Nienormowany czas pracy – na czym polega ten system?

Nienormowany czas pracy kojarzy się z pełną swobodą – bez sztywnego grafiku czy obowiązku „odbicia" się na czytniku. W rzeczywistości jest to rozwiązanie przewidziane przez Kodeks pracy tylko w określonych sytuacjach. Nienormowany czas pracy odnosi się więc do systemu czasu pracy, w którym pracownik może dostosować godziny pracy do realizacji powierzonych zadań, zachowując wymiar czasu pracy wynikający z umowy. Elastyczność ta nie oznacza dowolności – obowiązują nadal normy określone w Kodeksie pracy. Podstawowa zasada pozostaje niezmienna: czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Kto więc może z niego skorzystać? Jak go wprowadzić i jakie obowiązki wiążą się z tym systemem dla pracodawcy i pracownika?

Najważniejsze informacje

1. Nienormowany czas pracy to potoczna nazwa zadaniowego systemu czasu pracy. Można go stosować tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca i pracownik wspólnie ustalają czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań.

2. Normy czasu pracy nadal obowiązują. Mimo braku harmonogramu, nadal obowiązuje limit 8 godzin pracy na dobę i 40 godzin w tygodniu, a pracownik musi otrzymać co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz 35 godzin tygodniowego odpoczynku.

3. Z rozwiązania korzystają głównie osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, przedstawiciele handlowi, specjaliści i pracownicy kreatywni.

4. W zadaniowym systemie pracy nie prowadzi się szczegółowej ewidencji godzin, ale pracodawca jest zobowiązany do rejestracji urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności.

Czym jest nienormowany czas pracy?

Czas pracy zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podstawowy system to 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Nienormowany czas pracy to popularne określenie zadaniowego systemu czasu pracy. Pozwala odejść od sztywnego rozkładu godzin, nie zwalnia jednak z przestrzegania ogólnych przepisów dotyczących norm czasu pracy oraz minimalnych okresów odpoczynku. Oznacza to, że czas pracy nadal nie może przekraczać 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu. Tygodniowy rozkład pracy powinien przewidywać przeciętnie pięć dni pracy. Każdy pracownik (z wyjątkami wskazanymi w art. 132 §2 KP m.in. pracownicy zarządzający i akcje ratownicze) ma również prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i 35 godzin odpoczynku w tygodniu. Okres rozliczeniowy może być przedłużony do 12 miesięcy tylko w uzasadnionych przypadkach.

Ustawodawca wyraźnie zaznacza, że wprowadzenie nienormowanego czasu pracy nie może być pretekstem do omijania obowiązku wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych czy pracy w nocy.

Kto i kiedy może pracować w nienormowanym czasie?

Nienormowany system pracy stosuje się tam, gdzie trudno jest zaplanować konkretny rozkład godzin lub praca w dużej mierze zależy od zewnętrznych czynników. Dotyczy on przede wszystkim osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. W praktyce obejmuje też inne samodzielne stanowiska, np.:

• przedstawicieli handlowych i doradców, którzy większość czasu spędzają w terenie,

• pracowników kreatywnych, takich jak programiści, graficy, copywriterzy czy architekci,

• specjalistów i ekspertów (audytorzy, główni księgowi), których praca jest zadaniowa,

• wyższą kadrę menedżerską, która organizuje pracę zespołu i sama decyduje o porach pracy.

Nie każdy rodzaj pracy nadaje się do tego systemu. Nienormowany czas pracy nie jest dobrym rozwiązaniem dla stanowisk wymagających pracy zmianowej, stałej obecności w określonych godzinach (np. kasjerzy, operatorzy maszyn) ani zadań, które wymagają ścisłej koordynacji z innymi pracownikami. Warunkiem jest też realna samodzielność – sam tytuł „kierownika" nie przesądza o prawie do nienormowanego czasu pracy. Aby pracownik był uznany za kierownika w rozumieniu przepisów o czasie pracy, musi mu podlegać grupa pracowników i mieć uprawnienia do wydawania im poleceń.

Kiedy można wprowadzić nienormowany czas pracy?

