Wpis do KRS: kiedy jest wymagany? Najnowsze informacje

Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego to obowiązek, któremu muszą podporządkować się firmy prowadzące pewne wybrane formy działalności. Kto musi dopełnić tej formalności oraz jak można tego dokonać? Rozwiązań jest kilka, a pamiętać trzeba też o terminach.

Rejestr przedsiębiorców – co to jest?

Krajowy Rejestr Sądowy prowadzi w ramach swoich działań różne rodzaje rejestrów (przedsiębiorców, stowarzyszeń, dłużników itp.). Dla firm najważniejszym z nich jest rejestr przedsiębiorców, w którym znaleźć można najważniejsze dane na temat danej firmy. Należą do nich m.in. status prawny zarejestrowanego podmiotu, najważniejsze elementy sytuacji finansowej oraz sposób reprezentowania. Ponadto w KRS znaleźć można także informacje o zaległościach podatkowych i celnych, nieopłaconych składkach ZUS oraz innych wierzytelnościach.

Niezmiernie ważne jest, aby nie zaniedbywać obowiązku zarówno dokonania samego wpisu, jak i jego aktualizacji. Przykładowe zmiany wymagające zgłoszenia do KRS obejmują:

• zmiany w zarządzie,

• korektę danych adresowych,

• zmianę nazwiska wspólnika.

Względem danych zawartych w KRS obowiązuje zasada domniemania prawdziwości, zatem sprawdzając informacje w rejestrze, można przyjąć je za aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Oznacza to, że każda istotna zmiana, która przekłada się na zapis w rejestrze, powinna być niezwłocznie zgłaszana przez przedsiębiorcę. W przeciwnym razie właścicielowi firmy bądź zarządowi spółki grożą konsekwencje.

Jak dokonać wpisu do KRS?

Od dnia zdarzenia, które skutkuje koniecznością złożenia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, przedsiębiorca ma 7 dni na dopełnienie formalności. Przekroczenie tego terminu może skutkować nałożeniem kary grzywny. W przypadku spółek każdy z członków zarządu może zostać obciążony karą w wysokości 10 000 zł. Jeśli wpis nadal nie zostanie dokonany, kara może zostać ponowiona.

Wniosek do rejestru przedsiębiorców KRS można złożyć na trzy sposoby:

1. Osobiście w biurze podawczym sądu rejonowego (wydział gospodarczy KRS).

2. Pocztą.

3. Elektronicznie poprzez system "KRS online".

Droga elektroniczna nie wymaga wizyty w urzędzie ani na poczcie, ale konieczne jest posiadanie profilu zaufanego. Formularze można złożyć na portalach S24 oraz PDI (Portal Dostępowo-Informacyjny). Należy jednak pamiętać, że jeśli spółka została założona tradycyjnie (papierowo), nie można zmieniać jej danych przez S24. Podobnie, jeżeli spółka założona w S24 wprowadziła zmiany w formie papierowej, dalsze zmiany muszą być dokonywane tą samą drogą.

Rejestr KRS – wymagane dokumenty

Przed złożeniem wniosku należy przygotować komplet dokumentów. Do najważniejszych należą:

• formularze KRS,

• umowa spółki, statut lub akt założycielski,

• oświadczenia osób reprezentujących spółkę (zawierające adresy doręczenia),

• dokumenty dotyczące powołania członków zarządu,

• wykaz wspólników (ew. partnerów, komplementariuszy, komandytariuszy),

• oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału,

• nazwisko, imię lub firmę i siedzibę jedynego wspólnika (dla jednoosobowych spółek z o.o. i akcyjnych).

Kto podlega wpisowi do KRS?

Obowiązek wpisu do KRS dotyczy różnych podmiotów, co reguluje art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wśród nich znajdują się:

• spółki jawne,

• spółki partnerskie,

• spółki komandytowe,

• spółki komandytowo-akcyjne,

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółki akcyjne,

• spółki europejskie,

• spółdzielnie,

• spółdzielnie europejskie,

• europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,

• przedsiębiorstwa państwowe,

• instytuty badawcze,

• przedsiębiorstwa zagraniczne,

• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,

• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,

• oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających w Polsce,

• główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń i reasekuracji,

• instytucje gospodarki budżetowej.

Dodatkowo wpisu do KRS wymagają organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz publiczne zakłady opieki zdrowotnej.