Czym jest notatka służbowa i jak ją prawidłowo napisać?

W prowadzeniu firmy pojawiają się sytuacje wymagające szybkiej, lecz udokumentowanej komunikacji wewnętrznej. Notatka służbowa to krótki, formalny dokument, który pomaga uporządkować ustalenia, zachować historię zdarzeń i budować przejrzysty system przekazywania informacji. Chociaż prawo pracy nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących notatek służbowych, orzecznictwo i praktyka wskazują, że mogą one pełnić istotną rolę, o ile są rzetelne i nie naruszają praw pracowników.

Najważniejsze informacje

1. Notatka służbowa to wewnętrzny dokument opisujący zdarzenia lub ustalenia związane z wykonywaniem pracy. Powinna być obiektywna, rzeczowa i pozbawiona ocen. Nie ma jednego wzoru, a firmy często opracowują własne szablony.

2. Podstawowe elementy notatki to: data i miejsce sporządzenia, dane autora i odbiorcy, temat, opis zdarzenia z odpowiedziami na pytania „kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego", a także podpis osoby sporządzającej.

3. Choć notatka służbowa najczęściej kojarzy się z negatywnymi zdarzeniami (np. złe zachowanie, naruszenie dyscypliny), równie często dokumentuje pozytywne sytuacje, np. pochwały, ustalenia projektowe czy rekomendacje.

Czym jest notatka służbowa i jakie pełni funkcje?

Notatka służbowa to krótkie, pisemne opracowanie sporządzane w organizacji w celu udokumentowania istotnych informacji lub zdarzeń związanych z wykonywaniem pracy. Nie jest uregulowana przepisami Kodeksu pracy, ale wynika z praktyki i potrzeb organizacyjnych. Orzecznictwo wskazuje, że pracodawcy mogą tworzyć notatki w celu dokumentowania ważnych zdarzeń, jeśli dotyczą one przebiegu zatrudnienia i nie naruszają dóbr osobistych pracownika. Notatka służbowa pełni więc przede wszystkim funkcję informacyjną i dowodową – potwierdza, że określony fakt miał miejsce, ułatwia ustalenie ustnych uzgodnień lub przebiegu rozmów, a w razie sporu przed sądem może stanowić dowód.

Funkcje i zastosowania notatki służbowej

W praktyce notatki służbowe służą do wielu celów:

• dokumentowania przebiegu spotkań, narad lub rozmów telefonicznych (np. ustalenia projektowe, informacje przekazywane podczas telekonferencji),

• opisania zdarzeń o znaczeniu prawnym lub organizacyjnym – wypadków przy pracy, incydentów BHP, naruszeń regulaminu czy nieuprawnionego opuszczenia stanowiska,

• utrwalenia ustaleń i przekazów między działami, np. pomiędzy pracownikiem działu kadr a kierownikiem działu w sprawie wynagrodzeń, zadań czy planów szkoleniowych,

• sporządzenia „notatki dyscyplinującej", opisującej niewłaściwe zachowanie pracownika; taka notatka nie jest karą porządkową, lecz może stanowić dowód w procedurze nakładania kary,

• potwierdzenia pozytywnych wydarzeń – otrzymania nagrody, sukcesu projektowego, rekomendacji, a nawet podsumowania wdrożenia nowego rozwiązania czy poprawy higieny pracy.

Rodzaje notatek służbowych

Notatka służbowa może mieć różny charakter w zależności od okoliczności. Jak ją poprawnie przygotwać?

Notatka z rozmowy lub spotkania

Sporządza się ją po ważnej rozmowie, naradzie lub spotkaniu, w celu utrwalenia ustaleń, decyzji i zadań. Powinna zawierać informacje o dacie, miejscu, uczestnikach, temacie spotkania, przebiegu rozmowy oraz uzgodnieniach. Warto odnosić się do metody BLUF (bottom line up front) – najważniejszy wniosek na początku – oraz do zasady 5W1H (who, what, when, where, why, how), aby treść była jasna i kompletna. Do notatki można dołączyć załączniki, np. prezentacje czy listę obecności.

