Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie? Odpowiadamy!

Choć urlop na żądanie to rozwiązanie, które jest obecne w przepisach od 20 lat, to nadal wokół niego krąży wiele błędnych przekonań. Dlatego wciąż wiele osób zastanawia się, czy, kiedy i jak zgłaszać wniosek o urlop na żądanie, czy nie będzie to przejawem niesubordynacji i wreszcie, czy urlopowe żądanie pracownika musi zostać uznane przez pracodawcę.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu, gdyż stanowi przywilej pracownika polegający na prawie do nieobecności w pracy bez żadnych konsekwencji w przypadku wystąpienia nagłych i niespodziewanych okoliczności. Innymi słowy, jest to urlop, którego nie da się zaplanować z wyprzedzeniem i umieścić w planie urlopowym.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje wyłącznie tym, którzy pracują na podstawie umowy o pracę, bez względu na to, czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony. Nie ma też znaczenia czy pracownik pracuje w pełnym, czy niepełnym wymiarze czasu pracy. Oczywiście z powyższego wynika bezpośrednio, że osoby pracujące w oparciu o niepracownicze formy zatrudnienia, w tym umowy cywilnoprawne takie jak umowa zlecenia lub umowa o dzieło, nie nabywają prawa do urlopu na żądanie.

Wymiar urlopu na żądanie

Każdy pracownik, bez względu na staż pracy albo wymiar czasu pracy może skorzystać z 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Dni te można, lecz nie trzeba wykorzystać pojedynczo. Co ważne, skorzystanie z urlopu na żądanie zmniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego. Zatem jeśli pracownikowi standardowo przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, to wykorzystanie 4 dni urlopu na żądanie zmniejszy wymiar urlopu wypoczynkowego odpowiednio do 16 lub 22 dni w danym roku.

Warto wiedzieć, że niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na następy rok, nawet jeśli pracownik nie wykorzysta do końca roku wszystkich dni urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Z racji tego, że urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, za te dni wolne przysługuje takie samo wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby skorzystał ze zwykłego urlopu w zaplanowanym w grafiku pracy czasie. Zasadniczo wysokość wynagrodzenia za urlop oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy poprzedzających urlop, choć okres ten można wydłużyć do roku, jeśli istnieją znaczne różnice w zarobkach w poszczególnych miesiącach.

Urlop na żądanie - czy pracodawca może go odmówić?

Choć instytucja urlopu na żądanie jest przywilejem pracownika i uprawnia go do wzięcia wolnego w pracy bez wcześniejszego uprzedzenia przełożonego, to nie jest tak, że udzielenie takiego urlopu jest obowiązkiem pracodawcy. Pracodawca, tak jak w wielu innych przypadkach, może odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Zatem, jeśli pomimo odmowy udzielenia urlopu, pracownik nie stawi się w pracy, to jego nieobecność będzie traktowana jako nieobecność nieusprawiedliwiona, co może stanowić przesłankę nawet do rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.

Oczywiście pomimo tego, że pracodawca ma możliwość odmowy udzielenia urlopu na żądanie, to w praktyce taka sytuacja rzadko ma miejsce, gdyż w takim wypadku pracodawca musi mieć istotny powód do odmowy. W innym przypadku jego działanie może być traktowane jako działanie na szkodę pracownika. Tym samym odmowę udzielenia urlopu na żądanie pracodawca powinien rozważać tylko wtedy, gdy istnieje poważne ryzyko, że jego interesy, jako pracodawcy, przez nieobecność wnioskującego o urlop pracownika, zostaną zagrożone. Nieobecność pracownika nie może bowiem powodować przestojów w pracy, obniżenia standardów działania firmy czy też zmuszać innych pracowników do pracy z większą wydajnością lub w nieprzepisowym wymiarze czasu pracy. Inną sytuacją, która również może uzasadniać odmowę udzielenia urlopu na żądanie, jest podejrzenie, że grupa pracowników wnioskuje o urlop na żądanie w tym samym czasie, co może być formą strajku.

Urlop na żądanie - kiedy należy złożyć wniosek?

Kodeks pracy nie precyzuje, w jaki sposób pracownicy mają składać wnioski o urlop na żądanie. Przyjmuje się jednak, że pracownik powinien złożyć wniosek możliwie jak najwcześniej, przy czym może to zrobić osobiście, telefonicznie lub mailowo. Najważniejsze, żeby pracodawca otrzymał stosowną informację najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu i nie potraktował ewentualnej nieobecności pracownika jako nieobecność nieusprawiedliwioną. Nie ma możliwości, by pracownik skorzystał z jednego lub większej ilości dni wolnych i poinformował o tym pracodawcę dopiero po fakcie.

Wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z elektronicznych wniosków urlopowych, gdyż dzięki temu wniosek o urlop na żądanie może trafić niezwłocznie do pracodawcy i innych zainteresowanych osób, w tym do działu kadr. W dodatku taka forma przekazania wniosku o urlop sprawi, że prośba o urlop i ustalenia z pracownikiem na temat dni wolnych nie zostaną przeoczone lub zapomniane przez przełożonych. Złożenie wniosku urlopowego za pośrednictwem dedykowanej aplikacji sprawi również, że pracownik otrzyma natychmiastową informację zaraz po rozpatrzeniu pozytywnym lub negatywnym złożonego wniosku przez pracodawcę.

Urlop na żądanie - co musisz wiedzieć jako pracodawca?

Jako pracodawca musisz wiedzieć, że urlop na żądanie nie jest tym samym co urlop z powodu siły wyższej. Choć są to rozwiązania dość zbliżone do siebie, to nie należy ich mylić. Urlop od siły wyższej to nowy rodzaj urlopu, który nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego. Przysługuje on w wymiarze 2 dni roboczych lub 16 godzin i przysługuje za niego połowa należnego wynagrodzenia. Tymczasem urlop na żądanie wlicza się w wymiar urlopu wypoczynkowego i przysługuje w wymiarze 4 dni. Urlopy te się nie wykluczają, więc pracownik może w ciągu roku skorzystać z obu, zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze. Zasadniczą różnicą jest też to, że pracownik chcący skorzystać z urlopu na żądanie nie musi podawać przyczyny nieobecności, a chcąc skorzystać z urlopu z powodu siły wyższej – musi taki wniosek uzasadnić, choć pracodawcy nie mają możliwości zweryfikowania prawdziwości oświadczenia pracownika. Zatem decyzja o udzieleniu takiego urlopu musi opierać się na zaufaniu.

Podsumowując, urlop na żądanie to istotny przywilej pracowników, skorzystania, z którego pracodawcy co do zasady nie powinni uniemożliwiać. Warunkiem odmowy udzielenia urlopu jest obiektywnie istotna przyczyna leżąca po stronie pracodawcy. Choć urlop na żądanie może zakłócić nieco funkcjonowanie firmy, to warto zastosować rozwiązania, które usprawnią rozpatrywanie takich wniosków urlopowych, tak aby jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki zapobiegające destabilizacji pracy działalności.