Część przedsiębiorców, którzy inwestują w innowacje lub badania, może korzystać z preferencji podatkowych – ulgi B+R, ulgi na innowacyjnych pracowników czy IP Box. W każdej z tych ulg kluczową rolę odgrywa dokumentowanie czasu pracy. Ministerstwo Finansów podkreśla, że gdy pracownicy wykonują zarówno prace badawczo‑rozwojowe, jak i inne obowiązki, należy ustalić tę część wynagrodzenia, która dotyczy wyłącznie B+R. Aby to zrobić, niezbędna jest ewidencja czasu poświęconego na poszczególne zadania. Brak rzetelnej dokumentacji może spowodować utratę prawa do preferencji lub konieczność zwrotu już odliczonych kwot. Jakie więc obowiązki w zakresie ewidencji czasu pracy wynikają z zapisów Kodeksu pracy? Czym różni się ewidencja zadań od tradycyjnego systemu rejestracji czasu pracy (RCP) oraz jak prowadzić dokumentację, aby móc bezpiecznie skorzystać z ulg podatkowych?
Dlaczego dokumentowanie czasu pracy jest ważne dla ulg podatkowych?
Ulga badawczo‑rozwojowa umożliwia odliczenie od podstawy opodatkowania części kosztów wynagrodzeń i składek ZUS pracowników zaangażowanych w projekty B+R. Z kolei ulga na innowacyjnych pracowników pozwala na obniżenie zaliczek na PIT pobieranych od wynagrodzeń osób, które co najmniej połowę czasu pracy przeznaczają na działalność badawczo‑rozwojową. Natomiast w ramach IP Box możliwe jest opodatkowanie dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej preferencyjną 5-procentową stawką PIT lub CIT.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów koszty kwalifikowane obejmują wynagrodzenia i składki tylko w tej części, która odpowiada czasowi przeznaczonemu na działalności badawczo‑rozwojowej względem całkowitego czasu pracy pracownika. Jeżeli osoba jednocześnie realizuje obowiązki niewiązane z B+R, odpowiednie proporcje należy wykazać na podstawie prowadzonej ewidencji.
Wskazówki ministerstwa i ekspertów podatkowych sugerują, że ewidencja czasu poświęconego działalności B+R powinna być prowadzona na bieżąco, najlepiej w ujęciu miesięcznym. Dokumentacja musi identyfikować pracownika, projekt B+R, opis czynności i liczbę godzin przeznaczonych na projekt. W przypadku ulgi IP Box, w objaśnieniach Ministerstwa Finansów przedstawiono przykładową kartę ewidencji czasu pracy - powinna ona zawierać opis projektu, datę rozpoczęcia i zakończenia, wykaz osób zaangażowanych oraz wykaz prac z przyporządkowaniem do konkretnych osób.
Dokumentowanie czasu pracy jest zatem kluczowe, ponieważ:
Pozwala udokumentować proporcję czasu pracy – tylko ten czas można rozliczyć w kosztach kwalifikowanych.
Ułatwia sporządzenie dziennika prac B+R – podstawowego dokumentu uzupełniającego ewidencję, w którym opisuje się projekty, harmonogram działań, osoby zaangażowane oraz koszty.
Pozwala udowodnić przed organem skarbowym, że pracownik poświęca co najmniej 50 % czasu na działalność B+R, co jest warunkiem ulgi na innowacyjnych pracowników.
Chroni przed zarzutem nierzetelności – brak ewidencji może skutkować odrzuceniem ulgi, korektą zeznań i odsetkami.
Ewidencja czasu pracy – obowiązki pracodawcy i elementy ewidencji
Każdy pracodawca w Polsce jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy. Szczegółowe wymogi określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. Zgodnie z § 6 tego aktu ewidencja czasu pracy musi zawierać informacje m.in. o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbie godzin nadliczbowych,
dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru z podaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności,
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności.
