Delegacje służbowe 2025 – poradnik dla przedsiębiorcy

Delegacje często kojarzone są z dalekimi wyprawami za ocean, jednak w rzeczywistości obejmują zarówno krajowe, jak i zagraniczne wyjazdy, które pracownicy odbywają w ramach swoich obowiązków. Każda podróż służbowa wiąże się z pewnymi formalnościami, które regulują przepisy Kodeksu Pracy i wewnętrzne rozporządzenia.

Dziś zagłębimy się w ten temat. Opowiemy m.in. czym są delegacje służbowe, jakie przepisy się do nich odnoszą, jak wygląda zwrot kosztów z podróży firmowej, jak liczony jest czas pracy podczas delegacji i dlaczego zautomatyzowane planowanie i monitorowanie tego typu wyjazdów to dobry pomysł.

Delegacje służbowe – podstawowe informacje

Delegacja służbowa, znana także jako podróż służbowa, to czasowe zlecenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania poza miejscowością w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy zatrudnionego. Delegacja ma charakter czasowy, incydentalny i nie prowadzi do zmiany dotychczasowego miejsca zatrudnienia.

W ramach delegacji firmowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą. Otrzymuje on również dietę, która pokrywa wydatki na wyżywienie w czasie podróży. Jednakże, osoba będąca na takim wyjeździe zobowiązana jest do rozliczenia podróży w terminie 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia musi dołączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poniesione koszty. W przypadku braku możliwości ich dostarczenia, należy złożyć pisemne oświadczenie.

Przykładem delegacji może być reprezentacja przedstawiciela handlowego z Tokio, na spotkaniu z klientem w Paryżu.

Kiedy pracodawca może wysłać pracownika w delegację?

Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową, jeśli spełnione są określone warunki. Przede wszystkim, trzeba uzasadnić wyjazd potrzebą wykonania obowiązków poza obecnym miejscem pracy. W przypadku wyjazdów krajowych, zadanie to może obejmować spotkania biznesowe, szkolenia czy inspekcje. Podróże zagraniczne są często związane z reprezentowaniem firmy na konferencjach międzynarodowych, negocjacjami z partnerami handlowymi lub wdrażaniem projektów w zagranicznych oddziałach.

Pracownik ma obowiązek odbyć delegację, chyba że umowa o pracę lub przepisy wewnętrzne przewidują wyjątki, np. w przypadku osób niepełnosprawnych czy opiekujących się dziećmi.

Jakie przepisy regulują delegacje służbowe w Polsce?

Delegacje firmowe w Polsce są regulowane przede wszystkim przez Kodeks Pracy, a dokładnie przez art. 77 5 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (zaktualizowany w 2023). Ten artykuł definiuje m.in.:

• co składa się na podróż służbową,

• jakie obowiązki mają pracodawcy wobec pracowników,

• za co przysługuje zwrot kosztów,

• ile wynoszą diety,

• a także omawia inne, uzasadnione wydatki.

Istotne jest również rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002. Jego przepisy odnoszą się do osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (instytucji finansowanej z budżetu samorządu terytorialnego, np. urzędów gminnych, szkół publicznych, ośrodków pomocy społecznej). Przepisy te mogą różnić się od zasad obowiązujących w sektorze prywatnym, zwłaszcza w kwestii rozliczeń i wysokości stawek.

Zwrot poniesionych kosztów delegacji

Pracodawca musi zwrócić poniesione koszty odbytej podróży firmowej. Wyjazdy krajowe i zagraniczne różnią się tutaj w kilku kluczowych aspektach.

Zakwaterowanie i wyżywienie

Delegacje krajowe

W trakcie krajowej podróży służbowej, dieta wynosi obecnie 45 zł za dobę. Kwota ta pokrywa koszty noclegów, wyżywienia i drobnych wydatków związanych z podróżą. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu, jednak nie może to być więcej niż dwudziestokrotność stawki diety. Jeśli osoba podróżująca nie przedłoży rachunku za nocleg, może otrzymać ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.

