Komu i na jakich zasadach przysługuje urlop rehabilitacyjny?

Specjaliści prawa pracy podkreślają, że wspieranie zatrudnionych z orzeczonym stopniem niepełnosprawności to nie tylko kwestia etyki, lecz także obowiązek wynikający z przepisów. Urlop rehabilitacyjny i dodatkowy urlop wypoczynkowy umożliwiają poprawę zdrowia oraz podtrzymanie aktywności zawodowej. Przedsiębiorcy powinni znać wymiar tych zwolnień i zasady ich udzielania, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prawa. Poniżej znajdziesz zestawienie najważniejszych informacji oraz poradnik, jak krok po kroku wprowadzić te regulacje w swojej firmie.

Najważniejsze informacje o urlopie rehabilitacyjnym

1. Osobie z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.
2. Pracownikowi z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności przysługuje płatne zwolnienie od pracy do 21 dni roboczych na udział w turnusie rehabilitacyjnym.
3. Łączny wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego i zwolnienia od pracy na turnus rehabilitacyjny nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.
4. Wniosek o zwolnienie na turnus musi pochodzić od lekarza prowadzącego, a wypłatę wynagrodzenia warunkuje przedstawienie dokumentu potwierdzającego uczestnictwo w turnusie.

Definicje i podstawy prawne urlopu rehabilitacyjnego

Urlop rehabilitacyjny nie jest odrębnym rodzajem urlopu wypoczynkowego. Ustawodawca używa tego potocznego określenia w odniesieniu do dwóch uprawnień przyznanych osobom z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności.

Art. 19 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych stanowi, że osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego nabywa się po przepracowaniu roku od dnia uzyskania orzeczenia.

Art. 20 ustawy przyznaje natomiast osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w dwóch przypadkach:

• w wymiarze do 21 dni roboczych na udział w turnusie rehabilitacyjnym, nie częściej niż raz w roku,

• na wykonanie badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, uzyskanie zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawę.

Oba uprawnienia mają wspólne ograniczenie: łączny wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego i zwolnienia od pracy na turnus rehabilitacyjny nie może przekroczyć 21 dni roboczych w roku kalendarzowym. Oznacza to, że jeżeli pracownik wykorzysta np. 14 dni zwolnienia na turnus, pozostanie mu 7 dni dodatkowego urlopu. Urlop rehabilitacyjny można dzielić. Limitu tego nie wlicza się zwolnienie na badania lub zaopatrzenie ortopedyczne, którego czas zależy od rzeczywistej potrzeby.

Kto jest uprawniony do urlopu rehabilitacyjnego?

Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego oraz do płatnego zwolnienia na turnus rehabilitacyjny przysługuje jedynie osobom zaliczonym do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Pracownicy z lekkim stopniem niepełnosprawności nie korzystają z tych przywilejów.

Ustawa z 1997 roku, w art. 4, ustaliła trzy stopnie niepełnosprawności: znaczny, umiarkowany oraz lekki:

Uprawnienia te dotyczą wszystkich zatrudnionych – zarówno pracowników w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy – pod warunkiem, że posiadają aktualne orzeczenie i pozostają w stosunku pracy. Osoba nabywa prawo do pierwszego urlopu dodatkowego po przepracowaniu pełnego roku od dnia uzyskania orzeczenia. Kolejne urlopy nabywa ona co roku 1 stycznia, jeżeli pozostaje w zatrudnieniu, a jeśli zmienia pracodawców, to okresy zatrudnienia sumuje się.

Istotne jest, że dodatkowy urlop nie przysługuje osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego przekraczającego 26 dni roboczych (np. nauczycielom) lub korzystającej z innego urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wymiar „innego” urlopu dodatkowego jest niższy niż 10 dni - zamiast niego przysługuje wówczas urlop dodatkowy dopełniający w wymiarze do 10 dni.

Wymiar i rozliczanie urlopu rehabilitacyjnego

Tak jak wspomnieliśmy, w praktyce rozróżnia się dwa rodzaje urlopu rehabilitacyjnego:

Dodatkowy urlop wypoczynkowy

10 dni roboczych w roku kalendarzowym, niezależny od zwykłego urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystany przechodzi na kolejny rok i podlega rozliczeniu tak jak zwykły urlop wypoczynkowy – trzeba go wykorzystać do końca września następnego roku. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego jest nabywane w pełnym wymiarze, niezależnie od tego, w jakim momencie roku nastąpi jego nabycie.

Zwolnienie od pracy na turnus rehabilitacyjny

Do 21 dni roboczych w roku kalendarzowym i nie częściej niż raz w roku. Udział w turnusie rehabilitacyjnym wymaga skierowania lekarza i potwierdzenia pobytu. Turnus nie jest tożsamy z sanatorium - organizatorzy turnusów oraz ośrodki, w których się one odbywają muszą być wpisani do rejestru organizatorów prowadzonego przez wojewodę, a uczestnicy biorą udział w programie rehabilitacji społecznej i zawodowej. Pobyty w sanatorium lub prewencji rentowej ZUS nie są wliczane.

Wynagrodzenie za urlop rehabilitacyjny

Wynagrodzenie za czas dodatkowego urlopu wypoczynkowego ustala się na zasadach wynagrodzenia urlopowego, natomiast za zwolnienie od pracy na turnus rehabilitacyjny wynagrodzenie oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Do podstawy przyjmuje się wyłącznie te składniki, które zgodnie z ww. zasadami wlicza się do wynagrodzenia urlopowego/ekwiwalentu, dlatego nie dopuszcza się ich arbitralnego pomniejszania. Pracodawca nie może też zmuszać pracownika do odbycia turnusu w czasie urlopu wypoczynkowego.

