Praca w niedzielę i święta – jak ją poprawnie zaplanować?

W Polsce niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy, jednak Kodeks pracy przewiduje szereg wyjątków, które pozwalają na zachowanie ciągłości procesów biznesowych. Rok 2025 przynosi w tym zakresie rewolucyjne zmiany, w tym ustanowienie Wigilii dniem ustawowo wolnym, co wymusza na przedsiębiorcach rewizję dotychczasowych harmonogramów. Poniższy poradnik wyjaśnia, kiedy praca w niedzielę i święto jest dopuszczalna, jak prawidłowo zrekompensować dyżury oraz jak tworzyć grafiki, aby uniknąć sankcji.

Najważniejsze informacje

1. Niedziele i święta to dni ustawowo wolne od pracy, a od 2025 roku do tego katalogu dołącza Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia).

2. Kodeks pracy w art. 151¹⁰ określa sytuacje, w których praca w niedzielę i święto jest legalna m.in. akcje ratownicze, ruch ciągły, transport oraz prace użyteczne społecznie (np. gastronomia).

3. Za pracę w niedzielę pracodawca ma obowiązek udzielić dzień wolny w ciągu 6 dni przed lub po tej niedzieli, a za pracę w święto - dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Brak oddania dnia wolnego skutkuje koniecznością wypłaty 100% dodatku do wynagrodzenia.

4. Rodzice dzieci do ukończenia 8. roku życia objęci są szczególną ochroną – nie wolno ich zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej bez ich wyraźnej zgody.

Definicje i podstawy prawne w 2025 roku

Zrozumienie przepisów zaczyna się od definicji. W świetle Kodeksu pracy niedziela i święto nie pokrywają się idealnie z dobą astronomiczną. Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną w przedziale czasowym pomiędzy godziną 6:00 w tym dniu a godziną 6:00 w dniu następnym. Pracodawca może jednak ustalić inne ramy czasowe w regulaminie pracy, co jest częstą praktyką w firmach produkcyjnych.

Największą zmianą legislacyjną jest nowelizacja ustawy o dniach wolnych od pracy, która włącza 24 grudnia 2025 r. do katalogu świąt. Oznacza to, że za nielegalne zatrudnianie pracowników w Wigilię (poza wyjątkami ustawowymi) grozi grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł, a w przypadku łamania zakazu handlu kara ta może wynieść nawet 100 000 zł. Co istotne, zakaz handlu dotyczy nie tylko pracowników etatowych, ale także osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż osobiście, we własnym imieniu i na własny rachunek, ewentualnie z pomocą nieodpłatną członków najbliższej rodziny.  

Kiedy praca w niedzielę i święta jest dozwolona?

Generalny zakaz pracy w dni wolne nie jest absolutny. Artykuł 151¹⁰ Kodeksu pracy wymienia zamknięty katalog sytuacji, w których pracodawca może legalnie polecić wykonywanie obowiązków służbowych. Należą do nich:

• Akcje ratownicze i usuwanie awarii - działania w zakładowych służbach ratowniczych, zakładowych strażach pożarnych oraz przy pilnowaniu mienia i ochronie osób.

• Ruch ciągły - praca w zakładach, w których wstrzymanie procesu produkcji jest niemożliwe ze względów technologicznych (np. huty, elektrownie).

• Transport i komunikacja - obejmuje kierowców, maszynistów oraz obsługę infrastruktury niezbędnej do przewozów.  

• Użyteczność społeczna i codzienne potrzeby ludności - m.in. gastronomia, hotelarstwo, zakłady świadczące usługi bytowe czy jednostki gospodarki komunalnej.

• Sektor zdrowia i opieki - w zakładach opieki zdrowotnej, placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób wymagających całodziennych świadczeń zdrowotnych (np. szpitale).

• Opieka społeczna i rodzinna - w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej.

• System pracy weekendowej - dotyczy pracowników, którzy zgodnie z umową świadczą pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

• Usługi świadczone drogą elektroniczną - praca jest dozwolona, jeżeli odbiorca usługi znajduje się w państwie, w którym dany dzień jest dniem roboczym (np. obsługa klienta zagranicznego).  