Ponadto pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat po zakończeniu stosunku pracy (lub 50 lat w szczególnych przypadkach). Nieprowadzenie ewidencji jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł.
W przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, ewidencja jest uproszczona – nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale wciąż należy odnotowywać dni wolne, rodzaje i wymiary zwolnień od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Taki system sprawdza się, gdy praca jest rozliczana poprzez wykonanie konkretnych zadań, a nie poprzez liczbę przepracowanych godzin; pracownik sam organizuje czas pracy i nie ma obowiązku podpisywania listy obecności.
Ewidencja zadań w zadaniowym systemie czasu pracy
W systemie zadaniowym pracownik jest rozliczany z wykonania powierzonych zadań w określonym terminie, a nie z liczby godzin. Ewidencja nie musi więc wskazywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, powinna jednak wykazywać:
informacje o urlopach, delegacjach oraz innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecnościach;
dane pozwalające na zapewnienie pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych;
dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz podstawę ich udzielenia;
Ewidencja zadań jest często wykorzystywana w kontekście ulg podatkowych, ponieważ pozwala przyporządkować czas pracy do konkretnych projektów. W przypadku B+R zaleca się, aby dla każdego projektu prowadzono kartę z opisem prac, datami realizacji, osobami zaangażowanymi oraz liczbą godzin. Takie zestawienie – nazywane dziennikiem prac B+R – stanowi podstawę do ustalenia proporcji kosztów pracowniczych kwalifikowanych do ulgi.
Rejestracja Czasu Pracy (tradycyjny RCP)
System RCP to elektroniczna rejestracja wejść i wyjść pracowników (np. poprzez karty zbliżeniowe czy aplikację mobilną). Takie rozwiązania automatycznie zapisują godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw, dzięki czemu ułatwiają sporządzenie ewidencji i naliczanie wynagrodzeń. Systemy RCP pozwalają także uwzględniać nadgodziny, dyżury, delegacje oraz wszelkie nieobecności. Pracownik nie musi ręcznie uzupełniać godziny rozpoczęcia czy zakończenia pracy, a dane są bezpiecznie przechowywane w formie elektronicznej, co ułatwia przechowywanie ewidencji przez wymagany okres.
RCP jest szczególnie przydatny w przedsiębiorstwach, w których pracownicy mają stałe harmonogramy lub pracują w różnych lokalizacjach. System automatycznie zlicza czas pracy, przerwy i nadgodziny oraz generuje raporty do systemów kadrowo‑płacowych. Dane z RCP mogą również posłużyć jako dowód prawidłowego naliczenia wynagrodzeń i ułatwić kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.
Porównanie ewidencji zadań i tradycyjnego RCP
Jak prowadzić dokumentację prac na potrzeby ulg podatkowych - praktyczne wskazówki
Aby bezpiecznie skorzystać z ulg podatkowych, przedsiębiorcy powinni zastosować następujące praktyki:
Wybierz odpowiednie narzędzie – korzystaj z programu pozwalającego rejestrować czasu pracy (RCP), jak i przypisywanie czasu do konkretnych zadań lub projektów. Wiele systemów (np. w tym inEwi) pozwala łączyć obie funkcje.
Ustal zakres projektów kwalifikowanych – zidentyfikuj zadania, które spełniają definicję działalności badawczo‑rozwojowej w ustawach PIT i CIT. Tylko czas przepracowany przy tych projektach może być ujęty w kosztach kwalifikowanych.
Prowadź kartę ewidencji zadań dla każdego projektu – karta powinna zawierać opis projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia, wykaz osób zaangażowanych oraz liczbę godzin przypadających na poszczególne zadania. Aktualizuj ją na bieżąco (np. raz w miesiącu) i zbieraj potwierdzenia od pracowników.
Dokumentuj czas pracy pracowników mieszanych – jeżeli pracownik wykonuje zadania B+R i inne obowiązki, wpisuj w ewidencję zadań liczbę godzin przeznaczonych na każdy rodzaj pracy. Dzięki temu proporcja wynagrodzenia kwalifikowanego do ulgi będzie prawidłowo ustalona.
