Nazwa firmy krok po kroku: prawo, rejestry i ochrona

Prawidłowe sprawdzenie, czy nazwa firmy jest wolna, wymaga kilku działań: trzeba przeszukać rejestry przedsiębiorców (CEIDG i KRS), bazy znaków towarowych UPRP/EUIPO/WIPO, a także upewnić się, że wolna jest domena internetowa i profile w mediach społecznościowych. Tylko kompleksowe podejście pozwala uniknąć konfliktów i kosztownych zmian. Zanim zaczniesz zastanawiać się, jak wymyślić nazwę firmy i przygotować się na rejestrację marki, pamiętaj, że nawet najbardziej kreatywne nazwy muszą zostać rzetelnie zweryfikowane pod kątem prawnym.

Najważniejsze informacje

1. Nazwa firmy przedsiębiorcy powinna odróżniać się od nazw innych podmiotów na tym samym rynku i nie może wprowadzać w błąd.

2. W CEIDG sprawdza się nazwy firm osób fizycznych, a w KRS – nazwy spółek handlowych i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców.

3. Zarejestrowany znak towarowy daje prawo wyłącznego używania znaku w obrocie w określonym zakresie (i z ustawowymi ograniczeniami). 

4. Opłata od zgłoszenia znaku w UPRP wynosi 400 zł przy zgłoszeniu elektronicznym albo 450 zł przy zgłoszeniu papierowym (1 klasa) oraz 120 zł za każdą kolejną klasę.

5. Program SME Fund 2026 (EUIPO) wspiera ochronę znaków towarowych – MŚP (mikro-, małe i średnie firmy) mogą uzyskać zwrot do 75% opłat (do 700 EUR).

Wymogi prawne: wybór nazwy firmy i rejestracja marki

Aby dobrze wybrać nazwę firmy, trzeba mieć świadomość, że to nie tylko decyzja marketingowa, ale przede wszystkim proces wymagający uwzględnienia szeregu obostrzeń wynikających z polskiego systemu prawnego. Poniższe zestawienie przybliża kluczowe zasady konstruowania nazwy przedsiębiorcy w zależności od formy prawnej oraz wskazuje na granice swobody twórczej właścicieli firm.

Firma jako oznaczenie przedsiębiorcy

Polskie prawo odróżnia firmę (nazwę przedsiębiorcy) oraz oznaczenie przedsiębiorstwa od znaku towarowego. Zgodnie z Kodeksem cywilnym przedsiębiorca działa pod firmą, a firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Firma powinna odróżniać się od nazw innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku i nie może wprowadzać w błąd co do osoby, profilu działalności czy miejsca.

Prawo chroni nazwę przedsiębiorstwa niezależnie od rejestracji. Właściciel prawa do firmy może żądać zaniechania używania kolizyjnej nazwy, usunięcia skutków, złożenia stosownego oświadczenia i naprawienia szkody. Oznacza to, że bez zgody właściciela nie wolno wykorzystywać cudzego oznaczenia w sposób wprowadzający w błąd.

Nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej firma musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można je uzupełnić o dodatkowe określenia (np. branżowe lub fantazyjne). Przedsiębiorca może dodać określenia opisujące rodzaj działalności („Anna Nowak - Biuro Rachunkowe”) lub fantazyjne elementy. Maksymalna długość nazwy we wniosku CEIDG to 512 znaków, a nazwa skrócona (na potrzeby ZUS) może mieć 31 znaków.

Nazwa JDG nie może wprowadzać w błąd. Niektóre określenia są ustawowo zastrzeżone w przepisach sektorowych i mogą być używane w firmie (nazwie przedsiębiorcy) albo w określeniu działalności lub reklamie tylko przez podmioty uprawnione. Przykładowo, wyrazy „bank” lub „kasa” mogą być używane w nazwie, do określenia działalności lub reklamy co do zasady wyłącznie przez bank. Przepisu tego nie stosuje się jednak do jednostek organizacyjnych używających tych wyrazów, jeżeli z ich działalności jednoznacznie wynika, że nie wykonują czynności bankowych. Wyraz „kasa” może być także używany przez jednostkę działającą na podstawie odrębnej ustawy, która gromadzi oszczędności swoich członków i udziela im pożyczek. W sektorze ubezpieczeń zakład ubezpieczeń wykonujący działalność w formie spółki akcyjnej ma obowiązek i wyłączne prawo używania w firmie wyrazów „towarzystwo ubezpieczeń”, „zakład ubezpieczeń”, „towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji” albo „zakład ubezpieczeń i reasekuracji” (dopuszczalne są też skróty TU, ZU, TUiR, ZUiR). Zakład ubezpieczeń w formie TUW ma obowiązek i wyłączne prawo używania w firmie wyrazów „towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych” (skrót TUW). W ochronie zdrowia oznaczeń „klinika”, „kliniczny” oraz „uniwersytecki” mogą używać wyłącznie podmioty wskazane w ustawie o działalności leczniczej. Niezależnie od branży firma przedsiębiorcy nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności, miejsca działalności lub źródeł zaopatrzenia. CEIDG umożliwia tylko jeden wpis – późniejsza zmiana nazwy firmy jest możliwa przez aktualizację wpisu, ale imię i nazwisko pozostają obowiązkowym elementem.

