Arkusz spisu z natury. Pobierz darmowy wzór.

Arkusz spisu z natury wzór powinien pozwalać na identyfikację firmy i spisywanych zapasów, a także określenie ich ilości, ceny oraz wartości. Dla przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów prawidłowo przygotowany druk spisu jest podstawą ustalenia różnicy remanentowej, która wpływa na dochód, podatek, a niekiedy również na składkę zdrowotną.

Materiał jest przeznaczony przede wszystkim dla właścicieli małych firm, księgowych i osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji. Wyjaśniamy, jak powinien wyglądać arkusz spisu z natury, kiedy należy sporządzić spis, co wpisać do tabeli, jak wycenić zapasy oraz czym remanent podatkowy różni się od inwentaryzacji prowadzonej na podstawie ustawy o rachunkowości. Artykuł uwzględnia stan prawny obowiązujący w październiku 2026 roku.

Najważniejsze informacje

1. Spis z natury na potrzeby PKPiR obejmuje wskazane w rozporządzeniu zapasy, a przy działalności kantorowej także niesprzedane wartości dewizowe oraz przy określonych działach specjalnych produkcji rolnej niezużyte materiały i zwierzęta według wymaganych kategorii.
2. Arkusz spisu z natury powinien zawierać imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwę firmy, datę sporządzenia spisu, kolejny numer pozycji, szczegółowe określenie składnika, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową w złotych i groszach, wartość pozycji, łączną wartość spisu, klauzulę końcową oraz podpis właściciela zakładu lub wspólników.
3. Spis z natury sporządza się na koniec roku podatkowego, a także w innych przypadkach określonych przepisami, między innymi na dzień rozpoczęcia lub likwidacji działalności oraz w razie zmiany wspólnika.
4. Środków trwałych nie ujmuje się w podatkowym remanencie PKPiR, ale mogą one podlegać inwentaryzacji według ustawy o rachunkowości albo zostać objęte likwidacyjnym spisem VAT.
5. Różnica między remanentem początkowym a końcowym wpływa na dochód przedsiębiorcy opodatkowanego według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

Czym jest arkusz spisu z natury?

Arkusz spisu z natury to dokument, w którym zapisuje się rzeczywisty stan zapasów ustalony poprzez ich przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Tabela w arkuszu służy do ewidencjonowania składników majątkowych objętych danym rodzajem inwentaryzacji. Zawarte w niej informacje powinny pozwalać na jednoznaczną identyfikację firmy, poszczególnych składników oraz dnia, na który ustalono ich stan.

Pojęcia „spis z natury” i „remanent” są często używane zamiennie. W praktyce należy jednak ustalić, z jakiego obowiązku wynika przeprowadzenie inwentaryzacji. Inny zakres ma remanent sporządzany przez podatnika prowadzącego PKPiR, inny spis bilansowy jednostki prowadzącej księgi rachunkowe, a jeszcze inny remanent likwidacyjny czynnego podatnika VAT.

Arkusz jest ważnym elementem dokumentacji księgowej. W przypadku PKPiR stanowi podstawę wpisania wartości remanentu do podatkowej księgi. W pełnej rachunkowości arkusze należą do dokumentacji inwentaryzacyjnej, na podstawie której porównuje się stan rzeczywisty z ewidencją i rozlicza stwierdzone różnice.

Arkusz spisu z natury – wzór do skopiowania

Przepisy dotyczące PKPiR nie narzucają konkretnego wzoru graficznego formularza. Określają jednak minimalny zakres danych, które musi zawierać spis z natury. W praktyce prawidłowo przygotowany arkusz składa się z trzech części: nagłówka, tabeli i zakończenia.

Wzór arkusza należy uzupełnić o pola pozwalające wskazać właściciela towarów obcych oraz pierwotną cenę jednostkową zakupu, cenę nabycia lub koszt wytworzenia, jeżeli dane te są wymagane w konkretnym spisie.

