Diety w delegacjach w 2025 roku — czy nastąpiły zmiany?

Delegacje służbowe odgrywają kluczową rolę w wielu branżach, umożliwiając rozwijanie firmy, nawiązanie kontaktów biznesowych czy też realizację projektów na szerszą skalę. Jednak ważnym aspektem jest też ich ewidencjonowanie i rozliczanie. Czy w roku 2025 nastąpiły zmiany w regulacjach dotyczących diet w delegacjach?

Kluczowe informacje związane z tematem

1. W 2025 roku stawki diet delegacyjnych nie uległy zmianie w porównaniu do poprzedniego roku. Nadal obowiązują stawki ustalone w 2023 roku na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej.

2. Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę, a ryczałt za nocleg to 67,50 zł. W przypadku delegacji zagranicznych stawki zależą od kraju docelowego.

3. W delegacji krajowej wysokość diety zależy od długości podróży 1/2 diety przysługuje za 8-12 godzin podróży, a pełna dieta powyżej 12 godzin. Diety krajowej nie wypłaca się jeśli podróż nie trwa dłużej niż 8 godzin. W delegacji zagranicznej obowiązują podobne zasady - 1/3 diety za podróż do 8 godzin, 1/2 za 8-12 godzin, pełna dieta powyżej 12 godzin.

4. Jeśli pracodawca zapewnia pełne wyżywienie, dieta krajowa nie przysługuje, a w delegacji zagranicznej pracownik otrzymuje 25% diety. W przypadku częściowego wyżywienia dieta jest proporcjonalnie pomniejszana.

5. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą (B2B) nie podlegają przepisom o delegacjach służbowych. Koszty podróży ponoszą we własnym zakresie i mogą je rozliczać indywidualnie, zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów.

6. Stawki diet określone w przepisach obowiązują pracowników sektora budżetowego, natomiast pracodawcy prywatni mogą ustalać własne kwoty, jednak nie mogą być one niższe niż minimalne stawki dla sektora publicznego.

Dieta w delegacji w 2025 - ile wynosi?

Zgodnie z przepisami z tytułu podróży krajowej lub zagranicznej na polecenie pracodawcy, a także odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety, a także zwrot udokumentowanych kosztów noclegu, przejazdu, dojazdu środkami komunikacji miejscowej i innych wydatków związanych z uzasadnionymi potrzebami, uznanych przez pracodawcę.

Wysokość diety w delegacji to istotny aspekt zarówno dla osób podróżujących służbowo, jak i dla pracodawców, którzy ponoszą z tego tytułu koszty. Aktualnie mierzymy się ze wzrostem kosztów życia, więc naturalnie można przypuszczać, że pojawią się zmiany w zakresie wysokości świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej. Czy można się spodziewać zmian w tym zakresie?

Obecnie obowiązujące stawki diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, a także za granicę, które obowiązują od 1 stycznia 2023 r. wprowadziło Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Co więcej, stosunkowo niedawno w Dzienniku Ustaw został opublikowany jednolity tekst u rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Poprzednie stawki diety obowiązywały przez blisko 10 lat, więc nie ma powodu przypuszczać, że już po 3 latach od wprowadzenia aktualizacji stawek, znów wysokość diety ulegnie zmianie. Takie zapowiedzi nie pojawiają się też w wypowiedziach polityków należących do nowego koalicyjnego rządu.

Zasadniczo dieta ma zrekompensować pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, które ponosi pracownik w trakcie podróży służbowej, a także jego drobnych osobistych wydatków. W kontekście diety można też mówić o kwocie, którą jest ryczałt za nocleg. A co z innymi wydatkami ponoszonymi w trakcie podróży służbowej?

Wydatki, których nie pokrywa dieta krajowa lub zagraniczna

Pracodawca oprócz kosztów wyżywienia i noclegów pokrywa koszty związane z przejazdami, parkowaniem, opłatami za bagaż itp. Rozliczenie tego typu kosztów odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur i rachunków. Jednak tak jak wspomnieliśmy wyżej, koszty takie jak bilety lotnicze, postoje w strefie płatnego parkowania, wynajem samochodu, dojazd środkami komunikacji miejskiej i inne wydatki poniesione z tytułu podróży służbowej nie zaliczają się do diety.

Ile wynosi dieta w czasie krajowej podróży służbowej?

Wysokość diety krajowej ustala rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Tym samym stawka diety krajowej obecnie wynosi 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Ryczałt za nocleg wynosi z kolei 150% pełnej wysokości diety krajowej, czyli 67,50 zł.

Stawki diety z tytułu podróży krajowej i zagranicznej w 2025 roku Wspomniane wyżej rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej precyzyjnie ustala też wysokość diety zagranicznej, przy czym wysokość diety zależy od państwa, w którym odbywa się delegacja.