Delegacje zagraniczne

Wysokość diet zależy od docelowego kraju podróży. Dla przykładu, w Niemczech dieta wynosi 49 euro za dobę. Zwrot kosztów noclegu jest również limitowany i zależny od standardów hotelowych w danym kraju. W przypadku nieprzedłożenia rachunku, osobie podróżującej przysługuje ryczałt, który wynosi 25% limitu ustalonego dla danego kraju.

Przykładowo, jeśli podróżujesz do Francji, gdzie dieta wynosi 55 euro, a pracodawca nie zagwarantował bezpłatnego wyżywienia, otrzymasz pełną dietę. W przypadku, gdy zapewniono śniadanie, dieta zostanie odpowiednio pomniejszona (o 15% w przypadku podróży zagranicznej).

Komunikacja

Delegacje krajowe

Określone również zostały sposoby dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - czyli po prostu prywatnych pojazdów pracownika.

Stawki za każdy przejechany kilometr są ustalane przez pracodawcę, ale nie mogą być wyższe niż w przepisach. Dla zwrotów kosztów w tym przypadku kluczowa jest liczba faktycznie przejechanych kilometrów podczas delegacji krajowej. W 2024 roku, maksymalna stawka za kilometr przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności silnika poniżej 900 cm³ wynosi 0,89 zł za kilometr.

Koszty przejazdów środkami komunikacji miejskiej również podlegają zwrotowi, jeśli personel na wyjeździe poniesie takie wydatki. Mogą oni również otrzymać ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów, który wynosi 20% diety za każdy dzień podróży.

Delegacje zagraniczne

Pracodawca wybiera, jakim środkiem transportu zatrudniony ma się poruszać w zagranicznej podróży służbowej (np. samolot, pociąg, autobus, samochód). Zwrot obejmuje koszty biletów lub faktur za przejazdy, w tym dodatkowe opłaty, takie jak rezerwacja miejsc czy opłaty bagażowe.

Za każdy dzień pobytu za granicą przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów lokalnych dojazdów. Wynosi on zazwyczaj równowartość jednej diety w miejscowości docelowej za dzień podróży.

Jeżeli pracodawca zgodzi się na używanie prywatnego pojazdu, pracownikowi przysługuje zwrot według stawek za kilometr przebiegu. Jeśli osoba podróżująca nie przedstawi rachunków, może otrzymać ryczałt za nocleg i dojazd. Zwrot ryczałtowy w przypadku dojazdu wynosi 10% diety za każdy rozpoczęty dzień pobytu za granicą.

Koszty leczenia

Delegacje krajowe

Zgodnie z przepisami, w przypadku podróży krajowej, pracodawca nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów leczenia, chyba że takie koszty wynikają bezpośrednio z wykonywania obowiązków służbowych, a wydatek został uznany przez pracodawcę za uzasadniony. W praktyce, właściciele firm rzadko zwracają tego typu koszty w przypadku podróży krajowych, chyba że istnieje wewnętrzna polityka firmy, która to reguluje.

Delegacje zagraniczne

W podróży zagranicznej zasady zwrotu kosztów leczenia są bardziej precyzyjnie uregulowane. Pracodawca ma obowiązek zwrócić osobie podróżującej niezbędne i udokumentowane koszty leczenia za granicą, jeżeli były one konieczne w trakcie delegacji. Obejmuje to:

• koszty wizyt lekarskich,

• koszty leczenia w szpitalu,

• zakup niezbędnych leków.

Zwrot następuje tylko za koszty niezbędne i udokumentowane, np. rachunki ze szpitala, faktury za zakup leków. Pracodawca nie zwróci tych kosztów leczenia, które nie były konieczne (np. koszty zakupu niepotrzebnych leków).

Inne koszty

Pracownikowi mogą zostać zwrócone inne niezbędne i udokumentowane wydatki związane, takie jak opłaty za przejazd płatnymi drogami, autostradami, parkowanie czy korzystanie z dodatkowych usług hotelowych (po wcześniejszym uzgodnieniu).

