Prowadzenie spisu obecności z uwzględnieniem czasu pracy dla każdego pracownika jest kwestią obowiązkową i priorytetową. Dzięki niej można dokładnie prześledzić kwestie wywiązywania się ze stosunku pracy, a także pozwoli na prawidłowe naliczenie wynagrodzenia i świadczeń. To obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Coraz częściej spotkać możemy się również z listą obecności. To dwie różne dokumentacje, które różnią się specyfikacją. Dziś postaramy się bliżej przyjrzeć liście obecności pracownika.
Lista obecności pracownika – w jakim celu jest stworzona?
Lista obecności pracownika jest prostym dokumentem określającym obecność lub nieobecność w pracy oraz czas pracy. Dzięki niej pracodawca może określić ilość dni pracujących dla danego podwładnego, oraz godziny pracy czy ich łączny czas. Na podstawie tego typu dokumentów możliwe jest właściwe rozliczenie pracownika ze stosunku pracy oraz wyliczenie wynagrodzeń czy ewentualnych świadczeń dodatkowych.
Jednak ze względu na obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), które zakazują umieszczania wszelkich dokładnych danych danego pracownika listy te zawierają tylko najważniejsze dane pracownika- imię, nazwisko oraz podpis. Informacje takie jak między innymi stan zdrowia danej osoby powinny znaleźć się tylko i wyłącznie w spisie ewidencji. Lista obecności pracownika dotyczy jedynie obecności i nieobecności pracownika oraz czasu wykonywanej pracy.
Lista obecności pracownika - wiele możliwości do wyboru
Jeśli dany pracodawca chce prowadzić listę obecności ma on różne możliwości do wyboru. Dostępna jest tutaj forma tradycyjna- papierowa, a także elektroniczna czy systemowa. Niezależnie od wybranej metody możliwe jest dokładne notowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia prac co umożliwia właściwe podliczenie godzin pracy i rozliczenie całego okresu.
Pracownika lista obecności zwykła w formie papierowej jest najprostszą formą rozliczania czasu pracy. Najczęściej właśnie na nią decydują się przedsiębiorcy. W formie elektronicznej listy dany pracownik korzysta poprzez przyłożenie karty do odpowiedniego czytnika. Z kolei trzeci i ostatni sposób obejmuje logowanie się do danego systemu firmowego. Na te dwie metody list decydują się najczęściej przedsiębiorstwa o średniej jak i dużej wielkości.
Darmowa lista obecności pracownika – gdzie pobrać?
Pobierz wzór lista obecności pdf dla jednego pracownika poprzez wejście na stronę. Dokument ten to jedynie potwierdzenie pracownika dla obecności i wykonywanego czasu pracy. Jednak lista do pobrania nie jest prawidłowym sposobem na ewidencjonowanie czasu pracy. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona za pomocą specjalnych programów. Umieszczone na stronie listy obecności pracownika są sprawdzoną pozycją, którą z powodzeniem stosuje wiele firm i prywatnych przedsiębiorstw. Jeśli szukasz odpowiedniego wzoru dla swoich pracowników, skorzystaj z tej darmowej pozycji.
Na rynku znajdziemy wiele różnych rozwiązań dotyczących prowadzenia pracowniczych list obecności. Jednak na sam początek zdecydowanie warto spróbować wykorzystać system pisemny w formie papierowej. Metoda ta nie wymaga wprowadzania dodatkowych nakładów finansowych i wykazuje dokładne określenie czasu pracy i obecności danego pracownika. Może być ona zastosowana zarówno w odniesieniu do jednej osoby lub wielu pracowników, w dowolnym systemie rozliczeniowym.
Imienna lista obecności pracownika – jak powinna wyglądać?
