna, papierowa lista obecności. Jest ona traktowana jako jeden z kadrowych dokumentów, świadczących o rozpoczęciu i obecności w pracy w każdym dniu.

Znajdują się w niej zazwyczaj takie informacje, jak: dane (nazwa i adres) zakładu pracy, dane pracownika, okres, w którym lista obowiązuje (miesiąc, kwartał, półrocze, rok) oraz podpisy – pracownika i przełożonego, które poświadczają stan faktyczny w poszczególnych dniach roboczych. Najpopularniejsze wzory obejmują cykle miesięczne, wykazujące dni pracy. W listach stosowane mogą być też dowolne symbole, które oznaczać mogą urlopy, zwolnienia lekarskie lub inne, usprawiedliwione nieobecności.

Ten najprostszy ze sposobów potwierdzania obecności w pracy posiada jednak wiele wad. Pierwszą z nich jest niewielka odporność na rozmaite manipulacje – swój podpis złożyć może i pracownik, który się spóźnił, i pracownik nieobecny (np. podpisując się kolejnego dnia). Powszechną praktyką jest także hurtowe ich podpisywanie, co nie tylko zabiera więcej czasu, ale prowadzić może też do błędów. Kolejna kwestia to niewielka odporność na zniszczenia – jak np. zalanie. Tradycyjne listy obecności wiążą się też z dodatkowymi obowiązkami dla działu kadr, którego zadaniem będzie każdorazowe sporządzenie, wydrukowanie i udostępnienie pracownikom odpowiednich formularzy oraz sprawdzenie, czy zostały one w prawidłowy sposób uzupełniony. Z tych powodów na popularności zyskuje wykorzystywanie nowoczesnych technologii do rejestracji aktywności pracowników. Jak potwierdzić obecność w pracy, usprawniając ten proces?

Systemy rejestracji czasu pracy

Są proste w użytkowaniu, dokładne i efektywne. Dzięki nim można zarządzać zarówno przepracowanym przez pracowników czasem, jak i takimi informacjami, jak godziny wejścia czy wyjścia z pracy, spóźnienia, przerwy lub nadgodziny.

Popularne „odbicie karty” przy wejściu do pracy bazuje na systemach, które wykorzystują RFID (ang. Radio Frequency Identification), czyli technologię zbliżeniową. Pracownicy, posiadający karty magnetyczne lub breloki, zbliżają je do czytnika (tzw. terminala), poprzez który odnotowywana jest ich obecność. W tychże kartach znajdują tzw. transpondery, na których zakodowane są informacje o poszczególnych pracownikach – to dlatego istotne jest korzystanie przez zatrudnionych wyłącznie z przydzielonych im indywidualnie kart. W praktyce podlegają one wymianie, są przez pracowników zapominane lub gubione, co uniemożliwia zebranie kompletnych i rzetelnych informacji.

Potwierdzanie obecności w pracy z wykorzystaniem technologi biometrycznych

Większą precyzją charakteryzują się technologie biometryczne, czyli wykorzystujące do pracy unikatowe cechy fizyczne człowieka, umożliwiające dokładną identyfikację. Metody te są często wykorzystywane w charakterze narzędzi, które służą autoryzacji w kontroli dostępu – np. do wybranych obiektów czy urządzeń. Mogą także rejestrować czas pracy: pracownik swoją obecność w miejscu pracy potwierdza poprzez odcisk palca na terminalu biometrycznym. Nie ma możliwości manipulacji danymi. Trudno jednak przekonać zatrudnionych do gromadzenia tak wrażliwych informacji o nich.

Ponadto wadą zarówno technologii zbliżeniowych, jak i biometrycznych są koszty, które ponieść muszą pracodawcy. Mimo upowszechnienia tych technologii, terminale oraz transpondery pozostają sporym wydatkiem.

Sprawdzanie obecności online

Rozwiązaniem mogą być zatem aplikacje do zarządzania czasem pracy, takie jak inEwi, opierające się na modelu SaaS (ang. Software as a Service) – zebrane dane umieszczane są w tzw. chmurze obliczeniowej, a dostęp do nich dają standardowo wykorzystywane w firmie komputery, tablety czy smartfony. Pracownicy identyfikowani są poprzez wygenerowane indywidualnie kody QR, a system wspomagany jest przez foto-rejestrację oraz geolokalizację. Dzięki temu zatrudniony – przez swój telefon – odznaczyć może każde zdarzenie (wejście do pracy, wyjście z niej, przerwę, nadgodziny), a przełożony (poprzez np. komputer) ma bezpośredni i bieżący dostęp do tych danych.

Dodatkowe funkcje umożliwiają też m.in. składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych czy układanie harmonogramów pracy. Koszty wdrożenia takiego systemu są niewielkie, a pracownicy nie mają oporów, by z niego korzystać – mobilne aplikacje to przecież standard dzisiejszych czasów.