Zasady dotyczące czasu pracy pracownika w delegacji

Art 128 §  1. mówi: Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Oznacza to, że delegacja zalicza się do czasu pracy, ale obejmuje tylko te godziny, w których pracownik faktycznie wykonuje swoje obowiązki.

Jak już wiadomo, pracownikowi zatrudnionemu do delegacji krajowej czy zagranicznej przysługuje zwrot kosztów przejazdów. Sam czas przejazdu nie jest jednak wliczany do czasu pracy, chyba że pracownik podczas przejazdu świadczy pracę.

Co więcej, jeżeli w ramach podróży służbowej, dana osoba wykonuje swoje obowiązki poza standardowymi godzinami pracy, te godziny mogą zostać uznane za nadliczbowe. Pracodawca jest zobowiązany zrekompensować te nadgodziny poprzez dodatkowe wynagrodzenie (stanowiące 50% lub 100% stawki godzinowej. np. 100% za pracę w nocy).

Co więcej, firma musi zapewnić swojemu pracownikowi odpowiedni odpoczynek dobowy i tygodniowy, także w trakcie delegacji. Oznacza to, że przysługuje mu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę oraz 35 godzin w tygodniu (wliczając w to niedzielę). Każda ich modyfikacja musi być wcześniej ustalona i uzasadniona. Jeśli czas podróży służbowej uniemożliwia członkowi personelu odpoczynek dobowy, pracodawca musi zagwarantować określony czas odpoczynku po powrocie.

Tip: Regularne rejestrowanie godzin pracy jest niezbędne dla efektywnego zarządzania swoim czasem w delegacji.

Zautomatyzowane monitorowanie delegacji

Monitorowanie delegacji jest niezbędne zarówno dla efektywności operacyjnej, jak i dla zgodności z przepisami prawa. Pozwala na bieżąco śledzić czas trwania wyjazdu, koszty dojazdów, daty rozpoczęcia, czy dodatkowe dane z tytułu podróży służbowej.

Z perspektywy zgodności z przepisami, dokładne monitorowanie pozwala na uniknięcie nieprawidłowości w rozliczeniach oraz naruszeń związanych z Kodeksem Pracy, co może chronić firmę przed sankcjami.

Do monitorowania delegacji doskonale nadają się systemy ERP oraz aplikacje mobilne.

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwiają integrację danych na temat podróży - takich jak rodzaj wydatku, wysokość diety, dobę podróży, etc. - w jednym miejscu. Z kolei aplikacje mobilne oferują szybki wgląd w szczegóły czasu trwania podróży, dostarczają informacji o poniesionych wydatkach, pozwalają na bieżąco śledzić zmiany, wysyłają powiadomienia i generują raporty, które mogą dalej pomóc w analizie kosztów i optymalizacji przyszłych podróży.

Kalkulator podróży służbowej

Kalkulator podróży służbowej, czy też kalkulator delegacji, to narzędzie które usprawnia proces rozliczeń kosztów podróży firmowych: pomaga w precyzyjnym ustalaniu diet oraz zwrotów należności. Pozwala też unikać błędów w obliczeniach dla wielu przypadków, w tym kiedy pracownik odbywa krajową podróż służbową lub bierze udział w zagranicznej wyprawie, gdzie różnice walutowe lub diety krajowe mogą wymagać dodatkowej uwagi.

Jak działa kalkulator podróży służbowej?

Kalkulatory te działają na zasadzie zautomatyzowanego wprowadzania danych, takich jak czas trwania wyjazdu, liczba dni podróży oraz wysokość diety według krajów docelowych. Może uwzględnić dodatkowe parametry, np. dla podróży krótszej niż doba i zapewnić automatyczne obliczenia kosztów na podstawie stawek ryczałtowych lub liczby faktycznych przejazdów i noclegów. Następnie kalkulator zlicza pełną wartość kosztów, uwzględniając wszystkie wprowadzone zmienne.

