Jak liczyć dodatkowy urlop dla osoby niepełnosprawnej?

Przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych zapewniają osobom z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności dodatkowe przywileje w pracy, w tym dłuższy wypoczynek i odrębne normy czasu pracy. Dla pracodawców ważne jest, aby prawidłowo obliczać wymiar tego urlopu, wiedzieć kiedy przysługuje pierwszy urlop dodatkowy oraz pamiętać o ograniczeniach wynikających z połączenia go ze zwolnieniami na rehabilitację. Poniższy poradnik porządkuje te zagadnienia na podstawie aktualnych przepisów (listopad 2025 r.) i stanowisk ministerstwa, co pozwoli uniknąć błędów kadrowych.

Najważniejsze informacje

1. Osoba niepełnosprawna w stopniu umiarkowanym lub znacznym ma prawo do 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego rocznie.

2. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego powstaje po przepracowaniu roku od dnia następującego po zaliczeniu danej osoby do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności.

3. Wymiar 10 dni proporcjonalnie zmniejsza się przy niepełnym etacie i rozwiązaniu umowy w trakcie roku, ale pierwszy urlop dodatkowy udziela się zawsze w pełnym wymiarze.

4. Łączny wymiar dodatkowego urlopu i płatnego zwolnienia na turnus rehabilitacyjny nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.

5. Niewykorzystany urlop dodatkowy przechodzi na rok następny i należy go rozliczyć do 30 września; przy rozwiązaniu umowy wypłaca się ekwiwalent pieniężny.

Podstawowe prawa urlopowe pracowników niepełnosprawnych

Zwykły urlop wypoczynkowy jest fundamentem prawa pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy wymiar urlopu zależy od ogólnego stażu pracy i wynosi 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat. Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze etatu urlop ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Pracownik nie może zrzec się prawa do wypoczynku, a niewykorzystany urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku. Ustawodawca przewidział również specjalne regulacje dla pracowników niepełnosprawnych. Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a czas pracy osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.

Osoba niepełnosprawna nie może pracować w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych, z wyłączeniami wskazanymi w art. 16 ustawy (zatrudnienie przy pilnowaniu oraz zgoda lekarza na wniosek pracownika). Ponadto każdemu pracownikowi z orzeczeniem o niepełnosprawności przysługuje 15‑minutowa dodatkowa przerwa na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, wliczana do czasu pracy. Zastosowanie krótszych norm czasu pracy nie obniża wynagrodzenia – wynika to z wyjaśnień Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych, które podkreśla, że stawka godzinowa powinna zostać podwyższona tak, aby pensja miesięczna była zachowana.

Kto ma prawo do dodatkowego urlopu dla osoby niepełnosprawnej?

Prawo do dodatkowego urlopu rehabilitacyjnego przysługuje tylko określonej grupie pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością.

Do uprawnień tych nie kwalifikują się osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności oraz pracownicy, którzy na podstawie innych przepisów mają prawo do urlopu wypoczynkowego przekraczającego 26 dni lub do dodatkowego urlopu (np. nauczyciele). Jeżeli inny przepis przyznaje krótszy urlop dodatkowy niż 10 dni, to osoba niepełnosprawna korzysta z 10‑dniowego urlopu z ustawy.

Warunek przepracowania roku oznacza 12 miesięcy pozostawania w stosunku pracy, nawet jeśli w tym czasie pracownik przebywał na chorobowym czy urlopie macierzyńskim – istotne jest istnienie umowy o pracę. Okresy zatrudnienia u różnych pracodawców sumują się; nie musi być zachowana ciągłość zatrudnienia. Rok liczy się od dnia następującego po dacie wydania orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jak liczyć wymiar dodatkowego urlopu dla osoby niepełnosprawnej?

Wymiar dodatkowego urlopu dla pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności ustala się co do zasady na 10 dni w roku kalendarzowym, z uwzględnieniem spełnienia rocznego stażu pracy oraz ewentualnej pracy w niepełnym wymiarze etatu.

Podstawowy wymiar – 10 dni

Po spełnieniu warunku roku pracy pracownik uzyskuje prawo do 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego rocznie. W praktyce oznacza to, że osoba niepełnosprawna z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności otrzymuje 20 lub 26 dni urlopu kodeksowego oraz 10 dni dodatkowego urlopu. Łącznie daje to 30 lub 36 dni wolnego w roku kalendarzowym.

Proporcjonalność przy niepełnym etacie i skróconym roku

W przypadku zatrudnienia na część etatu lub rozwiązania umowy w trakcie roku kalendarzowego urlop dodatkowy oblicza się proporcjonalnie tak samo jak urlop podstawowy. Pracownik na ½ etatu ma prawo do 5 dni dodatkowego urlopu, a przy ¾ etatu – do 7,5 dnia, zaokrąglanego w górę do pełnego dnia. W razie rozwiązania umowy w trakcie roku – po nabyciu prawa do urlopu w danym roku – liczba dni przysługuje w proporcji do przepracowanej części roku.

