Nienormowany czas pracy a nadgodziny - czy są możliwe?

Nienormowany czas pracy – zwany potocznie zadaniowym systemem czasu pracy – daje pracodawcom i pracownikom dużą elastyczność. Pracownik sam ustala, kiedy wykona powierzone mu zadania, ale nie oznacza to dowolności ani braku obowiązków po stronie pracodawcy. Właściwe wprowadzenie tego systemu wymaga poszanowania norm czasu pracy, ustalenia realnego zakresu zadań i prowadzenia odpowiedniej ewidencji. W przeciwnym wypadku nienormowany czas pracy zamienia się w nieodpłatne nadgodziny.

Najważniejsze informacje

1. Nienormowany czas pracy to zadaniowy system, który można stosować tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania zadań.

2. Pomimo braku stałego grafiku obowiązują normy czasu pracy.

3. Zadaniowy system przeznaczony jest głównie dla pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy, kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych specjalistów i handlowców, którzy wykonują obowiązki poza zakładem pracy.

4. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w zadaniowym systemie czasu pracy.

Definicja i podstawy prawne nienormowanego czasu pracy w Kodeksie pracy

Pojęcie czasu pracy określa art. 128 Kodeksu pracy. Czas pracy to okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wskazanym do wykonywania obowiązków. Normy czasu pracy reguluje art. 129: czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym. Pracownik ma też prawo do minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin tygodniowego odpoczynku.

Nienormowany czas pracy, nazywany zadaniowym systemem czasu pracy, został uregulowany w art. 140 Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje, że w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy można stosować system zadaniowy. Po porozumieniu z pracownikiem pracodawca ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, biorąc pod uwagę wymiar czasu pracy wynikający z norm. Oznacza to, że chociaż nie ma ścisłego grafiku, planowana praca nadal powinna mieścić się w granicach 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu.

Warunki stosowania nienormowanego czasu pracy

Zadaniowy system czasu pracy można wprowadzić, gdy natura pracy uniemożliwia precyzyjne określenie czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań lub gdy praca zależy od czynników zewnętrznych. Przykładami są przedstawiciele handlowi, architekci, programiści, dziennikarze czy serwisanci, którzy wykonują większość obowiązków w terenie lub zdalnie. System ten obejmuje również wyższą kadrę menedżerską – osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych.

Aby zastosować system nienormowanego czas pracy, nie wystarczy nazwa stanowiska. Konieczna jest faktyczna samodzielność i możliwość decydowania o sposobie wykonania zadań. Stanowiska wymagające stałej obecności w określonych godzinach lub ścisłej koordynacji z innymi osobami (np. kasjerzy, operatorzy maszyn) nie nadają się do zadaniowego systemu czasu pracy.

Przed wprowadzeniem systemu pracodawca powinien ocenić, czy charakter pracy rzeczywiście uzasadnia odstąpienie od normatywnego grafiku. Wymaga to uzgodnienia z pracownikiem listy zadań, ustalenia czasu potrzebnego do ich wykonania oraz określenia sposobu zgłaszania ewentualnych nieobecności. Najbezpieczniej jest ująć te elementy w umowie o pracę lub aneksie, a w większych zakładach – w regulaminie pracy czy układzie zbiorowym.

Obowiązki pracodawcy i pracownika w zadaniowym czasie pracy

Wprowadzenie zadaniowego systemu nie zwalnia pracodawcy z obowiązku planowania zadań w taki sposób, aby można je było wykonać w normalnym czasie pracy. Jeżeli powierzone obowiązki są zbyt szerokie lub zła organizacja powoduje przekraczanie norm, powstaje praca w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, zlecenie zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy jest równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w nadgodzinach, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wraz z dodatkiem.

Pracodawca nie może wykorzystać nienormowanego czasu pracy jako pretekstu do unikania wynagradzania za nadgodziny. Jeżeli pracownik w systemie zadaniowym przekracza normy, to należy ustalić, czy powierzone zadania były możliwe do wykonania w ramach tych norm.

Z perspektywy pracownika nienormowany czas pracy wymaga dobrej samoorganizacji i rzetelnej komunikacji z przełożonym. Pracownik powinien informować o postępach, korzystać z przysługujących mu urlopów i przerw oraz dbać o zachowanie minimalnych okresów odpoczynku.

