Delegacje służbowe – podstawowe informacje
Delegacje służbowe, choć często kojarzone z dalekimi wyprawami za ocean, obejmują również krajowe i zagraniczne wyjazdy, które pracownicy odbywają w ramach swoich obowiązków. Każda podróż służbowa wiąże się z pewnymi formalnościami, które regulują przepisy Kodeksu Pracy i wewnętrzne regulacje firmowe.
Delegacje służbowe – definicja i przepisy
Delegacja służbowa, zwana również podróżą służbową, to czasowe zlecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy zatrudnionego. Delegacja ma charakter czasowy i incydentalny, nie prowadzi do zmiany miejsca zatrudnienia. W jej ramach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą oraz dieta pokrywająca wydatki na wyżywienie. Jednak pracownik musi rozliczyć podróż w ciągu 14 dni od jej zakończenia, dołączając rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poniesione koszty. W przypadku ich braku, należy złożyć pisemne oświadczenie. Jednakże, osoba będąca na takim wyjeździe zobowiązana jest do rozliczenia podróży w terminie 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia musi dołączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poniesione koszty. W przypadku braku możliwości ich dostarczenia, należy złożyć pisemne oświadczenie.
Kiedy pracodawca może wysłać pracownika w delegację?
Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową, jeżeli konieczność wykonania obowiązków poza miejscem pracy jest uzasadniona. Dotyczy to zarówno wyjazdów krajowych, jak spotkania biznesowe, szkolenia, jak i zagranicznych, np. reprezentowanie firmy na międzynarodowych konferencjach czy negocjacjach z partnerami handlowymi. Zatrudniony ma obowiązek odbycia delegacji, chyba że umowa o pracę lub wewnętrzne przepisy przewidują wyjątki.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoPrzepisy regulujące delegacje w Polsce
Delegacje w Polsce są regulowane przez Kodeks Pracy (art. 77 5 § 2), który określa, co składa się na podróż służbową, jakie obowiązki mają pracodawcy względem pracowników oraz za co przysługuje zwrot kosztów. Dodatkowo, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wydało rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 roku, odnoszące się do pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych, które różnią się w kwestii rozliczeń i stawek.
Zwrot kosztów delegacji
Pracodawca musi zwrócić poniesione przez pracownika koszty podróży służbowej, przy czym delegacje krajowe i zagraniczne różnią się pod kilkoma względami.
Delegacje krajowe: W przypadku delegacji krajowej dieta wynosi 45 zł za dobę. Kwota ta pokrywa koszty noclegów, wyżywienia i drobnych wydatków. W razie braku rachunków za nocleg, pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 67,50 zł (150% diety). Dodatkowo, stawki za kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wynoszą maksymalnie 0,89 zł na kilometr (dla pojazdu o pojemności silnika poniżej 900 cm³).
Delegacje zagraniczne: Wysokość diet zależy od kraju. Na przykład, dieta w Niemczech wynosi 49 euro za dobę, a w przypadku nieprzedstawienia rachunków, pracownik może otrzymać ryczałt równy 25% limitu ustalonego dla danego kraju. Koszty przejazdów, noclegów, a także leczenia (w przypadku choroby) są również zwracane, jednak należy je udokumentować.
Czas pracy w delegacji
Zgodnie z Kodeksem Pracy, czas pracy w delegacji to czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, czyli wykonuje obowiązki służbowe. Czas podróży, jeśli nie obejmuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy, chyba że pracownik świadczy pracę w trakcie przejazdu. W przypadku pracy poza standardowymi godzinami pracy, te godziny mogą być uznane za nadliczbowe i wymagać rekompensaty. Z tego względu warto korzystać z programu RCP.
Jakie przepisy regulują delegacje służbowe w Polsce?
Delegacje firmowe w Polsce są regulowane przede wszystkim przez Kodeks Pracy, a dokładnie przez art. 77 5 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (zaktualizowany w 2023). Ten artykuł definiuje m.in.:
co składa się na podróż służbową,
jakie obowiązki mają pracodawcy wobec pracowników,
za co przysługuje zwrot kosztów,
ile wynoszą diety,
a także omawia inne, uzasadnione wydatki.
Istotne jest również rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002. Jego przepisy odnoszą się do osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (instytucji finansowanej z budżetu samorządu terytorialnego, np. urzędów gminnych, szkół publicznych, ośrodków pomocy społecznej). Przepisy te mogą różnić się od zasad obowiązujących w sektorze prywatnym, zwłaszcza w kwestii rozliczeń i wysokości stawek.