ARKUSZ SPISU Z NATURY

Zakończenie arkusza

Przepisy nie wskazują wprost, że tabela jest jedynym dopuszczalnym układem dokumentu, jednak taka forma najlepiej odpowiada zakresowi wymaganych informacji. Ułatwia również sprawdzenie obliczeń i wpisanie wartości spisu do księgi.

Co musi zawierać arkusz spisu?

W podatkowym arkuszu spisu z natury należy umieścić imię i nazwisko właściciela zakładu albo nazwę firmy oraz datę sporządzenia spisu. Składniki spisu należy szczegółowo określić w kolejnych pozycjach, jednak księgarnie i antykwariaty księgarskie mogą grupować wydawnictwa o jednakowej cenie na zasadach określonych w rozporządzeniu.

W tabeli wpisuje się ilość stwierdzoną podczas spisu, cenę za jednostkę miary podaną w złotych i groszach oraz wartość obliczoną przez pomnożenie ilości przez cenę jednostkową. W zakończeniu należy podać łączną wartość spisu i zamieścić klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”. Dokument podpisuje właściciel lub wspólnicy.

Od 1 stycznia 2026 roku rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nie wymienia osobno podpisów osób sporządzających spis. Taki wymóg znajdował się we wcześniejszych regulacjach. Przy inwentaryzacji zapasów według zasad rachunkowości arkusz podpisują członkowie zespołu spisowego oraz osoba odpowiedzialna za zapasy lub jej przedstawiciel, a jeżeli osoba odpowiedzialna nie uczestniczy w spisie, należy odnotować ten fakt w arkuszu.

Dane organizacyjne, takie jak numer pola spisowego, godzina rozpoczęcia i zakończenia czynności, rodzaj inwentaryzacji czy nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, nie należą do minimalnego katalogu informacji wymaganych w remanencie PKPiR. Warto je jednak dodać, jeśli zespoły spisowe pracują w kilku magazynach lub inwentaryzacja trwa dłużej niż jeden dzień.

Co obejmuje spis z natury dla celów podatku dochodowego?

Podatnik prowadzący PKPiR sporządza spis z natury w terminach określonych w § 20 rozporządzenia, z uwzględnieniem zachowanych w mocy indywidualnych zwolnień, o których mowa w § 24. Remanent obejmuje składniki będące własnością podatnika także wtedy, gdy w dniu sporządzania spisu znajdują się poza jego zakładem.

Towary obce znajdujące się w firmie również należy ująć w spisie, ale wyłącznie ilościowo i ze wskazaniem ich właściciela. Nie podlegają one wycenie ani nie zwiększają wartości remanentu przedsiębiorcy.

Podatkowy spis z natury nie obejmuje wyposażenia firmy ani środków trwałych. Składniki majątku spełniające warunki uznania za środki trwałe zasadniczo ujmuje się w ewidencji, z uwzględnieniem szczególnych zasad dotyczących składników o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł. Wyposażenia niezaliczonego do środków trwałych nie ujmuje się w tej ewidencji. Wartość zakupionego wyposażenia stanowiącą koszt uzyskania przychodów ujmuje się w kolumnie 15 PKPiR „Pozostałe wydatki”, natomiast kolumna 16 zawiera sumę wydatków wykazanych w kolumnach 14 i 15.

Środki trwałe jednostek objętych ustawą o rachunkowości podlegają inwentaryzacji zgodnie z jej zasadami, przy czym metoda inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika i warunków określonych w ustawie. Mogą również znaleźć się w remanencie likwidacyjnym VAT, jeżeli zostały spełnione przesłanki przewidziane w ustawie o VAT.

Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?

Podatnik prowadzący PKPiR ma obowiązek sporządzić spis na 1 stycznia oraz na koniec każdego roku podatkowego. Jeżeli remanent został przygotowany 31 grudnia, nie trzeba tworzyć ponownie osobnego dokumentu na 1 stycznia. Do księgi wpisuje się wartość spisu sporządzonego na koniec poprzedniego roku.

