Upomnienia dla pracownika — wszystko, co musisz wiedzieć

Upomnienie dla pracownika to jeden z podstawowych instrumentów dyscyplinujących, jakie przysługują pracodawcy w ramach tzw. kar porządkowych. Choć jego stosowanie może wydawać się proste, w praktyce często budzi wątpliwości zarówno u pracodawców, jak i u specjalistów z działów HR oraz księgowości. Dlatego warto dowiedzieć się, jaki rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych może być w tej sposób ukarany i jak stosować kary upomnienia, aby nie łamać przepisów prawa pracy.

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Upomnienie pracownika jest najłagodniejszą formą kary przewidzianą w Kodeksie pracy, stosowaną za drobne naruszenia obowiązków, takie jak spóźnienia czy jednorazowe uchybienia.

2. Kara porządkowa powinna być proporcjonalna do przewinienia, poprzedzona wysłuchaniem pracownika i formalnie udokumentowana w formie pisemnej, zgodnie z wymogami Kodeksu pracy.

3. Upomnienie pracownika można zastosować w ciągu 2 tygodni od dowiedzenia się o naruszeniu, ale nie później niż 3 miesiące od jego zaistnienia.

4. Kara upomnienia musi być wpisana do akt osobowych, ale usuwa się ją po roku nienagannej pracy, co zapobiega jej długotrwałym skutkom.

5. Pisemne upomnienie pracownika ma na celu zwrócenie uwagi na problem i motywowanie pracownika do poprawy, przy czym powtarzające się naruszenia mogą prowadzić do poważniejszych sankcji, takich jak nagana, kara pieniężna, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.

6. Prawidłowe zastosowanie upomnienia wzmacnia dyscyplinę i porządek w miejscu pracy, jednak błędy formalne lub niesprawiedliwość mogą skutkować zgłoszeniem sprzeciwu, a nawet skierowaniem sprawy do sądu pracy.

Dyscyplina w miejscu pracy jest jednym z fundamentów sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Pracodawcy, szczególnie w dużych firmach, muszą mierzyć się z różnorodnymi sytuacjami, które wymagają stosowania odpowiednich narzędzi porządkowych. Jednym z nich jest upomnienie dla pracownika. Choć jest to najmniej dotkliwa forma kary, jej zastosowanie wymaga przestrzegania określonych przepisów prawa pracy.

Nieodpowiednie wykorzystanie upomnienia może skutkować problemami, takimi jak zaskarżenie kary przez pracownika czy utrata zaufania w zespole. Dlatego artykuł ten jest skierowany przede wszystkim do specjalistów działów HR, księgowych odpowiedzialnych za dokumentację personalną oraz właścicieli firm, którzy chcą zadbać o przestrzeganie prawa w swoich organizacjach. 

Czym jest kara upomnienia?

Upomnienie dla pracownika to środek przewidziany przez Kodeks pracy jako jedna z kar porządkowych. Warto zaznaczyć, że jest to najłagodniejsza forma sankcji, jaką pracodawca może nałożyć na pracownika za naruszenie obowiązku pracowniczego. Upomnienie pełni funkcję dyscyplinującą i ma za zadanie zwrócić uwagę pracownika na jego niewłaściwe zachowanie lub działanie, bez nakładania na niego surowszych konsekwencji, takich jak kara nagany, kara pieniężna, czy zwolnienie dyscyplinarne.

Kary porządkowe — Kodeks pracy

Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy, pracodawca może nałożyć karę porządkową w formie upomnienia lub nagany w przypadkach naruszenia przez pracownika:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,

• przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

• przepisów przeciwpożarowych,

• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia do pracy i usprawiedliwiania nieobecności.

Kodeks pracy stanowi też, że za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, jak i za spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może także zastosować karę pieniężną.

Różnice między karą upomnienia a naganą

W Kodeksie pracy nie ma rozróżnienia pomiędzy karą upomnienia a karą nagany. Dlatego też pracodawcy mogą wątpliwości, który środek dyscyplinujący zastosować wobec pracownika. Pomocne może być rozpatrzenie różnic pomiędzy wspomnianymi karami porządkowymi.

