Ewidencja urlopów – jak prowadzić dokumentację urlopową w firmie?

Prowadzenie ewidencji urlopów pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Wbrew temu, co czasem sugerują artykuły komercyjne, obowiązek wynika nie ze „zwyczaju”, lecz z przepisów – ewidencja nieobecności jest częścią ewidencji czasu pracy, a wnioski urlopowe - akt osobowych. Prawidłowa dokumentacja pozwala zaplanować pracę, rozliczyć wynagrodzenie, przygotować dane dla ZUS i chronić pracodawcę na wypadek kontroli. Jak więc prowadzić ewidencję urlopów w 2025 roku zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Najważniejsze informacje o ewidencji urlopów

1. Ewidencja urlopów to obowiązek pracodawcy – obejmuje nie tylko urlopy wypoczynkowe, ale też inne (np. macierzyński, ojcowski, opiekuńczy, szkoleniowy) i musi być zgodna z ewidencją czasu pracy oraz aktami osobowymi.

2. Wnioski urlopowe mogą mieć formę elektroniczną – nie ma obowiązku składania ich w wersji papierowej, o ile możliwa jest identyfikacja pracownika i archiwizacja danych.

3. Elektroniczne systemy, takie jak inEwi, ułatwiają zarządzanie urlopami – automatyzują obliczanie limitów, uwzględniają wnioski w raportach i eliminują ryzyko błędów.

4. Dokumentację urlopową należy przechowywać 10 lub 50 lat – w zależności od daty zatrudnienia i spełnienia warunków przekazania danych do ZUS.

Czym jest ewidencja urlopów?

Ewidencja urlopów to część dokumentacji pracowniczej, która pozwala kontrolować wykorzystanie dni wolnych przez każdego pracownika. Dotyczy to nie tylko urlopu wypoczynkowego, ale także urlopu opiekuńczego, bezpłatnego, ojcowskiego, rodzicielskiego i z tytułu siły wyższej. W praktyce ewidencja może mieć formę papierową lub elektroniczną, o ile spełnia wymagania dotyczące integralności, bezpieczeństwa i dostępności danych.

W jakiej dokumentacji znajduje się ewidencja urlopów?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami:

• Wnioski urlopowe (np. o urlop wypoczynkowy czy bezpłatny) przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.

• Dane dotyczące urlopów udzielonych i wykorzystanych znajdują się w ewidencji czasu pracy, którą pracodawca prowadzi dla każdego pracownika oddzielnie.

• Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia odrębnej "karty urlopowej", o ile ewidencja nieobecności znajduje się w karcie ewidencji czasu pracy.

Dokumentacja może być prowadzona w systemie teleinformatycznym – ważne, by system ten zapewniała m.in. bezpieczeństwo danych, możliwość identyfikacji osoby składającej wniosek oraz integralność zapisów.

Czy wniosek urlopowy musi mieć formę pisemną?

Nie, obecnie przepisy nie narzucają ani obowiązku formy pisemnej, ani wzoru wniosku urlopowego. Może to być zarówno formularz papierowy, e-mail, jak i elektroniczny wniosek składany przez system. Warunkiem jest możliwość zidentyfikowania osoby wnioskującej i wyrażenie woli, a także zapewnienie formatu wniosku umożliwiającego jego archiwizację. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, wnioski składane elektronicznie (np. przez system HR lub z konta pracownika) są równoważne z wnioskami papierowymi.

Ewidencja urlopu pracowników - dobre praktyki dla pracodawców

Ustal jasne procedury obiegu wniosków urlopowych i poinformuj pracowników, jak je składać. Przygotuj też harmonogramy urlopów z wyprzedzeniem, zwłaszcza w większych zespołach. Gdy to wszystko zrobisz, to kontroluj limit dni urlopowych i pilnuj terminów przedawnienia – pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu do 30 września następnego roku. Zadbaj o to, by ewidencja urlopów była prowadzona zgodnie z ewidencją czasu pracy i zawierała rzeczywisty stan wykorzystania urlopów.

Urlop wypoczynkowy - jak go ewidencjonować?

Urlop wypoczynkowy to podstawowe świadczenie przysługujące każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jego celem jest regeneracja sił fizycznych i psychicznych, a obowiązek jego udzielenia spoczywa wyłącznie na pracodawcy. Prawidłowe rozliczanie i dokumentowanie urlopu wypoczynkowego ma kluczowe znaczenie zarówno z punktu widzenia prawa pracy, jak i organizacji pracy w firmie.

Wymiar urlopu wypoczynkowego – prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownicy ze stażem krótszym niż 10 lat mają prawo do 20 dni urlopu rocznie, a osoby ze stażem co najmniej 10‑letnim – do 26 dni. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop ustala się proporcjonalnie i zaokrągla do pełnego dnia.

