Sprzedaż dóbr i usług nie zawsze odbywa się w szybki sposób. Czasem wykonanie zlecenia jest wieloetapowe i zajmuje sporo czasu. Szczególnie w takich sytuacjach zasadne wydaje się wpłacenie zaliczki na poczet przyszłego zamówienia. Może to być na przykład podyktowane koniecznością zaopatrzenia się w kosztowne materiały przez wykonawcę. Każdą taką kolejną zaliczkę należy udokumentować. W jaki sposób się to robi? Czy faktycznie zawsze jest to wymagane?
Dokument za wpłaconą zaliczkę to faktura zaliczkowa. Wystawia się ją na poczet przyszłych usług lub też zamówionych u wytwórcy przedmiotów. Niektórzy nie są do końca pewni, jak taki druk traktować i jak go generować. Dlatego też w poniższym tekście właśnie takimi kwestiami się zajmiemy. Jeśli natomiast mowa o fakturze zaliczkowej, to nie może zabraknąć także powiązanego z nią tematu, a mianowicie wystawiania faktur końcowych. Jaka jest zależność między tymi dwoma drukami? Jednak zacznijmy od początku, a mianowicie od tego, co musi się znaleźć na pierwszym ze wspomnianych dokumentów?
Faktura zaliczkowa
Co powinno się znajdować na fakturze zaliczkowej? O czym pamiętać?
Przede wszystkim trzeba sobie powiedzieć, że zaliczek przekazywanych wytwórcy może być kilka, a co za tym idzie, faktur zaliczkowych również można wygenerować więcej niż tylko jedną. Należy również pamiętać o terminach, gdyż powinno się wystawić taki dokument do 15 dnia kolejnego miesiąca, który następuje po otrzymaniu zaliczki. A jak w takim razie powinien ten wzór wyglądać? Czego nie może na nim zabraknąć?
Oczywiście niezbędna jest data wystawienia, jak również kolejny numer dokumentu. Identyfikacja danej faktury będzie łatwiejsza, jeśli ta liczba będzie nadana w ramach wyodrębnionej serii, która jasno wskaże konkretne zlecenie. Ważne są oczywiście imiona oraz nazwiska obydwu stron transakcji wraz z dokładnymi adresami i numerami NIP. Jeśli data otrzymania należności różni się od daty wystawienia faktury, to również musi być ona podana. Następnie należy wpisać kwotę, jaka została wpłacona oraz wyliczony na jej podstawie podatek. Konieczne są także dokładne dane opisujące takie zamówienie. Chodzi o rodzaj usługi lub też towarów wraz z informacją o cenie jednostkowej netto, ilości, stawce i kwocie podatku, jak również wartości brutto. Ktoś zatem może zapytać: czym taka faktura różni się od zwykłej? Otóż właśnie bardzo szczegółowym opisem oraz wyliczeniami, za co dokładnie została wystawiona. Czy jednak musi ona być generowana w każdej sytuacji, kiedy dochodzi do wręczenia zaliczki?
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Otóż faktura zaliczkowa nie musi być zawsze wystawiana. Istnieją sytuacje, w których wykonawca nie ma obowiązku jej wręczać. Wiąże się to z konkretnymi usługami, warto wymienić choć kilka przykładów:
- najem, leasing, czy dzierżawa;
- obsługa prawna lub biurowa;
- dostarczanie i dystrybucja energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej, gazu;
- ochrona osób, mienia, przechowywanie dóbr, czy dozór;
- uzdatnianie i dostarczanie wody poprzez sieci wodociągowe;
- dostawa towarów, ale ta wewnątrzwspólnotowa.
Na pewno warto sprawdzić dokładnie, czy w danej profesji taka konieczność istnieje. Najlepiej sięgnąć do ustawy mówiącej o podatku od towarów i usług, w której takie informacje są zawarte. Trzeba pamiętać bowiem, że nie dla wszystkich usług istnieje obowiązek podatkowy. Na pewno przyda się bardziej zgłębić temat: faktura zaliczkowa a VAT.
Faktura końcowa
Schemat postępowania w przypadku płacenia zaliczek
By usystematyzować trochę wiedzę, warto pokazać, jak wygląda schemat działania w przypadku wystawiania takich dokumentów. A mianowicie, zleceniodawca zleca wykonanie zadania lub zamawia daną rzecz, płaci wykonawcy zaliczkę, a ten wystawia fakturę zaliczkową. Następnie po jakimś czasie, jeszcze przed zakończeniem zlecenia sytuacja znów może się powtórzyć i schemat postępowania jest taki sam. Natomiast po zakończonej pracy wykonawca wystawia tak zwaną fakturę końcową. Czym ona jest? Czy zawsze jest niezbędna?
Co należy wiedzieć o fakturze końcowej?
Faktura końcowa jest dokumentem, który jak sama nazwa wskazuje, kończy jakąś transakcję. Znajduje się na niej kwota, która pozostała jeszcze do zapłaty. Wystawiana jest ona właśnie w sytuacji, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe nie pokryły wszystkich kosztów. Warto natomiast wiedzieć, że jeśli należność została uregulowana wcześniejszymi wpłatami, to nie ma już konieczności jej wystawiania. A jak powinno się wpisać odpowiednie kwoty na takim dokumencie? Na fakturze trzeba odjąć od całej wartości usług albo towarów sumę, która została wpłacona przy okazji zaliczek. Nie można zapominać oczywiście o podatku, który także powinien zostać odpowiednio pomniejszony o już wcześniej opłaconą jego wartość. Dlatego też niezbędny jest jeszcze jeden element na takim dokumencie, a mianowicie powinno się wyszczególnić wszystkie wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Dla porządku można także podać daty oraz kwoty, na które zaliczki opiewały. Jeśli ktoś nie jest do końca pewny, jak wygląda taka faktura końcowa wzór sprawdzić można na przykład w internecie.
Jak widać, jeśli chodzi o zawierane transakcje, scenariusze mogą być bardzo różne. Jest to w dużej mierze zależne od tego, co jest przedmiotem sprzedaży. Na szczęście, w przypadku faktur zaliczkowych sposób postępowania jest dość jasny, wystarczy tylko zaznajomić się z podstawowymi informacjami. Powyższy artykuł powinien całą kwestię przybliżyć, szczególnie osobom, które do tej pory z zaliczkami nie miały jeszcze do czynienia. Mamy nadzieję, że przedstawione przez nas informacje będą wartościową dawką wiedzę dla wszystkich poszukujących konkretnych informacji na ten temat.