Automatyczne planowanie i obliczenie kosztów podróży służbowej

Automatyczne narzędzia online do planowania delegacji gwarantują znaczne oszczędności czasu (możesz planować nawet 10x szybciej!) oraz redukcję kosztów związanych z ręcznym rozliczaniem. Narzędzia te są dostosowane do wszelkich wymogów, np. w sprawie należności przysługujących pracownikom, mogą generować raporty, zwiększać kontrolę, oferować dedykowane kanały dyskusji online, przechowywać dokumenty w chmurze i upraszczać administrację w zagranicznych podróżach.

Takie rozwiązanie ułatwia również monitorowanie wydatków, analizę kosztów podróży w czasie oraz ich optymalizację. W efekcie, organizacje mogą zarządzać budżetem w sposób bardziej kontrolowany i przejrzysty, skutecznie zarządzać wyjazdami firmowymi i minimalizować ryzyko błędów.

Zarządzanie delegacjami łatwiejsze niż kiedykolwiek

Delegacje służbowe to podstawa funkcjonowania wielu organizacji. Pozwalają one rozwijać biznes i wzmacniać więzi partnerskie poprzez spotkania z przedstawicielami innych firm poza dotychczasowym miejscem pracy.

Takie podróże są uregulowane m.in. w Kodeksie Pracy. Na przykład przepisy w sprawie warunków ustalania należności służbowych gwarantują prawo do diet oraz zwrotu kosztów, takich jak noclegi czy dojazdy. Dzięki temu, osoby podczas wyjazdu nie ponoszą wydatków z nim związanych, a pracodawcy mają obowiązek zagwarantować odpowiednie świadczenia.

Nowoczesne narzędzia online do zarządzania delegacjami oferują wiele możliwości, które nie były wcześniej dostępne. Zarówno właściciele firm jak i personel może monitorować efektywność delegacji, oceniać ich wpływ na realizację celów oraz analizować dane, aby zdobyć lepszą kontrolę nad wydatkami.

Chcesz zautomatyzować i usprawnić zarządzanie podróżami w Twojej firmie? Wypróbuj odpowiednie systemy zarządzania delegacjami online i ciesz się udoskonalonymi procesami.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik może odmówić delegacji?

Pracownik ma prawo odmówić delegacji tylko w określonych sytuacjach, które wynikają z przepisów prawa pracy lub z umowy o pracę. Przykładem jest sytuacja, gdy podróż może zagrażać jego zdrowiu lub życiu, lub gdy zatrudniony jest chroniony przed takimi wyjazdami ze względu na status rodzica opiekującego się dzieckiem. W każdym przypadku, decyzja o odmowie powinna być uzasadniona.

Jakie są minimalne stawki diet w delegacjach zagranicznych?

Minimalne stawki diet w delegacjach zagranicznych zależą od kraju docelowego i są ustalane przez przepisy państwowe. Każde państwo ma określony minimalny poziom diety, który pokrywa koszty wyżywienia i drobnych wydatków pracownika podczas pobytu za granicą. Stawki te są regularnie aktualizowane i można je sprawdzić w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych za granicą.

Jak prawidłowo dokumentować wydatki podczas delegacji?

Dokumentowanie wydatków w delegacji wymaga zbierania dowodów, takich jak rachunki, faktury i bilety, które potwierdzają poniesione koszty. W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentów, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie, opisując rodzaj wydatku i powód braku dokumentacji. Odpowiednia narzędzia online zwiększają efektywność zarządzają podróżami służbowymi.

Czy delegacje służbowe wliczają się do czasu pracy?

Delegacje służbowe mogą być wliczane do czasu pracy, jeśli w jej trakcie pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Sam czas dojazdu nie jest wliczany, chyba że zatrudniony wykonuje wtedy swoją pracę. Kwestie dotyczące czasu pracy reguluje Kodeks Pracy oraz wewnętrzne przepisy firmy.