6 najlepszych programów do układania grafiku pracy w 2025 r.

Układanie grafików pracy to jeden z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów organizacyjnych, zwłaszcza w firmach zatrudniającej pracowników zmianowych. Harmonogram musi uwzględniać nie tylko dostępność zespołu, ale też wymogi prawa pracy, limity godzinowe, dyżury, dni wolne i nagłe nieobecności. W praktyce oznacza to konieczność ciągłego żonglowania kolumnami w Excelu, konieczność drukowania dziesiątek harmonogramów lub… skorzystania z nowoczesnych narzędzi, które robią to za nas.

Coraz więcej firm – zarówno małych restauracji, jak i dużych zakładów produkcyjnych – decyduje się na wdrożenie systemu do układania grafików pracy online. Dlaczego? Bo automatyzacja harmonogramu pracy to nie tylko oszczędność czasu, ale i sposób na uniknięcie stresu związanego z nieporozumieniami, niedopasowanymi zmianami i naruszeniami przepisów prawa pracy.

Dlaczego warto używać programu do układania grafiku pracy?

Program do tworzenia grafików pracy online to coś więcej niż elektroniczna wersja kalendarza. Dobre narzędzie pozwala menedżerowi szybko zaplanować zmiany, uwzględnić dyspozycyjność poszczególnych pracowników, zareagować na nieobecności i wysłać gotowy harmonogram jednym kliknięciem. Pracownicy od razu widzą swój plan pracy w aplikacji, a wszelkie zmiany są automatycznie aktualizowane i komunikowane.

Co więcej – profesjonalne systemy często wspierają tworzenie grafików pracy zgodnych z przepisami prawa pracy, uwzględniając minimalny odpoczynek dobowy, limity godzin pracy czy też godziny nadliczbowe. Dzięki temu ryzyko pomyłek i potencjalnych kar zostaje znacznie zminimalizowane.

Zamiast ręcznie układać grafik co miesiąc lub nawet co tydzień – możesz mieć wszystko zrobione automatycznie. Twój grafik pracy będzie uwzględniał dostępność pracowników i aktualną sytuacją kadrową. Mniej stresu i mniej nerwów sprawia, że możesz skupić na codziennej pracy i zarządzaniu zespołem.

Najpopularniejsze narzędzia do tworzenia grafików pracy online to:

1. inEwi

2. Deputy

3. FindMyShift

4. When I Work

5. Humanity

6. Sling

1. inEwi

inEwi to polskie kompleksowe rozwiązanie do tworzenia harmonogramów i grafików pracy online oraz rejestracji i ewidencji czasu pracy. System pozwala szybko tworzyć grafiki, uwzględniając wymiar etatu, normy czasu pracy i limity wynikające z przepisów Kodeksu pracy. Dodatkowo w narzędziu masz możliwość automatycznego informowania pracowników w czasie rzeczywistym o zmianach w grafiku pracy. inEwi pozwala też na zarządzanie urlopami i delegacjami oraz na mierzenie czasu pracy na zadaniach.

Co oferuje inEwi:

• automatyczne układanie grafików,
• łatwe dodawanie zmian i nieobecności,
• proste składanie elektronicznych wniosków urlopowych,
• rejestracja czasu pracy z przejrzystymi raportami,
• możliwość planowania pracy dla wielu zespołów,
• mierzenie czasu na zadaniach i projektach,
• integracja z popularnymi systemami kadrowo płacowymi,
• wsparcie techniczne w j. polskim.

Dla kogo: małe i średnie firmy, gastronomia, produkcja, sprzedaż.

Deputy to międzynarodowa platforma do zarządzania pracą zmianową. Narzędzie oferuje zaawansowane funkcje automatyzacji, dynamiczne planowanie grafików pracy w oparciu o dostępność pracowników i integracje z systemami kadrowo-płacowymi. Nie jest jednak dostosowane do wymogów polskiego prawa pracy.

Co oferuje Deputy:

• układanie grafików w oparciu o dostępność i role,

• zgłaszanie nieobecności pracowników, zamiana zmian,

• śledzenie obecności i integracja z payrollami,

• aplikacja mobilna dla Androida i iOS.

Dla kogo: większe zespoły w usługach, gastronomii i handlu.

3. FindMyShift

To lekkie, przeglądarkowe narzędzie do układania prostych grafików pracy online. Sprawdza się w małych firmach, żłobkach i placówkach opiekuńczych. Aplikacja oferuje czasomierz, automatyczne raporty i przypomnienia.

