Nagana w pracy – kiedy i jak ją stosować?

Każdy pracodawca, bez względu na wielkość firmy, prędzej czy później napotka sytuacje, w których konieczne będzie zareagowanie na nieodpowiednie zachowania pracownika. Jednym z narzędzi dyscyplinujących, które można wykorzystać w takich przypadkach, jest nagana. Jest to formalne zwrócenie uwagi na niepożądane postawy, które naruszają zasady panujące w firmie lub obowiązki pracownicze. Kiedy nagana jest zasadna, jak prawidłowo ją zastosować, oraz jakie konsekwencje może mieć dla pracownika?

Najważniejsze kwestie związane z tematem

1. Nagana w pracy jest jednym z najłagodniejszych środków dyscyplinujących, które pracodawca może zastosować, gdy pracownik narusza zasady obowiązujące w firmie. Jest to formalne zwrócenie uwagi na nieodpowiednie zachowanie, mające na celu skorygowanie błędów i przywrócenie porządku. 

2. Nagana może być udzielona za naruszenia takie jak spóźnienia, nieprzestrzeganie regulaminu pracy czy nieetyczne zachowanie. Aby była skuteczna i zgodna z przepisami, powinna być poprzedzona rozmową z pracownikiem, odpowiednio udokumentowana oraz przekazana na piśmie. 

3. Nagany mogą wpływać na przyszłe decyzje kadrowe, a także stanowić ostrzeżenie przed poważniejszymi sankcjami.

Kiedy zastosować naganę?

Kara nagany jest jednym z najłagodniejszych środków dyscyplinujących, obok kary upomnienia, jakie może zastosować pracodawca. W odróżnieniu od poważniejszych kar, takich jak zwolnienie dyscyplinarne, jej celem jest najczęściej skorygowanie błędnego zachowania pracownika i przywrócenie porządku w firmie. Zgodnie z przepisami prawa pracy, nagana może być zastosowana w przypadku naruszenia ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W praktyce oznacza to, że nagana w pracy może być udzielona za opóźnianie się w realizacji zadań bez uzasadnionego powodu, nie przestrzegania regulaminu pracy, w tym notorycznego spóźniania się lub zaniedbywania obowiązków pracowniczych czy też naruszenia tajemnicy służbowej, w przypadku popełniania błędów, które są wynikiem niedbałości, a nie braku kompetencji, ignorowania w sposób umyślny poleceń pracodawcy, jak również w przypadku nieetycznych zachowań zarówno wobec pracodawcy i współpracowników, jak i wobec klientów.

Zastosowanie nagany powinno być poprzedzone analizą sytuacji, rozmową z pracownikiem oraz próbą wyjaśnienia przyczyn jego postępowania, najlepiej w obecności świadka. Należy unikać pochopnych decyzji oraz nagan w sytuacjach, które mogą być wynikiem problemów osobistych lub złej organizacji pracy przez firmę.

Jak poprawnie udzielić nagany w pracy?

Pracodawcy muszą pamiętać, że sposób udzielenia kary nagany precyzuje Kodeks pracy. Niedotrzymanie zasad wyszczególnionych w Kodeksie pracy może mieć negatywne konsekwencje, na przykład w razie ewentualnego sporu sądowego.

Rozmowa z pracownikiem

Jak już wspomnieliśmy, zanim nagana zostanie formalnie udzielona i wpisana do akt osobowych pracownika, pracodawca powinien przeprowadzić rozmowę z pracownikiem. Ma to na celu wyjaśnienie sytuacji, zapoznanie się z jego wersją wydarzeń i ewentualne rozważenie innych środków dyscyplinarnych. W niektórych przypadkach wystarczające może być słowne upomnienie. Warto też pamiętać, że pracownik ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec decyzji pracodawcy.

Termin udzielenia kary nagany

Ważne jest to, że karę porządkową w postaci nagany można udzielić przed upływem dwóch tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego i jednocześnie w ciągu trzech miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Warto wiedzieć, że w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika bieg sprawy zostaje zatrzymany, tak aby mógł on przedstawić swoje wyjaśnienia.

Uzasadnienie decyzji 

Nagana musi być oparta na konkretnych faktach. Pracodawca powinien wskazać, które obowiązki pracownik zaniedbał lub jakie zasady regulaminu złamał. Ważne jest, aby te zarzuty były jasne, precyzyjne i dobrze udokumentowane.

