Ryczałt za dojazdy to odrębna należność z tytułu podróży służbowej, która ma pokryć lokalne przejazdy pracownika w miejscu delegacji. W podróży krajowej wynosi obecnie 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu, ale nie przysługuje automatycznie w każdej sytuacji. Nie dostanie go na przykład pracownik, który ma zapewniony bezpłatny transport albo korzysta na miejscu z samochodu służbowego. Ryczałt ma uproszczony charakter, dlatego co do zasady nie wymaga przedstawiania biletów ani rachunków za komunikację miejską.
Najważniejsze informacje
- Ryczałt za dojazdy w podróży krajowej wynosi 20% diety, a przy obecnej stawce diety 45 zł daje to 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu.
- Pracownikowi przysługuje ryczałt tylko wtedy, gdy rzeczywiście ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
- Na wniosek pracownika pracodawca może zamiast ryczałtu zgodzić się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
- W delegacji zagranicznej stosuje się inne zasady: ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej to 10% diety zagranicznej, a osobno rozlicza się dojazd z i do dworca, portu lub lotniska.
- Pracodawca spoza budżetówki może uregulować należności inaczej w umowie, regulaminie albo układzie, ale gdy takich zasad nie ma, stosuje się przepisy jak dla państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.
Czym jest ryczałt na dojazdy?
Ryczałt za dojazdy nie jest dietą i nie służy pokryciu kosztów wyżywienia. To świadczenie przeznaczone na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w ramach podróży służbowej. Chodzi więc o przejazdy po miejscowości, do której pracownik został wysłany na polecenie pracodawcy, a nie o główny przejazd pociągiem, samochodem czy samolotem do celu podróży.
To rozróżnienie ma duże znaczenie przy rozliczeniach. W praktyce najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy ryczałt za dojazdy wrzuca się do jednego worka z kosztami biletów kolejowych, kosztami dojazdu na lotnisko albo przejazdu prywatnym samochodem. Ustawodawca traktuje te należności osobno.
W rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013r. dotyczącym należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wskazano, że z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych wydatków. ¹
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoIle wynosi ryczałt za dojazdy w delegacji krajowej?
W podróży krajowej wysokość ryczałtu jest powiązana z dietą. Przepisy mówią, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ponieważ wysokość diety w delegacji krajowej wynosi obecnie 45 zł za dobę podróży, ryczałt za dojazdy wynosi 9 zł.
To ważne zwłaszcza dla firm, które chcą szybko ustalić, ile wypłacić pracownikowi bez zbierania rachunków za każdy tramwaj, autobus czy metro. Ryczałt działa właśnie jako uproszczenie. Nie trzeba dokumentować każdej pojedynczej jazdy biletami czy fakturami, bo jego sens polega na uproszczonym pokryciu drobnych wydatków.
Nie oznacza to jednak, że ryczałt przysługuje zawsze. Jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, świadczenie odpada. Tak będzie choćby wtedy, gdy hotel i miejsce spotkania są obok siebie, pracodawca zapewnił transport, kontrahent odbiera pracownika z dworca albo przejazdy nie były w ogóle konieczne.
Kiedy pracownikowi przysługuje ryczałt?
Samo odbywanie podróży służbowej nie wystarcza. Pracownikowi przysługuje ryczałt wtedy, gdy w ramach podróży krajowej ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Przepis jest w tym miejscu dość rygorystyczny: jeśli kosztów nie było, ryczałtu nie ma.
W praktyce oznacza to, że znaczenie mają realne okoliczności wyjazdu, a nie sam formularz delegacji. Jeżeli pracownik wysiadł z pociągu, przeszedł pieszo do hotelu, a następnego dnia miał spotkanie w tym samym budynku, trudno obronić tezę, że poniósł koszty dojazdu. Jeżeli jednak korzystał z autobusu, tramwaju, metra czy kolejki miejskiej między hotelem, biurem klienta i dworcem, ryczałt ma zastosowanie.
Przykład 1.