Zwrot poniesionych kosztów delegacji
Pracodawca musi zwrócić poniesione koszty odbytej podróży firmowej. Wyjazdy krajowe i zagraniczne różnią się tutaj w kilku kluczowych aspektach.
Zakwaterowanie i wyżywienie
Delegacje krajowe
W trakcie krajowej podróży służbowej, dieta wynosi obecnie 45 zł za dobę. Kwota ta pokrywa koszty noclegów, wyżywienia i drobnych wydatków związanych z podróżą. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu, jednak nie może to być więcej niż dwudziestokrotność stawki diety. Jeśli osoba podróżująca nie przedłoży rachunku za nocleg, może otrzymać ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.
Delegacje zagraniczne
Wysokość diet zależy od docelowego kraju podróży. Dla przykładu, w Niemczech dieta wynosi 49 euro za dobę. Zwrot kosztów noclegu jest również limitowany i zależny od standardów hotelowych w danym kraju. W przypadku nieprzedłożenia rachunku, osobie podróżującej przysługuje ryczałt, który wynosi 25% limitu ustalonego dla danego kraju.
Przykładowo, jeśli podróżujesz do Francji, gdzie dieta wynosi 55 euro, a pracodawca nie zagwarantował bezpłatnego wyżywienia, otrzymasz pełną dietę. W przypadku, gdy zapewniono śniadanie, dieta zostanie odpowiednio pomniejszona (o 15% w przypadku podróży zagranicznej).
Komunikacja
Delegacje krajowe
Określone również zostały sposoby dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - czyli po prostu prywatnych pojazdów pracownika.
Stawki za każdy przejechany kilometr są ustalane przez pracodawcę, ale nie mogą być wyższe niż w przepisach. Dla zwrotów kosztów w tym przypadku kluczowa jest liczba faktycznie przejechanych kilometrów podczas delegacji krajowej. W 2024 roku, maksymalna stawka za kilometr przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności silnika poniżej 900 cm³ wynosi 0,89 zł za kilometr.
Koszty przejazdów środkami komunikacji miejskiej również podlegają zwrotowi, jeśli personel na wyjeździe poniesie takie wydatki. Mogą oni również otrzymać ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów, który wynosi 20% diety za każdy dzień podróży.
Delegacje zagraniczne
Pracodawca wybiera, jakim środkiem transportu zatrudniony ma się poruszać w zagranicznej podróży służbowej (np. samolot, pociąg, autobus, samochód). Zwrot obejmuje koszty biletów lub faktur za przejazdy, w tym dodatkowe opłaty, takie jak rezerwacja miejsc czy opłaty bagażowe.
Za każdy dzień pobytu za granicą przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów lokalnych dojazdów. Wynosi on zazwyczaj równowartość jednej diety w miejscowości docelowej za dzień podróży.
Jeżeli pracodawca zgodzi się na używanie prywatnego pojazdu, pracownikowi przysługuje zwrot według stawek za kilometr przebiegu. Jeśli osoba podróżująca nie przedstawi rachunków, może otrzymać ryczałt za nocleg i dojazd. Zwrot ryczałtowy w przypadku dojazdu wynosi 10% diety za każdy rozpoczęty dzień pobytu za granicą.
Koszty leczenia
Delegacje krajowe
Zgodnie z przepisami, w przypadku podróży krajowej, pracodawca nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów leczenia, chyba że takie koszty wynikają bezpośrednio z wykonywania obowiązków służbowych, a wydatek został uznany przez pracodawcę za uzasadniony. W praktyce, właściciele firm rzadko zwracają tego typu koszty w przypadku podróży krajowych, chyba że istnieje wewnętrzna polityka firmy, która to reguluje.
Delegacje zagraniczne
W podróży zagranicznej zasady zwrotu kosztów leczenia są bardziej precyzyjnie uregulowane. Pracodawca ma obowiązek zwrócić osobie podróżującej niezbędne i udokumentowane koszty leczenia za granicą, jeżeli były one konieczne w trakcie delegacji. Obejmuje to:
koszty wizyt lekarskich,
koszty leczenia w szpitalu,
zakup niezbędnych leków.
