Staż pracy na nowych zasadach – jak go liczyć w 2026 roku?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, często spotykają się z pojęciem stażu pracy. Ten termin nie jest jedynie statystyką w aktach osobowych – od stażu zależą m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, wysokość odprawy czy dodatki stażowe. W 2026 roku weszły w życie przepisy, które znacząco rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu. Dlatego warto dobrze zrozumieć, co weszło do obecnego stażu pracy oraz jak wpływa to na obowiązki pracodawcy.

Najważniejsze informacje

1. Długość urlopu wypoczynkowego zależy od ogólnego stażu pracy – pracownik zatrudniony krócej niż 10 lat ma 20 dni urlopu, a po 10 latach przysługują mu 26 dni.

2. Obecnie do stażu pracy wlicza się m.in. okresy zatrudnienia na etacie i podobnych podstawach, określone okresy nauki, urlopu wychowawczego oraz pracy w gospodarstwie rolnym.

3. Od 1.01.2026 r. do stażu pracy są wliczane także m.in. okresy działalności gospodarczej, umów zlecenia i agencyjnych, członkostwa w spółdzielniach rolniczych, zawieszenia działalności na opiekę nad dzieckiem oraz pracy za granicą na umowach cywilnoprawnych.

4. Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie nowych przepisów mają 24 miesiące na przekazanie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy. Sektor publiczny stosuje nowe zasady od 1.01.2026 r., pozostali pracodawcy od 1.05.2026 r.

5. Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych wlicza się do stażu pracy (w tym urlopowego), ale nie do okresu wymaganego do nabycia pierwszego urlopu - samo zarejestrowanie bez prawa do zasiłku nie jest wliczane.

Co to jest staż pracy i dlaczego jest ważny?

Staż pracy to łączny czas aktywności zawodowej oraz innych okresów, które ustawodawca nakazuje uwzględnić przy przyznawaniu uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy. Rozróżnia się ogólny staż pracy (łączna suma wszystkich uznanych okresów) i staż zakładowy, czyli czas przepracowany u jednego pracodawcy. Od ogólnego stażu zależą takie uprawnienia jak wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do dodatku za wieloletnią pracę czy możliwość otrzymania nagrody jubileuszowej. W niektórych grupach zawodowych staż wpływa też na wysokość odprawy emerytalnej na podstawie przepisów szczególnych.

Kodeks pracy określa minimalny wymiar urlopu zależny od ogólnego stażu. Obecnie pracownikom zatrudnionym krócej niż 10 lat przysługuje 20 dni urlopu, a tym z co najmniej 10‑letnim stażem – 26 dni. Do wymiaru urlopu wlicza się też okresy nauki. Zgodnie z art. 155 KP do stażu urlopowego zalicza się ukończenie zasadniczej szkoły zawodowej (do 3 lat), średniej szkoły zawodowej (do 5 lat), liceum (4 lata), szkoły policealnej (6 lat) oraz studiów wyższych (8 lat), przy czym okresy te nie podlegają sumowaniu. Oznacza to, że absolwent uczelni wyższej zyskuje od razu 8 lat stażu urlopowego i po przepracowaniu dwóch lat nabywa prawo do 26 dni urlopu.

Jakie okresy wliczały się do stażu pracy przed 2026 r.?

Przed 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy w zależności od rodzaju uprawnienia wliczały się przede wszystkim następujące grupy okresów.

Zatrudnienie i inne okresy prawne

Podstawą stażu pracy są lata przepracowane na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Do ogólnego stażu pracy (m.in. dla celów ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego) wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, niezależnie od przerw czy sposobu rozwiązania umowy. Staż zakładowy co do zasady obejmuje natomiast wyłącznie okres zatrudnienia u danego pracodawcy, chyba że przepisy szczególne lub regulamin wynagradzania przewidują wliczanie także innych okresów. Ponadto, zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, do stażu urlopowego zalicza się okresy nauki wymienione wyżej w wymiarze określonym w tym przepisie.

Urlopy związane z rodzicielstwem

Pracownicy często pytają, czy niektóre urlopy obniżają staż. Urlop wychowawczy, udzielany po co najmniej sześciomiesięcznym zatrudnieniu, nie zmniejsza stażu – okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Analogicznie do stażu wlicza się urlopy macierzyńskie, rodzicielskie i ojcowskie. Dzieje się tak dlatego, że w ich trakcie nadal trwa stosunek pracy, a nie z tego powodu, że są to okresy składkowe w rozumieniu przepisów emerytalnych.