Spis sporządza się również na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego, w razie utraty prawa do opodatkowania ryczałtem, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników oraz likwidacji działalności. Remanent można także przygotować dobrowolnie na koniec miesiąca. Jego wartość należy wówczas wpisać do podatkowej księgi. Przeprowadzenie inwentaryzacji może również zarządzić naczelnik urzędu skarbowego na podstawie odrębnych przepisów.

Przy likwidacji działalności należy odrębnie ustalić obowiązek sporządzenia spisu z natury oraz wykazu składników majątku, z uwzględnieniem stosowanej formy opodatkowania. Czynny podatnik VAT może mieć dodatkowo obowiązek przygotowania odrębnego spisu towarów dla celów VAT. Likwidacyjny spis VAT może obejmować także wyposażenie i środki trwałe oraz towary własnej produkcji, z uwzględnieniem warunków określonych w art. 14 ustawy o VAT.

Czy podatnik na ryczałcie sporządza remanent?

Podatnicy rozliczający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku sporządzania rocznego spisu z natury na potrzeby PIT. Ryczałt oblicza się bowiem od przychodu, bez ustalania kosztów jego uzyskania i różnicy remanentowej.

Nie oznacza to jednak, że ryczałtowiec nigdy nie przeprowadza spisu. Odrębny obowiązek może wynikać z przepisów o rachunkowości lub VAT. Przy likwidacji działalności podatnik rozliczający się ryczałtem sporządza ponadto wykaz składników majątku. Nie jest to jednak ten sam dokument co arkusz spisu z natury zapasów.

Jeżeli przedsiębiorca straci w trakcie roku prawo do ryczałtu i przejdzie na prowadzenie PKPiR, musi sporządzić spis na dzień tej zmiany.

Jak wycenić składniki ujęte w arkuszu spisu?

Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo niższych cen rynkowych z dnia spisu, natomiast półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji według kosztów wytworzenia. Niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a na koniec roku podatkowego według cen zakupu w wysokości nieprzekraczającej średniego kursu ogłaszanego przez NBP w tym dniu. Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, uwzględniając gatunek, grupę i wagę zwierząt. Odpady użytkowe, które utraciły pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości oszacowanej z uwzględnieniem ich przydatności do dalszego użytkowania. Produkcję niezakończoną w działalności usługowej i budowlanej wycenia się według kosztów wytworzenia, przy czym jej wartość nie może być niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do tej produkcji.

Wycenę należy przeprowadzić najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Jeżeli przyjęta wartość jest niższa od ceny zakupu, ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, przy danej pozycji trzeba podać również pierwotną cenę jednostkową albo koszt wytworzenia.

Wartość spisu z natury pomniejsza się o przypadającą na objęte spisem składniki część korekt dokonanych na podstawie art. 22p ustawy o PIT oraz o koszty nabycia tych składników w części, w której zobowiązanie nie zostało uregulowane i koszty nie zostały potrącone na podstawie art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o PIT. Nie każda korekta księgowa powoduje więc automatyczne zmniejszenie wartości remanentu.

Zerowy spis z natury – jak go sporządzić?

Remanent może mieć wartość 0 zł mimo występowania w zakładzie towarów obcych, które należy ująć ilościowo ze wskazaniem ich właściciela, bez dokonywania wyceny. Brak zapasów nie zwalnia podatnika z obowiązku sporządzenia spisu z natury, jeżeli obowiązek ten go dotyczy i nie korzysta on z zachowanego w mocy zwolnienia.

W zerowym spisie należy potwierdzić brak własnych składników podlegających wycenie, a znajdujące się w zakładzie towary obce wykazać ilościowo ze wskazaniem ich właściciela. Wartość zerowego remanentu wpisuje się do księgi.

