Dokumentacja pracownicza: zasady prowadzenia. Poradnik

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, zachowując poufność, integralność, kompletność i dostępność danych. Materiał jest przeznaczony dla pracodawców, kadrowych, księgowych i osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów. Porządkuje zakres akt, zasady ich prowadzenia, ochronę danych, dostęp pracownika, przechowywanie oraz zmianę postaci dokumentacji. Prawidłowa organizacja ma znaczenie przez cały okres zatrudnienia, a część obowiązków trwa również po ustaniu stosunku pracy.

Najważniejsze informacje

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych oraz prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej spraw związanych ze stosunkiem pracy.
Pracodawca może wybrać postać papierową albo elektroniczną, a dokumentacja prowadzona elektronicznie jest równoważna z papierową.
Akta osobowe prowadzi się obecnie w pięciu częściach, a pozostałą dokumentację w czterech grupach, z uwzględnieniem zasad przejściowych dotyczących dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r.
Nieprowadzenie dokumentacji, przechowywanie jej zbyt krótko albo pozostawienie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to prowadzony przez pracodawcę zbiór akt osobowych oraz dokumentów dotyczących spraw związanych ze stosunkiem pracy konkretnej osoby. Taką definicję przyjmuje Kodeks pracy w art. 94 pkt 9a.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej powstaje w związku z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy. Dotyczy każdego pracownika niezależnie od rodzaju umowy o pracę, wymiaru etatu czy organizacji wykonywania pracy. Obejmuje zatem także dokumenty związane z pracą zdalną, czasem pracy, badaniami lekarskimi i zakończeniem zatrudnienia, jeżeli przepisy przypisują je do odpowiedniej części dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza pełni kilka funkcji jednocześnie. Potwierdza przebieg zatrudnienia pracownika, pozwala ustalić uprawnienia i obowiązki stron oraz dostarcza dowodów w razie kontroli albo sporu. Z tego powodu poszczególne dokumenty muszą być przypisane do właściwej osoby, kategorii i etapu zatrudnienia.

Jakie elementy obejmuje dokumentacja pracownicza?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdziela dokumenty na dwa główne zbiory. Pierwszy stanowią akta osobowe, drugi dokumentacja prowadzona oddzielnie w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Obszar	Co porządkuje
Akta osobowe	Rekrutację, nawiązanie i przebieg zatrudnienia, zakończenie stosunku pracy, odpowiedzialność porządkową oraz określone informacje związane z kontrolą trzeźwości
Czas pracy	Ewidencję czasu pracy oraz powiązane wnioski, zgody i dokumenty dotyczące organizacji wykonywania pracy
Urlop wypoczynkowy	Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop i korzystaniem z niego
Wynagrodzenie	Kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz właściwe wnioski pracownika
Odzież i środki ochrony	Ewidencję przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty dotyczące właściwych ekwiwalentów

Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza tworzą jeden obowiązek ewidencyjny, ale są odrębnymi zbiorami o różnej strukturze. Zasady prowadzenia akt, ich części oraz przypisywania poszczególnych dokumentów wyjaśnia opracowanie o tym, jak prawidłowo uporządkować pracownicze akta osobowe.

Akta osobowe i ich podział

Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. W przypadku stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe mają pięć części oznaczonych literami od A do E. W odniesieniu do dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się zasady przejściowe – starsza dokumentacja może pozostać uporządkowana według wcześniejszych zasad, jeżeli nie została dostosowana do obecnych wymogów. Podział ten odpowiada następującym obszarom:

Część A – ubieganiu się o zatrudnienie.
Część B – nawiązaniu i przebiegowi zatrudnienia.
Część C – rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy.
Część D – obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową oraz z odpowiedzialnością określoną w odrębnych przepisach, jeżeli przepisy te przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Część E – kontroli trzeźwości pracownika lub obecności w organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

W części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zamieszcza się w niej dokumenty związane między innymi z umową o pracę, zakresem obowiązków, kwalifikacjami zawodowymi, badaniami, szkoleniami, urlopami rodzicielskimi, pracą zdalną oraz niektórymi wnioskami pracownika. Ze względu na rozbudowany charakter pełnego wykazu każdorazowo należy sprawdzić go z aktualnym brzmieniem rozporządzenia.

W rozporządzeniu określono również porządek chronologiczny, numerowanie, tworzenie wykazów i zasady wydzielania tematycznych podczęści. Dzięki temu dokumenty związane z wykonywaniem pracy można odtworzyć według ich znaczenia i kolejności powstawania.