Jak uzyskać zwolnienie na turnus rehabilitacyjny i dodatkowy urlop?

Uzyskanie orzeczenia o niepełnosprawności. Podstawą uprawnień jest orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Orzeczenie musi być aktualne i potwierdzać stopień niepełnosprawności w rozumieniu ustawy.

Skierowanie od lekarza. Zwolnienie na udział w turnusie rehabilitacyjnym wymaga wniosku lekarza sprawującego opiekę nad pracownikiem. Wniosek określa rodzaj i termin turnusu i powinien zostać przedstawiony pracodawcy w takim czasie, aby zapewnić normalny tok pracy w zakładzie. Wzór wniosku zawiera m.in. dane pracownika, rodzaj schorzenia, potrzebę udziału opiekuna i uwagi dodatkowe.

Dokument potwierdzający pobyt. Podstawą wypłaty wynagrodzenia za czas zwolnienia jest dokument potwierdzający uczestnictwo w turnusie, wystawiony przez organizatora. Pracownik powinien złożyć go pracodawcy niezwłocznie po powrocie.

Wniosek o dodatkowy urlop wypoczynkowy. Aby skorzystać z 10‑dniowego urlopu dodatkowego, pracownik składa wniosek tak jak o zwykły urlop wypoczynkowy. Prawo do urlopu potwierdza orzeczenie o niepełnosprawności. Pracodawca udziela urlopu zgodnie z planem urlopów, jednak powinien uwzględnić wniosek pracownika wynikający z potrzeb rehabilitacji.

Inne uprawnienia osób niepełnosprawnych

Udzielanie urlopu rehabilitacyjnego to tylko część przywilejów wynikających z ustawy. Osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają też prawo do krótszego dobowego i tygodniowego czasu pracy (7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo), zakazu pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej oraz dodatkowej 15‑minutowej przerwy na gimnastykę lub wypoczynek wliczanej do czasu pracy. Koszty badań profilaktycznych, które pozwalają pracownikowi pracować w dłuższym wymiarze, ponosi pracodawca.

Warto również pamiętać, że pracownik może korzystać ze zwolnienia od pracy w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych, uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy. Czynności te mogą trwać kilka godzin lub cały dzień - przysługują wtedy pełne wynagrodzenie, a czas zwolnienia zależy od faktycznej potrzeby i nie jest ograniczony rocznym limitem.

Praktyczne przykłady

Przykład 1.

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności złożył orzeczenie w firmie 15 lutego 2024 r. – data wydania orzeczenia to 9 stycznia 2024 r. Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu uzyska dopiero 9 stycznia 2025 r., czyli po upływie roku od dnia zaliczenia. Jeżeli w tym czasie skorzysta z 10‑dniowego urlopu w całości, w 2025 r. będzie mógł wykorzystać jedynie płatne zwolnienie na turnus w wymiarze do 11 dni, aby nie przekroczyć limitu 21 dni.

Przykład 2.

Pracownica o znacznym stopniu niepełnosprawności przepracowała już rok i w 2025 r. planuje 14‑dniowy turnus rehabilitacyjny w maju oraz dodatkowy 10‑dniowy urlop wypoczynkowy w sierpniu. Ponieważ łączny limit wynosi 21 dni, może wykorzystać 14 dni turnusu i 7 dni dodatkowego urlopu, a pozostałe 3 dni urlopu wykorzysta w kolejnym roku. Pracodawca ma obowiązek tak ułożyć grafik pracy, by zapewnić zastępstwo, a także wypłacić wynagrodzenie za czas zwolnienia.

Obowiązki pracodawcy i dobre praktyki

Pracodawca nie może odmówić udzielenia zwolnienia na turnus rehabilitacyjny ani dodatkowego urlopu, jeśli pracownik spełnia ustawowe kryteria. Musi on:

• respektować limit 21 dni roboczych, biorąc pod uwagę łączny wymiar urlopu dodatkowego i zwolnienia na turnus;

• wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za okres zwolnienia, obliczone jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy;

• uzgodnić z pracownikiem termin zwolnienia tak, aby zapewnić normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jednak nie może zmuszać pracownika do odbycia rehabilitacji podczas urlopu wypoczynkowego;

• przechowywać dokumentację potwierdzającą pobyt na turnusie i wniosek lekarski, które stanowią podstawę wypłaty wynagrodzenia.

Warto wprowadzić wewnętrzne procedury, które ułatwią obsługę wniosków. Zastosowanie do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy systemów takich jak inEwi pozwala zaplanować nieobecności, kontrolować limit dni, a także zautomatyzować naliczanie wynagrodzenia podczas urlopów. Dzięki temu przedsiębiorca unika błędów i może szybciej reagować na zmiany w grafikach pracowników.

Podsumowanie

Urlop rehabilitacyjny to zbiorcze określenie dodatkowego urlopu wypoczynkowego (10 dni) i płatnego zwolnienia od pracy na turnus rehabilitacyjny (do 21 dni roboczych). Uprawnienia te przysługują tylko osobom z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego powstaje po przepracowaniu roku od uzyskania orzeczenia, a łączny wymiar urlopu dodatkowego i zwolnienia na turnus w danym roku nie może przekroczyć 21 dni. Procedura wymaga skierowania od lekarza oraz dokumentu potwierdzającego pobyt na turnusie. Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, obliczanego jak ekwiwalent urlopowy. Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu i zaplanować zastępstwo, a wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do ewidencji czasu pracy ułatwia spełnienie tych obowiązków.