Kara upomnienia dla pracownika jest to najłagodniejsza forma kary porządkowej, dlatego też w praktyce karę upomnienia stosuje się w przypadku drobnych naruszeń, takich jak spóźnienia, nieprzestrzeganie wewnętrznych zasad organizacji pracy czy jednorazowe uchybienia w obowiązkach. Jej celem jest przede wszystkim zwrócenie uwagi na problem, ostrzeżenie pracownika i zmotywowanie go do poprawy.

Nagana stanowi bardziej surową formę kary porządkowej, dlatego stosuje się ją w przypadku poważniejszych naruszeń, takich jak lekceważenie poleceń przełożonych, niewykonanie ważnych obowiązków, czy rażące złamanie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Nagana wyraźniej podkreśla dezaprobatę pracodawcy wobec zachowania pracownika.

W obu przypadkach pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie o zastosowaniu kary, a zawiadomienia te powinny trafić do akt osobowych pracownika. Jednak upomnienie powinno zostać usunięte z akt po roku nienagannej pracy osoby zatrudnionej, tym samym nie powinno ono wpływać na decyzje pracodawcy co do udzielenia podwyżek wynagrodzenia, premii czy benefitów pracowniczych, a także na decyzje dotyczące awansu.

Jakie zasady obowiązują pracodawcę decydującego się na upomnienie pracownika?

• Zasada proporcjonalności

Upomnienie powinno być adekwatne do przewinienia. Pracodawca, który chce ukarać pracownika, musi wziąć pod uwagę stopień winy pracownika oraz okoliczności, w jakich do niego doszło. Należy unikać nadmiernie surowego karania drobnych uchybień, które mogły wynikać np. z niedostatecznego przeszkolenia.

• Obowiązek wysłuchania pracownika

Przed nałożeniem upomnienia pracodawca powinien umożliwić pracownikowi przedstawienie swojego stanowiska w sprawie. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na uniknięcie potencjalnych nieporozumień i konfliktów.

• Forma pisemna

Upomnienie powinno być przekazane w formie pisemnej. Dokument musi zawierać informacje o przewinieniu, podstawie prawnej zastosowania kary oraz pouczenie o prawie zgłoszenia sprzeciwu. Brak pisemnej formy może skutkować nieważnością kary porządkowej, a nawet zgłoszenia sprawy do sądu pracy.

• Termin na nałożenie kary

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zachowania pewnych terminów. Upomnienie można nałożyć w ciągu 2 tygodni od momentu, od momentu, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, jednak nie później niż 3 miesiące od tego zdarzenia.

• Rejestracja w aktach osobowych

Upomnienie powinno być odnotowane w części B akt osobowych pracownika. Warto pamiętać, że kara przestaje obowiązywać po roku nienagannej pracy, co oznacza konieczność usunięcia dokumentu z akt.

Konsekwencje dla pracownika i pracodawcy

Upomnienie jest dla pracownika sygnałem, że jego zachowanie zostało uznane za niezgodne z zasadami organizacji. Jest to o tyle istotne, że choć upomnienie jest najmniej dotkliwą formą kary, powtarzające się naruszenia mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji, w tym wypowiedzenia umowy o pracę.

Pracodawcom prawidłowe stosowanie upomnień pozwala na budowanie porządku w firmie i egzekwowanie wewnętrznych regulacji. Jednak zaniedbanie formalności lub niesprawiedliwe traktowanie pracowników może skutkować zaskarżeniem decyzji do sądu pracy.

Jak uniknąć błędów w stosowaniu upomnień?

Pracodawcy często popełniają błędy, wynikające z braku znajomości procedur lub emocjonalnego podejścia do konfliktów w pracy. Kluczowe znaczenie ma tutaj edukacja kadry kierowniczej i współpraca z działami HR oraz księgowością. Regularne szkolenia i jasne zasady postępowania w przypadku naruszeń to podstawowe kroki, które pozwalają uniknąć problemów.

Zastosowanie kary upomnienia — podsumowanie

Upomnienie pracownika jest istotnym narzędziem zarządzania dyscypliną w miejscu pracy, ale jego stosowanie wymaga znajomości przepisów i odpowiedniego podejścia. Dla specjalistów z działów HR, księgowych oraz właścicieli firm kluczowe znaczenie ma zrozumienie procedur oraz potencjalnych konsekwencji nieprawidłowego nałożenia kary. Poprawne wykorzystanie tego instrumentu pozwala nie tylko utrzymać porządek, ale także budować zaufanie w zespole, co ma bezpośredni wpływ na efektywność pracy.