Forma pisemna

Zgodnie z przepisami prawa pracy, nagana powinna być udzielona na piśmie po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Dokument ten powinien zawierać:

• datę i miejsce sporządzenia nagany,

• imię i nazwisko pracownika,

• dokładny opis naruszenia i rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,

• termin, w którym doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych,

• oczekiwane zmiany w zachowaniu,

• wskazanie konsekwencji w przypadku braku poprawy.

Pracownik, któremu udziela się karę nagany powinien podpisać dokument, potwierdzając jego odbiór. W przypadku odmowy podpisu, warto sporządzić notatkę służbową i zadbać o obecność świadków, co pozwoli zabezpieczyć się przed ewentualnymi zarzutami w przyszłości.

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej kar porządkowych

Osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji pracowniczej muszą wiedzieć, że kary porządkowe nałożone na pracownika, w tym nagany, przechowuje się w części D akt osobowych. Po roku nienagannej pracy dokument potwierdzający karę nagany powinien zostać z akt usunięty.

Konsekwencje nagany

Nagana, będąca jedną z najłagodniejszych form kary porządkowej, niesie za sobą konkretne konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Przede wszystkim, stanowi formalne ostrzeżenie, które jest zapisane w dokumentacji pracowniczej. Może to wpłynąć na ocenę pracownika podczas przyszłych decyzji kadrowych, takich jak awanse, przyznanie premii czy podwyżek. Dla pracownika nagana jest sygnałem, że dalsze naruszenia mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji, w tym nawet do rozwiązania umowy o pracę. Ponadto, powtarzające się kary mogą wpłynąć negatywnie na wizerunek pracownika w firmie i relacje z przełożonymi oraz współpracownikami. Z punktu widzenia prawa, nagana może również stać się podstawą do bardziej restrykcyjnych działań dyscyplinarnych, jeśli pracownik nie wykaże poprawy. Warto pamiętać, że pracownik ma prawo odwołać się od nagany, o odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca, ale jeśli jego sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie pracy.

Zalety i wady stosowania kary nagany

Pracodawca, który rozważa czy ukarać pracownika naganą musi wziąć pod uwagę zarówno przepisy prawa pracy, jak i wady oraz zalety takiego środka dyscyplinującego.

Zaletą jest przede wszystkim szansa, jaką pracodawca daje pracownikowi na poprawę swojego zachowania bez konieczności sięgania po surowe środki, takie jak zwolnienie dyscyplinarne. Jest to również formalne narzędzie, które dokumentuje problem, co może być przydatne w przyszłości, jeśli pracownik nie poprawi swojej postawy. Dzięki temu można osiągnąć poprawę warunków bezpieczeństwa w pracy i higieny pracy, zachowanie porządku w procesie pracy czy też uzyskać lepszą jakość pracy wykonywanej przez danego pracownika. Nagana może także działać jako motywator, uświadamiając pracownikowi, że jego działania mają realne konsekwencje.

Z drugiej strony, nagana może prowadzić do powstania konfliktów u danego pracodawcy, zwłaszcza jeśli pracownik odbierze ją jako niesprawiedliwą lub jako atak na swoją osobę. Może także obniżyć morale w zespole, wprowadzając niepokój i negatywną atmosferę w miejscu pracy. Dodatkowo, nie zawsze jest to skuteczna metoda – czasami nagana tylko chwilowo poprawia sytuację, a długoterminowa zmiana zachowania może nie nastąpić. W przypadku poważnych uchybień zasadne może być podjęcie bardziej radykalnych kroków.

Nagana w pracy - podsumowanie

Nagana w pracy jest formalnym narzędziem dyscyplinującym, które pracodawca może zastosować, gdy pracownik nie przestrzega obowiązków służbowych lub zasad panujących w firmie. Choć jest to stosunkowo łagodna kara, jej celem jest skorygowanie zachowania pracownika i zapobieganie poważniejszym naruszeniom. Pracodawca musi jednak postępować zgodnie z prawem, udzielając nagany na piśmie i wskazując konkretne powody oraz oczekiwania dotyczące przyszłego zachowania. Dla pracownika nagana może mieć poważne konsekwencje, takie jak wpływ na ocenę jego pracy, możliwość awansu czy relacje w firmie. Jednocześnie stanowi ostrzeżenie, że dalsze naruszenia mogą prowadzić do bardziej dotkliwych sankcji. Odpowiednio zastosowana nagana jest szansą na poprawę i utrzymanie dyscypliny, jednak wymaga od pracodawcy rozwagi i sprawiedliwości w jej stosowaniu.