Lista obecności do druku - w jakich przypadkach jest zbędna?

Czy w dobie nowoczesnych systemów monitorowania czasu pracy lista obecności w wersji papierowej ma jeszcze sens? Kiedy korzystanie z papierowej listy obecności może być zbędne? Dowiedz się, jakie są nowe trendy w monitorowaniu czasu pracy i dlaczego niektóre przedsiębiorstwa rezygnują z tradycyjnych form rejestrowania obecności pracowników!

Lista obecności pracownika - czym jest?

Lista obecności to dokument, który umożliwia pracownikom potwierdzenie swojej fizycznej obecności w miejscu pracy. Dzięki niej ułatwione jest rejestrowanie godzin przepracowanych przez pracowników oraz ich ewidencjonowanie do celów rozliczeniowych. Dodatkowo lista obecności umożliwia kontrolę punktualności, nadgodzin oraz ewentualnego wcześniejszego opuszczania pracy, czyli wcześniejszych wyjść. Ten dokument potwierdzający obecność pracowników, może być prowadzony zarówno przez pracodawcę, jak i przez kierowników poszczególnych działów i zespołów.

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, godzinę rozpoczęcia pracy i jej zakończenia w danym dniu, który należy do wybranego okresu rozliczeniowego, podpis pracownika, a także podpis przełożonego, który odpowiada za danego pracownika. Na liście obecności pracownika nie powinny się znaleźć dane wrażliwe, w tym dotyczące usprawiedliwiania nieobecności. Tego typu dane powinny się znaleźć nie na liście obecności, a w ewidencji czasu pracy, o prowadzeniu której dokładnie mówi Kodeks pracy.

Czy prowadzenie listy obecności jest obowiązkiem pracodawcy?

Obowiązek pracodawcy, wynikający bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy, polega na ewidencjonowaniu czasu pracy pracowników. Ważne jest jednak to, że prawo pracy nie nakłada konkretnego sposobu rejestrowania tego czasu przez pracodawcę. Oznacza to, że chociaż pracodawca jest zobowiązany do monitorowania godzin pracy, nie musi tego robić za pomocą tradycyjnej listy obecności. W mniejszych firmach może wystarczyć potwierdzenie ustne obecności pracownika, natomiast w większych przedsiębiorstwach wygodnym rozwiązaniem może być zastosowanie rejestracji czasu pracy online.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Nie należy utożsamiać listy obecności z ewidencją czasu pracy, gdyż formalnie są to dwa różne dokumenty. Co je różni?

Ewidencja czasu pracy to kompleksowy zapis wszystkich informacji dotyczących czasu, jaki pracownik spędzał, wykonując swoje obowiązki służbowe. Ewidencja czasu pracy zawiera także notatki o dniach, kiedy pracownik nie pracował ze wskazaniem przyczyny takiej nieobecności, zarówno usprawiedliwionej, jak i nieusprawiedliwionej. Do tego rodzaju dokumentacji dołącza się wszelkie formalne wnioski pracowników, zwolnienia lekarskie oraz inne dokumenty związane z historią zatrudnienia. Łatwo zauważyć, że ta pełna ewidencja zawiera wiele poufnych danych, które nie powinny znaleźć się na zwykłych listach obecności. Tymczasem lista obecności powinna zawierać tylko niezbędne informacje umożliwiające sprawdzenie zgodności czasu pracy z harmonogramem, a także rejestrację wszelkich odstępstw od niego i ustalenie, ile faktycznie godzin dany pracownik przepracował. Lista obecności jest więc jedynie narzędziem, które pomaga w ewidencjonowaniu czasu pracy, prezentując jedynie kluczowe dane niezbędne do monitorowania czasu pracy pracowników.

Podsumowując, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie musi robić tego, w oparciu o listę obecności. Warto jednak zauważyć, że lista obecności w pracy jest bardzo pomocnym narzędziem.

Czy warto prowadzić papierową listę obecności?

Papierowe listy obecności to coś, co jest dobrze znane większości pracowników, szczególnie tych, którzy pracują w małych firmach. W internecie można znaleźć niejeden darmowy wzór listy obecności w formacie PDF, tak aby z łatwością go wydrukować i wykorzystać w codziennej praktyce. Bez wątpienia taka lista obecności w formie papierowej jest łatwa w użytkowaniu i przyjazna, szczególnie dla osób, które nie są zaznajomione z bardziej zaawansowanymi technologiami. Zaletą takiego rozwiązania jest też fakt, że papierowa dokumentacja jest całkowicie niezależna od współczesnych technologii. Niestety, choć generowanie listy obecności i jej późniejsze uzupełnianie jest łatwe, to korzystanie z papierowej dokumentacji pracowniczej nie jest pozbawione wad i ograniczeń.

Zbierając podpisy na papierowej liście obecności, musimy liczyć się z ryzykiem błędów, a także ewentualnych prób manipulacji danymi. Ręcznie wypełniana lista obecności pracownika może też łatwo ulec uszkodzeniu lub zagubieniu, a jej odtworzenie w takim przypadku jest bardzo trudne. Nie można również pominąć faktu, że zebrane w ten sposób dane są trudne w późniejszej analizie i nie można na bieżąco wprowadzać aktualizacji danych. Oczywiście problematyczne jest też przechowywanie papierowej dokumentacji.

Alternatywa dla drukowanych list obecności

Nie da się ukryć, że niedogodności i ryzyka związane z prowadzeniem tradycyjnej, papierowej listy obecności przeważają nad jej zaletami. Na szczęście istnieje wiele rozwiązań, które eliminują te niedostatki. Automatyzacja procesu śledzenia czasu pracy i obecności pracowników w zakładzie pracy znacznie usprawnia kontrolowanie pracowników, a także przetwarzanie związanych z tym danych.

Wbrew pozorom dostępne rozwiązania są łatwe we wdrożeniu i obsłudze, a do tego nie muszą wymagać inwestowania dużych zasobów finansowych. Podpis pracownika może być zastąpiony potwierdzeniem obecności pracownika nawet z pomocą zwykłego smartfona z odpowiednią aplikacją, która precyzyjnie zapisze godzinę rozpoczęcia pracy i zakończenia pracy, a także inne dane, zgodnie z potrzebami pracodawcy.

Lista obecności w formie elektronicznej pozwala wydajnie chronić dane osobowe, pomaga w czuwaniu nad zgodnością rzeczywistego czasu pracy z harmonogramem, a także z przepisami wynikającymi z Kodeksu pracy. Zgromadzone w niej dane są też jednym z ważniejszych elementów w ewidencjonowaniu czasu pracy, której obowiązek prowadzenia wynika z przepisów prawa pracy i polityki socjalnej.