Dokumenty poza aktami osobowymi

Pozostała dokumentacja pracownicza jest prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika. Obejmuje dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, wypłaty wynagrodzenia oraz przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.

Ten podział ma znaczenie praktyczne. W dokumentacji dotyczącej czasu pracy przechowuje się między innymi ewidencję czasu pracy, określone wnioski pracownika dotyczące organizacji czasu pracy oraz wymagane w określonych przypadkach zgody pracowników, w tym zgody dotyczące zatrudniania w systemie przerywanego czasu pracy. Nie oznacza to jednak, że trafia tam każdy dokument związany z takim systemem czasu pracy. Z kolei w aktach osobowych przechowuje się między innymi wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy wraz z odpowiedzią pracodawcy, a także dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych oraz zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach.

Pracownica działu kadr porządkuje dokumentację pracowniczą i akta osobowe zatrudnionych osób

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Prowadzenie dokumentacji zaczyna się od ustalenia odpowiedzialności za jej kompletowanie, aktualizację, ochronę i udostępnianie. Wewnętrzna procedura powinna wskazywać osoby upoważnione, miejsce przechowywania, sposób kwalifikowania nowych dokumentów oraz zasady kontroli kompletności.

Dokument powinien zostać przypisany do właściwego pracownika i odpowiedniego zbioru niezwłocznie po jego powstaniu albo otrzymaniu. Trzeba również zachować związek między dokumentem źródłowym a zdarzeniem, którego dotyczy, na przykład zawarciem umowy, zmianą warunków zatrudnienia, udzieleniem urlopu, nałożeniem kary lub rozwiązaniem umowy.

Praktyczny model organizacji pracy obejmuje:

ustalenie, jaki obowiązek lub zdarzenie potwierdza dokument;
przypisanie dokumentu do właściwego zbioru i części;
kontrolę kompletności, czytelności, daty oraz wymaganych podpisów;
nadanie dostępu wyłącznie upoważnionym osobom;
objęcie dokumentu właściwym okresem przechowywania i procedurą wydania albo zniszczenia.

Samo zgromadzenie plików lub papierów w jednym folderze nie realizuje obowiązku, jeżeli nie zapewnia ustawowego układu, kompletności, bezpieczeństwa i możliwości odtworzenia dokumentacji.

Czy dokumentacja pracownicza może być papierowa lub elektroniczna?

Kodeks pracy pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację w postaci papierowej albo elektronicznej. Obie postacie mają równą moc prawną, jeżeli spełniają przypisane im wymagania.

Dokumentację papierową należy przechowywać w warunkach chroniących przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W rozporządzeniu odniesiono te zabezpieczenia także do warunków panujących w pomieszczeniu, w którym przechowuje się dokumenty.

Elektroniczną dokumentację pracowniczą należy prowadzić w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

ochronę przed utratą i nieuprawnionym dostępem,
integralność treści i metadanych,
stały dostęp dla osób upoważnionych,
identyfikację użytkowników i rejestr zmian,
wyszukiwanie według metadanych,
eksport dokumentacji oraz jej wydruk.

Plik zapisany na zwykłym dysku sieciowym staje się częścią prawidłowo prowadzonej dokumentacji elektronicznej dopiero wtedy, gdy cały system i proces spełniają wymagania Kodeksu pracy oraz rozporządzenia.

Obieg dokumentów a dokumentacja elektroniczna

Cyfrowy obieg służy przekazywaniu, akceptowaniu, klasyfikowaniu i wyszukiwaniu dokumentów. Prawna postać dokumentacji pracowniczej wymaga dodatkowo spełnienia szczególnych zasad dotyczących systemu, metadanych, bezpieczeństwa, eksportu i długotrwałej dostępności.

Rozróżnienie tych pojęć ułatwia opracowanie wyjaśniające, na czym polega cyfrowy obieg dokumentów. Organizacje planujące szersze wdrożenie mogą również sprawdzić, jak wdrożyć EOD w firmie i połączyć proces operacyjny z wymaganiami dotyczącymi akt pracowniczych.

Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną stanowi formalny proces. Kodeks pracy wiąże ją ze sporządzeniem odwzorowania cyfrowego oraz potwierdzeniem jego zgodności kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, względnie kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej. Przy zmianie postaci dokumentacji pracodawca informuje pracowników o zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni, a byłego pracownika zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości jej odbioru w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Jak chronić dane pracowników?