Notatka z rozmowy telefonicznej

Taka notatka dokumentuje istotną rozmowę telefoniczną, np. ustalenia z kontrahentem lub klientem. Zawiera informacje o dacie i godzinie rozmowy, stronach, krótkim streszczeniu omawianych tematów i ewentualnych zadaniach. Ma znaczenie dowodowe, gdy konieczne jest późniejsze odwołanie się do ustaleń telefonicznych.

Notatka z wypadku lub incydentu BHP

W przypadku zdarzeń losowych (wypadek w miejscu pracy, naruszenie przepisów BHP, niewłaściwe użycie sprzętu) notatka stanowi pierwszą dokumentację zdarzenia. Powinna opisywać przebieg zdarzenia, osoby biorące udział, świadków, szkody i podjęte działania. Tego rodzaju notatka wspiera działania służby BHP i ułatwia ustalenie przyczyn oraz przygotowanie właściwego raportu.

Notatka dyscyplinująca i inna notatka dotycząca pracownika

Szczególnym rodzajem notatki służbowej jest tzw. "notatka dyscyplinująca", która opisuje niewłaściwe zachowanie pracownika – np. stosowanie obraźliwych słów wobec współpracowników, naruszenie regulaminu czy złe zachowanie w miejscu pracy. Ze względu na brak szczegółowych regulacji jest przedmiotem sporów. Prawo pracy przewiduje tylko trzy kary porządkowe: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Notatka dyscyplinująca nie stanowi kary i nie może zastąpić formalnej procedury, może jednak zawierać szczegółowy opis zdarzenia, datę zdarzenia i miejsce, nazwiska świadków oraz informację o reakcji pracodawcy. Natomiast, zgodnie z przepisami, notatkę związaną z nałożeniem kary należy przechowywać w aktach pracownika, a po upływie roku nienagannej pracy należy ją usunąć.

Notatki pozytywne i inne formy

Nie każda notatka dotyczy problemów. Pracodawcy coraz częściej sporządzają notatki służbowe z przebiegu szkoleń, rekomendacji, przyznanych nagród czy działań CSR – w celu podkreślenia dobrych praktyk. Notatka może też podsumować spotkanie projektowe, zawierać sugestie dotyczące optymalizacji procesu lub wskazywać, jakie rozwiązania zostały wdrożone w ramach codziennej pracy. Takie dokumenty wspierają budowanie kultury dzielenia się wiedzą i ułatwiają przyszłe audyty.

Jak sporządzić notatkę służbową

Struktura i elementy notatki

Zarówno orzecznictwo, jak i poradniki biznesowe podkreślają, że dobrze skonstruowana notatka musi zawierać kilka podstawowych elementów:

Data i miejsce sporządzenia – wskazują, kiedy i gdzie powstał dokument. W przypadku zdarzeń w terenie (np. delegacji) warto odnotować także czas trwania.

Dane autora i odbiorcy – należy podać imię i nazwisko autora oraz stanowisko. Odbiorcą może być kierownik działu, pracownik działu kadr lub konkretna osoba odpowiedzialna za dalsze kroki. W notatce dyscyplinującej wpisuje się również dane pracownika, którego dotyczy zdarzenie.

Temat notatki – krótki, jasny tytuł informujący, czego dotyczy dokument (np. „Notatka służbowa z rozmowy w sprawie organizacji szkolenia BHP" czy „Opis zdarzenia – naruszenie obowiązku zachowania higieny pracy"). Nagłówek ułatwia identyfikację treści i archiwizację.

Treść notatki – opis zdarzenia lub ustaleń w kilku paragrafach; należy odwołać się do zasad 5W1H, unikać emocjonalnych ocen i skupić się na faktach. W przypadku notatki z narady można podzielić treść na część wprowadzającą (cel spotkania), rozwinięcie (przebieg rozmowy i ustalenia) i zakończenie (ustalone działania i odpowiedzialności). Subiektywne komentarze, osobiste uwagi lub obraźliwe słowa są błędem.

