Lista obecności – omówienie

Staranne ewidencjonowanie czasu pracy pracowników jest niezbędne do prawidłowego naliczania wynagrodzeń i przysługujących pracownikom świadczeń. Lista obecności w pracy jest jednym z narzędzi, które to umożliwiają. Dlatego już teraz dowiedz się wszystkiego, co warto wiedzieć na temat list obecności.

Czym jest lista obecności pracownika?

Lista obecności to dokument, dzięki któremu pracownicy mogą potwierdzać swoją obecność w miejscu pracy. Dzięki niej łatwiejsze jest rejestrowanie czasu pracy i jego rozliczanie, a także kontrolowanie spóźnień, nadgodzin lub wcześniejszych wyjść z pracy. Dokument potwierdzający obecność pracowników może prowadzić sam właściciel firmy, jak i kierownicy poszczególnych działów i zespołów.

Obowiązkiem pracodawcy, który wynika bezpośrednio z kodeksu pracy, jest ewidencjonowanie czasu pracy. Warto jednak wiedzieć, że kodeks pracy ani inne akty prawne nie narzucają sposobu, w jaki czas pracy ma być przez pracodawcę rejestrowany. Oznacza to, że choć pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, to nie musi tego robić z pomocą listy obecności. W małych firmach wystarczające może być nawet potwierdzenie ustne obecności pracownika, a w dużych firmach wygodnym sposobem może być rejestracja czasu pracy, chociażby z pomocą odbicia kart magnetycznych w specjalnym czytniku. Jako potwierdzenie obecności pracownika można też traktować zalogowanie się do systemu informatycznego.

Każdy pracodawca – niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia – zobowiązany jest art. 149 Kodeksu Pracy do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Jej głównym celem jest prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które są związane z pracą. Ewidencja nie musi być prowadzona wyłącznie w odniesieniu do osób, które objęte są systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze nocnej.

Konieczność sporządzania ewidencji potwierdza również rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ewidencja czasu pracy – imienna, oddzielna dla każdego pracownika – stanowi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Karta ewidencji czasu pracy zawierać musi informacje o wymiarze wykonanej pracy w poszczególnych dobach, w tym o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych i w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w zwykle pięciodniowym tygodniu roboczym. Potwierdzenie w niej znaleźć muszą również wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Wnioski urlopowe, czy zwolnienia lekarskie, w praktyce, stają się załącznikami do karty rozliczenia, podobnie jak pracownicze wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny. Jeżeli ewidencja dotyczy pracownika młodocianego, uwzględnić należy w niej także czas poświęcony na prace wzbronione młodocianym, dozwolone jedynie w ramach odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pojawia się więc pytanie, czy lista obecności pracownika może być traktowana jako ewidencja jego czasu pracy?

Listy obecności a ewidencja czasu pracy – wszystko, co trzeba wiedzieć

Częstym błędem jest mylenie listy obecności z ewidencją czasu pracy. Tymczasem są to dwa różne dokumenty. Czym lista obecności w pracy różni się od ewidencji?

Ewidencja czasu pracy zawiera wszystkie dane dotyczące czasu, w którym pracownik wypełniał swoje obowiązki zawodowe, a także informacje o dniach wolnych od pracy wraz z powodem ich udzielenia czy też o rodzaju i wymiarze wszelkich nieobecności zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. Do ewidencji dołącza się wnioski pracowników, zwolnienia lekarskie i inne dokumenty tworzące razem dokumentację pracowniczą. Wiele z rejestrowanych informacji zawiera wrażliwe dane, które nie powinny trafić na zwykłe listy obecności.

Dlatego też na liście obecności powinny się pojawić tylko te dane, dzięki którym możliwe jest zweryfikowanie realizacji wymiaru czasu pracy wynikającego z grafiku pracy, rejestrowanie wszelkich odstępstw oraz ustalenie, jaka jest faktyczna liczba przepracowanych godzin przez danego pracownika. Innymi słowy, lista obecności jest jedynie narzędziem, które wspiera ewidencjonowanie czasu pracy.

Przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, ale już niekoniecznie do prowadzenia listy obecności. Lista obecności w pracy nie jest bowiem tożsama z rozliczeniem czasu pracy, ani z harmonogramem (rozkładem) pracy. Podstawowa lista nie wskazuje dokładnie, ile godzin zostało przepracowanych, do czego pracodawców zobowiązuje i Kodeks Pracy, i wspomniane wcześniej rozporządzenie.