Lista obecności pracownika to dokument o prostej, nieformalnej formie. Powinien zawierać w sobie najważniejsze informacje, takie jak między innymi:
- imię i nazwisko pracownika oraz jego podpis,
- dane osoby nadzorującej pracę oraz podpis,
- okres, na który przypada sprawozdanie- najczęściej lista obecności pracownika prowadzona jest w okresie miesięcznym,
- czas pracy- godzina rozpoczęcia i zakończenia,
- zsumowana liczba godzin w całym okresie, którego dana lista dotyczy
Ze względu na fakt, iż dokumentacja ta nie jest w żaden sposób formalna warto pamiętać o tym, iż przepisy jasno określają obowiązek dokumentacji obecności oraz czasu wykonanej pracy danego pracownika w firmie. Jeśli dany pracodawca chce prowadzić listy obecności warto w pierwszej kolejności wykorzystać tradycyjne i najprostsze formy papierowe. Lista obecności pracownika miesięczna do wydruku to wiele różnych darmowych wzorów i szablonów, które z powodzeniem mogą być wykorzystane przez różne przedsiębiorstwa. Rozliczanie pracowników w systemie miesięcznym jest najczęściej wybieraną taktyką wśród przedsiębiorców.
Jednak bez względu na fakt, jaki rodzaj rozliczeń wybierzemy, warto pamiętać o tym, że niezbędne prawidłowe i miarodajne prowadzenie list obecności przez wykonujących pracę pracowników. Tylko wtedy uzyskane wyniki będą zgodne ze stanem faktycznym i pozwolą na odpowiednie obliczenie kwot wynagrodzeń czy wypłacanych świadczeń dodatkowych. Dlatego też warto zadbać o te kwestie w swojej kadrze pracowniczej.
Wzór lista obecności pdf dla jednego pracownika – najlepsze praktyki
Imienna lista obecności pracownika w formie elektronicznej zyskuje coraz bardziej na popularności szczególnie w firmach wykonujących większość zadań w systemie zdalnym. To właśnie tam najlepiej sprawdza się to rozwiązanie. Jeśli jednak prowadzimy działalność na małą i średnią skalę warto rozważyć wprowadzenie formy tradycyjnej. To szczególnie widoczne w przypadku, w którym zatrudniamy jednego pracownika. Indywidualna lista obecności i czasu pracy pracownika w formie papierowej pozwala w sposób szybki i skuteczny rozliczyć okres pracy danej osoby.
Prowadzenie list obecności w małych firmach pozwala określić zaangażowanie i podejście pracownika do wykonywanej pracy oraz umożliwia obliczenie świadczeń i wynagrodzeń na postawie przepracowanych godzin i nadgodzin, oraz określenie dni wolnych. Kwestie tego, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie tego typu list obecności zależy od indywidualnych decyzji zarządu firmy. Mogą być one zlecone zarówno w ręce osoby nadzorującej dany dział jak również głównego kierownika. Wszystko zależy od indywidualnej struktury przedsiębiorstw.
Lista obecności pracownika - jak właściwie ją przechowywać?
Lista obecność pracownika zawiera tylko najważniejsze dane bez ujawniana żadnych informacji wrażliwych. Jednak pomimo tego i tak wymaga ona odpowiedniego przechowywania tak jak pozostała dokumentacja pracownicza. Najczęściej trzymana jest w sekretariacie lub dziale księgowości. Po upłynięciu określonego okresu indywidualna lista obecności i czasu pracy pracownika powinna trafić do dokumentacji pracowniczej danej osoby. Jednak prawo nie reguluje tutaj zarówno kwestii formalnych list pracowniczych jak i ich odpowiedniego przechowywania. Niemniej jednak najlepszą praktyką będzie przetrzymywanie jej przez okres 3 lat. Według prawa po tym okresie czasu wszelkie roszczenia wynikłe w pracy ulegają przedawnieniu.
Czy warto prowadzić listy obecności?
Wiele czynników ma wpływ na to, czy prowadzone listy obecności faktycznie mają znaczenie. Wykonując zadania w sposób odpowiedni mogą być one miarodajnym źródłem informacji na temat stosunku pracy danego pracownika także w formie zdalnej. Nie ma znaczenia fakt, jaki rodzaj list wybierzemy. Niezależnie od systemu rzetelnie prowadzona dokumentacja ma pozytywny wpływ na wiele aspektów w firmie.
