Ryczałt samochodowy: jakie są aktualne stawki w 2025 roku?

W 2025 roku zasady rozliczania kosztów używania prywatnych pojazdów przez pracowników do celów służbowych pozostają niezmienne. Pracodawcy mogą wybierać między ryczałtem samochodowym a tzw. kilometrówką, w zależności od ustaleń z pracownikami.

Umowa między pracownikiem a pracodawcą

Kluczowym krokiem jest zawarcie pisemnej umowy określającej warunki korzystania z prywatnego pojazdu do celów służbowych. Dokument powinien zawierać:

• markę i model samochodu
• pojemność skokową silnika
• numer rejestracyjny
• formę własności pojazdu
• sposób rozliczenia kosztów (ryczałt czy kilometrówka)
• termin wypłaty świadczenia

Umowa powinna również precyzować, czy pracodawca zamierza stosować ryczałt samochodowy, czy opierać się na ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówce).

Ryczałt samochodowy

Ryczałt samochodowy to stała kwota wypłacana pracownikowi za korzystanie z prywatnego pojazdu do celów służbowych. Wysokość ryczałtu zależy od liczby kilometrów przejeżdżanych w celach służbowych oraz pojemności skokowej silnika pojazdu.

W 2025 roku maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodów osobowych przez pracowników wynoszą:

• Samochody osobowe o pojemności skokowej silnika do 900 cm³:

• dla miast do 100 tys. mieszkańców: 267 zł
• dla miast od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców: 445 zł
• dla miast powyżej 500 tys. mieszkańców: 623 zł

• Samochody osobowe o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³:

• dla miast do 100 tys. mieszkańców: 345 zł
• dla miast od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców: 575 zł
• dla miast powyżej 500 tys. mieszkańców: 805 zł

Te kwoty są maksymalne i mogą być dostosowane przez pracodawcę w zależności od indywidualnych ustaleń z pracownikiem.

Kilometrówka

Alternatywą dla ryczałtu jest kilometrówka, czyli zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. W 2025 roku stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

• Samochody osobowe:

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm³: 0,89 zł
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł

• Motocykle: 0,69 zł

• Motorowery: 0,42 zł

Te stawki są ustalane przez Ministra Infrastruktury i mogą ulegać zmianom w kolejnych latach.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Aby skorzystać z kilometrówki, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która powinna zawierać:

• daty i cele podróży
• numery rejestracyjne pojazdu
• liczbę przejechanych kilometrów

Ewidencja ta jest podstawą do obliczenia wysokości zwrotu kosztów przez pracodawcę.

Wybór metody rozliczenia

Decyzja o wyborze między ryczałtem a kilometrówką powinna być uzgodniona między pracodawcą a pracownikiem i uwzględniać specyfikę wykonywanej pracy oraz częstotliwość używania prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Warto pamiętać, że niezależnie od wybranej metody, zwrot kosztów związanych z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych nie podlega oskładkowaniu, pod warunkiem że nie przekracza ustalonych limitów.

W przypadku przekroczenia tych limitów, nadwyżka podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Dla dokładnych obliczeń i aktualnych stawek warto skorzystać z dostępnych kalkulatorów ryczałtu samochodowego dostępnych online.