Zwrot następuje tylko za koszty niezbędne i udokumentowane, np. rachunki ze szpitala, faktury za zakup leków. Pracodawca nie zwróci tych kosztów leczenia, które nie były konieczne (np. koszty zakupu niepotrzebnych leków).
Inne koszty
Pracownikowi mogą zostać zwrócone inne niezbędne i udokumentowane wydatki związane, takie jak opłaty za przejazd płatnymi drogami, autostradami, parkowanie czy korzystanie z dodatkowych usług hotelowych (po wcześniejszym uzgodnieniu).

Zasady dotyczące czasu pracy pracownika w delegacji
Art 128 § 1. mówi: Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Oznacza to, że delegacja zalicza się do czasu pracy, ale obejmuje tylko te godziny, w których pracownik faktycznie wykonuje swoje obowiązki.
Jak już wiadomo, pracownikowi zatrudnionemu do delegacji krajowej czy zagranicznej przysługuje zwrot kosztów przejazdów. Sam czas przejazdu nie jest jednak wliczany do czasu pracy, chyba że pracownik podczas przejazdu świadczy pracę.
Co więcej, jeżeli w ramach podróży służbowej, dana osoba wykonuje swoje obowiązki poza standardowymi godzinami pracy, te godziny mogą zostać uznane za nadliczbowe. Pracodawca jest zobowiązany zrekompensować te nadgodziny poprzez dodatkowe wynagrodzenie (stanowiące 50% lub 100% stawki godzinowej. np. 100% za pracę w nocy).
Co więcej, firma musi zapewnić swojemu pracownikowi odpowiedni odpoczynek dobowy i tygodniowy, także w trakcie delegacji. Oznacza to, że przysługuje mu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę oraz 35 godzin w tygodniu (wliczając w to niedzielę). Każda ich modyfikacja musi być wcześniej ustalona i uzasadniona. Jeśli czas podróży służbowej uniemożliwia członkowi personelu odpoczynek dobowy, pracodawca musi zagwarantować określony czas odpoczynku po powrocie.
Tip: Regularne rejestrowanie godzin pracy jest niezbędne dla efektywnego zarządzania swoim czasem w delegacji.
Zautomatyzowane monitorowanie delegacji
Monitorowanie delegacji jest niezbędne zarówno dla efektywności operacyjnej, jak i dla zgodności z przepisami prawa. Pozwala na bieżąco śledzić czas trwania wyjazdu, koszty dojazdów, daty rozpoczęcia, czy dodatkowe dane z tytułu podróży służbowej.
Z perspektywy zgodności z przepisami, dokładne monitorowanie pozwala na uniknięcie nieprawidłowości w rozliczeniach oraz naruszeń związanych z Kodeksem Pracy, co może chronić firmę przed sankcjami.
Do monitorowania delegacji doskonale nadają się systemy ERP oraz aplikacje mobilne.
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwiają integrację danych na temat podróży - takich jak rodzaj wydatku, wysokość diety, dobę podróży, etc. - w jednym miejscu. Z kolei aplikacje mobilne oferują szybki wgląd w szczegóły czasu trwania podróży, dostarczają informacji o poniesionych wydatkach, pozwalają na bieżąco śledzić zmiany, wysyłają powiadomienia i generują raporty, które mogą dalej pomóc w analizie kosztów i optymalizacji przyszłych podróży.
Kalkulator podróży służbowej
Kalkulator podróży służbowej, czy też kalkulator delegacji, to narzędzie które usprawnia proces rozliczeń kosztów podróży firmowych: pomaga w precyzyjnym ustalaniu diet oraz zwrotów należności. Pozwala też unikać błędów w obliczeniach dla wielu przypadków, w tym kiedy pracownik odbywa krajową podróż służbową lub bierze udział w zagranicznej wyprawie, gdzie różnice walutowe lub diety krajowe mogą wymagać dodatkowej uwagi.
Jak działa kalkulator podróży służbowej?
Kalkulatory te działają na zasadzie zautomatyzowanego wprowadzania danych, takich jak czas trwania wyjazdu, liczba dni podróży oraz wysokość diety według krajów docelowych. Może uwzględnić dodatkowe parametry, np. dla podróży krótszej niż doba i zapewnić automatyczne obliczenia kosztów na podstawie stawek ryczałtowych lub liczby faktycznych przejazdów i noclegów. Następnie kalkulator zlicza pełną wartość kosztów, uwzględniając wszystkie wprowadzone zmienne.