Zachowaj pełną ewidencję RCP – wprowadzenie ewidencji zadań nie zwalnia z obowiązku prowadzenia klasycznej ewidencji czasu pracy. Dane z rejestratora czasu pracy będą potrzebne do weryfikacji liczby godzin, nadgodzin, dyżurów i przerw oraz do ustalenia minimalnych odpoczynków.
Regularnie archiwizuj dokumentację – przechowuj ewidencję papierową lub elektroniczną po ustaniu stosunku pracy.
Dokumentowanie czasu pracy jest najważniejszym obowiązkiem dla przedsiębiorców korzystających z ulg podatkowych związanych z badaniami i rozwojem (B+R), IP Box oraz innowacyjnymi pracownikami. Jak to często bywa w toku prowadzonych postępowań z organami skarbowymi, kluczowym jest tutaj zadbanie o odpowiednie dokumentowanie kosztów i czasu poświęcanego na realizację danych projektów.
Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy pozwala precyzyjnie przypisać czas poświęcony na działalność B+R, co jest niezb ędne do obniżenia podstawy opodatkowania lub skorzystania z preferencyjnych stawek PIT/CIT. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ewidencja powinna obejmować szczegółowe informacje dotyczące projektów, osób zaangażowanych oraz liczby godzin poświęconych na każdy projekt. To oznacza, że standardowa ewidencja RCP, czy też ewidencja zadań dla osób pracujących w systemie nie będą wystarczające dla udowodnienia przed Organem podatkowym rzetelnego prowadzenia ewidencji kosztów pod ulgi.
Konsekwencje nieprawidłowych rozliczeń w zakresie skorzystania z ulg mogą prowadzić do konieczności nadpłacenia podatku dochodowego wraz z odsetkami, jak i dalszych działań ze strony organów skarbowych w zakresie odpowiedzialności karnoskarbowej.
Przedsiębiorcy powinni także pamiętać, że organy skarbowe mają pięcioletni okres na weryfikację prawidłowości stosowania ulg, co oznacza konieczność starannego przechowywania dokumentacji przez ten czas. Należy także regularnie archiwizować dokumentację, by móc ją zweryfikować w razie potrzeby.
Korzyści z elektronicznej rejestracji czasu pracy
Tradycyjne listy obecności i papierowe ewidencje są coraz częściej zastępowane przez systemy RCP i narzędzia do elektronicznej ewidencji czasu pracy. Taki system zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawa pracy, lecz także:
Dokładność i automatyzację – systemy RCP rejestrują wejścia i wyjścia pracowników w czasie rzeczywistym, uwzględniają przerwy i nadgodziny. Dzięki temu minimalizuje błędy wynikające z ręcznego wypełniania kart i pozbywasz się zbędnej papierologii.
Integrację z systemami kadrowo‑płacowymi – dane z RCP mogą być bezpośrednio importowane do systemu kadrowo‑płacowego, co przyspiesza naliczanie wynagrodzeń i ogranicza ryzyko pomyłek.
Oszczędność czasu i kontrolę kosztów – automatyczne raporty z rejestratorów pozwalają analizować wydajność, planować grafiki pracy i przewidywać koszty nadgodzin.
Bezpieczeństwo danych i łatwość archiwizacji – elektroniczne ewidencje można łatwo kopiować i przechowywać, co ułatwia spełnienie obowiązku przechowywania dokumentów.
