Sposoby na płynne rozliczenie delegacji zagranicznej krok po kroku

Zagraniczne delegacje są wpisane w codzienną działalność wielu polskich firm. Jednak wciąż rozliczanie zagranicznych wyjazdów służbowych sprawia trudności wielu przedsiębiorcom. Dlatego w tym artykule wyjaśniamy kwestie, które budzą najwięcej wątpliwości.

Czym różni się delegacja zagraniczna od zagranicznej podróży służbowej?

Zanim przejdziemy do szczegółowych zagadnień dotyczących rozliczania wyjazdów służbowych, zacznijmy od sprecyzowania, czym jest delegacja, gdyż pojęcie to często jest mylone z pojęciem podróży służbowej. Okazuje się jednak, że zdarzenia te nie są tym samym, a ich rozróżnienie jest kluczowe ze względu na to związane z nimi świadczenia i przywileje.

Podróżą służbową, zarówno krajową, jak i zagraniczną, nazywamy krótkotrwały wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy, mający charakter incydentalny. Zazwyczaj jest to wyjazd w konkretnym celu i do określonego miejsca docelowego. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów dojazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków. Przykładem podróży służbowej jest wyjazd pracownika na konferencję lub spotkanie biznesowe.

Delegacja krajowa lub zagraniczna trwa dłużej niż podróż służbowa i zasadniczo polega na oddelegowaniu pracownika w celu wykonywania zadań na rzecz firmy w innym miejscu niż zwykle. Co ciekawe, z tytułu oddelegowania, pracownikowi zatrudnionemu w firmie nie należą się żadne dodatkowe świadczenia, chyba że wewnątrzzakładowe przepisy przewidują inaczej.

Ostatecznie o rozróżnieniu obu pojęć decydują zapisy w umowie o pracę. Jeśli w dokumencie widnieje zapis o zmianie miejsca świadczenia pracy na mocy porozumienia stron, to mamy do czynienia z oddelegowaniem, jeśli zaś w umowie nie ma takich zapisów i pracownik świadczy pracę w siedzibie pracodawcy, to wszelkie odstępstwa od reguły są traktowane jak podróże służbowe. Zatem w większości przypadków rozliczając delegację zagraniczną, tak naprawdę rozliczamy zagraniczną podróż służbową.

Jakie wydatki na podróż służbową za granicę pokrywa pracodawca?

Zgodnie z przepisami, z tytułu służbowej podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Do wyżej wymienionych kosztów można śmiało zaliczyć opłaty za bagaż, przejazdy drogami płatnymi, w tym autostradami, postoje w strefie płatnego parkowania i inne wydatki bezpośrednio związane z odbywaniem służbowej podróży.

Jak rozliczyć czas pracy w delegacji zagranicznej?

Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę, aż do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej, jeśli podróż odbywa się drogą lądową. W przypadku podróży lotniczej czas podróży liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę, aż do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku krajowym. Jeśli zaś podróż odbywa się drogą morską, to czas trwania służbowej podróży liczy się od chwili wyjścia statku lub promu z ostatniego polskiego portu, aż do chwili wejścia statku lub promu do pierwszego polskiego portu morskiego. Czas trwania podróży służbowej nie jest w żaden sposób limitowany.

Co ważne, to pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży, w tym jego rodzaj i klasę. Jeśli pracownik bez uzasadnienia zmieni środek transportu, to pracodawca ma prawo nie zwrócić mu poniesionych kosztów przejazdu.

Jak rozliczyć koszty dojazdu w zagranicznej podróży?

Zwrot kosztów związanych z dojazdem odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków i faktur. Dodatkowo pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży na wydatki związane z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej. Pracodawca może też wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. W takim wypadku koszty podróży rozlicza się na ogólnych zasadach dotyczących używania do celów służbowych samochodów osobowych i innych pojazdów niebędących własnością pracodawcy, czyli na podstawie kilometrówki.

Ile wynosi dieta w delegacji zagranicznej 2023?

Wysokość diety zagranicznej jest uzależniona od docelowego miejsca podróży służbowej. Przykładowo wysokość diety za dobę spędzoną w Niemczech wynosi 49 euro, we Francji i w Hiszpanii – 50 euro, we Włoszech – 48 euro, w Czechach – 42 euro, na Słowacji – 43 euro, w Danii – 406 koron duńskich, w Szwecji – 459 koron szwedzkich, w Finlandii – 48 euro, w Norwegii – 451 koron norweskich, w Wielkiej Brytanii – 35 funtów brytyjskich, w Zjednoczonych Emiratach Arabskich – 39 euro, w Australii – 88 dolarów australijskich, w Rosji – 48 euro, w Chinach – 55 euro, w Japonii – 7531 jenów, a w Stanach Zjednoczonych – 59 dolarów amerykańskich. Oczywiście wartości te dotyczą pracodawców należących do państwowej strefy budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą samodzielnie ustalać wysokość należnej za zagraniczne wyjazdy diety, ale nie może być ona niższa niż wartości wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Należy pamiętać, że dieta jest kwotą, która ma służyć przede wszystkim na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Dlatego w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia bezpłatne całodzienne wyżywienie, pracownikowi przysługuje jedynie 25% wysokości należnej diety. Przyjmuje się też, że śniadanie obejmuje 15% diety, a obiad i kolacja po 30% diety. Jeśli zatem przykładowo pracownik ma zapewnione bezpłatne śniadania, a obiady i kolacje organizuje we własnym zakresie, to jego dieta zostanie pomniejszona o wartość śniadania i wyniesie 85%.

Warto także wiedzieć, że za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za każdą niepełną dobę podróży zagranicznej do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, za niepełną dobę trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety, a w przypadku niepełnej doby trwającej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wydatki na noclegi w czasie wyjazdów służbowych

Rozliczenie kosztów noclegów, podobnie jak kosztów dojazdu, odbywa się na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków i faktur. Jeśli pracownik nie dostarczy takich dokumentów, to przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu na nocleg, przy czym limit ten podobnie jak wysokość diety, jest zależny od kraju, w którym odbywa się delegacja zagraniczna. I tak kwota limitu na nocleg w Niemczech wynosi 150 euro, we Francji – 180 euro, w Hiszpanii – 160 euro, we Włoszech – 174 euro, w Czechach i na Słowacji – 120 euro, w Danii – 1300 koron duńskich, w Szwecji – 1800 koron szwedzkich, w Finlandii – 160 euro, w Norwegii – 1500 koron norweskich, w Wielkiej Brytanii – 200 funtów brytyjskich, w Zjednoczonych Emiratach Arabskich – 200 euro, w Australii – 250 dolarów australijskich, w Rosji – 200 euro, w Chinach – 170 euro, w Japonii – 22 000 jenów, a w Stanach Zjednoczonych – od 200 do 350 dolarów amerykańskich. Tu podobnie jak w przypadku wysokości diety, pracodawca może ustalić własne stawki za noclegi, ale nie mogą być one niższe niż wskazane w rozporządzeniu.

Inne wydatki

Pracownik przebywający służbowo za granicą może też liczyć na zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem, z niektórymi wyjątkami, a także na zwrot wydatków związanych z zakupem niezbędnych leków. Pracodawca pokrywa też koszty transportu zwłok do kraju w przypadku zgonu pracownika.