Dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości w 2026 r.

Dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości nie jest w polskim prawie pracy powszechnym, obowiązkowym świadczeniem dla każdego pracownika. W praktyce trzeba odróżnić trzy różne sytuacje: dobrowolne dofinansowanie dojazdów od pracodawcy, rozliczenie kosztów podatkowych w PIT oraz zwrot kosztów dojazdu z urzędu pracy w ściśle określonych przypadkach.

Najważniejsze informacje

1. Pracodawca nie ma ogólnego obowiązku finansowania codziennych dojazdów pracownika z miejsca zamieszkania do stałego miejsca pracy.
2. Zwrot kosztów dojazdu może wynikać z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy albo z indywidualnej decyzji pracodawcy.
3. Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, ale nie wtedy, gdy otrzymuje nieopodatkowany zwrot kosztów dojazdu lub dodatek za rozłąkę.
4. Faktyczne wydatki można uwzględnić wyłącznie przy dojazdach środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi.
5. Finansowanie kosztów przejazdu może dotyczyć osób, które podjęły zatrudnienie, inną pracę zarobkową lub udział w formie pomocy na podstawie skierowania albo informacji z PUP, umowy ze starostą lub określonego ustawą skierowania agencji zatrudnienia.

Czy pracownikowi należy się dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości?

Najkrótsza, ale precyzyjna odpowiedź brzmi: to zależy od podstawy prawnej. Sam fakt, że miejsce zamieszkania pracownika znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy, nie daje automatycznie prawa do pokrycia kosztów dojazdu do pracy.

Kodeks pracy nie wprowadza ogólnej zasady, zgodnie z którą pracodawca zwraca pracownikowi koszty codziennych dojazdów z domu do stałego miejsca świadczenia pracy. Jeżeli więc miejsce pracy znajduje się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania, pracownik nie uzyska zwrotu kosztów dojazdu wyłącznie dlatego, że codziennie ponosi wydatki na bilety, paliwo albo parking.

W praktyce dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości najczęściej zależy od dobrej woli pracodawcy i od tego, czy został przewidziany w dokumentach obowiązujących w firmie. Taki benefit może zostać wpisany do umowy o pracę, regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy. Może też przyjąć formę miesięcznego ryczałtu, częściowego zwrotu kosztów dojazdu, finansowania biletów albo organizacji transportu zbiorowego, gdy pracodawca dowozi pracowników do siedziby firmy lub innego miejsca pracy.

Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie rekrutacja obejmuje osoby spoza tej samej miejscowości, a czas dojazdu jest na tyle długi, że utrudnia pozyskanie kadr. W takich branżach dofinansowanie dojazdów bywa elementem polityki płacowej, ale nadal pozostaje świadczeniem umownym, a nie standardowym obowiązkiem wynikającym z kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca powinien pokryć koszty związane z przejazdem?

Trzeba wyraźnie oddzielić codzienne dojazdy do pracy od sytuacji, w której pracownik wykonuje obowiązki służbowe poza ustalonym miejscem świadczenia pracy.

Jeżeli wyjazd ma charakter podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności pokrywające koszty związane z tą podróżą. Nie mówimy tu już o dobrowolnym beneficie, ale o zasadach dotyczących podróży służbowej.

Podróż służbowa a codzienne dojazdy

Podróż służbowa polega na wykonaniu na polecenie pracodawcy określonego zadania poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, natomiast jej kwalifikacja zależy również od rodzaju i miejsca zwykle wykonywanej pracy.

Jeżeli ktoś codziennie dojeżdża z innej miejscowości do miejsca pracy wskazanego w umowie, nie jest to podróż służbowa, tylko zwykły dojazd do pracy. W takiej sytuacji zwrot kosztów dojazdu zależy od ustaleń obowiązujących w firmie.

Rozliczenie podróży służbowej jest obowiązkowe, gdy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza swoim stałym miejscem pracy.

Gdy pracownik używa własnego samochodu

W podróży służbowej możliwy jest zwrot kosztów przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, ale wymaga to zgody pracodawcy. To zupełnie inna sytuacja niż codzienne dojazdy do pracy własnym samochodem z miejsca zamieszkania do zakładu pracy.