Urlop proporcjonalny – pracownicy podejmujący pierwszą pracę zyskują prawo do urlopu z upływem każdego przepracowanego miesiąca, w wymiarze 1/12 z przysługującej puli rocznej.

Plan urlopów – co do zasady plan urlopów jest obowiązkowy. Pracodawca może z niego zrezygnować tylko, gdy nie działa organizacja związkowa lub po konsultacji organizacja ta wyrazi zgodę na rezygnację. Jeśli pracodawca zdecyduje się opracować plan urlopów, powinien uwzględnić w nim m.in. wnioski pracowników, konieczność zapewnienia ciągłości pracy i obowiązki związane z uprawnieniami rodzicielskimi.

Pozostałe rodzaje urlopów, które trzeba ewidencjonować

Poza urlopem wypoczynkowym pracownikom przysługuje szereg innych urlopów związanych z sytuacją osobistą, rodzinną lub szczególnymi okolicznościami życiowymi. Choć różnią się one długością, zasadami udzielania i skutkami prawnymi, wszystkie powinny być odpowiednio ewidencjonowane. Dla pracodawcy oznacza to konieczność zachowania przejrzystości dokumentacyjnej i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Urlop opiekuńczy – 5 dni rocznie, niewliczany do urlopu wypoczynkowego. Przysługuje w celu opieki nad osobą bliską wymagającą wsparcia z przyczyn medycznych. Może być wykorzystany jednorazowo lub w częściach. Jest bezpłatny.

Urlop z powodu działania siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin rocznie, przeznaczone na nagłe sytuacje (np. wypadek w rodzinie). Udzielany w formie urlopu płatnego w 50%.

Urlop macierzyński – przysługuje pracownicy w związku z urodzeniem dziecka. Jego długość zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie

Urlop ojcowski – 2 tygodnie, do wykorzystania do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia. Może być wykorzystany jednorazowo lub w dwóch częściach.

Urlop rodzicielski – przysługuje po urlopie macierzyńskim. Może być dzielony między rodziców i wykorzystywany w częściach.

Urlop bezpłatny – udzielany na wniosek pracownika, nie podlega wynagrodzeniu, ale musi być odpowiednio udokumentowany.

Urlop szkoleniowy – przysługuje pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.

Urlop okolicznościowy – udzielany w związku z ważnymi wydarzeniami w życiu pracownika, takimi jak ślub, narodziny dziecka czy pogrzeb bliskiego członka rodziny. Wymiar tego urlopu to 1 lub 2 dni, w zależności od okoliczności.

Urlop na żądanie – część urlopu wypoczynkowego (do 4 dni w roku), z którego pracownik może skorzystać bez wcześniejszego planowania. Pracownik powinien poinformować o zamiarze skorzystania z urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed rozpoczęciem pracy.

Elektroniczna ewidencja urlopów – oszczędność czasu i większe bezpieczeństwo

Coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne systemy do ewidencji urlopów. Odpowiednie narzędzia nie tylko pozwalają przechowywać historię wniosków i kontrolować dostępność pracowników, ale także automatycznie obliczają limity i generują dane do listy płac. Systemy te zmniejszają ryzyko zgubienia dokumentów, ułatwiają zdalny dostęp i przyspieszają proces akceptacji wniosków.

W systemie inEwi ewidencja urlopów jest integralną częścią ewidencji czasu pracy. Pracodawca może zarządzać wnioskami urlopowymi w formie elektronicznej, śledzić dostępność pracowników w czasie rzeczywistym oraz automatycznie uwzględniać urlopy w raportach kadrowych i zestawieniach obecności. To wygodne rozwiązanie zarówno dla działów HR, jak i dla samych pracowników.

Jak długo przechowywać dokumentację urlopową?

Czas przechowywania dokumentacji urlopowej zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz złożenia odpowiednich wniosków do ZUS.

• Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. dokumentację urlopową należy przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

• Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r. okres ten wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył odpowiednie oświadczenia i przekazał raporty informacyjne do ZUS.

Dokumenty urlopowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Podsumowanie

Ewidencja urlopów jest obowiązkiem każdego pracodawcy i powinna obejmować wszystkie rodzaje urlopów – od wypoczynkowego, przez macierzyński, ojcowski, opiekuńczy, aż po szkoleniowy i okolicznościowy. Wnioski urlopowe nie muszą mieć formy papierowej – dopuszczalne są także formy elektroniczne, o ile spełniają wymogi identyfikowalności i archiwizacji. Coraz więcej firm korzysta z systemów takich jak inEwi, które integrują ewidencję urlopów z ewidencją czasu pracy, automatyzują obliczenia i porządkują dokumentację. Należy również pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji urlopowej przez 10 lub 50 lat – w zależności od daty zatrudnienia i spełnienia warunków określonych przez przepisy.