Jak obliczyć nadgodziny osoby niepełnosprawnej w 2026 r.?

Osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności korzystają z ochrony w zakresie czasu pracy. Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych skraca ich dobowy i tygodniowy wymiar pracy i wprowadza zakaz pracy w porze nocnej oraz nadgodzinach. Jednocześnie przepisy przewidują wyjątki, które – przy spełnieniu określonych warunków – pozwalają takim osobom na wykonywanie pracy ponad normy wynikające z ustawy. Przedsiębiorca musi znać te zasady, aby prawidłowo obliczać ewentualne nadgodziny, uniknąć naruszenia prawa i wypłacić właściwe wynagrodzenie.

Najważniejsze informacje

1. Czas pracy osoby niepełnosprawnej jest uzależniony od stopnia niepełnosprawności
2. Osoby niepełnosprawne co do zasady nie mogą wykonywać pracy w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych; wyjątki przewidziane są dla pracowników pilnujących oraz dla tych, którzy sami wystąpią o zgodę lekarza.
3. Uzyskanie zgody lekarza medycyny pracy na wniosek pracownika może wyłączyć ograniczenia z ustawy.
4. Odpowiednia ewidencja czasu pracy, indywidualne wnioski pracowników i dokumentacja lekarska są kluczowe dla prawidłowego rozliczania nadgodzin.

Normy czasu pracy osoby niepełnosprawnej i zakaz pracy w porze nocnej oraz w nadgodzinach

Polskie prawo chroni zdrowie pracowników z niepełnosprawnościami poprzez zakaz pracy w nadgodzinach i w porze nocnej oraz skrócone normy czasu pracy:

Istnieje możliwość pracy ponad wyznaczone normy w przypadku wyjątków ujętych w art. 16 ustawy.

Oprócz skróconej normy czasu pracy, osoby niepełnosprawne mają prawo do dodatkowej przerwy rehabilitacyjnej (15 minut wliczanej do czasu pracy), a pracownikom ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, po spełnieniu warunków wynikających z ustawy rehabilitacyjnej, przysługuje dodatkowych 10 dni urlopu wypoczynkowego w roku. Prawo do dodatkowych 10 dni urlopu przysługuje pracownikowi z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, po przepracowaniu jednego roku od dnia zaliczenia do jednego z tych stopni. Pracodawca musi te prawa uwzględnić przy planowaniu grafików.

Wyjątki pozwalające na pracę osób niepełnosprawnych w godzinach nadliczbowych

Przewidziane w art. 16 ustawy wyjątki otwierają możliwość pracy ponad sztywne normy. Zgodnie z interpretacjami Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych i Państwowej Inspekcji Pracy, ograniczeń nie stosuje się w dwóch sytuacjach:

• przy zatrudnieniu pracownika przy pilnowaniu mienia,

• gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne (lub w przypadku jego braku, lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą) wyrazi na to zgodę.

Wyjątki te są szczegółowe i mają charakter ochronny, dlatego nie wolno ich interpretować rozszerzająco.

Praca osoby niepełnosprawnej przy pilnowaniu mienia

Osoby niepełnosprawne zatrudnione przy pilnowaniu mienia podlegają ogólnym normom czasu pracy wynikającym z Kodeksu pracy. Standardowo mogą one pracować do 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo oraz wykonywać pracę w nocy i w godzinach nadliczbowych. Dopuszczalne jest jednak przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy np. w systemie równoważnym - także do 24 godzin. Decyzja ustawodawcy wynika z potrzeby zapewnienia ciągłości ochrony, która często wymaga pracy w systemie zmianowym.

Zgoda lekarza na pracę w godzinach nadliczbowych na wniosek pracownika niepełnosprawnego

Drugi wyjątek dotyczy sytuacji, gdy sam pracownik chce wykonywać pracę w porze nocnej lub ponad skrócone normy czasu pracy. W takim przypadku składa pisemny wniosek do pracodawcy, który kieruje go na badania do lekarza medycyny pracy. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji, lekarz może wyrazić zgodę na niestosowanie ograniczeń wynikających z art. 15 tej ustawy.