Przy stałych dojazdach do pracy własnym samochodem pracownik nie ma automatycznego prawa do pokrycia kosztów paliwa przez pracodawcę. Jeżeli firma chce wprowadzić taką formę zwrotu, powinna jasno określić zasady: komu przysługuje świadczenie, na jakiej trasie, w jakiej wysokości i na podstawie jakich dokumentów.

Przykład

Specjalistka HR mieszka 35 kilometrów od biura i codziennie dojeżdża do siedziby firmy wskazanej w umowie. Firma nie ma zapisu o dopłacie do transportu ani w regulaminie wynagradzania, ani w umowie. W takiej sytuacji sam fakt ponoszenia kosztów dojazdów nie daje pracownicy prawa do zwrotu kosztów.

Zwrot kosztów dojazdu od pracodawcy w praktyce firmy

W firmach prywatnych dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości zwykle działa jako element polityki wynagrodzeń, a nie jako świadczenie ustawowe. Dlatego największe znaczenie ma sposób jego zapisania.

Jeżeli pracodawca zwraca koszty dojazdu, powinien jednoznacznie opisać formy zwrotu. Można posłużyć się miesięcznym ryczałtem, refundacją na podstawie biletów okresowych, limitem kwotowym albo rozwiązaniem mieszanym. Warto, by zapis obejmował także sytuacje graniczne, na przykład pracę hybrydową, niepełny etat, zmianę miejsca zamieszkania albo czasową zmianę miejsca pracy.

W praktyce dobrze doprecyzować również, czy świadczenie przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, czy także innym współpracownikom, oraz czy zwrot kosztów obejmuje wyłącznie środki transportu publicznego, czy również dojazdy własnym samochodem. Im mniej niedookreśleń, tym mniejsze ryzyko sporów i nierównego traktowania.

Jeżeli firma działa w wielu oddziałach albo zatrudnia pracowników produkcyjnych w trudniej dostępnej lokalizacji, sensowną alternatywą dla indywidualnego zwrotu kosztów może być transport zbiorowy. Gdy pracodawca dowozi pracowników, łatwiej kontrolować koszty i utrzymać spójne zasady dla całego zespołu.

Z perspektywy organizacyjnej temat wiąże się też z planowaniem pracy. Jeżeli długi czas dojazdu utrudnia punktualność albo wpływa na absencje, pomocne może być nie tylko samo dofinansowanie dojazdów, lecz także elastyczne godziny rozpoczynania pracy, lepsze układanie grafików czy częściowa praca zdalna tam, gdzie charakter obowiązków na to pozwala. Właśnie tu narzędzia do planowania czasu pracy i obecności mają realne znaczenie praktyczne.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu w PIT

Wielu pracowników szuka dodatku za dojazd, choć w praktyce najbardziej dostępny mechanizm wsparcia wynika z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie jest to wypłata od pracodawcy, tylko preferencja w rozliczeniu wynagrodzenia.

Jeżeli miejsce zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, można stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Dla rozliczenia PIT za 2025 rok, składanego w 2026 roku, wynoszą one 300 zł miesięcznie, czyli maksymalnie 3600 zł rocznie przy jednym stosunku pracy oraz 5400 zł rocznie przy przychodach z więcej niż jednego stosunku pracy.

Kiedy podwyższone koszty nie przysługują?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu nie przysługują, jeżeli pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę albo zwrot kosztów dojazdu, chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu. To ważny szczegół, bo w praktyce sposób rozliczenia świadczenia przez pracodawcę wpływa na sytuację podatkową pracownika.

Czy można rozliczyć faktyczne wydatki?

Faktyczne wydatki udokumentowane imiennymi biletami okresowymi można przyjąć w zeznaniu rocznym zamiast kosztów ryczałtowych, jeżeli są od nich wyższe. Nie wystarczy więc zwykłe oświadczenie o kosztach dojazdu, paragony ani własne wyliczenie trasy.

To oznacza również, że koszty paliwa, opłaty za parking czy eksploatacja prywatnego auta nie dają prawa do wpisania w zeznaniu rocznym rzeczywistych wydatków na tej podstawie. Przy dojazdach własnym samochodem ustawowy mechanizm podatkowy jest znacznie węższy, niż wielu pracowników zakłada.