Podpis osoby sporządzającej i ewentualne załączniki – podpis potwierdza autentyczność dokumentu. Jeżeli do notatki dołączasz załączniki (np. kopię korespondencji, zdjęcia, protokoły), wymień je na końcu wraz z liczbą stron lub krótkim opisem.

Warto stosować jednolity szablon – może go opracować dział HR – który ułatwi zachowanie spójności i uporządkuje treść. Wzór powinien być elastyczny - np. w firmach produkcyjnych rozszerza się go o rubryki na informacje BHP, w działach IT – o parametry projektu i wykorzystane technologie.

Język, styl i dobre praktyki

Rzetelny styl to jedna z kluczowych cech notatki służbowej. Autor powinien używać prostego, zrozumiałego języka, unikać kolokwializmów, ironii czy sarkazmu. Treść musi być obiektywna - błędem jest ocenianie zachowania pracownika czy wydawanie „wyroków" – należy opisywać fakty i okoliczności. Warto kierować się zasadą „krótko i na temat" – zbyt długie zdania utrudniają odbiór. Dobrą praktyką jest stosowanie odwróconej piramidy: najważniejsze informacje umieszcza się na początku, a dodatkowe szczegóły w dalszej części, co ułatwia szybkie zapoznanie się z dokumentem.

Jak długo przechowywać notatki służbowe?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r., poz. 535) wprowadza pięcioczęściowe akta osobowe. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia przechowuje się w części B, a dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej – w części D. Notatki służbowe nie są wymienione w tym rozporządzeniu jako osobny rodzaj dokumentu, co rodzi wątpliwości co do sposobu ich archiwizowania. Zgodnie z nowszym komentarzem prawnym (październik 2024 r.) notatki zawierające negatywną ocenę pracownika nigdy nie były częścią ustawowego wyliczenia dokumentów osobowych, dlatego wiele firm przechowuje je w części B jako dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. Orzecznictwo z 2002 roku dopuściło takie praktyki, wskazując, że notatka opisująca konflikt w zespole może być przechowywana w części B, ponieważ dokumentuje zachowanie pracownika.

Z kolei wyrok Sądu Najwyższego z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10) podkreślił, że przechowywanie „pism ostrzegawczych" zbyt długo stwarza niepewność co do stabilności zatrudnienia, co jest niepożądane i może naruszać dobra osobiste pracownika. Dlatego negatywne notatki służbowe, jeśli stanowiły podstawę nałożenia kary, powinny być usunięte po roku nienagannej pracy.

W praktyce wiele firm stosuje prostą zasadę: notatki o charakterze informacyjnym (bez oceny pracownika) przechowuje się przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – przez 10 lat (lub 50 dla niektórych stosunków pracy) zgodnie z ogólnymi zasadami retencji dokumentacji kadrowej. Notatki dotyczące nałożenia kary usuwa się po roku nienagannej pracy. Konieczne jest przy tym stosowanie zabezpieczeń technicznych (np. szyfrowania) oraz procedur określonych w RODO.

Aspekty prawne i kontrowersje

Brak jednoznacznego uregulowania w Kodeksie pracy

Żaden przepis Kodeksu pracy nie definiuje notatki służbowej ani nie określa jej formy. Jedynym wyraźnym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej przez odpowiedni czas. Sąd Najwyższy potwierdził, że tworzenie notatek z przebiegu zatrudnienia jest dopuszczalne i mieści się w ramach porządku prawnego. Jednocześnie w orzeczeniu z 2010 r. sąd stwierdził, że notatki nie mogą być wykorzystywane do omijania formalnych procedur kar porządkowych – pracodawca nie powinien tworzyć „haków" na pracownika. W praktyce oznacza to, że pracodawca może sporządzić notatkę dyscyplinującą, ale musi stosować się do przepisów o karach porządkowych (art. 108 k.p.), a więc poinformować pracownika o zarzutach, wysłuchać go i nałożyć ewentualną karę w formie upomnienia, nagany lub kary pieniężnej.