Praca w gospodarstwie rolnym i służba mundurowa

Ustawa z 20 lipca 1990 r. pozwala wliczyć pracę w gospodarstwie rolnym do stażu pracy, jeżeli spełnione są określone warunki. Do stażu wlicza się okresy prowadzenia własnego gospodarstwa lub pracy w gospodarstwie współmałżonka, a także okresy pracy po ukończeniu 16 lat w gospodarstwie rodziców lub teściów przed objęciem go w samodzielne prowadzenie oraz pracę w charakterze domownika po 31 grudnia 1982 r. Do stażu pracy zalicza się okres służby w Policji, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej na podstawie art. 302 Kodeksu pracy. Do 31 grudnia 2025 r. okres służby w Służbie Celno-Skarbowej był zaliczany do pracowniczego stażu pracy jedynie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej (w szczególności przy przeniesieniu funkcjonariusza do pracy w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych lub jednostce organizacyjnej KAS), natomiast od 1 stycznia 2026 r. okres tej służby jest co do zasady zaliczany do okresu zatrudnienia w zakresie uprawnień wynikających z prawa pracy przy każdym kolejnym zatrudnieniu.

Okresy bez pracy i inne szczególne sytuacje

Choć staż pracy kojarzy się głównie z zatrudnieniem, obejmuje on także okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych. Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych wlicza się do stażu urlopowego (okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego), ale nie wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do nabycia prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego. Samo zarejestrowanie w urzędzie pracy bez prawa do zasiłku nie tworzy stażu. Do stażu pracy zalicza się m.in. zasadniczą służbę wojskową, okres pełnienia mandatu posła, senatora lub posła do Parlamentu Europejskiego oraz okres wykonywania odpłatnej pracy w trakcie kary pozbawienia wolności. Wliczanie okresów pobierania stypendiów naukowych do stażu pracy może natomiast wynikać wyłącznie z przepisów szczególnych (np. pragmatyk zawodowych lub układów zbiorowych) i nie jest ogólną zasadą Kodeksu pracy.

Nowe formy aktywności zawodowej wliczane do stażu pracy od 2026 r. – zmiany Kodeksu pracy

W październiku 2025 r. ogłoszono ustawę nowelizującą Kodeks pracy, która 1 stycznia 2026 r. weszła w życie i wprowadziła art. 302¹, rozszerzający katalog okresów wliczanych do stażu zatrudnienia. Zgodnie z nowym przepisem do stażu są wliczane okresy:

1. Prowadzenia działalności gospodarczej i współpracy – ustawa wymienia okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej i okresy pozostawania osobą współpracującą, za które opłacono składki na ubezpieczenia społeczne.

2. Umów zlecenia i agencyjnych – do stażu wlicza się czas wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, a także okresy współpracy przy takich umowach jako tytułu wykonywania pracy dla celów ubezpieczeń społecznych.

3. Członkostwa w spółdzielniach – okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej czy spółdzielni kółek rolniczych.

4. Okresów bez ubezpieczenia z "ulgi na start" – ustawa obejmuje również okresy niepodlegania ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu z powodu skorzystania z tzw. ulgi na start.

5. Zawieszenia działalności i opieki nad dzieckiem – wliczane są okresy zawieszenia działalności gospodarczej lub współpracy, jeżeli zawieszenie nastąpiło w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem i za okres ten opłacono składki.

6. Udokumentowanej pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowy cywilnoprawne, działalność gospodarcza).

Nowe przepisy pozwalają zaliczyć do okresu zatrudnienia okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, wykonywania umów zlecenia, agencyjnych, współpracy oraz członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych, w których osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Dodatkowo, po ich udokumentowaniu, do okresu zatrudnienia wlicza się te same rodzaje okresów aktywności, w których z mocy odrębnych przepisów osoba nie podlegała tym ubezpieczeniom (np. w związku z korzystaniem z „ulgi na start”). Jeżeli kilka okresów zachodzi na siebie, do stażu wlicza się tylko ten, który jest korzystniejszy dla pracownika. Ustawa przewiduje, że okresy te trzeba udokumentować. W większości przypadków dowodem będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające opłacenie składek lub objęcie ubezpieczeniem.