Jak spis z natury wpływa na podatek i składkę zdrowotną?

Spis z natury nie określa samodzielnie całego dochodu podatkowego, ale dostarcza danych niezbędnych do jego prawidłowego obliczenia. U podatnika prowadzącego PKPiR różnica między wartością remanentu końcowego a początkowego koryguje wynik obliczony na podstawie przychodów i kosztów.

Przy kontynuowaniu prowadzenia PKPiR wartość remanentu końcowego poprzedniego roku stanowi wartość remanentu początkowego następnego roku. Przejście na ryczałt wyłącza rozliczanie różnicy remanentowej w okresie opodatkowania ryczałtem, ale nie znosi obowiązku jej uwzględnienia w rozliczeniu ostatniego roku opodatkowania według skali lub podatkiem liniowym. Dane te uwzględnia się w zeznaniu rocznym PIT-36 albo PIT-36L, zależnie od tego, czy przedsiębiorca rozlicza się według skali podatkowej, czy podatkiem liniowym.

Roczną podstawę wymiaru składki zdrowotnej ustala się według przepisów ustawy zdrowotnej, z uwzględnieniem właściwych zasad ustalania dochodu i różnic remanentowych wynikających z ustawy o PIT. Przedsiębiorca prowadzący PKPiR, który sporządza remanent w trakcie roku dla celów PIT, może uwzględnić różnice remanentowe przy ustalaniu miesięcznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Arkusz spisu z natury a inwentaryzacja bilansowa

Arkusz wykorzystywany przez jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe może obejmować szerszą grupę składników majątku niż podatkowy remanent PKPiR. Ustawa o rachunkowości przewiduje inwentaryzację w drodze spisu z natury między innymi dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, części środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, a także materialnych papierów wartościowych i środków pieniężnych w kasie.

Ustawa wymaga przeprowadzenia i odpowiedniego udokumentowania inwentaryzacji, natomiast szczegółową konstrukcję arkusza opisuje Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące inwentaryzacji zapasów. Zgodnie z nim formularz powinien składać się z nagłówka, tabeli i zakończenia.

Nagłówek arkusza inwentaryzacji zapasów zgodnego ze stanowiskiem KSR powinien identyfikować jednostkę, arkusz, pole spisowe, przedmiot spisu, datę, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz skład zespołu spisowego. Tabela zawiera kolejny numer pozycji, nazwę lub kod składnika, jednostkę miary i ilość, a w odpowiednich przypadkach także cenę i wartość. W zakończeniu wskazuje się ostatnią pozycję oraz zamieszcza podpisy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej za zapasy.

W przypadku zapasów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową ustawa o rachunkowości pozwala przeprowadzać inwentaryzację raz w ciągu dwóch lat. Towary i materiały objęte wyłącznie ewidencją wartościową w punktach sprzedaży detalicznej inwentaryzuje się raz w roku. Część środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym można spisywać raz w ciągu czterech lat. Są to szczególne zasady rachunkowości, których nie należy stosować do remanentu podatkowego PKPiR.

Jak przeprowadzić spis i uniknąć błędów?

Przed rozpoczęciem liczenia warto uporządkować towary oraz oddzielić zapasy obce, a także składniki uszkodzone lub o obniżonej przydatności. Ruch towarów podczas spisu powinien zostać wstrzymany albo dokładnie udokumentowany. Zespoły spisowe ustalają rzeczywisty stan poprzez liczenie, ważenie lub mierzenie i od razu zapisują wyniki w arkuszu.

Druk spisu należy wypełniać starannie, trwale i czytelnie. Puste wiersze oraz niewykorzystaną część arkusza powinno się zakreślić. W połączeniu z klauzulą zamknięcia zapobiega to dopisywaniu towarów po zakończeniu spisu.