System zadaniowy można wprowadzić, gdy:

• rodzaj pracy nie pozwala na precyzyjne określenie początku i końca zadań (np. praca terenowa, udział w akcjach ratowniczych),

• organizacja pracy wymaga elastyczności – na przykład w projektach albo wtedy, gdy harmonogram zależy od potrzeb klienta,

• miejsce wykonywania wymaga przemieszczania się pomiędzy różnymi lokalizacjami, jak w przypadku handlowców czy serwisantów.

W każdym z tych przypadków pracodawca musi ustalić z pracownikiem listę zadań do wykonania w danym okresie oraz czas niezbędny do ich realizacji. Zadania powinny być na tyle precyzyjne, by umożliwiały weryfikację ich wykonania i nie prowadziły do systematycznego przekraczania norm czasu pracy.

Jak wprowadzić nienormowany czas pracy w firmie?

System zadaniowego czasu pracy (tzw. nienormowanego) wprowadza się na poziomie zakładu pracy w trybie określonym w art. 150 § 1 Kodeksu pracy – w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo, gdy pracodawca nie jest objęty układem i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu, w obwieszczeniu.

Dopiero po jego wprowadzeniu pracodawca, zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy, ustala z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając obowiązujące normy (art. 129 KP).

Dla celów dowodowych i organizacyjnych najbezpieczniej jest dodatkowo zawrzeć w umowie o pracę lub w aneksie zapisy precyzujące:

• uzasadnienie zastosowania systemu (np. charakter pracy wymagający mobilności),

• listę powierzonych zadań i oczekiwane rezultaty w danym okresie rozliczeniowym,

• sposób ustalania czasu potrzebnego do realizacji zadań,

• zasady ewidencjonowania nieobecności i urlopów,

• reguły rozliczania nadgodzin oraz usprawiedliwionych nieobecności.

W razie sporu to pracodawca musi wykazać, że powierzony zakres obowiązków mógł być wykonany w granicach norm czasu pracy. Dlatego rzetelna dokumentacja i prawidłowe wprowadzenie systemu chronią przed odpowiedzialnością i sankcjami Państwowej Inspekcji Pracy.

Ewidencja czasu pracy w systemie nienormowanym

W nienormowanym czasie pracy nie prowadzi się szczegółowej ewidencji godzinowej. Pracodawca ma jednak obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję, w której zaznacza urlopy, zwolnienia lekarskie i inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. W praktyce często ewidencjonowane są również dni pracy, dla większej przejrzystości prowadzonej ewidencji.

Choć przepisy nie wymagają rejestrowania konkretnych godzin, wielu ekspertów zaleca, aby pracownik prowadził prywatną ewidencję czasu spędzonego na zadaniach. Może to ułatwić dochodzenie roszczeń w razie sporu o nadgodziny.

Nadgodziny i wynagrodzenie w nienormowanym czasie pracy

Zadania powierzone pracownikowi muszą być tak określone, aby mogły być wykonane w normalnym czasie pracy. Jeżeli zbyt duże obciążenie zadaniami powoduje, że pracownik musi systematycznie pracować dłużej niż 8 godzin na dobę, mamy do czynienia z pracą nadliczbową. Pracownik w systemie zadaniowym zachowuje prawo do rekompensaty za nadgodziny, jeżeli zadania są nierealistyczne lub źle zorganizowane.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie może narzucać zadań przekraczających normy, z góry licząc na to, że nienormowany czas pracy zwalnia go z obowiązku wypłaty dodatku za nadgodziny. Jeżeli zadania były możliwe do wykonania w ramach norm, ale pracownik przekroczył je z własnej winy, nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. W razie wątpliwości ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy – powinien on wykazać, że zlecone zadania były realistyczne.

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do wynagrodzenia za nadgodziny. Wyjątkiem są - u kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych - godziny nadliczbowe w niedzielę lub święto. W takiej sytuacji przysługuje im dzień wolny, a jeżeli go nie otrzymają, mają prawo do wynagrodzenia z dodatkiem 100%.

Wszystkie pozostałe osoby zatrudnione w systemie nienormowanego czasu pracy zachowują prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli nie mogą wykonać zleconych zadań w normalnym czasie pracy.