Lista obecności pracownika – co to?

Listę obecności pracowników traktować należy jako jeden z dokumentów kadrowych, zwyczajowo stosowanych do potwierdzania przez zatrudnionych rozpoczęcia i obecności w pracy w danym dniu. Muszą być na niej zawarte informacje dotyczące nazwy zakładu pracy, okresu, dla którego jest prowadzona oraz podpisy pracowników i kierownika, poświadczające stan faktyczny w danym dniu roboczym. Pracodawca samodzielnie określa sposób potwierdzania rozpoczęcia i obecności w pracy (oraz sposób, w jaki usprawiedliwiane są wszelkie nieobecności). Może wobec tego zastosować wyłącznie kartę ewidencji czasu pracy, może też zdecydować się na prowadzenie indywidualnych list obecności, w których znajdą się również informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, które pozwolą na określenie liczby przepracowanych godzin.

Jeżeli te elementy na liście obecności się nie znajdą, nie może być ona traktowana jako ewidencja czasu pracy, na co z pewnością uwagę zwrócą kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy. Wówczas lista stanowić może uzupełnienie ewidencji, które wspomoże stworzenie prawidłowego rozliczenia czasu pracy. To jednak ewidencja powinna pozostać głównym narzędziem, służącym do odpowiedniego obliczenia wynagrodzenia oraz innych, związanych z pracą, świadczeń.

Jeśli natomiast pracodawca zrezygnuje z list obecności – uważając je za zbędne obciążenie zarówno dla pracowników, jak i działu kadrowego – może rozszerzyć prowadzoną ewidencję czasu pracy o informacje, które dotychczas pojawiały się na liście np. dane dotyczące spóźnień, czy wcześniejszych wyjść pracowników.

Lista tworzona jest zazwyczaj w cyklach miesięcznych, z podziałem na dni robocze. Znajduje się w niej nazwa zakładu pracy, informacja o kierowniku jednostki, imię i nazwisko pracownika oraz miejsce na jego podpis (lub parafkę) i podpis przełożonego. Symbole stosowane mogą być dowolnie, muszą jednak być zrozumiałe tak dla pracownika wypełniającego listę, jak i osób, które listę (jako narzędzie pomocnicze) będą weryfikować.

Jak zrobić listę obecności w pracy?

Tworzenie list obecności nie jest trudne, jednak trzeba dostosować je do potrzeb i wymagań firmy. Na początek trzeba określić, jakie informacje ma uwzględniać dokument i wybrać sposób, w jaki będzie prowadzona lista obecności pracowników.

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności to bardzo prosty dokument, który powinien zawierać jedynie podstawowe dane. Wśród nich musi się znaleźć: 

• imię i nazwisko pracownika, 
• informacja o okresie, którego dotyczy lista obecności, przy czym najczęściej są to listy miesięczne,
• miejsce na podpis pracownika będący potwierdzeniem obecności pracownika w danym dniu,
• miejsce na dane i podpis kierownika, który odpowiada za jednostkę, której podlega dany pracownik.

Na liście obecności można też wpisywać dokładne godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy.

Z racji tego, że każdy pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania obecności pracowników, może on zdecydować się na prowadzenie listy obecności dla każdego pracownika osobno lub zbiorczo dla kilku pracowników. W dodatku pracodawca może prowadzić listę w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak istotne jest, aby sposób potwierdzania obecności w pracy w danym miejscu precyzował regulamin pracy, jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników lub pisemne obwieszczenie, jeśli w zakładzie pracy zatrudnionych jest mniej osób.

Lista obecności a RODO

Listy obecności mogą być prowadzone zbiorczo, dlatego nie jest to dokument, w którym powinno się umieszczać dane poufne i wrażliwe. Dokument, szczególnie w formie wydrukowanej listy obecności, powinien jedynie zawierać imię i nazwisko pracownika oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy danego dnia, a nie na przykład informacje na temat przyczyny nieobecności pracowników.

Jak długo przechowywać listy obecności?