Zgoda lekarza oznacza niestosowanie art. 15 ustawy rehabilitacyjnej - w jego miejsce stosuje się zasady Kodeksu pracy, w tym ewentualnych systemów czasu pracy dopuszczających przedłużenie dobowego wymiaru, a także wykonywania pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.

Jak obliczyć nadgodziny osoby niepełnosprawnej?

Aby prawidłowo obliczyć nadgodziny pracownika z niepełnosprawnością, należy przede wszystkim ustalić jego obowiązującą normę dobową. Dla pracownika z lekkim stopniem będzie to 8 godzin, dla umiarkowanego lub znacznego – 7 godzin, chyba że posiada on zgodę lekarza na pracę według norm ogólnych. Nadgodziny dobowe powstają po przekroczeniu tej normy, a tygodniowe po przekroczeniu normy tygodniowej. Przy systemach czasu pracy dopuszczających przedłużenie dobowego wymiaru (np. równoważny) „dobowe nadgodziny” liczy się po przekroczeniu przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z systemu i rozkładu.

Warto jednak zaznaczyć, że jeśli pracownik z umiarkowanym stopniem uzyska zgodę na nadgodziny, to jego 8. godzina pracy staje się zwykłą godziną pracy, a nie nadgodziną. Nadgodziny zaczynają się dopiero powyżej 8. godziny.

Definicja nadgodzin według Kodeksu pracy

Kodeks pracy stanowi, że pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z systemu i rozkładu czasu pracy. Pracodawca może zlecić nadgodziny jedynie w razie akcji ratowniczej (ochrona życia, zdrowia, mienia lub środowiska) lub ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Liczba nadgodzin z przyczyn szczególnych nie może przekroczyć 150 godzin rocznie, chyba że układ zbiorowy pracy, regulamin lub umowa o pracę stanowią inaczej. Pracownik ma prawo do 11 godzin odpoczynku dobowego, a tygodniowy czas pracy nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

Stawka podstawowa i dodatki za pracę w nadgodzinach

Gdy pracownika niepełnosprawnego obejmują wyłączenia art. 16 ustawy, za każdą godzinę nadliczbową przysługuje mu normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50 % lub 100 % wynagrodzenia. Dodatek 100 % otrzymuje się za nadgodziny przypadające:

• w nocy,

• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy,

• w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,

• z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Dodatek 50 % przysługuje za pracę nadliczbową w każdym innym dniu. Podstawę obliczenia dodatku stanowi wynagrodzenie wynikające ze stawki godzinowej lub miesięcznej; jeżeli taki składnik nie jest wyodrębniony, przyjmuje się 60 % wynagrodzenia. Nadgodziny można także rekompensować czasem wolnym – na wniosek osoby zatrudnionej w tym samym wymiarze albo z inicjatywy pracodawcy w wymiarze o połowę wyższym.

Kroki do obliczenia nadgodzin osoby niepełnosprawnej

1. Sprawdź dopuszczalność nadgodzin. Upewnij się, że pracownik spełnia warunki z art. 16 ustawy: jest zatrudniony przy pilnowaniu lub złożył pisemny wniosek o wyłączenie ograniczeń czasu pracy i lekarz wyraził zgodę. Pracodawca nie może zmusić pracownika do wniosku.

2. Ustal obowiązującą normę czasu pracy. Norma wynosi 8h/40h dla lekkiego stopnia oraz 7h/35h dla umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności. Dla stopnia umiarkowanego/znacznego przekroczenie normy dobowej jest niedozwolone bez zgody lekarza (norma sztywna).

3. Oblicz wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Ustal liczbę godzin do przepracowania, odejmując od grafiku godziny, w których pracownik był usprawiedliwienie nieobecny (urlop, choroba). To pozwala prawidłowo liczyć nadgodziny średniotygodniowe.

4. Wyznacz nadgodziny dobowe i tygodniowe. Najpierw wyodrębnij godziny powyżej normy dobowej – to nadgodziny dobowe. Następnie sprawdź, czy suma pozostałych godzin w okresie rozliczeniowym nie przekracza normy średniotygodniowej – nadwyżka to nadgodziny średniotygodniowe.