Zalety i zagrożenia nienormowanego czasu pracy

Prawidłowo wdrożony nienormowany czas pracy może przynieść obu stronom korzyści, jednak wiąże się także z ryzykami. Najważniejsze z nich:

Zalety:

• Elastyczność i efektywność – pracownik może samodzielnie ustalać i dostosować godziny pracy do indywidualnych preferencji, co ułatwia łączenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym i zwiększa satysfakcję.

• Brak konieczności ewidencjonowania godzin – uproszczona ewidencja zmniejsza formalności po stronie pracodawcy.

• Większe zaufanie i odpowiedzialność – system opiera się na rezultatach, co może zwiększać zaangażowanie pracowników.

Zagrożenia:

• Ryzyko nadużyć ze strony pracodawcy – zbyt duża liczba zadań lub niejasne wymagania mogą prowadzić do nieodpłatnych nadgodzin.

• Trudności w oddzieleniu pracy od życia prywatnego – brak wyraźnych ram czasowych może powodować wydłużanie dnia pracy i wypalenie zawodowe.

• Potencjał nadużyć ze strony pracownika – niektórzy mogą przeciągać wykonanie zadań lub wykorzystywać elastyczność do spraw prywatnych.

Świadomość tych plusów i minusów pozwala odpowiednio zaplanować wprowadzenie systemu oraz przygotować procedury zapobiegające nadużyciom.

Wskazówki dla pracodawców

1. Uzasadnij wybór systemu. Przed wprowadzeniem nienormowanego czasu pracy przeanalizuj, czy charakter wykonywanych zadań rzeczywiście uniemożliwia ustalenie grafiku.

2. Spisz zasady w dokumentach. Zawrzyj w umowie lub regulaminie szczegółowy opis zadań, okres rozliczeniowy, sposób ustalania czasu niezbędnego do ich realizacji i zasady zgłaszania nieobecności.

3. Ustal realistyczne zadania. Nie przekraczaj norm czasu pracy – weź pod uwagę urlopy, zwolnienia lekarskie i minimalne okresy odpoczynku.

4. Komunikuj oczekiwania i monitoruj postępy. Regularne spotkania i raporty z wykonanych zadań pomagają uniknąć nieporozumień; pamiętaj jednak, że oceniasz efekt, a nie czas spędzony przy biurku.

5. Dbaj o work-life balance. Zachęcaj pracowników do wyznaczania sobie godzin pracy i przerw. Pamiętaj, że ich dobowe i tygodniowe prawo do odpoczynku musi być respektowane.

6. Kontroluj nadużycia i gromadź dowody. W razie sporu obowiązek udowodnienia, że zadania były wykonalne, spoczywa na pracodawcy. Dlatego warto gromadzić dokumentację i ewentualnie korzystać z narzędzi do śledzenia postępów.

7. Korzystaj z nowoczesnych rozwiązań. Systemy do ewidencji czasu pracy i planowania zadań (np. elektroniczne grafiki pracy, aplikacje do śledzenia projektów) mogą pomóc w prawidłowym rozliczaniu nienormowanego systemu.

Z punktu widzenia pracodawcy stosowany system nienormowanego czasu pracy wymaga większego zaufania do pracowników i skupienia na wynikach pracy, a nie na kontroli każdej godziny. Dobrze zorganizowany proces pozwala kontrolować realizację powierzonych zadań bez konieczności kontrolowania czasu pracy, co sprzyja obu stronom.

Podsumowanie

Nienormowany czas pracy, w Kodeksie pracy nazywany zadaniowym systemem czasu pracy, jest narzędziem pozwalającym pracownikom na elastyczne dostosowanie godzin do charakteru zadań. Można go stosować tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania, a powierzone zadania muszą być możliwe do wykonania w ramach norm 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Wprowadzenie systemu wymaga rzetelnego planowania zadań i prowadzenia uproszczonej ewidencji. Mimo braku stałego grafiku obowiązują minimalne okresy odpoczynku, a nadgodziny, które wynikną z błędnego planowania, powinny zostać zrekompensowane. System ten najlepiej sprawdza się w przypadku kadry zarządzającej, przedstawicieli handlowych, pracowników kreatywnych i specjalistów, pod warunkiem że obie strony szanują zasady i wzajemne zaufanie.