Z racji tego, że lista obecności nie jest dokumentem, który pracodawca ma obowiązek prowadzić, to przepisy nie regulują, jak długo należy je przechowywać. Dobrą praktyką jest jednak przechowywanie list przez 3 lata, gdyż jest to okres, po którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu.

Jak szybciej i efektywniej zbierać dane?

Lista obecności ma ułatwiać ewidencjonowanie czasu pracy, a nie stawać się dodatkowym czasochłonnym obowiązkiem. Dlatego warto stosować nowoczesne rozwiązania, które usprawnią proces zbierania danych dotyczących obecności pracowników i zapewnią oszczędność czasu. System informatyczny może skutecznie zautomatyzować gromadzenie i analizę danych.

Monitoruj czas pracowników, godziny nadliczbowe i inne dzięki narzędziu do ewidencji czasu pracy online!

Skuteczna ewidencja czasu pracy w Twojej firmie z inEwi!

Czas na elektroniczną listę obecności!

Papierowe listy obecności mają wiele wad. Są relatywnie mało odporne na wszelkie manipulacje danymi – podpisać może się na nich zarówno pracownik spóźniony, jak i nieobecny (swój podpis złoży np. w kolejnym dniu). Hurtowe podpisywanie list – wraz z końcem upływającego tygodnia lub miesiąca – zabiera także sporo czasu. To także dodatkowe obowiązki dla działu kadr, który listy musi sporządzić, drukować i udostępniać pracownikom, a następnie sprawdzać, czy zostały one prawidłowo uzupełnione.

Z pomocą przyjść może inEwi – system do rejestracji czasu pracy, wspomagający organizację funkcjonowania firmy. Kontrola czasu pracy pracowników stanie się łatwiejsza, dzięki automatycznemu generowaniu list obecności i kart ewidencji oraz elektronicznemu obiegowi dokumentów (m.in. wniosków urlopowych). Nadgodziny, spóźnienia i nieobecności będą na bieżąco kontrolowane, a raporty wygenerują się automatycznie (podobnie jak szacunki wynagrodzenia oparte o zarejestrowany czas pracy).

W ten sposób pracownik zyska wygodną możliwość rejestrowania swojego czasu pracy za pomocą własnego smartfona, a pracodawca – wgląd w przejrzystą, cyfrową listę, wraz z dostępem do wszelkich szczegółów.

Czy warto rejestrować czas pracy pracowników?

Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika to prawny obowiązek pracodawcy, za którego niedopełnienie grozi kara grzywny w wysokości do 30 000 zł (zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy). Rozliczenie obecności pracownika leży także w interesie pracodawcy. Szczególnie w sytuacji, gdy np. pracownik wystąpi z roszczeniami o wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny. Pracodawca, który nie prowadzi list obecności, dokumentacji ewidencjonującej czas pracy czy list płac, będzie musiał sam udowadniać nieobecności pracownika, ich wymiar oraz w konsekwencji wypłacone wynagrodzenie – a także to, iż nadliczbowe godziny w ogóle nie wystąpiły.

Korzyści płynące z prowadzenia elektronicznej listy obecności

Elektroniczna lista obecności pracownika eliminuje potrzebę prowadzenia i przechowywania papierowej dokumentacji, a jednocześnie pozwala na gromadzenie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu z zachowaniem kontroli dostępu. W dodatku zebrane w tej formie dane usprawniają procesy związane z obliczaniem wynagrodzeń i przygotowywaniem list płac. Prowadząc elektroniczną listę obecności, unikamy też typowych błędów ludzkich i eliminujemy konieczność przeprowadzania żmudnej weryfikacji zgodności danych ze stanem faktycznym.

Lista obecności online – jaki program wybrać?

Istnieje wiele programów do prowadzenia list obecności. Wybór odpowiedniego programu zależy od potrzeb i możliwości firmy. Niemniej jednak zawsze warto zwracać uwagę: 

• jakie narzędzia do zarządzania czasem pracy oferuje dany program, 
• czy jego obsługa jest intuicyjna,
• czy można go zintegrować z innymi programami i systemami wykorzystywanymi w firmie,
• czy program zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych,
• czy można liczyć na profesjonalne wsparcie techniczne?

Starannie wybrany program skutecznie zastąpi papierową listę obecności i znacznie przyspieszy prowadzenie ewidencji czasu pracy.