Nazwa spółki wpisanej do KRS

Spółki handlowe (spółka z o.o., akcyjna, komandytowa) muszą umieszczać w nazwie pełną lub skróconą formę prawną i wskazują ją we wniosku o wpis do KRS. Firma spółki powinna też różnić się od innych firm na tym samym rynku i nie może wprowadzać w błąd co do formy prawnej, przedmiotu działalności czy siedziby. W spółkach osobowych firma co do zasady zawiera nazwisko albo firmę (nazwę) co najmniej jednego wspólnika (np. w spółce jawnej lub partnerskiej) albo komplementariusza (w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej). W spółce komandytowej co do zasady nie umieszcza się w firmie spółki nazwiska ani firmy (nazwy) komandytariusza, ponieważ jeżeli nazwisko lub firma (nazwa) komandytariusza zostaną zamieszczone w firmie spółki, komandytariusz ponosi wobec osób trzecich odpowiedzialność jak komplementariusz. W spółce z o.o. i spółce akcyjnej nazwisko wspólnika/akcjonariusza nie jest wymagane. Zmianę firmy ujawnia się w rejestrze właściwym dla podmiotu (co do zasady KRS, a dla przedsiębiorcy-osoby fizycznej CEIDG).

Jak sprawdzić dostępność nazwy firmy?

Przed rejestracją warto przeprowadzić kilka kroków, by upewnić się, że nazwa jest wolna i bezpieczna.

1. Wyszukiwanie w Internecie i mediach społecznościowych – na początku wpisz wybraną nazwę w wyszukiwarkę oraz portale społecznościowe. Jeśli brakuje Ci inspiracji, w początkowej fazie burzy mózgów pomocny może okazać się internetowy generator nazw firm, jednak każdą propozycję i tak musisz sprawdzić. Zobacz, czy nazwa nie jest używana w identycznej lub bardzo podobnej formie. Poszukiwanie wolnej domeny internetowej z odpowiednimi rozszerzeniami (np. .pl, .com, .eu) to kolejny kluczowy krok.

2. Sprawdzenie rejestrów przedsiębiorców – korzystaj z wyszukiwarek CEIDG i KRS. W CEIDG znajdziesz wpisy przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzących działalność gospodarczą, w tym także wpisy wspólników spółki cywilnej (spółka cywilna nie figuruje w CEIDG jako odrębny podmiot). W KRS w rejestrze przedsiębiorców znajdziesz m.in. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz inne podmioty podlegające wpisowi. Jeśli znajdziesz firmę o identycznej lub myląco podobnej nazwie działającą na tym samym rynku, rozważ zmianę oznaczenia. Ochrona obejmuje nie tylko nazwy identyczne, ale także takie, które mogą wprowadzać w błąd.

3. Analiza baz znaków towarowych – gdy czytasz o znakach towarowych zastrzeżenie nazwy jawi się jako najważniejszy krok w stronę monopolu rynkowego. Użyj bezpłatnych baz: e‑Wyszukiwarki UPRP (polskie znaki), bazy EUIPO (znaki unijne) i WIPO (znaki międzynarodowe). Wyszukaj zarówno identyczne, jak i podobne brzmieniowo warianty. W przypadku zgłoszenia znaku w tej samej lub podobnej klasie towarów i usług może dojść do konfliktu. Jeżeli znajdziesz kolidujący znak, rozważ zmianę nazwy lub konsultację z rzecznikiem patentowym.

4. Ustalenie wolnych domen i nazw użytkowników – zanim zaczniesz budować markę, upewnij się, że możesz zarejestrować odpowiednie domeny internetowe i konta w mediach społecznościowych. Brak spójności w nazwach online może utrudnić identyfikację marki i sprzyjać wątpliwościom klientów.

Każdy z tych kroków minimalizuje ryzyko, że Twoja firma naruszy cudze prawa lub będzie mylona z inną marką. Warto wykonać je zanim zainwestujesz w branding, materiały promocyjne czy rekrutację pracowników.