W dokumentacji pracowniczej zawarte są dane osobowe dotyczące kandydatów, pracowników i byłych pracowników. W związku z pełnieniem przez pracodawcę funkcji administratora tych danych należy połączyć wymagania prawa pracy z zasadami RODO. Dla zapewnienia zgodności procesu wymagane jest:

zapewnienie legalnej i przejrzystej podstawy przetwarzania,
określenie celu przetwarzania,
minimalizowanie danych,
dbanie o ich prawidłowość,
ograniczenie czasu przechowywania,
zapewnienie integralności i poufności,
zachowanie rozliczalności.

Dostęp należy przyznawać na podstawie zakresu obowiązków i upoważnienia, a nie jedynie technicznej możliwości otwarcia folderu albo systemu.

Szczegółowe zasady dotyczące podstaw prawnych, upoważnień, retencji i realizacji praw osób opisuje materiał o tym, jak chronić dane zatrudnionych osób.

Dane kandydata i dokumenty rekrutacyjne

Zakres danych żądanych od kandydata wynika z Kodeksu pracy i zależy częściowo od rodzaju pracy lub stanowiska. Informacje o wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych oraz o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy, mogą być wymagane, gdy są niezbędne do wykonywania określonej pracy.

Zgoda nie stanowi podstawy przetwarzania danych, których pracodawca żąda na podstawie przepisów. Może mieć znaczenie w innych sytuacjach, na przykład przy wykorzystaniu dobrowolnie przekazanych danych albo zachowaniu aplikacji na potrzeby przyszłej rekrutacji. To, kiedy zgoda w CV jest potrzebna, zależy więc od zakresu danych i celu ich dalszego wykorzystania.

Dokumenty dotyczące danych osobowych zebranych podczas rekrutacji trafiają do części A akt osoby zatrudnionej. W przypadku kandydatów, z którymi stosunek pracy nie został nawiązany, administrator powinien ustalić odrębny cel i czas dalszego przetwarzania danych.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy, a przy części starszych okresów zatrudnienia również od przekazania odpowiednich informacji do ZUS. Znaczenie mogą mieć ponowne zatrudnienie tej samej osoby, odrębne przepisy oraz postępowanie, w którym dokumentacja stanowi albo może stanowić dowód.

Właściwego terminu nie ustala się wyłącznie na podstawie daty rozwiązania umowy, ponieważ zastosowanie mogą mieć przepisy przejściowe i okoliczności wydłużające przechowywanie. Szczegółowe reguły dla różnych okresów zatrudnienia przedstawia opracowanie o tym, jak ustalić właściwy czas przechowywania akt.

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację dotyczącą:

okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
zniszczenia dokumentacji, jeżeli nie zostanie odebrana w przewidzianym terminie.

Obowiązek ten dotyczy stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. W odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych przed tą datą należy stosować właściwe przepisy przejściowe. Zasady przekazywania tej informacji należy uwzględnić w procedurze kończącej zatrudnienie.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Czy pracownik może otrzymać kopię swojej dokumentacji pracowniczej?

Pracownik albo były pracownik może złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek o kopię całości bądź części swojej dokumentacji. Po śmierci pracownika lub byłego pracownika takie uprawnienie przysługuje członkom rodziny wskazanym w Kodeksie pracy.

Pracodawca wydaje kopię zakresu określonego we wniosku nie później niż w ciągu 30 dni od jego otrzymania. Sposób przygotowania kopii zależy od postaci, w której dokumentacja jest przechowywana. Rozporządzenie określa wymagania dla kopii elektronicznych oraz papierowych wydruków z systemu wraz z właściwym potwierdzeniem zgodności.

Dokumentacja przechowywana w postaci papierowej

Jeżeli dokumentacja jest przechowywana w postaci papierowej, jej kopię można wydać:

w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją,
w postaci elektronicznej jako sporządzone zgodnie z wymaganiami odwzorowanie cyfrowe w formacie PDF, opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją.

Dokumentacja przechowywana w postaci elektronicznej

Jeżeli dokumentacja jest przechowywana w postaci elektronicznej, jej kopię można wydać:

w postaci elektronicznej, z odpowiednim zastosowaniem wymagań dotyczących przenoszenia dokumentacji elektronicznej,
w postaci papierowego wydruku zawierającego treść, wymagane metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją.