5. Rozlicz nadgodziny. Wypłać wynagrodzenie z odpowiednimi dodatkami lub udziel czasu wolnego zgodnie z Kodeksem pracy i wnioskiem pracownika. Przy pracy w niedzielę lub święto najpierw należy udzielić dnia wolnego, a dopiero jeśli to niemożliwe, wypłacić dodatek 100%.

Praktyczny przykład obliczania nadgodzin pracownika niepełnosprawnego, gdy otrzymał zgodę lekarza

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności uzyskał zgodę lekarza medycyny pracy na niestosowanie ograniczeń wynikających z art. 15 ustawy o rehabilitacji. W praktyce oznacza to, że przestają go obowiązywać obniżone normy czasu pracy (7h/dobę), a jego dobowa norma zostaje podniesiona do 8 godzin. Pracownik może również pracować w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej.

Pracownik przepracował 5 godzin w sobotę (dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Za pracę w dniu wolnym pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (bez względu na liczbę przepracowanych godzin).

Jeśli udzielenie dnia wolnego jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 100% (z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej).

Zarządzanie czasem pracy i ewidencja – rola elektronicznych narzędzi

Ręczne prowadzenie ewidencji czasu pracy może prowadzić do błędów – szczególnie wtedy, gdy w zakładzie pracują osoby o różnych stopniach niepełnosprawności. Elektroniczna ewidencja czasu pracy inEwi pomaga przedsiębiorcom tworzyć harmonogramy zgodne z ustawowymi normami, kontrolować liczbę przepracowanych godzin i rozliczać nadgodziny zgodnie z Kodeksem pracy. System automatycznie ostrzega, gdy przekroczona zostaje norma 7 lub 8 godzin i ułatwia naliczanie dodatków za nadgodziny. Moduł tworzenia grafików pracy pozwala dostosować wymiar czasu pracy do indywidualnych orzeczeń o niepełnosprawności oraz planować dodatkowe urlopy. Dzięki temu przedsiębiorca minimalizuje ryzyko naruszenia prawa i zapewnia przejrzystość rozliczeń.

Wskazówki dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne

1. Weryfikuj stopień niepełnosprawności: orzeczenie wpływa na dobową normę czasu pracy.

2. Planuj grafiki zgodnie z ustawą: osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem nie mogą pracować dłużej niż 7 godzin na dobę bez zgody lekarza; w systemie zmianowym zapewnij co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

3. Pamiętaj o przerwach rehabilitacyjnych i dodatkowym urlopie: przerwa 15 minut jest wliczana do czasu pracy, a dodatkowe 10 dni urlopu przysługuje raz w roku.

4. Zadbaj o badania profilaktyczne: wniosek o zgodę na nadgodziny musi pochodzić od pracownika. Skieruj go do lekarza medycyny pracy i ponieś koszty badań.

5. Dokumentuj zgody lekarza: przechowuj zaświadczenie lekarskie w aktach osobowych i stosuj się do zakresu zgody.

6. Korzystaj z systemów ewidencji: elektroniczne narzędzia usprawniają kontrolę czasu pracy i ułatwiają rozliczanie nadgodzin zgodnie z prawem.

Podsumowanie

Obliczanie nadgodzin pracownika z niepełnosprawnością wymaga dobrej znajomości przepisów ustawy o rehabilitacji oraz przepisów Kodeksu pracy. Normy czasu pracy wynoszą 8/40 godzin dla lekkiego stopnia i 7/35 godzin dla niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym lub w stopniu znacznym. Osoby niepełnosprawne nie mogą pracować w nocy ani w nadgodzinach, chyba że są zatrudnione przy pilnowaniu lub – na własny wniosek – uzyskają zgodę lekarza medycyny pracy. Każda godzina nadgodzina wymaga wypłaty rekompensaty czasem wolnym lub dodatku 50 % albo 100 %. Elektroniczna ewidencja czasu pracy, taka jak inEwi, pomaga zachować zgodność z przepisami, planować grafiki i prawidłowo rozliczać wynagrodzenie.