Wyjątkiem jest pierwszy dodatkowy urlop. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło w stanowisku z 1 sierpnia 2025 r., że po przepracowaniu roku pracownik nabywa zawsze 10 dni urlopu dodatkowego, niezależnie od tego, ile miesięcy pozostało do końca roku. Jeśli w tym samym roku dochodzi do rozwiązania umowy, pracownik ma prawo wykorzystać pełne 10 dni lub otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Turnus rehabilitacyjny i limit 21 dni

Osoba niepełnosprawna ma prawo do zwolnienia z pracy z zachowaniem wynagrodzenia na turnus rehabilitacyjny lub wykonanie badań. Art. 20 ustawy wskazuje, że zwolnienie na turnus może obejmować do 21 dni roboczych w roku kalendarzowym, a łączny wymiar tego zwolnienia i dodatkowego urlopu nie może przekroczyć 21 dni. W praktyce oznacza to, że pracownik wykorzystujący 14 dni turnusu może otrzymać tylko 7 dni dodatkowego urlopu w tym roku.

Zmiana stopnia niepełnosprawności

Gdy pracownik utraci umiarkowany lub znaczny stopień niepełnosprawności, zachowuje prawo do urlopu dodatkowego już nabytego, ale nie otrzyma kolejnego 10‑dniowego urlopu w następnym roku. Ponowne uzyskanie umiarkowanego bądź znacznego stopnia uprawnia do korzystania z kolejnych urlopów bez konieczności ponownego „odpracowania" roku – liczy się wcześniejszy okres zatrudnienia.

Rozliczanie urlopu przy zakończeniu umowy

Dodatkowy urlop wykorzystuje się tak jak zwykły urlop – na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Jeśli do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nie wykorzysta dodatkowego urlopu, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym urlop stał się wymagalny. Nie wolno zapominać o formalnościach: wymiar wykorzystanego dodatkowego urlopu należy odrębnie wykazać w świadectwie pracy. Kadry powinny też prowadzić oddzielną ewidencję dni urlopu podstawowego i dodatkowego.

Organizacja czasu pracy i przykłady praktyczne

Pracownicy z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności pracują według krótszych norm (7 godzin dziennie, 35 tygodniowo) i mają dodatkową 15‑minutową przerwę. Pracodawca powinien dostosować harmonogramy tak, aby uwzględniały te ograniczenia. Z pomocą przychodzą narzędzia zaproponowane od inEwi takie jak grafiki pracy, które pozwalają rozłożyć godziny tak, by pracownik nie przekroczył dobowego limitu, jednocześnie zachować ciągłość pracy zespołu oraz ewidencja czasu pracy, która automatycznie rejestruje faktycznie przepracowany czas, nieobecności i wykorzystane urlopy (w tym dodatkowy urlop dla osób niepełnosprawnych).

Przykład 1 – pierwszy dodatkowy urlop

Pan Jan otrzymał orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności 9 marca 2024 r. i od tego dnia pozostaje w stosunku pracy. Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu nabył 10 marca 2025 r. (pełne 10 dni). Jeżeli w czerwcu 2025 r. rozwiązałaby się jego umowa, pracodawca powinien udzielić mu 10 dni urlopu lub wypłacić ekwiwalent.

Przykład 2 – proporcjonalny urlop przy niepełnym etacie

Pani Anna pracuje na ½ etatu i posiada umiarkowany stopień niepełnosprawności. W januarze nabyła prawo do urlopu dodatkowego. Jej wymiar urlopu dodatkowego wynosi 5 dni, a w razie zmiany etatu na ¾, urlop przeliczany jest stosownie do nowego wymiaru czasu pracy. Przy rozwiązaniu umowy w sierpniu pracodawca wylicza proporcjonalnie liczbę dni: 5 dni × (8 miesięcy ÷ 12 miesięcy) = 3,33 dnia, po zaokrągleniu 4 dni.

Podsumowanie

Dodatkowy urlop dla pracowników z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności jest jednym z kluczowych instrumentów wsparcia. Przysługuje on w wymiarze 10 dni rocznie, a prawo do pierwszego urlopu powstaje po przepracowaniu roku od daty orzeczenia. W kolejnych latach urlop rozlicza się jak urlop wypoczynkowy – proporcjonalnie do czasu pracy i okresu zatrudnienia w danym roku. Łączny limit urlopu dodatkowego i zwolnienia na turnus rehabilitacyjny wynosi 21 dni. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku wypłaty ekwiwalentu przy rozwiązaniu umowy i o tym, że pierwszy dodatkowy urlop nigdy nie jest proporcjonalny. Rozsądne planowanie grafików oraz wykorzystanie narzędzi takich jak inEwi ułatwi wypełnienie obowiązków wobec niepełnosprawnych pracowników i zapewni im należny wypoczynek.