Terminy i obowiązki pracodawców

Zmiana weszła w życie 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych. Pracodawcy spoza sektora publicznego zaczną stosować nowe zasady od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy, czyli od 1 maja 2026 r. Pracownik zatrudniony w dniu 1 stycznia 2026 r. u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych ma 24 miesiące od tej daty na przedstawienie temu pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy uwzględniane na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy. Natomiast pracownik zatrudniony w dniu 1 maja 2026 r. u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych ma 24 miesiące od tej daty na przekazanie takich dokumentów. Niezłożenie dokumentów w tym terminie powoduje, że pracodawca ten nie będzie uwzględniał tych okresów przy ustalaniu stażu pracy, natomiast ograniczenie to nie dotyczy późniejszego dokumentowania tych okresów u innych pracodawców ani pracowników zatrudnionych po tej dacie.

Przykład praktyczny - Pan Andrzej prowadził jednoosobową działalność gospodarczą przez 5 lat, a następnie od 2021 r. pracuje na umowę o pracę. Obecnie ma 4 lata stażu pracowniczego i korzysta z 20 dni urlopu. Po zmianach może doliczyć okres prowadzenia firmy (5 lat), co oznacza, że od 2026 r. jego ogólny staż wyniesie 9 lat. Gdy tylko ukończy kolejny rok pracy u obecnego pracodawcy, osiągnie 10 lat stażu i zyska prawo do 26 dni urlopu. Dodatkowo dłuższy staż może podnieść jego dodatek stażowy oraz wpłynąć na długość okresu wypowiedzenia.

Jak obliczyć staż pracy – praktyczne wskazówki

Aby prawidłowo obliczyć staż pracy pracownika, przedsiębiorca powinien:

1. Zestawić wszystkie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

2. Doliczyć okresy wynikające z art. 155 KP, biorąc pod uwagę tylko jedno ukończone wykształcenie (np. 8 lat za dyplom magistra).

3. Uwzględnić okresy urlopów wychowawczych, macierzyńskich i rodzicielskich, okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych (dla świadczeń stażowych), zasadniczą służbę wojskową oraz pracę w gospodarstwie rolnym przy spełnieniu ustawowych warunków.

4. W 2026 r. – w jednostkach sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r., a u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. – na podstawie otrzymanych od pracownika zaświadczeń z ZUS doliczyć okresy prowadzenia działalności gospodarczej, umów zlecenia i agencyjnych oraz inne nowo dodane aktywności.

Skutki dla pracodawców i dobre praktyki

Nowelizacja to dobra wiadomość dla osób, które prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na umowach cywilnoprawnych, ale dla przedsiębiorców oznacza dodatkowe obowiązki. Pracodawcy muszą:

• przeszkolić działy kadr z nowych zasad i przygotować wzory wniosków do ZUS o wydanie zaświadczeń,

• zweryfikować dokumentację pracowników i zaktualizować akta osobowe po otrzymaniu zaświadczeń,

• dostosować regulaminy wynagradzania i systemy kadrowo‑płacowe do nowych wymiarów urlopu, dodatków i odpraw.

Warto już poinformować pracowników o konieczności gromadzenia dokumentów (np. potwierdzeń opłacenia składek z lat prowadzenia działalności). W przypadku nakładania się okresów np. pracy na umowę o pracę i zlecenia należy wliczyć do stażu tylko okres najkorzystniejszy. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z elektronicznych systemów obsługi kadr, mogą dzięki temu łatwiej weryfikować i aktualizować dane pracowników.

Podsumowanie

Staż pracy to kluczowy element prawa pracy. Do końca 2025 r. obejmował on przede wszystkim lata przepracowane na etacie, okresy nauki, urlopów rodzicielskich, służby wojskowej, pobierania zasiłku dla bezrobotnych i pracy w gospodarstwie rolnym. Od 2026 r. do stażu zaliczane są również okresy działalności gospodarczej, umów zlecenia i agencyjnych, członkostwa w spółdzielniach rolniczych, zawieszenia działalności z powodu opieki nad dzieckiem oraz praca za granicą na podstawie umów cywilnoprawnych. Nowe przepisy pozwalają wyrównać szanse osób pracujących poza etatem, ale wymagają od pracodawców i pracowników skrupulatnego dokumentowania tych okresów. Dobrze przygotowany system kadrowy oraz jasna komunikacja z personelem ułatwiają wdrożenie nowych zasad i pozwalają uniknąć sporów o wymiar urlopu czy dodatki stażowe.