Rejestracja znaku towarowego i ochrona marki

Nazwa firmy nie jest tym samym co znak towarowy. Jeśli zależy Ci na silniejszej ochronie, zgłoś znak do rejestru. Wiedza o profesjonalnym rejestrowaniu znaków towarowych pozwala uniknąć wielu błędów formalnych. Warto też sprawdzić niejeden poświęcony prawnej ochronie marki kanał w serwisach, gdzie eksperci dzielą się wiedzą. Zresztą, niejeden opiniotwórczy portal o ochronie marki otrzymał wyróżnienie za promowanie dobrych praktyk wśród biznesmenów.

Rejestracja w UPRP obejmuje terytorium Polski. Koszt zgłoszenia elektronicznego wynosi 400 zł w jednej klasie oraz 120 zł za każdą kolejną klasę. Zgłoszenie papierowe to 450 zł. Po udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy trzeba wnieść opłatę okresową za 10-letni okres ochrony (400 zł za każdą klasę towarów i usług) oraz opłatę 90 zł za publikację informacji o udzielonym prawie ochronnym. W „Wiadomościach Urzędu Patentowego” publikuje się informację o udzielonym prawie ochronnym, natomiast decyzja kończąca postępowanie jest doręczana stronom. Czas trwania postępowania jest zmienny i zależy m.in. od ewentualnych sprzeciwów. Na wniesienie sprzeciwu przysługuje 3 miesiące od daty ogłoszenia o zgłoszeniu znaku.

Jeżeli planujesz prowadzić działalność w całej Unii Europejskiej, rozważ rejestrację unijnego znaku towarowego w EUIPO. Ochrona obejmuje wszystkie państwa członkowskie UE, a opłatę podstawową za zgłoszenie unijnego znaku towarowego należy wnieść w ciągu 1 miesiąca od otrzymania zgłoszenia przez EUIPO: 850 EUR za pierwszą klasę, 50 EUR za drugą i 150 EUR za każdą kolejną. Istnieje także możliwość zgłoszenia międzynarodowego za pośrednictwem WIPO, co pozwala chronić markę w wybranych krajach.

Dofinansowanie z programu SME Fund 2026

W ramach Funduszu dla MŚP (SME Fund) 2026 – bonu 2 – MŚP mogą uzyskać refundację części opłat urzędowych za zgłoszenie znaku towarowego: do 75% w procedurze krajowej (np. w UPRP) oraz w EUIPO/procedurze regionalnej, a w przypadku zgłoszeń międzynarodowych za pośrednictwem WIPO – 50%, przy łącznym limicie wsparcia do 700 EUR na bon. Nabór wniosków trwa od 2 lutego do 4 grudnia 2026 r., a środki są ograniczone – decyduje kolejność zgłoszeń. Wsparcie dotyczy także wzorów przemysłowych oraz patentów. MŚP (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa) mogą więc znacznie obniżyć koszty ochrony swojej marki.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

W praktyce wybieranie nazwy firmy obarczone jest kilkoma powtarzającymi się błędami. Pierwszym jest ograniczenie poszukiwań tylko do identycznych nazw. Nawet jeśli Twój pomysł różni się jedną literą lub ma dodatkowe słowo („BluMedia” vs „BlueMedia”), urząd i sąd mogą uznać, że nazwy są kolizyjne, jeżeli działają w tej samej branży. Drugi błąd to brak sprawdzania terytorium – nazwa może być wolna w CEIDG, ale zastrzeżona jako znak towarowy w EUIPO lub WIPO, co uniemożliwi ekspansję zagraniczną.

Kolejnym problemem jest ignorowanie statusu zgłoszeń i sprzeciwów. Jeżeli w bazie znaków towarowych widnieje wcześniejsze zgłoszenie, Twoje zgłoszenie w UPRP co do zasady nie jest z tego powodu automatycznie wstrzymywane. O kolizji decyduje przede wszystkim możliwość wniesienia sprzeciwu przez uprawnionego (zwykle w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia zgłoszenia w „Biuletynie Urzędu Patentowego”). Warto więc uwzględnić nie tylko znaki zarejestrowane, ale również te w procedurze. Czwartym błędem jest przekonanie, że zupełnie inne logo lub forma graficzna pozwoli ominąć kolizję. Podobieństwo elementów słownych i graficznych znaku może być podstawą sprzeciwu (albo później unieważnienia) ze strony uprawnionego z wcześniejszego prawa, natomiast Urząd Patentowy RP z urzędu bada przede wszystkim bezwzględne przeszkody rejestracji.