Automatyczne planowanie i obliczenie kosztów podróży służbowej
Automatyczne narzędzia online do planowania delegacji gwarantują znaczne oszczędności czasu (możesz planować nawet 10x szybciej!) oraz redukcję kosztów związanych z ręcznym rozliczaniem. Narzędzia te są dostosowane do wszelkich wymogów, np. w sprawie należności przysługujących pracownikom, mogą generować raporty, zwiększać kontrolę, oferować dedykowane kanały dyskusji online, przechowywać dokumenty w chmurze i upraszczać administrację w zagranicznych podróżach.
Takie rozwiązanie ułatwia również monitorowanie wydatków, analizę kosztów podróży w czasie oraz ich optymalizację. W efekcie, organizacje mogą zarządzać budżetem w sposób bardziej kontrolowany i przejrzysty, skutecznie zarządzać wyjazdami firmowymi i minimalizować ryzyko błędów.
Zarządzanie delegacjami łatwiejsze niż kiedykolwiek
Delegacje służbowe to podstawa funkcjonowania wielu organizacji. Pozwalają one rozwijać biznes i wzmacniać więzi partnerskie poprzez spotkania z przedstawicielami innych firm poza dotychczasowym miejscem pracy.
Takie podróże są uregulowane m.in. w Kodeksie Pracy. Na przykład przepisy w sprawie warunków ustalania należności służbowych gwarantują prawo do diet oraz zwrotu kosztów, takich jak noclegi czy dojazdy. Dzięki temu, osoby podczas wyjazdu nie ponoszą wydatków z nim związanych, a pracodawcy mają obowiązek zagwarantować odpowiednie świadczenia.
Nowoczesne narzędzia online do zarządzania delegacjami oferują wiele możliwości, które nie były wcześniej dostępne. Zarówno właściciele firm jak i personel może monitorować efektywność delegacji, oceniać ich wpływ na realizację celów oraz analizować dane, aby zdobyć lepszą kontrolę nad wydatkami.
Chcesz zautomatyzować i usprawnić zarządzanie podróżami w Twojej firmie? Wypróbuj odpowiednie systemy zarządzania delegacjami online i ciesz się udoskonalonymi procesami.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik może odmówić delegacji?
Pracownik ma prawo odmówić delegacji tylko w określonych sytuacjach, które wynikają z przepisów prawa pracy lub z umowy o pracę. Przykładem jest sytuacja, gdy podróż może zagrażać jego zdrowiu lub życiu, lub gdy zatrudniony jest chroniony przed takimi wyjazdami ze względu na status rodzica opiekującego się dzieckiem. W każdym przypadku, decyzja o odmowie powinna być uzasadniona.
Jakie są minimalne stawki diet w delegacjach zagranicznych?
Minimalne stawki diet w delegacjach zagranicznych zależą od kraju docelowego i są ustalane przez przepisy państwowe. Każde państwo ma określony minimalny poziom diety, który pokrywa koszty wyżywienia i drobnych wydatków pracownika podczas pobytu za granicą. Stawki te są regularnie aktualizowane i można je sprawdzić w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych za granicą.
Jak prawidłowo dokumentować wydatki podczas delegacji?
Dokumentowanie wydatków w delegacji wymaga zbierania dowodów, takich jak rachunki, faktury i bilety, które potwierdzają poniesione koszty. W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentów, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie, opisując rodzaj wydatku i powód braku dokumentacji. Odpowiednia narzędzia online zwiększają efektywność zarządzają podróżami służbowymi.
Czy delegacje służbowe wliczają się do czasu pracy?
Delegacje służbowe mogą być wliczane do czasu pracy, jeśli w jej trakcie pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Sam czas dojazdu nie jest wliczany, chyba że zatrudniony wykonuje wtedy swoją pracę. Kwestie dotyczące czasu pracy reguluje Kodeks Pracy oraz wewnętrzne przepisy firmy.
Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników
Co warto wiedzieć o podróżach służbowych pracowników?

Zwrot za bilety vs paliwo - co jest bardziej opłacalne dla pracownika?
Dojazd do pracy bywa problematyczny i kosztowny, zwłaszcza kiedy mieszkamy daleko od miejsca pracy.

Nadgodziny w delegacji – co warto wiedzieć?
Nie każda dłuższa podróż służbowa zostanie zaliczona jako praca w godzinach nadliczbowych.