Poufność i prawo pracownika do informacji

Nie ma wątpliwości, że notatka służbowa zawiera dane osobowe. Dlatego jej przygotowanie i przechowywanie musi być zgodne z RODO. Oznacza to m. in. minimalizowanie danych, precyzyjne określenie celu, ograniczony dostęp i zabezpieczenie dokumentu przed niepowołanymi osobami. Pracownik ma prawo wiedzieć o sporządzeniu notatki, zapoznać się z jej treścią i – jeśli jest to notatka dotycząca jego osoby – zażądać jej kopii. Takie uprawnienie wynika z orzeczeń Sądu Najwyższego i zasady jawności akt osobowych. Osoby odpowiedzialne za dokumentację (pracownik działu kadr) powinny dbać o to, aby notatki nie zawierały wrażliwych danych i były dostępne wyłącznie dla uprawnionych.

Publiczny charakter notatek w administracji

W jednostkach administracji publicznej notatka służbowa może stanowić informację publiczną, co oznacza, że obywatel ma prawo żądać udostępnienia jej treści. Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że notatka dotycząca rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej jest częścią materiału urzędowego i podlega udostępnieniu, chyba że zawiera informacje niejawne lub dane osobowe chronione. Dla przedsiębiorców działających w sektorze publicznym ważne jest zatem, aby notatka była rzeczowa i nie zawierała ocen czy danych wrażliwych.

Praktyczne wskazówki dla pracodawców i działów kadr

Zadbaj o przejrzyste procedury. Opracuj wewnętrzne wytyczne dotyczące sporządzania i obiegu notatek służbowych. Wyznacz osoby odpowiedzialne (np. pracownicy działu kadr) za gromadzenie i archiwizowanie dokumentów. Zasady powinny obejmować również sposób przekazywania notatek oraz możliwość ich korekty przez zainteresowane osoby.

Ustal wzór notatki i szkol pracowników. Wzór powinien być prosty i dostosowany do specyfiki działalności. Szkolenia wewnętrzne dla kierowników i pracowników pomogą uniknąć błędów, takich jak używanie obraźliwych słów czy włączanie do treści osobistych uwag. Warto podkreślić, że notatka służy dokumentowaniu faktów, a nie ocenie zachowania.

Pamiętaj o równowadze między kontrolą a zaufaniem. Notatka służbowa jest narzędziem wspierającym organizację, nie może jednak stać się narzędziem represji. Długotrwałe przechowywanie negatywnych notatek może naruszać dobra osobiste pracownika, a w skrajnych przypadkach prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy. Dlatego warto stosować zasadę proporcjonalności i usuwać nieaktualne dokumenty.

Wykorzystuj notatki także w pozytywnym kontekście. Dokumentuj sukcesy, postępy i dobre praktyki. Pozytywne notatki budują kulturę doceniania, pomagają w ocenie pracowników przy awansach i przyznawaniu nagród, a jednocześnie służą jako wzór dla innych członków zespołu.

Regularnie weryfikuj politykę przechowywania danych. Sprawdzaj, czy notatki są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, szczególnie w zakresie RODO. Zatrudnienie inspektora ochrony danych osobowych lub konsultacje z prawnikiem mogą pomóc w ocenie, które dokumenty należy usunąć, a które zachować.

Podsumowanie

Notatka służbowa to narzędzie, które – właściwie wykorzystywane – zwiększa transparentność i porządek w organizacji. Jej rola sprowadza się do dokumentowania faktów, przekazywania ustaleń oraz wspierania podejmowania decyzji. Ponieważ prawo pracy nie przewiduje dla notatki szczegółowego trybu, warto kierować się orzecznictwem i dobrymi praktykami: notatka powinna być obiektywna, zawierać niezbędne elementy formalne (data, miejsce, dane autora i odbiorcy, treść, podpis), a jej przechowywanie musi być zgodne z przepisami o dokumentacji pracowniczej i RODO. Przedsiębiorcy, którzy wprowadzą jasne procedury, zadbają o przeszkolenie kadry i będą respektować prawa pracowników, zyskają narzędzie wspierające codzienną pracę bez narażania się na spory prawne.