Przykłady praktyczne

Wyobraźmy sobie, że przedsiębiorca planuje otworzyć sklep internetowy z akcesoriami sportowymi pod nazwą „SportoMania”. Po wpisaniu nazwy w Google znajduje tylko drobne wzmianki, więc zakłada, że oznaczenie jest wolne. Jednak podczas analizy bazy EUIPO okazuje się, że istnieje unijny znak towarowy „Sportmania” dla sklepu z odzieżą sportową. Ponieważ klasy towarowe są podobne, rejestracja nowej marki jest ryzykowna. Przedsiębiorca zmienia nazwę na „E‑SportManiax” i ponownie sprawdza rejestry. Nie znajduje kolizji, rejestruje domenę i zakłada konto na Facebooku. Dzięki kompleksowej weryfikacji unika kosztownej zmiany w przyszłości.

Inny przykład dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Założyciele chcieli nazwać firmę „RedBox Store” i zgłosić znak towarowy w klasie usług handlowych. W bazie UPRP istnieje jednak znak słowny „RedBox” chroniący odzież w klasie 25. Jeżeli istnieje wcześniejszy znak towarowy, jego uprawniony może wnieść sprzeciw w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia zgłoszenia w „Biuletynie Urzędu Patentowego”, a w postępowaniu sprzeciwowym Urząd Patentowy RP oceni podobieństwo oznaczeń oraz towarów lub usług (np. gdy oba dotyczą sprzedaży odzieży) i związane z tym ryzyko wprowadzenia w błąd. Rzecznik patentowy wskazuje, że użycie identycznego (lub podobnego) oznaczenia w innej branży może być dopuszczalne, ale nie jest z definicji „bezpieczne” - wymaga oceny m.in. ryzyka wprowadzenia w błąd oraz tego czy wcześniejszy znak ma renomę. W tej sytuacji warto rozważyć wybór innego oznaczenia.

Jak wspomóc rozwój firmy nowoczesnymi narzędziami?

Po wybraniu i zabezpieczeniu nazwy warto zainwestować w narzędzia ułatwiające codzienne prowadzenie biznesu. Jednym z nich jest narzędzie takie jak ewidencja czasu pracy oraz tworzenie grafików pracy od inEwi. Dzięki aplikacji w chmurze możesz rejestrować czas pracy zespołu, generować raporty i planować harmonogramy zgodnie z Kodeksem pracy. To szczególnie ważne dla nowych przedsiębiorców – automatyzacja procesów kadrowych pozwala skupić się na rozwoju marki. Ponadto inEwi umożliwia przechowywanie dokumentacji pracowniczej i rozliczanie nadgodzin, co ułatwia prowadzenie swojej firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Sprawdzenie dostępności nazwy firmy to obowiązkowy element planowania biznesu. Polskie prawo wymaga, aby firma przedsiębiorcy dostatecznie odróżniała się od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku oraz nie wprowadzała w błąd (w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności, miejsca działalności lub źródeł zaopatrzenia). Osoby prowadzące JDG muszą umieścić w nazwie swoje imię i nazwisko, a spółki w KRS dodać formę prawną. Weryfikacja powinna obejmować wyszukiwarki internetowe, rejestry przedsiębiorców, bazy znaków towarowych oraz dostępność domen i profili w social media. Rejestracja znaku towarowego daje uprawnionemu prawo wyłączne używania oznaczenia (np. nazwy) w obrocie dla towarów i usług wskazanych w rejestracji oraz gdy istnieje ryzyko wprowadzenia w błąd również w odniesieniu do towarów lub usług podobnych. W przypadku znaku renomowanego ochrona może obejmować także towary lub usługi niepodobne. Opłata urzędowa za zgłoszenie krajowego znaku towarowego elektronicznie w jednej klasie wynosi 400 zł (plus 120 zł za każdą kolejną klasę). W 2024 r. łączna liczba zgłoszeń znaków towarowych i notyfikacji w trybie międzynarodowym wyniosła ponad 15 tyś., co może wskazywać na rosnące zainteresowanie ochroną marki¹. Dzięki programowi SME Fund 2026 (EUIPO) MŚP mogą uzyskać refundację do 75% kwalifikowanych opłat urzędowych za zgłoszenie znaku towarowego (do 700 EUR). W razie wątpliwości przy weryfikacji oznaczenia warto skorzystać z pomocy rzecznika patentowego. W celu obsługi przesłanego zapytania odnośnie weryfikacji znaku warto zwrócić się po profesjonalną pomoc rzecznika patentowego.

Źródło:

1) https://nowymarketing.pl/urzad-patentowy-rp-jak-rozwinal-sie-system-ochrony-wlasnosci-przemyslowej-w-polsce-w-2024-roku-raport/