Czy praca zdalna wyklucza podwyższone koszty?

Podwyższone koszty mogą przysługiwać przy pracy zdalnej, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością zakładu pracy i spełnione są pozostałe warunki ustawowe. MF potwierdza ich stosowanie między innymi przy pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy.

Zwrot kosztów dojazdu z urzędu pracy

Kolejny wątek, często mylony z dodatkiem pracowniczym, to zwrot kosztów dojazdu finansowany ze środków Funduszu Pracy. To rozwiązanie nie jest przeznaczone dla każdego pracownika dojeżdżającego do pracy z innej miejscowości.

Starosta może, na podstawie umowy i przy spełnieniu warunków ustawowych, finansować z Funduszu Pracy koszty przejazdu bezrobotnego lub poszukującego pracy przez okres do 12 miesięcy.

Jakie warunki trzeba spełnić?

Warunkiem finansowania kosztów przejazdu jest, aby uzyskiwane wynagrodzenie lub inny przychód nie przekraczały 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli w 2026 r. 9612 zł. Na dzień 25 maja 2026 r., przy minimalnym wynagrodzeniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. w wysokości 4806 zł, oznacza to próg 9612 zł miesięcznie.

Zwrot kosztów przejazdu można otrzymywać maksymalnie przez 12 miesięcy. O finansowanie należy ubiegać się we właściwym PUP zgodnie z jego procedurą, przy czym przyznanie pomocy wymaga zawarcia umowy ze starostą.

Czy urząd pracy zwraca też zakwaterowanie?

Zwrot kosztów zakwaterowania może zostać przyznany po łącznym spełnieniu warunków dotyczących podstawy podjęcia pracy lub formy pomocy, ponadtrzygodzinnego czasu dojazdu i powrotu, zamieszkania w hotelu albo wynajętym mieszkaniu oraz limitu przychodu. To jednak odrębna forma pomocy i wymaga spełnienia ustawowych warunków.

Co powinien zrobić pracownik, który chce uzyskać zwrot kosztów dojazdu?

Najpierw warto ustalić, z jakiego mechanizmu w ogóle można skorzystać. To pozwala uporządkować temat i uniknąć rozczarowań.

Jeżeli chodzi o świadczenie od pracodawcy, trzeba sprawdzić umowę o pracę, regulamin pracy, regulamin wynagradzania i wewnętrzne zasady benefitów. Jeśli firma nie przewiduje takiego wsparcia, pracownik może złożyć wniosek, ale decyzja będzie należeć do pracodawcy.

Jeżeli chodzi o koszty uzyskania przychodu, trzeba sprawdzić, czy miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, oraz czy nie występuje dodatek za rozłąkę lub nieopodatkowany zwrot kosztów dojazdu. W rocznym rozliczeniu PIT można też ocenić, czy korzystniejsze będą podwyższone koszty ryczałtowe, czy faktyczne wydatki udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Jeżeli chodzi o wsparcie z urzędu pracy, podstawowe znaczenie ma to, czy zatrudnienie zostało podjęte za pośrednictwem urzędu pracy albo agencji zatrudnienia działającej w ustawowym trybie. Finansowanie może być przyznane, gdy zatrudnienie, inna praca zarobkowa lub udział w formie pomocy nastąpiły na podstawie skierowania lub informacji z PUP, umowy ze starostą albo skierowania agencji zatrudnienia w przypadku określonym w ustawie.

Podsumowanie

Dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości nie jest świadczeniem, które automatycznie przysługuje każdej osobie zatrudnionej. Najczęściej zależy od dobrej woli pracodawcy i zapisów obowiązujących w firmie. Czym innym jest podróż służbowa, w której zwrot kosztów wynika z przepisów, a czym innym codzienne dojazdy do stałego miejsca pracy. Osobny mechanizm daje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w postaci podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, a jeszcze osobny zwrot kosztów dojazdu może przyznać urząd pracy w ustawowo określonych sytuacjach. W praktyce trzeba więc odpowiedzieć sobie na trzy pytania: czy chodzi o benefit od pracodawcy, o rozliczenie PIT, czy o pomoc z urzędu pracy.