Zagraniczne delegacje są wpisane w codzienną działalność wielu polskich firm. Jednak wciąż rozliczanie zagranicznych wyjazdów służbowych sprawia trudności wielu przedsiębiorcom. Dlatego w tym artykule wyjaśniamy kwestie, które budzą najwięcej wątpliwości.
Czym różni się delegacja zagraniczna od zagranicznej podróży służbowej?
Zanim przejdziemy do szczegółowych zagadnień dotyczących rozliczania wyjazdów służbowych, zacznijmy od sprecyzowania, czym jest delegacja, gdyż pojęcie to często jest mylone z pojęciem podróży służbowej. Okazuje się jednak, że zdarzenia te nie są tym samym, a ich rozróżnienie jest kluczowe ze względu na to związane z nimi świadczenia i przywileje.
Podróżą służbową, zarówno krajową, jak i zagraniczną, nazywamy krótkotrwały wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce pracy, mający charakter incydentalny. Zazwyczaj jest to wyjazd w konkretnym celu i do określonego miejsca docelowego. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów dojazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków. Przykładem podróży służbowej jest wyjazd pracownika na konferencję lub spotkanie biznesowe.
Delegacja krajowa lub zagraniczna trwa dłużej niż podróż służbowa i zasadniczo polega na oddelegowaniu pracownika w celu wykonywania zadań na rzecz firmy w innym miejscu niż zwykle. Co ciekawe, z tytułu oddelegowania, pracownikowi zatrudnionemu w firmie nie należą się żadne dodatkowe świadczenia, chyba że wewnątrzzakładowe przepisy przewidują inaczej.
Ostatecznie o rozróżnieniu obu pojęć decydują zapisy w umowie o pracę. Jeśli w dokumencie widnieje zapis o zmianie miejsca świadczenia pracy na mocy porozumienia stron, to mamy do czynienia z oddelegowaniem, jeśli zaś w umowie nie ma takich zapisów i pracownik świadczy pracę w siedzibie pracodawcy, to wszelkie odstępstwa od reguły są traktowane jak podróże służbowe. Zatem w większości przypadków rozliczając delegację zagraniczną, tak naprawdę rozliczamy zagraniczną podróż służbową. Z systemem do delegacji online cały proces przebiega sprawnie.
Jakie wydatki na podróż służbową za granicę pokrywa pracodawca?
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2025 roku, z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje:
- Dieta – na pokrycie kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków,
- Zwrot kosztów przejazdów – zarówno transportu krajowego, jak i zagranicznego,
- Koszty noclegu – pracodawca zwraca również koszty noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków (np. opłaty za bagaż, przejazdy drogami płatnymi, postój w strefie płatnego parkowania).
Jak rozliczyć czas pracy w delegacji zagranicznej?

Jak rozliczyć czas pracy w delegacji zagranicznej?
Czas trwania zagranicznej podróży służbowej liczy się od momentu przekroczenia granicy, jeśli podróż odbywa się drogą lądową. W przypadku transportu lotniczego – od momentu startu samolotu, a w przypadku transportu morskiego – od momentu wyjścia statku z portu.
Jak rozliczyć koszty dojazdu w zagranicznej podróży?
Koszty związane z dojazdem są zwracane na podstawie przedstawionych rachunków. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży na wydatki związane z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej.
Warto dodać, że w 2025 roku wprowadzono możliwość rozliczania kosztów używania prywatnych pojazdów służbowych na zasadach ogólnych, tzw. kilometrówki.
Ile wynosi dieta w delegacji zagranicznej w 2025 roku?
Wysokość diety zależy od kraju docelowego. Oto przykładowe stawki na rok 2025:
- Niemcy – 49 EUR,
- Francja – 50 EUR,
- Hiszpania – 50 EUR,
- Włochy – 48 EUR,
- Czechy – 42 EUR,
- Słowacja – 43 EUR,
- Dania – 406 DKK,
- Szwecja – 459 SEK,
- Norwegia – 451 NOK,
- Wielka Brytania – 35 GBP,
- USA – 59 USD.

Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoWydatki na noclegi w czasie wyjazdów służbowych
Koszty noclegów rozlicza się na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków. W przypadku ich braku, pracownikowi przysługuje ryczałt na nocleg. Wysokość ryczałtu jest zależna od kraju, w którym odbywa się delegacja. Na przykład:
- Niemcy – 150 EUR,
- Francja – 180 EUR,
- Hiszpania – 160 EUR,
- Włochy – 174 EUR,
- Wielka Brytania – 200 GBP,
- USA – 200–350 USD.

Inne wydatki związane z delegacją zagraniczną
Pracownik może również liczyć na zwrot kosztów związanych z leczeniem, zakupem leków, a także transportem zwłok w przypadku zgonu pracownika.