Przy inwentaryzacji zapasów prowadzonej zgodnie ze Stanowiskiem KSR arkusz powinien zawierać podpisy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej lub jej przedstawiciela, a nieobecność osoby odpowiedzialnej należy odnotować. Nie wolno używać korektora, zamazywać wpisów ani usuwać ich w sposób, który uniemożliwia odtworzenie wcześniejszego zapisu.

Przykład 1. Zerowy remanent w firmie usługowej

Studio projektowe kupuje materiały wyłącznie na potrzeby bieżących zleceń i 31 grudnia nie ma żadnych zapasów. Właściciel przygotowuje arkusz spisu z natury zawierający dane firmy, datę oraz informację o braku składników podlegających spisowi. Łączna wartość remanentu wynosi 0 zł, ale dokument i tak zostaje ujęty w PKPiR.

Przykład 2. Towar klienta w magazynie

Serwis urządzeń przechowuje 31 grudnia trzy części dostarczone przez klienta do naprawy. Firma ujmuje je ilościowo jako towary obce i wskazuje ich właściciela, ale ich nie wycenia. W osobnych pozycjach wpisuje własne części zamienne, które podlegają wycenie i wpływają na wartość remanentu końcowego.

Arkusz spisu z natury PDF czy formularz elektroniczny?

Fraza „arkusz spisu z natury PDF” najczęściej oznacza gotowy formularz przeznaczony do wydrukowania. Taki dokument sprawdzi się w małym magazynie, o ile zawiera wszystkie dane wymagane dla danego rodzaju spisu. Sam format PDF nie przesądza o poprawności dokumentu.

Przy większej liczbie pozycji wygodniejszy może okazać się arkusz kalkulacyjny lub system magazynowy. Narzędzia wykorzystujące skanery kodów kreskowych pomagają identyfikować i liczyć zapasy, a następnie generować arkusze. Stosowanie kodów kreskowych nie zastępuje jednak fizycznego potwierdzenia ilości. System powinien zapewniać identyfikację osoby wprowadzającej dane, integralność zapisów oraz ochronę informacji przed późniejszymi zmianami.

Arkusz wygenerowany z systemu informatycznego należy zweryfikować, zamknąć i odpowiednio uwierzytelnić, z zachowaniem wymagań dokumentacyjnych właściwych dla danego rodzaju spisu. W pełnej rachunkowości dokumentacja może mieć postać elektroniczną, jeżeli zachowuje trwałość i czytelność oraz pozwala ustalić autorów zapisów i wprowadzonych zmian.

Podsumowanie

Prawidłowy arkusz spisu z natury powinien identyfikować firmę, dzień sporządzenia remanentu i wszystkie ujęte w nim zapasy. Tabela musi umożliwiać wpisanie kolejnego numeru pozycji, ilości, ceny oraz wartości każdego składnika. Podatkowy spis dla PKPiR obejmuje zapasy, a nie środki trwałe. Jego wartość wpływa na dochód, podatek oraz rozliczenie składki zdrowotnej przedsiębiorców opodatkowanych według skali lub podatkiem liniowym. Należy jednocześnie odróżnić go od inwentaryzacji bilansowej i likwidacyjnego spisu VAT, ponieważ każdy z tych dokumentów ma inny zakres i podstawę prawną.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1299/ogl
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – tekst jednolity: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/592/ogl
• Ustawa o rachunkowości – tekst ujednolicony: https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/522/ogl
• Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów: https://www.gov.pl/attachment/454e7e96-8d22-438c-8d1b-8164b981a8f2
• Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – tekst jednolity: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1461/ogl
• ZUS, zasady podlegania ubezpieczeniom i ustalania podstawy składki zdrowotnej: https://www.zus.pl/documents/10182/167567/Poradnik_pozarolnicza_dzialalnosc.docx/253af031-8550-40d2-b261-29e5fe81769c?t=1739867625129
• Ministerstwo Finansów, zakończenie działalności gospodarczej: https://podatki.gov.pl/poradniki-i-informatory/zakonczenie-dzialalnosci-gospodarczej