Podwyższone koszty uzyskania przychodu: Kiedy stosować?

Pracodawca zatrudniający osobę na podstawie umowy o pracę ma do spełnienia szereg obowiązków, w tym tych o charakterze podatkowym. Jednym z nich jest konieczność odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Aby prawidłowo wyliczyć jego wysokość, w pierwszej kolejności należy odliczyć od kwoty dochodu wartość tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wartość wszelkich wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodu. Mogą to być wydatki związane zarówno z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Obliczenie kosztów uzyskania przychodu pracownika jest niezbędne do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast wartość typowych kosztów uzyskania przychodu została określona w art. 22 ust. 2 pkt. 1 oraz pkt. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tabelka poniżej przedstawia, w jaki sposób ustala się maksymalną kwotę miesięczną oraz roczną kosztów uzyskania przychodu dla poszczególnych rodzajów zatrudnienia.

Czym są podwyższonego koszty uzyskania przychodu?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje także kilka przypadków, gdy wysokość kosztów uzyskania przychodu należy podwyższyć. Są to tzw. zwiększone koszty uzyskania przychodu. Aktualizują się one, gdy:

• miejsce pracownika znajduje się poza miejscowością, w której wykonuje swoje obowiązki, co generuje konieczność ponoszenia kosztów na dojazd do miejsca pracy;
• pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

W tych przypadkach obowiązuje podwyższona stawka kosztów uzyskania przychodu w wysokości 139,06 złotych.

Jednak aby pracownik mógł skorzystać z podwyższonej stawki kosztów uzyskania przychodu, musi obligatoryjnie złożyć oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W przeciwnym razie pracodawca nie uwzględni ich w zaliczce na podatek dochodowy, nawet jeśli wie, że pracownik dojeżdża do miejsca pracy albo że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Co robić, gdy wydatki na dojazd do pracy przewyższają wartość kosztów uzyskania przychodu?

Mimo precyzyjnego określenia górnych granic kosztów uzyskania przychodów pracownicy mają możliwość zwiększyć je, jeśli ich faktyczny koszt dojazdu do pracy nie mieści się w ustawowych widełkach. Jednak w rocznym zeznaniu podatkowym wysokość faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu można przyjąć wyłącznie, jeśli:

• koszty te są wyższe niż wskazane w ustawie zryczałtowane wartości kosztów uzyskania przychodu;
• pracownik dojeżdżał do pracy określonymi środkami transportu, tj. autobusem, pociągiem, promem lub środkami komunikacji miejskiej (dojazd własnym środkiem transportu, np. autem albo taksówką jest wyłączony z tego przywileju);
• pracownik jest w stanie udowodnić poniesione koszty dojazdu do miejsca pracy imiennymi biletami okresowymi.

Ponadto pracownik nie może domagać się wliczenia wydatków na dojazd do kosztów uzyskania dochodu, jeśli otrzymał ich zwrot.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu – co to daje i kiedy stosować?

Koszty uzyskania przychodu mogą istotnie zmniejszyć kwotę należnego podatku dochodowego, a w ten sposób przyczynić się do wzrostu wysokości wynagrodzenia netto pracownika. Dlatego warto zwracać uwagę na to, czy pracodawca rzetelnie oblicza wysokość kosztów i czy wypełnia ten obowiązek zawsze, gdy powinien, tj.:

• gdy pracownik otrzymał przychód z pracy bez względu na jego wysokość oraz liczbę przepracowanych godzin;
• gdy koszty są wypłacane ze środków pracodawcy, w tym również koszty uzyskania tzw. wynagrodzenia chorobowego;
• gdy wynagrodzenie wypłacane jest już po zakończeniu stosunku pracy, a także w przypadku wypłaty zaległego ekwiwalentu za urlop lub tzw. „trzynastki”.

Koszty uzyskania przychodu pracownika – kiedy pracodawca nie może ich stosować?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia także sytuacje, gdy odliczenie kosztów uzyskania przychodu jest niemożliwe. Pracodawca nie będzie mógł zastosować kosztów uzyskania przychodu do obliczenia wartości zaliczki na podatek dochodowy, gdy:

• pracownik cały miesiąc przebywa na urlopie bezpłatnym (urlopie przez jeden miesiąc;)
• pracownik przebywa cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim i otrzymuje z tego tytułu zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS;
• pracownik przebywa cały miesiąc na zasiłku macierzyńskim;
• pracownik wykonuje dla pracodawcy inne obowiązki nieprzewidziane w umowie o pracę, za co otrzymuje odrębne wynagrodzenie. Wówczas koszty uzyskania przychodu odlicza się od wynagrodzenia zasadniczego, a pomija w celu uniknięcia dwukrotnego naliczenia kosztów w tym samym miesiącu.