Kierowniczka HR pojechała do Krakowa na dwudniowe szkolenie. Z hotelu do sali szkoleniowej codziennie dojeżdżała tramwajem, a po przyjeździe pociągiem skorzystała jeszcze z autobusu z dworca. W takiej sytuacji ryczałt za dojazdy w delegacji krajowej jest uzasadniony, bo faktycznie pojawiły się lokalne przejazdy.
Przykład 2.
Handlowiec został wysłany do Łodzi na jednodniowe spotkanie. Biuro klienta znajdowało się 6 minut pieszo od dworca, a po zakończeniu rozmów pracownik wrócił od razu na pociąg. Jeżeli nie korzystał z komunikacji miejscowej i nie poniósł innych kosztów dojazdów, przysługuje mu zwrot kosztów głównego przejazdu, ale nie ryczałt za dojazdy miejscowe.
Ryczałt czy zwrot kosztów?
W delegacji krajowej przepisy dopuszczają dwa rozwiązania. Standardem jest ryczałt, ale na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej według dokumentów. Wtedy zamiast stałej kwoty rozlicza się rzeczywiste wydatki potwierdzone biletami, rachunkami albo innymi dokumentami.
To rozwiązanie bywa korzystne, gdy koszty były wyższe niż ryczałt, bo pracownik kilka razy dziennie przemieszczał się po dużym mieście. Trzeba jednak pamiętać, że zgoda nie działa automatycznie. Przepis mówi wyraźnie o formule „na wniosek pracownika”, a więc potrzebna jest akceptacja pracodawcy.
Właśnie dlatego w firmowych zasadach rozliczania delegacji warto doprecyzować, kiedy rozliczenie następuje ryczałtem, a kiedy przez zwrot kosztów. To ogranicza spory i ułatwia pracę kadr.
Podróż prywatnym samochodem, samochodem służbowym i samolotem
Ryczałt za dojazdy nie jest tym samym co zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem. Jeśli pracownik jedzie prywatnym samochodem w podróży służbowej, potrzebna jest zgoda pracodawcy. Wtedy zwrot kosztów przejazdu liczy się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż limity wynikające z przepisów.
Obecnie maksymalne stawki za 1 km przebiegu wynoszą 0,89 zł dla samochodu osobowego do 900 cm³, 1,15 zł dla samochodu osobowego powyżej 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. To już nie jest ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, tylko osobny mechanizm rozliczenia związany z rodzajem pojazdu. ²
Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem stanowiącym własność pracodawcy, rozliczenie również wygląda inaczej. Wtedy nie stosuje się kilometrówki za prywatny pojazd, bo pracownik nie używa własnego auta. Nadal mogą natomiast pojawić się inne niezbędne wydatki, na przykład opłaty parkingowe albo przejazd drogami płatnymi, o ile są związane z podróżą i zostały uznane przez pracodawcę.
Przy podróży samolotem warto z kolei odróżnić trzy warstwy kosztów: sam bilet lotniczy, dojazd na lotnisko i z lotniska oraz lokalne dojazdy w miejscu docelowym. To nie są te same należności i nie powinny być wrzucane do jednej kategorii.
Jak wygląda ryczałt za dojazdy za granicą?
W podróży zagranicznej przepisy rozbijają temat szerzej niż przy delegacji krajowej. Po pierwsze, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Po drugie, osobno przewidziano ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu.
Wysokość tych świadczeń zależy od diety zagranicznej przypisanej do danego państwa. Ryczałt za lokalne dojazdy wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Z kolei dojazd z i do dworca lub portu to zasadniczo równowartość jednej diety, a jeśli koszty wystąpiły tylko w jedną stronę, przysługuje 50% diety.
Także tutaj są wyjątki. Ryczałty nie przysługują między innymi wtedy, gdy pracownik nie ponosi kosztów, ma zapewnione bezpłatne dojazdy albo odbywa podróż samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.
