Czym jest notatka służbowa i jak ją prawidłowo napisać?

To jeden z najczęściej stosowanych dokumentów w komunikacji wewnętrznej w firmie lub instytucji. Notatka służbowa jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i może być użyta do weryfikacji wykonania tych ustaleń.

Kiedy sporządza się notatkę służbową?

Notatkę służbową sporządza się w różnych sytuacjach. Jedną z nich jest utrudniona komunikacja słowna pomiędzy pracownikami, gdy pracują oni w różnych miejscach, a z powodów służbowych muszą wymienić się informacjami. Notatką posłużyć może się przełożony, zlecając pracownikowi zadania do wykonania. Wykorzystuje się ją również w specjalnych okolicznościach, wymagających formy pisemnej. Zazwyczaj notatkę służbową sporządza się w związku z ważnymi dla firmy czy organizacji postanowieniami i działaniami. Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej wykonywana jest najczęściej wtedy, gdy przebieg rozmowy dotyczy ważnych spraw, które muszą zostać przekazane innym pracownikom. Często dokument ten sporządzany jest przez przełożonego po spotkaniu z osobą zatrudnioną – przykładem jest odmowa wykonania polecenia służbowego, niekwalifikującego się do nagany i upomnienia, czy konflikt pomiędzy pracownikami. Warto także zanotować najważniejsze tematy podniesione podczas narady firmowej czy rozmowy biznesowej – w takich przypadkach sporządzana jest notatka służbowa ze spotkania.

Jak sporządzić notatkę służbową?

Jak napisać notatkę? W zakresie jej sporządzania istnieje dowolność. Może ona zostać stworzona komputerowo lub odręcznie. Musi jednak być czytelna i zrozumiała oraz sporządzona zgodnie z zasadami ortografii. Jej przekaz powinien być zwięzły, konkretny, bez zbędnych form. Ponieważ dokument służy wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz firmy czy organizacji, nie wymaga stosowania zwrotów grzecznościowych używanych w listach. W przeciwieństwie do nich nie wymusza również konieczności użycia firmowego papieru, wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Krótki czas tworzenia, szybkość doręczenia i prosty przekaz – to najważniejsze cechy, jakie powinna mieć notatka służbowa. Wzór uzależniony jest od rodzaju przedsiębiorstwa, tematyki i przyczyny oraz osoby, która ją sporządza. Szablon dokumentu zawsze powinien zawierać datę i miejsce sporządzenia, imię i nazwisko nadawcy oraz imię i nazwisko odbiorcy. Jeżeli notatka służbowa jest skierowana do grupy pracowników, należy to jasno określić. W ramach wstępu wpisuje się informację dotyczącą tematu notatki, a następnie umieszcza się właściwą treść. Na końcu można umieścić listę załączników. Aby zwiększyć precyzję notatki, można zastosować wypunktowania i wyróżnienia. Tak przygotowany dokument należy podpisać. Nie wolno zapominać o tym, że notatka nie może zawierać opinii i osądów osób, o których mówi, ani żadnych informacji godzących w czyjeś dobre imię, czy poruszających sytuację prywatną. Przekazywanie i udostępnianie notatki służbowej. Notatka może być przekazywana różnymi sposobami. Można wręczyć ją do rąk adresata, wykorzystać pocztę tradycyjną lub przesłać elektronicznie. Zwłaszcza w przypadku, gdy zawiera ona dane wrażliwe lub poufne, najlepszym rozwiązaniem jest wręczenie jej osobiście lub przesłanie e-mailem. Notatki służbowej nie wolno udostępniać osobom trzecim z powodu ochrony danych osobowych lub wtedy, gdy stawia ona pracownika w złym świetle. Wgląd do niej mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione. Notatka służbowa ze spotkania z pracownikiem, mająca na celu zdyscyplinowanie go, nie może zostać udostępniona innej osobie. Pracownika należy poinformować o każdej notatce sporządzonej na jego temat i ma on prawo wglądu do nich. Muszą one być prawidłowo przechowywane, by nikt niepowołany nie miał do nich dostępu.

Czy notatka służbowa może zostać umieszczona w aktach pracownika?

Notatek służbowych sporządzonych przez pracownika lub dotyczących go nie umieszcza się w aktach osobowych, ponieważ nie mają one związku z przebiegiem zatrudnienia. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Jeżeli notatka została sporządzona z rozmowy poprzedzającej udzielenie pracownikowi kary, może stać się częścią dokumentacji osobowej pracownika. Jeżeli notatka wykonana została z rozmowy dyscyplinującej pracownika, lecz nie nałożono na niego kary, notatka nie może zostać dołączona do akt – byłoby to wówczas niezgodne z Kodeksem Pracy, gdyż w aktach pracownika mogą znajdować się wyłącznie dokumenty określone przepisami. W przypadku wręczenia pracownikowi wypowiedzenia, gdy odmawia on jego przyjęcia, pracodawca ma prawo sporządzić notatkę i dołączyć ją do akt. Wyjaśnia ona, dlaczego pracownik nie potwierdził odbioru wypowiedzenia. Pracodawca ma prawo sporządzania notatek służbowych na temat pracownika, jeżeli stanowią one część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Jednak ich przedmiotem powinno być wyłącznie wydarzenie wynikające z wykonywania stosunku pracy i mające wpływ na ogólną ocenę pracownika. Notatki muszą być udostępnione pracownikowi na każde żądanie. Notatki służbowe sporządza się w celu udokumentowania działań lub wydarzeń związanych z wykonywaną pracą. Pracownik musi zostać poinformowany o każdej notatce napisanej na swój temat i ma prawo wglądu do niej. Dokument nie może zawierać osądów, lecz musi opisywać wydarzenia.