Co oferuje FindMyShift:

• intuicyjny edytor grafików online,

• planowanie zmian i widoczność dostępności zespołu,

• powiadomienia e-mail, eksport do plików,

• prosta aplikacja mobilna.

Dla kogo: małe firmy, opieka społeczna, NGO.

4. When I Work

When I Work to aplikacja do tworzenia grafików pracy zaprojektowana z myślą o prostocie. Świetnie sprawdza się w gastronomii i punktach usługowych. Umożliwia samodzielne zgłaszanie dostępności przez pracowników i łatwe zarządzanie zamianami zmian. Wdrożenie go w organizacji z pewnością wpłynie na poprawę komunikacji.

Co oferuje When I Work:

• Planowanie zmian z poziomu aplikacji mobilnej,

• obsługa zamian zmian i nieobecności,

• powiadomienia push i e-mail,

• prosta obsługa nawet dla niezaawansowanych użytkowników.

Dla kogo: restauracje, salony fryzjerskie, małe sklepy.

6. Sling

Sling to proste narzędzie do przypisywania zmian i zadań. Choć nie jest pełnoprawnym systemem kadrowym, może być przydatne dla małych zespołów projektowych, które nie muszą rozliczać norm czasu pracy.

Co oferuje Sling:

• szybkie przydzielanie zadań i zmian,

• możliwość edycji grafików z poziomu przeglądarki internetowej,

• podstawowe powiadomienia i statusy dostępności.

Dla kogo: start-upy, zespoły projektowe, freelancerzy.

5. Humanity

Humanity to zaawansowane narzędzie do planowania zmian, skierowane do dużych organizacji. Oferuje rozbudowane funkcje zarządzania zespołami, raportowania i optymalizacji grafików. Narzędzie ułatwia komunikację i jest szczególnie przydatne w dużych firmach.

Co oferuje Humanity:

• Układanie grafików z uwzględnieniem ról, lokalizacji i uprawnień,

• automatyzację przydzielania zmian,

• integracje z systemami kadrowo-płacowymi,

• aplikację mobilną i dashboard analityczny.

Dla kogo: duże firmy, korporacje, branża medyczna.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego programu do układania grafików pracy to realne wsparcie w codziennej organizacji zadań i zarządzaniu czasem pracy. Zamiast tworzyć harmonogram na kartce papieru czy w arkuszu kalkulacyjnym, możesz korzystać z nowoczesnych rozwiązań, które w kilka sekund przygotują grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy i dostosowany do preferencji pracowników, ich dyspozycyjności oraz obowiązujących norm prawnych.

Narzędzia do planowania czasu pracy online umożliwiają nie tylko szybkie tworzenie harmonogramów dostosowanych do potrzeb firmy, ale też pełną kontrolę nad ewidencją czasu pracy, przepracowanymi godzinami i wnioskami urlopowymi. Pracownicy często mogą sprawdzać swój grafik pracy online z poziomu dowolnego urządzenia i w czasie rzeczywistym.

Dzięki integracji z systemami do rejestracji czasu pracy i zarządzania procesami kadrowymi, programy te wspierają także optymalizację kosztów pracy i poprawiają komunikacji w zespole. Nowoczesne systemy często korzystają ze sztucznej inteligencji, która automatyzuje proces tworzenia harmonogramów pracy, dopasowując je nie tylko do obowiązków, ale też konkretnych zadań.

To, co kiedyś wymagało godzin ręcznego układania grafików, dziś możesz zrobić jednym kliknięciem z dowolnego miejsca. Niezależnie od tego, czy planujesz czas pracy kilku, czy kilkudziesięciu osób - dobrze dobrany system do planowania czasu pracy znacząco ułatwi Ci życie.

Na rynku znajdziesz wiele narzędzi, które umożliwiają tworzenie grafików pracy online zgodnych z obowiązującymi przepisami. Wybierając program dla swojej firmy, zwróć uwagę na:

• możliwość pracy w czasie rzeczywistym,

• dostęp z dowolnego urządzenia,

• automatyczne dopasowanie do okresu rozliczeniowego,

• wsparcie dla wniosków urlopowych i nadgodzin,

• opcję tworzenia gotowych szablonów grafików.

Pamiętaj – dobrze zaplanowany harmonogram pracy to nie tylko porządek w organizacji, ale i realna oszczędność czasu oraz mniejsze ryzyko błędów. Jeśli chcesz mieć wszystko pod kontrolą, wybór grafiku online dopasowanego do własnych potrzeb stanowi to pierwszy krok.