Oto wysokość diety za dobę delegacji w wybranych państwach:

• Australia - 95 dolarów australijskich (AUD)
• Austria - 57 euro (EUR),
• Chiny - 55 euro (EUR),
• Czechy - 41 euro (EUR),
• Dania - 446 koron duńskich (DKK),
• Finlandia - 53 euro (EUR),
• Francja - 55 euro (EUR),
• Hiszpania - 50 euro (EUR),
• Holandia - 50 euro (EUR),
• Irlandia - 52 euro (EUR),
• Japonia - 7532 jenów (JPY),
• Kanada - 71 dolarów kanadyjskich (CAD)
• Niemcy - 49 euro (EUR),
• Norwegia - 495 koron norweskich (NOK),
• Portugalia - 49 euro (EUR),
• Rosja - 48 euro (EUR),
• Słowacja - 47 euro (EUR),
• Stany Zjednoczone Ameryki - 59 dolarów amerykańskich (USD)
• Szwajcaria - 88 franków szwajcarskich (CHF)
• Szwecja - 510 koron szwedzkich (SEK)
• Wielka Brytania - 45 funtów brytyjskich (GBP)
• Włochy - 53 euro (EUR),
• Zjednoczone Emiraty Arabskie - 43 euro (EUR).

Rozporządzenie ustala wysokość diety dla podróży służbowej do 114 państw. W przypadku podróży służbowej do państw, które nie zostały wymienione w rozporządzeniu obowiązuje dieta w wysokości 41 euro (EUR).

Przyjrzyjmy się teraz wysokości kwoty limitu na nocleg. Wysokość tego limitu w wybranych krajach kształtuje się następująco:

• Australia - 270 dolarów australijskich (AUD)
• Austria - 150 euro (EUR),
• Chiny - 170 euro (EUR),
• Czechy - 120 euro (EUR),
• Dania - 1430 koron duńskich (DKK),
• Finlandia - 180 euro (EUR),
• Francja - 200 euro (EUR),
• Hiszpania - 200 euro (EUR),
• Holandia - 150 euro (EUR),
• Irlandia - 160 euro (EUR),
• Japonia - 22 000 jenów (JPY),
• Kanada - 190 dolarów kanadyjskich (CAD)
• Niemcy - 170 euro (EUR),
• Norwegia - 1650 koron norweskich (NOK),
• Portugalia - 150 euro (EUR),
• Rosja - 200 euro (EUR),
• Słowacja - 132 euro (EUR),
• Stany Zjednoczone Ameryki - 200 dolarów amerykańskich (USD) z wyjątkiem Nowego Jorku - 350 dolarów i Waszyngtonu - 300 dolarów,
• Szwajcaria - 220 franków szwajcarskich (CHF)
• Szwecja - 2 000 koron szwedzkich (SEK)
• Wielka Brytania - 220 funtów brytyjskich (GBP)
• Włochy - 192 euro (EUR),
• Zjednoczone Emiraty Arabskie - 220 euro (EUR).

Dla państw, które nie zostały wymienione w rozporządzeniu stawka za nocleg wynosi 140 euro (EUR).

Diety w delegacji krajowej i zagranicznej w 2025 - co musisz wiedzieć jako pracodawca?

Rozliczając należności z tytułu podróży służbowej, należy pamiętać, że w przypadku krajowej podróży służbowej:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

jeśli zaś podróż trwał dłużej niż dobę, to:

• za każdą pełną dobę i za każdą rozpoczętą niepełną dobę trwającą ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za rozpoczętą, ale niepełną dobę podróży służbowej, trwającą mniej niż 8 godzin – przysługuje 50% diety.

Rozliczając zagraniczną podróż służbową trzeba z kolei mieć na uwadze to, że za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę delegacji zagranicznej trwającej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warto też wiedzieć, że kwotę diety można zmniejszyć, odejmując wartość poszczególnych posiłków, jeśli pracodawca zapewnia je pracownikowi bezpłatnie. Jeśli pracownik przebywa w podróży służbowej na obszarze kraju to w przypadku zapewnienia mu całodziennego bezpłatnego wyżywienia, dieta mu nie przysługuje. Jeśli zaś pracodawca zapewnia jedynie wybrane posiłki, to przyjmuje się, że 25% diety stanowi śniadanie, 50% - obiad i 25% - kolacja. Troszkę inaczej wygląda to w przypadku diety zagranicznej. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży za granicę bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Natomiast w przypadku częściowego wyżywienia przyjmuje się, że śniadanie stanowi 15% diety, obiad 30% diety i kolacja również 30% diety. Pozostałe 25% jest przewidziane na drobne, osobiste wydatki pracownika.

Umowa B2B a delegacja — czy rozliczenie jest w tym przypadku inne?

Przepisy dotyczące podróży służbowych dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku współpracy z osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą, czyli znajdującymi się na samozatrudnieniu nie ma mowy o stosunku pracy, nie może być więc też mowy o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. W związku z tym współpracownicy B2B z racji pracy we własnym imieniu i na własną rzecz wszystkie usługi związane z podróżą nabywają na własny rachunek i to na nich muszą być wystawione wszelkie faktury za przejazdy, usługi gastronomiczne czy noclegowe. Natomiast sam sposób rozliczenia kosztów podróży w takim wypadku strony mogą swobodnie uzgadniać między sobą — przepisy prawa w to nie ingerują, traktując obie strony jako równorzędne podmioty, z których żadna nie wymaga szczególnego traktowania lub ochrony.

Podsumowanie

W 2025 roku stawki diet w delegacjach krajowych i zagranicznych pozostają na poziomie ustalonym w 2023 roku, a ich zmiana w najbliższym czasie nie jest planowana. Pracodawcy z sektora budżetowego muszą stosować określone stawki, podczas gdy firmy prywatne mogą ustalać własne, ale nie niższe niż te obowiązujące w sektorze publicznym.