inEwi wspiera prowadzenie ewidencji czasu pracy na potrzeby ulg podatkowych
Jeśli zależy Ci na sprawnym dokumentowaniu czasu pracy na potrzeby ulg podatkowych – zarówno w tradycyjnej formie RCP, jak i przy rozliczaniu czasu poświęconego na konkretne zadania – inEwi oferuje pełen zestaw funkcji dostosowanych do tych wymagań. System umożliwia nie tylko rejestrację wejść i wyjść pracowników (klasyczny RCP), ale również prowadzenie ewidencji zadań w podziale na projekty. Dzięki temu możesz precyzyjnie przypisać liczbę godzin do konkretnych aktywności badawczo‑rozwojowych, co jest niezbędne przy korzystaniu z ulgi B+R czy IP Box. inEwi sprawdzi się zarówno w firmach produkcyjnych, jak i technologicznych – wszędzie tam, gdzie liczy się dokładność i zgodność z wymogami dokumentacyjnymi.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj prowadzenie ewidencji czasu pracy na potrzeby dokumentacji dla ulg podatkowych.
Dowiedz się więcejDokumentacja czasu pracy a ulgi podatkowe - najczęstsze błędy i ryzyka
W praktyce przedsiębiorcy popełniają kilka powtarzających się błędów przy dokumentowaniu czasu pracy na potrzeby ulg podatkowych. Należą do nich:
Brak wyodrębnienia czasu dla projektów B+R – korzystanie wyłącznie z danych RCP nie wystarcza, bo nie pozwala ustalić, ile godzin pracownik poświęcił na prace kwalifikowane. W rezultacie podatnik może błędnie rozliczyć ulgę lub zostać zmuszony do zwrotu korzyści finansowych.
Nieregularne uzupełnianie ewidencji zadań – spóźnione lub zbiorcze wpisy utrudniają weryfikację i podważają rzetelność dokumentacji. Ministerstwo Finansów zaleca prowadzenie ewidencji w ujęciu miesięcznym.
Niewystarczająca szczegółowość – ewidencja powinna identyfikować pracownika, projekt, opis czynności i liczbę godzin; ogólne zapisy (np. „prace badawcze”) mogą nie przekonać organu podatkowego.
Brak powiązania ewidencji z dokumentacją kosztową – karta zadań musi być zgodna z rejestrami finansowymi i fakturami, np. koszty zakupu materiałów B+R powinny być przypisane do konkretnych projektów.
Nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy – prowadzenie ewidencji zadań nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania nadgodzin, dyżurów czy dni wolnych. Niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywną.
Podsumowanie
Dla przedsiębiorców planujących skorzystać z ulg podatkowych związanych z innowacjami, prawidłowe dokumentowanie czasu pracy jest obowiązkiem, a jednocześnie inwestycją w bezpieczeństwo podatkowe. Tradycyjny system RCP pozwala w sposób automatyczny rejestrować godziny pracy, nadgodziny i przerwy oraz dostarcza dane do naliczania wynagrodzeń. Często też zapewnia zgodność ewidencji czasu pracy z prawem pracy. Jednak aby móc w pełni wykorzystać preferencje podatkowe, same karty ewidencji czasu pracy nie wystarczą — potrzebna jest także ewidencja zadań, czyli karta projektowa, w której pracownik lub zespół zapisuje, co robił i ile godzin przeznaczył na dany projekt.
Tylko rzetelne prowadzona rejestracji czasu pracy i ewidencji czasu pracy zgodnej z wymaganiami prawa pracy i wskazówkami ministerstwa, pozwala na bezpieczne odliczenie kosztów pracowniczych w ramach ulgi B+R, IP Box czy ulgi na innowacyjnych pracowników. Warto wdrożyć narzędzia IT łączące ewidencję obecności pracowników z ewidencją projektową, aby ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić rozliczenia i skutecznie obniżyć należności podatkowe.
Artykuł powstał we współpracy z Kancelarią Prawną Sawaryn i Partnerzy.
KUP 50 – jak stosować 50% koszty uzyskania przychodu dla twórców?
Kto i kiedy może stosować 50% kosztu uzyskania przychodu? Sprawdź, jak działa ten mechnizm podatkowy.
Jak otrzymać dofinansowanie z urzędu pracy w 2025 roku?
💰 Ponad 50 tys. zł - od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe zasady przyznawania dofinansowania z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej!
