Zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Pobierz darmowy wzór.

W czasach, kiedy realne życie coraz częściej przenika się ze światem wirtualnym, a informacje i dane zyskują coraz większą wartość i są narażone na wykorzystanie ich w niewłaściwych celach, rośnie świadomość dotycząca konieczności ochrony danych osobowych. Dlatego warto wiedzieć, na jakich zasadach można udzielać zgody na przetwarzanie danych osobowych, a także jak takie dane zgodnie z prawem przetwarzać.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - wzór do pobrania

Istnieje wiele sytuacji, kiedy przetwarzanie danych osobowych jest koniecznością, na przykład w czasie zbierania dokumentów aplikacyjnych podczas realizacji procesu rekrutacji na konkretne stanowisko, tworzenia list mailingowych czy też w czasie prowadzenia badań marketingowych. W każdej z tych sytuacji uzyskanie zgody na ich przetwarzanie jest nie tylko wymogiem prawnym, wynikającym między innymi z RODO, ale także elementem dbałości o prywatność i uczciwe traktowanie danych zainteresowanych osób. Pobierz wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych i wprowadź odpowiednie zapisy tak, aby żadna ze stron nie miała wątpliwości co do sposobu administrowania tymi danymi.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, przechowywanie, organizowanie, analizowanie, przekazywanie, czy usuwanie, zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i manualny. Dotyczy to informacji identyfikujących konkretną osobę fizyczną, np. imienia, nazwiska, adresu e-mail czy numeru telefonu. Przetwarzanie danych osobowych regulowane jest różnymi przepisami prawnymi, takimi jak np. Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, czyli RODO, mającymi na celu zapewnienie prywatności, bezpieczeństwa i prawidłowego wykorzystania danych osobowych.

Kiedy przetwarzanie danych osobowych, nawet bez wyrażenia zgody jest legalne?

Zasadniczo przetwarzanie danych osobowych jest legalne tylko wtedy, gdy osoba, której przetwarzanie danych dotyczy, wyrazi na to zgodę, choć istnieją pewne wyjątki. Na przykład wtedy, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem takiej umowy, jeśli osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną; gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; gdy takie czynności są niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa; gdy przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych lub odbiorców danych, pod warunkiem że nie narusza to praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Jak napisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być wyrażona jako okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego (np. checkboxa, który jednak nie może być domyślnie zaznaczony), którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby składającej oświadczenie. Oznacza to, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Warto też pamiętać, że zgoda udzielana na przetwarzanie danych osobowych nie może być połączona ze zgodami o innej treści. 

Zgodnie z przepisami zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolna, świadoma, konkretna i specyficzna. Oznacza to, że dotyczy ona określonego sposobu przetwarzania danych przez konkretnego administratora, wyłącznie we wskazanych celach i w określonym zakresie. Jednocześnie strona wyrażająca zgodę na przetwarzanie danych powinna zostać poinformowana o możliwości cofnięcia zgody na przetwarzanie przekazanych danych osobowych w dowolnym momencie.

Chcąc spełnić powyższe kryteria, trzeba upewnić się, czy treść zgody na przetwarzanie danych zawiera elementy wskazujące na administratora danych i cele każdej operacji przetwarzania danych, czy określa typ pozyskiwanych danych i czy osoba podpisująca zgodę jest poinformowana o możliwości wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie i wie, w jaki sposób może tego dokonać. Należy też mieć na uwadze to, że nie można warunkować wykonania umowy od udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w innych celach niż jej bezpośrednie wykonanie, mając jednocześnie na uwadze, że tak jak wspomnieliśmy wcześniej, wykonanie umowy nie wymaga otrzymania pisemnej zgody w związku z przetwarzaniem danych.