Wydawanie kopii a wydawanie dokumentacji

Szczególne wymogi osobistego odbioru za pokwitowaniem oraz jednoznacznej identyfikacji odbiorcy i potwierdzenia doręczenia przy przekazywaniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej odnoszą się do wydawania samej dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie nie nakazuje odpowiedniego stosowania tych wymogów przy wydawaniu kopii dokumentacji na wniosek.

Jak oddzielić dokumentację pracowniczą od innych dokumentów firmowych?

W firmowym obiegu informacji funkcjonują równolegle akta związane z zatrudnieniem, dokumenty handlowe i księgowe, korespondencja urzędowa oraz przesyłki elektroniczne. Każdy z tych strumieni wymaga własnej kwalifikacji, retencji i kontroli dostępu.

System używany do dokumentów kadrowych może współistnieć z narzędziami do korespondencji z administracją publiczną. Zakres podmiotów objętych publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz harmonogram stosowania przepisów można sprawdzić w materiale wyjaśniającym, które firmy muszą korzystać z e-Doręczeń.

Takie rozdzielenie zapobiega pomieszaniu akt pracowniczych z ogólnym archiwum poczty i dokumentów firmowych. Pozwala również przypisać odpowiedzialność za każdy kanał właściwym osobom.

Jakie są najczęstsze błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?

Ryzyko pojawia się zarówno przy brakach w aktach, jak i przy przechowywaniu nadmiarowych danych. Do najczęstszych ryzyk zalicza się:

Błędne przypisanie dokumentu.
Pozostawienie dostępu osobie nieupoważnionej.
Brak kontroli zmian w systemie.
Zniszczenie akt przed zakończeniem właściwego okresu.

W Kodeksie pracy kwalifikuje się jako wykroczenie nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, niezachowanie wymaganego okresu przechowywania oraz pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W ramach odpowiedzialności organizacyjnej należy więc uwzględniać nie tylko bieżące kompletowanie akt, lecz także kontrolę bezpieczeństwa, retencji, wydawania kopii i końcowego niszczenia.

Regularnym przeglądem należy obejmować strukturę dokumentacji, uprawnienia użytkowników, kompletność akt, procedury kopii zapasowych, możliwość eksportu oraz aktualność przyjętych okresów przechowywania. Przy każdej zmianie przepisów, procesu kadrowego albo systemu teleinformatycznego należy sprawdzić jej wpływ na dotychczasowe zasady.

Podsumowanie

Dokumentacja pracownicza to uporządkowany system dowodów dotyczących zatrudnienia, a nie jedynie zbiór umów i formularzy. Obejmuje akta osobowe oraz odrębne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Pracodawca odpowiada za ich kompletność, właściwą strukturę, bezpieczeństwo, dostępność i przechowywanie przez okres wynikający z przepisów.

Prawidłowy proces zaczyna się od przypisania odpowiedzialności i wyboru postaci dokumentacji. Następnie trzeba ustalić zasady kwalifikowania dokumentów, ograniczyć dostęp, kontrolować terminy oraz przygotować procedury wydawania kopii, zmiany postaci i niszczenia akt.

Symfonia inEwi pomaga uporządkować wybrane dokumenty przy kartach pracowników, kategorie, wyszukiwanie oraz dostęp zależny od roli. Sprawdź funkcję elektronicznej dokumentacji pracowniczej i oceń jej zastosowanie w codziennej pracy kadr.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o dokumentację pracowniczą

Nie. Obejmuje ona akta osobowe oraz prowadzoną oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, dotyczącą czasu pracy, urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia oraz odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.
Tak. Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających pracowników w ramach stosunku pracy. Dokumentację prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika.
Tak. Kodeks pracy wprost uznaje dokumentację prowadzoną i przechowywaną elektronicznie za równoważną z papierową, jeżeli spełnia wymagania dotyczące systemu, bezpieczeństwa, integralności, dostępności i możliwości wydania.
Zgodnie z obecnymi zasadami akta osobowe mają pięć części, natomiast dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika w czterech wyodrębnionych grupach. W odniesieniu do dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się zasady przejściowe, dlatego starsza dokumentacja może pozostać uporządkowana według wcześniejszych zasad, jeżeli nie została dostosowana do obecnych wymogów.
Najpierw należy ustalić, jakie zbiory są prowadzone, kto za nie odpowiada i kto ma do nich dostęp. Kolejnym etapem jest przypisanie dokumentów do właściwych osób i kategorii, sprawdzenie kompletności oraz ustalenie zasad bezpieczeństwa i przechowywania.