Rozliczanie ryczałtu za dojazdy przez pracowników prywatnych firm
Kodeks pracy nie ogranicza należności z tytułu podróży służbowej wyłącznie do budżetówki. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Dla firm prywatnych ważne są dwa poziomy regulacji. Pierwszy to własne źródła prawa pracy, czyli układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa. Tam pracodawca może określić zasady delegacji. Drugi poziom to reguła awaryjna: jeśli takich postanowień nie ma, pracownikowi przysługują należności według rozporządzenia obowiązującego w sferze budżetowej.
To oznacza, że w prywatnej firmie ryczałt za dojazdy nie zawsze będzie wyglądał identycznie jak w budżetówce, jeśli wewnętrzne zasady stanowią inaczej. Jeżeli jednak pracodawca nie uregulował tego wcale, trzeba sięgnąć do rozporządzenia. Trzeba też pamiętać, że dieta krajowa w prywatnej firmie nie może być niższa niż dieta z rozporządzenia dla podróży krajowej.
Podatek dochodowy i rozliczenia
Z perspektywy podatku dochodowego istotne jest to, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W praktyce oznacza to, że prawidłowo wypłacony ryczałt za dojazdy, mieszczący się w ustawowych limitach, co do zasady korzysta ze zwolnienia.
Dla działów kadr i płac ważne jest więc nie tylko to, czy wypłata została nazwana ryczałtem, ale też to, czy rzeczywiście odpowiada zasadom rozliczania podróży służbowej. Sama nazwa świadczenia nie załatwia sprawy, jeśli sposób wypłaty rozmija się z przepisami albo z dokumentacją wyjazdu.
Podsumowanie
Ryczałt za dojazdy to praktyczne uproszczenie rozliczenia delegacji, ale tylko wtedy, gdy wiadomo, czego dokładnie dotyczy. W podróży krajowej obejmuje lokalne przejazdy środkami komunikacji miejscowej i wynosi dziś 9 zł za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Nie zastępuje zwrotu kosztów głównego przejazdu, noclegu ani kilometrówki za prywatny samochód. Nie należy się też wtedy, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Dla pracodawcy najbezpieczniejsze jest rozdzielenie w zasadach delegacji kilku osobnych kategorii: przejazdy, dojazdy miejscowe, nocleg, inne wydatki i rozliczenie prywatnego pojazdu. Wtedy polecenie wyjazdu, dokumenty i końcowe rozliczenie tworzą spójną całość.
Źródła:
FAQ – najczęstsze pytania o odpis ryczałt za dojazdy
Ryczałt za dojazdy w delegacji krajowej wynosi 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Przy obecnej stawce diety 45 zł jego wysokość to 9 zł.
Ryczałt za dojazdy co do zasady nie wymaga dołączania biletów ani rachunków, ponieważ jest zryczałtowaną należnością. Dokumenty są potrzebne wtedy, gdy na wniosek pracownika pracodawca zgodzi się rozliczyć rzeczywiste koszty dojazdu zamiast ryczałtu.
Ryczałt za dojazdy nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Sam fakt podróży służbowej nie wystarcza, jeśli w miejscowości delegacji nie było żadnych lokalnych przejazdów.
Przejazd prywatnym samochodem rozlicza się według kilometrówki, a nie przez ryczałt za dojazdy miejscowe. To dwa różne świadczenia, oparte na innych przepisach i innym sposobie ustalania należności.
W prywatnej firmie zasady delegacji mogą wynikać z regulaminu, umowy albo układu zbiorowego. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się przepisy obowiązujące dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
To również może Cię zainteresować:
Ryczałt samochodowy 2026: aktualne stawki i limity
Ryczałt samochodowy – sprawdź aktualne stawki, limity kilometrów, zasady obliczania ryczałtu i rozliczania jazd lokalnych pracownika.
Samochód służbowy – do jakich celów można go używać?
Osoby, które w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych muszą się przemieszczać mogą liczyć na samochód służbowy.
Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku i jak ją liczyć?
Kilometrówka – aktualne stawki za km, ewidencja przebiegu pojazdu, delegacja i rozliczenie prywatnego auta w firmie.
#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:
