Nagroda jubileuszowa – komu przysługuje i ile wynosi?

Nagroda jubileuszowa nie przysługuje każdemu pracownikowi z mocy Kodeksu pracy. Prawo do tego świadczenia wynika z przepisów szczególnych albo z wewnętrznych regulacji zakładu pracy, a od 2026 r. na staż jubileuszowy mogą wpływać także niektóre dodatkowe okresy aktywności zawodowej, jeśli spełniają warunki ustawowe i zostały właściwie udokumentowane.

Najważniejsze informacje

1. Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem związanym ze stosunkiem pracy, ale nie stanowi powszechnego uprawnienia wszystkich zatrudnionych.

2. W sektorze prywatnym jej przyznanie może wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, innych przepisów wewnętrznych albo bezpośrednio z umowy o pracę.

3. W przypadku pracowników samorządowych, służby cywilnej i nauczycieli zasady wynikają z odrębnych przepisów, które określają staż pracy, moment nabycia prawa i wysokość nagrody jubileuszowej.

4. Od 2026 r. do okresu pracy mogą być wliczane także niektóre okresy pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz działalności gospodarczej, jeśli pracownik je udokumentuje i mieszczą się one w warunkach ustawowych.

5. Prawidłowe ustalenie stażu jubileuszowego ma kluczowe znaczenie, bo od niego zależy zarówno nabycie prawa do nagrody, jak i obliczenie jej wysokości.

Czym jest nagroda jubileuszowa?

Nagroda jubileuszowa to dodatkowe świadczenie związane z długim stażem pracy, które nie wynika automatycznie z samego faktu pozostawania w stosunku pracy. Kodeks pracy nie tworzy ogólnego prawa pracownika do nagrody jubileuszowej, więc samo przepracowanie określonej liczby lat nie wystarcza.

W zależności od podstawy prawnej albo regulacji obowiązujących u pracodawcy nagroda jubileuszowa może mieć formę pieniężną albo rzeczową. ZUS wyraźnie wskazuje, że nagrody jubileuszowe, które przysługują nie częściej niż co 5 lat, nie stanowią podstawy wymiaru składek, niezależnie od ich formy.

W praktyce są dwa główne źródła tego uprawnienia:

• przepisy szczególne dotyczące różnych zawodów, na przykład pracowników samorządowych, nauczycieli czy służby cywilnej.

• regulacje obowiązujące u pracodawcy, przede wszystkim układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania, inne wewnętrzne regulacje płacowe albo sama umowa o pracę.

Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że jeśli pracodawca chce wprowadzić nagrodę jubileuszową w firmie, zasady jej przyznawania i wysokość powinny wynikać z regulacji płacowych obowiązujących w zakładzie. Ministerstwo Rodziny podkreśla z kolei, że nagroda jubileuszowa nie jest uregulowana przez Kodeks pracy i przysługuje zależnie od przepisów obowiązujących u danego pracodawcy lub dla danej kategorii pracowników.

Komu przysługuje nagroda jubileuszowa?

O tym, czy pracownik ma prawo do nagrody jubileuszowej, nie decyduje sam staż pracy, tylko to, z jakiego przepisu lub dokumentu wynika takie uprawnienie. W jednych miejscach pracy zasady są narzucone przez przepisy szczególne, a w innych zależą od tego, co pracodawca ustalił w zakładowych źródłach prawa pracy albo w umowie.

Sektor prywatny

W sektorze prywatnym nagroda jubileuszowa nie jest standardem narzuconym przez Kodeks pracy. Może zostać przyznana wtedy, gdy pracodawca przewidzi ją w przepisach wewnętrznych np. w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy albo innych regulacjach obowiązujących w firmie. Może też wynikać bezpośrednio z umowy o pracę, bo to właśnie ona określa warunki płacy pracownika.

Dwie osoby z takim samym okresem zatrudnienia mogą mieć zupełnie inną sytuację u różnych pracodawców. Jeśli firma chce wypłacać nagrody jubileuszowe, powinna jasno opisać zasady:

• po ilu latach pracownik nabywa prawo do nagrody,

• jakie okresy zalicza się do stażu,

• jak traktuje się okresy równoległego zatrudnienia,

• jaka jest wysokość świadczenia,

• z jakiej podstawy (jakiego wynagrodzenia) oblicza się jego kwotę.

Sektor publiczny i grupy objęte przepisami szczególnymi

W przypadku pracowników samorządowych ustawodawca wskazuje wprost progi i wysokość świadczenia:

• po 20 latach pracy jest to 75% wynagrodzenia miesięcznego,

• po 25 latach 100%,

• po 30 latach 150%,

• po 35 latach 200%,

• po 40 latach 300%,

• po 45 latach 400%.

Analogiczne progi i wysokości przewidziano także dla członków korpusu służby cywilnej w przepisach odrębnych. Osobno uregulowano natomiast nauczycieli, którzy również mają prawo do nagrody jubileuszowej. Dla tych, którym okres 40 lat pracy upływa po 31 grudnia 2025 r., nagroda wynosi 300% wynagrodzenia miesięcznego, a dla tych, którym okres 45 lat pracy upływa po 31 grudnia 2025 r. – 400% wynagrodzenia miesięcznego. To pokazuje, że wysokość nagrody jubileuszowej zależy od przepisów właściwych dla danej grupy zawodowej albo od zakładowych źródeł prawa pracy.

Jak liczyć staż jubileuszowy po zmianach od 2026 roku?

Najwięcej praktycznych błędów dotyczy dziś nie samej wypłaty, ale ustalenia, co w ogóle wchodzi do stażu pracy.

Jakie okresy pracy wliczają się w nagrodę jubileuszową?

Od 2026 r. do okresu zatrudnienia nie wlicza się automatycznie każdego udokumentowanego epizodu zawodowego. Wliczane są wyłącznie te okresy, które spełniają warunki ustawowe (w szczególności związane z podleganiem odpowiednim ubezpieczeniom) oraz są właściwie udokumentowane. W praktyce, przy ustalaniu stażu „jubileuszowego” trzeba każdorazowo sprawdzić rodzaj aktywności i podstawę jej zaliczenia. Do okresu zatrudnienia mogą (na warunkach ustawowych) wchodzić w szczególności:

• okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia / świadczenia usług, agencyjnej),

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (w tym w określonych sytuacjach także „ulgi na start” i przerw w działalności związanych z opieką),

• inne wskazane w ustawie okresy aktywności zawodowej, w tym określone formy pracy lub współpracy oraz praca zarobkowa za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Jakie dokumenty potwierdzające staż pracy trzeba złożyć?

Sama wiedza pracownika o tym, że jego staż jest dłuższy, niż zakładano, nie wystarczy. Trzeba dostarczyć pracodawcy dokumenty potwierdzające brakujące okresy. W przypadku nowych zasad z 2026 r. duże znaczenie mają zaświadczenia z ZUS-u dotyczące podlegania ubezpieczeniom społecznym albo opłacania składek, bo to one najczęściej przesądzają, czy dany okres w ogóle może zostać zaliczony. Niezależnie od dokumentów trzeba też pamiętać, że okresów nakładających się w czasie co do zasady nie sumuje się podwójnie, a w sytuacjach, gdy nagroda zależy od stażu u danego pracodawcy, konieczna bywa odrębna ocena, czy dany okres można przypisać właśnie temu pracodawcy. W innych przypadkach potrzebne mogą być świadectwa pracy, zaświadczenia urzędu pracy, dokumenty dotyczące gospodarstwa rolnego albo inne dowody przewidziane w przepisach szczególnych.

Przepisy przejściowe przewidują, że pracownik, który był zatrudniony u danego pracodawcy w dniu 1 stycznia 2026 r. (jednostki sektora finansów publicznych) albo w dniu 1 maja 2026 r. (pozostali pracodawcy), ma 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających „nowe” okresy zaliczane do stażu. Po tym czasie nieudokumentowane okresy nie będą brane pod uwagę u tego pracodawcy przy ustalaniu uprawnień zależnych od stażu.

Jak traktować równoległe stosunki pracy?

Zasady dotyczące równoległych stosunków pracy trzeba oceniać osobno dla danej grupy zawodowej. W praktyce kluczowe jest to, że nakładających się czasowo okresów zatrudnienia nie „sumuje się podwójnie” przy ustalaniu stażu uprawniającego do nagrody jubileuszowej, jeśli przepisy szczególne przewidują zasadę wyboru jednego z równoległych okresów.

W przypadku pracowników samorządowych rozporządzenie przewiduje, że jeżeli pracownik był zatrudniony równocześnie w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy, do okresu uprawniającego do nagrody jubileuszowej wlicza się jeden z tych okresów zatrudnienia. Taką samą zasadę przewidują przepisy dotyczące członków korpusu służby cywilnej.

Dzień nabycia prawa i dzień wypłaty

W praktyce kadrowej łatwo pomylić dwa momenty: dzień nabycia prawa do nagrody i dzień jej wypłaty. To nie jest to samo, a różnica ma znaczenie dla wyliczenia kwoty świadczenia.

U pracowników samorządowych prawo do nagrody jubileuszowej powstaje dokładnie w dniu, w którym mija wymagany staż, a wypłata powinna nastąpić niezwłocznie po tej dacie. Kwotę nagrody liczy się na podstawie wynagrodzenia z dnia nabycia prawa, ale jeśli do dnia wypłaty wynagrodzenie wzrosło i pracownik nadal ma ten sam wymiar etatu, można przyjąć wynagrodzenie z dnia wypłaty, gdy jest to korzystniejsze. Jeżeli natomiast między nabyciem prawa a wypłatą zmienił się wymiar etatu, podstawą obliczenia pozostaje wynagrodzenie z dnia nabycia prawa.

W niektórych przypadkach możliwa jest wcześniejsza wypłata. Dla pracowników samorządowych i w służbie cywilnej, gdy stosunek pracy ustaje w związku z emeryturą albo rentą, a do kolejnej nagrody brakuje mniej niż 12 miesięcy, nagroda jubileuszowa może zostać wypłacona jeszcze przy odejściu. To rozwiązanie wynika z przepisów szczególnych, a nie z ogólnej zasady kodeksowej.

Jak ustalić wysokość nagrody jubileuszowej?

W sektorze publicznym progi i wysokość nagrody są najczęściej wskazane wprost w ustawie albo rozporządzeniu, natomiast w sektorze prywatnym trzeba sięgnąć do obowiązujących u pracodawcy źródeł prawa pracy oraz postanowień umownych np.:

• układ zbiorowy,

• regulamin wynagradzania,

• inne wewnętrzne regulacje płacowe,

• umowa o pracę.

Jeżeli pracodawca zapisał, że po przepracowaniu określonej liczby lat pracownik otrzymuje np. 100% wynagrodzenia miesięcznego, to ten zapis rozstrzyga o wysokości świadczenia.

W praktyce zdarza się też, że po doliczeniu i udokumentowaniu stażu okaże się, że pracownik spełnia warunki jednocześnie do kilku progów nagrody jubileuszowej, wypłaca się tylko jedną nagrodę – tę z najwyższego progu. Inna sytuacja jest wtedy, gdy pracownik ma już staż uprawniający do nagrody z niższego progu, a do wyższego progu brakuje mu mniej niż 12 miesięcy – wtedy można wypłacić nagrodę z niższego progu, a gdy pracownik osiągnie wyższy próg, wypłaca się wyrównanie, czyli różnicę między nagrodą wyższą i już wypłaconą niższą.

Składki ZUS i podatek

Nagroda jubileuszowa nie zawsze jest traktowana tak samo na potrzeby ZUS-u i podatku. Z perspektywy składek kluczowe znaczenie ma częstotliwość przyznawania świadczenia.

ZUS wyjaśnia, że nagrody jubileuszowe nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli według zasad obowiązujących u pracodawcy przysługują nie częściej niż co 5 lat. Dodaje również, że zwolnienie dotyczy takich nagród niezależnie od tego, czy mają formę pieniężną, czy rzeczową.

Inaczej wygląda podatek. Nagroda jubileuszowa jest przychodem ze stosunku pracy, więc co do zasady wchodzi do podstawy opodatkowania. Dla pracodawcy oznacza to, że składki ZUS i podatek trzeba oceniać osobno. Sam fakt, że świadczenie jest zwolnione ze składek, nie oznacza jeszcze braku podatku.

Praktyczne przykłady

Przykład 1. Specjalistka HR pracuje w spółce prywatnej od 8 lat, a wcześniej przez 4 lata wykonywała oskładkowane zlecenia dla innych firm. Jeśli regulamin wynagradzania albo umowa o pracę przewidują nagrodę jubileuszową po 10 latach pracy i pracownica dostarczy dokumenty potwierdzające tamte okresy, może nabyć prawo do nagrody wcześniej, niż wynikałoby to wyłącznie z jej obecnego etatu.

Przykład 2. Pracownik urzędu miasta ma 19 lat pracy etatowej i rok prowadzenia działalności gospodarczej, od której były opłacane składki. Po udokumentowaniu tego okresu może otrzymać nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy, bo w przypadku pracowników samorządowych nowe zasady liczenia stażu obowiązują od 1 stycznia 2026 r.

Podsumowanie

Nagroda jubileuszowa nie jest powszechnym uprawnieniem każdego pracownika. Prawo do tego świadczenia zależy albo od przepisów szczególnych, albo od tego, co pracodawca zapisał w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, innych przepisach wewnętrznych czy umowie o pracę. Od 2026 r. jeszcze większego znaczenia nabrało prawidłowe ustalenie stażu pracy, bo do okresu pracy mogą wejść niektóre okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, działalności gospodarczej czy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, ale tylko w granicach wyznaczonych przez przepisy. Dla HR i przedsiębiorcy najważniejsze są dziś trzy rzeczy: ustalić właściwą podstawę prawną, dobrze policzyć staż jubileuszowy i dopilnować, by pracownik dostarczył dokumenty potwierdzające jego staż.