Nienormowany czas pracy a nadgodziny

Nadgodziny to praca ponad obowiązujące normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu wynikający z systemu i rozkładu pracy. W zadaniowym systemie nadgodziny występują, gdy ilość zadań wymusza przekraczanie limitów 8/40 godzin. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie lub czas wolny, tak jak w klasycznym systemie czasu pracy.

Osobną kategorię stanowią pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Zgodnie z art. 151^4 §1 Kodeksu pracy wykonują oni - w razie konieczności - pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do wynagrodzenia ani dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Wyjątek stanowi praca w niedzielę lub święto – za takie nadgodziny kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych przysługuje dzień wolny albo, gdy go nie otrzymali, wynagrodzenie z dodatkiem 100%.

Pracodawcy nie mogą zlecać stałej pracy w godzinach nadliczbowych osobom na stanowiskach kierowniczych. W orzecznictwie podkreśla się, że rozwiązania organizacyjne, które z założenia wymagają stałego przekraczania norm, naruszają przepisy i mogą skutkować roszczeniami o wypłatę dodatków.

Ewidencja czasu pracy i narzędzia wspierające

Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy oraz pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie ewidencjonuje się poszczególnych godzin. Nie oznacza to jednak braku dokumentacji – pracodawca powinien prowadzić uproszczoną ewidencję, w której odnotowuje m.in. urlopy, zwolnienia lekarskie, dyżury i inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności.

W praktyce warto korzystać z narzędzi usprawniających rejestrację zadań i absencji. System inEwi umożliwia m.in. tworzenie grafików pracy, rejestrowanie nieobecności i prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy. Dzięki temu pracodawca może łatwo udokumentować realizację zadań i udowodnić, że powierzone obowiązki mieściły się w normach, a pracownik zyskuje przejrzystość i dostęp do swoich danych.

Przykład praktyczny

Przedstawiciel handlowy zatrudniony w systemie zadaniowym otrzymuje miesięczną listę klientów do odwiedzenia. Pracodawca ustalił, że wykonanie wszystkich wizyt i raportów wymaga około 160 godzin pracy w miesiącu (średnio 40 godzin tygodniowo). Pracownik sam organizuje swoje spotkania, jednak musi zrealizować zadania w ustalonym terminie, zachowując prawo do 11‑godzinnego odpoczynku dobowego i 35‑godzinnego odpoczynku w tygodniu. Jeżeli w danym tygodniu ilość zadań okazuje się większa (np. z powodu awarii samochodu), zadania są przesuwane na kolejne tygodnie albo zakres obowiązków jest korygowany. Gdyby pracodawca zlecał permanentnie większą liczbę wizyt niż można wykonać w normie 40 godzin, pracownik nabyłby prawo do nadgodzin.

Zalety i ryzyka nienormowanego czasu pracy

Zadaniowy system daje elastyczność i możliwość dopasowania czasu pracy do charakteru zadań. Ułatwia to łączenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym, zwiększa samodzielność i może poprawić efektywność. Dla pracodawcy oznacza zmniejszenie formalności związanych z ewidencjonowaniem godzin i koncentrację na rezultatach. Nie jest jednak wolny od zagrożeń: zbyt duża liczba zadań może prowadzić do nieodpłatnych nadgodzin, trudności w zachowaniu równowagi między pracą a życiem prywatnym i ryzyka nadużyć ze strony pracowników (np. przedłużanie realizacji zadań). Dlatego przed wprowadzeniem nienormowanego czasu pracy należy dokładnie przeanalizować charakter stanowisk, ustalić realny zakres obowiązków i wdrożyć narzędzia kontrolne.

Podsumowanie

Nienormowany czas pracy jest narzędziem pozwalającym dostosować organizację pracy do specyficznych zadań i zmiennych warunków rynkowych. Może być stosowany tylko w sytuacjach uzasadnionych charakterem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania. Mimo braku sztywnego grafiku obowiązują podstawowe normy – 8 godzin na dobę, 40 godzin tygodniowo oraz minimalne okresy odpoczynku. Zadania powierzane pracownikowi powinny być możliwe do wykonania w tych ramach, a ich przekroczenie rodzi prawo do nadgodzin (z wyjątkiem kierownictwa). Prawidłowo wprowadzony system wymaga porozumienia stron, jasnego określenia zadań, prowadzenia uproszczonej ewidencji oraz korzystania z narzędzi wspierających, takich jak inEwi. Dzięki temu pracodawca może elastycznie zarządzać czasem pracy, nie łamiąc przepisów, a pracownik zyskuje większą autonomię przy zachowaniu swoich praw.