Rekompensata i wynagrodzenie za pracę w niedziele i święta

Pracownik wykonujący pracę w niedziele lub święto w dozwolonych przypadkach nie traci prawa do wypoczynku. Ustawodawca ustanowił priorytet rekompensaty w naturze. Zgodnie z art. 151¹¹ Kodeksu pracy, za pracę w niedzielę pracodawca musi udzielić innego dnia wolnego w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Dopiero gdy jest to niemożliwe, dzień wolny należy oddać do końca okresu rozliczeniowego.

W przypadku pracy w święto (np. w Boże Ciało czy Wigilię), pracodawca ma obowiązek udzielić dnia wolnego w ciągu bieżącego okresu rozliczeniowego. Jeżeli udzielenie dnia wolnego w tych terminach nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% stawki godzinowej za każdą godzinę pracy w dniu wolnym. Należy pamiętać, że pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy.  

Praktyczne przykłady - handel i usługi a niedziela lub święto

Przykład 1 – Hotel i gastronomia. Właściciel hotelu w górach planuje pełne obłożenie w okresie świąteczno-noworocznym. Z uwagi na użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności praca w Wigilię i Boże Narodzenie jest w pełni legalna. Pracodawca musi jednak pamiętać o rekompensacie. Jeśli pracownik recepcji będzie pracował 24 grudnia (święto), pracodawca ma obowiązek wyznaczyć mu inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego. Nie może jednak zmusić do pracy w nadgodzinach pracownika będącego rodzicem dziecka do lat 8, jeśli ten nie wyrazi na to zgody.

Przykład 2 – Handel w grudniu 2025. W grudniu 2025 r. wystąpią trzy niedziele handlowe: 7, 14 i 21 grudnia. Kierownik sklepu układa grafik, planując obsadę z zachowaniem rotacji pracowników. Może zaplanować personel na te dni, ale z ważnym zastrzeżeniem: jeden pracownik może pracować maksymalnie w dwie z tych trzech niedziel. Jeśli kasjer Jan pracował 7 i 14 grudnia, w niedzielę 21 grudnia musi mieć wolne, nawet jeśli sklep jest otwarty. Naruszenie tego limitu stanowi naruszenie ustawy o ograniczeniu handlu, przy czym przepisy karne nie przewidują odrębnej grzywny wyłącznie za przekroczenie limitu „2 z 3”.  

Planowanie czasu pracy - narzędzia dla przedsiębiorców

Wprowadzenie wolnej Wigilii oraz skomplikowane reguły dotyczące niedziel handlowych wymagają precyzyjnego zarządzania czasem pracy. Tradycyjne arkusze kalkulacyjne mogą nie wychwycić kolizji z przepisami, takimi jak limit w danym systemie czasu pracy, prawidłowe wykorzystanie dnia wolnego czy obowiązkowy 35-godzinny odpoczynek tygodniowy.

Wsparciem dla nowoczesnego przedsiębiorcy są funkcjonalności, które oferuje inEwi. Platforma ta pozwala na tworzenie grafików pracy, które automatycznie uwzględniają dni ustawowo wolne w tym Wigilię oraz sygnalizują naruszenie norm czasu pracy. Funkcja ewidencji czasu pracy umożliwia rejestrowanie wejść i wyjść w czasie rzeczywistym, a system powiadomień ostrzega menedżera, gdy planowana zmiana narusza przepisy Kodeksu pracy (np. brak odpoczynku dobowego). Dzięki temu firma minimalizuje ryzyko błędów formalnych i kar ze strony PIP.

Podsumowanie

Podsumowując, zarządzanie pracą w niedziele i święta w 2025 roku to wyzwanie logistyczne i prawne. Wigilia stała się dniem wolnym, co z jednej strony cieszy pracowników, a z drugiej wymusza wcześniejsze zamknięcie procesów biznesowych. Kluczowe jest zapamiętanie hierarchii rekompensat: najpierw oddajemy dzień wolny, a dopiero w ostateczności wypłacamy 100% dodatku. Dla branży handlowej grudzień 2025 będzie testem organizacyjnym ze względu na limit pracy w niedziele handlowe. Cyfryzacja grafików i bieżąca kontrola przepisów to najlepsza strategia na uniknięcie chaosu i sankcji.