Dokumentacja pracownicza – kluczowe informacje i okresy przechowywania

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy. Trzon tej dokumentacji stanowią akta osobowe, zawierające szereg dokumentów dotyczących danych osobowych i całego przebiegu zatrudnienia pracownika. Kompleksowa wiedza na temat tego, jak prowadzić i właściwie przechowywać akta osobowe pracownika, nie tylko zabezpiecza pracodawcę przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi zaniechań lub błędów, ale również umożliwia sprawne zarządzanie kadrami. Jakie są najważniejsze zasady i wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2025 roku?

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat (dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla wcześniejszych).
2. Akta osobowe składają się z pięciu części (A-E) zawierających precyzyjnie określone dokumenty związane ze wszystkimi etapami zatrudnienia.
3. Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu odpowiednich wymogów bezpieczeństwa i poufności danych.
4. Po zakończeniu zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy.
5. Naruszenie zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i karą grzywny do 30 000 zł.

Podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzeń wykonawczych. Kluczowym aktem prawnym w tej kwestii jest rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy te określają rodzaje dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę, sposób jej prowadzenia i przechowywania oraz inne istotne kwestie.

Warto również zwrócić uwagę na przepisy zawarte w ustawie z 2023 roku o zmianie niektórych ustaw z 2018 roku, której celem było wprowadzenie uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym. To właśnie ta ustawa wprowadziła kluczowe zmiany dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ważnymi aktami prawnymi są także przepisy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki w zakresie przetwarzania i zabezpieczania informacji o pracownikach.

Pracodawca, prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą, musi mieć na uwadze, że realizuje nie tylko wymogi formalne, ale także zabezpiecza interesy obu stron objętych stosunkiem pracy. Właściwie prowadzona dokumentacja może okazać się kluczowa nie tylko w przypadku sporów pracowniczych czy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ale także np. podczas ustalania uprawnień emerytalnych pracownika.

Rodzaje i składniki dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza to kompleksowy zbiór różnorodnych dokumentów dotyczących zatrudnienia, które pracodawca gromadzi i przechowuje przez cały okres pracy danej osoby oraz przez wymagany prawem czas po jej zakończeniu. Te dokumenty stanowią formalny zapis całej historii zatrudnienia - od momentu rekrutacji, przez wszystkie etapy pracy, aż po jej zakończenie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

• Akta osobowe pracownika.

• Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracownika

Akta osobowe pracownika to uporządkowany zbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu zatrudnienia pracownika. Dokumentacja ta podzielona jest na pięć części, oznaczonych literami A, B, C, D i E. Każda część dokumentacji pracowniczej obejmuje określone kategorie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.

Część A – dane przy rekrutacji

Część A zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Zaliczają się do nich kwestionariusz osobowy, życiorys (CV), dokumenty dotyczące danych osobowych niezbędne do zawarcia umowy o pracę (np. imię, nazwisko, PESEL), dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, a także – w przypadku cudzoziemców – dokumenty potwierdzające legalność pobytu.

Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia

Część B obejmuje dokumenty związane ze stosunkiem pracy i jego przebiegiem. W tej części akt osobowych pracownika znajdują się: umowy o pracę, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, zakresy obowiązków, informacje o zmianie warunków zatrudnienia, dokumenty dotyczące awansów, przeszeregowań, potwierdzenie zapoznania z treścią regulaminu pracy oraz innymi regulaminami obowiązującymi u pracodawcy, zaświadczenia o ukończonych szkoleniach (w tym BHP), a także dokumenty dotyczące szczególnych warunków urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego.

Część C – ustanie zatrudnienia

Część C zawiera dokumenty związane z zakończeniem współpracy, jej rozwiązaniem lub wygaśnięciem. Znajdują się tu dokumenty takie jak: wniosek pracownika o rozwiązanie umowy, dokumenty potwierdzające datę dnia ustania stosunku pracy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop oraz inne dokumenty potwierdzające, że stosunek pracy został rozwiązany.

Część D – odpowiedzialność porządkowa lub materialna

W części D przechowuje się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub materialnej. Obejmuje to dokumenty dotyczące odpowiedzialności określonej w przepisach Kodeksu pracy, informacje o zastosowanych karach porządkowych oraz dokumenty, które przewidują zatarcie kary po upływie zdefiniowanego czasu.

Część E – dokumentacja związana z kontrolą trzeźwości

Część E akt osobowych została wprowadzona w celu przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy dotyczących kontroli trzeźwości pracownika oraz obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Umieszcza się w niej protokoły z kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej w miejscu pracy, a także wyniki potwierdzające obecność alkoholu lub substancji podobnie działających. Od 2023 roku przepisy nie przewidują przechowywania w części E innych dokumentów pracowniczych niezwiązanych ze wspomnianymi kontrolami.

Przechowywanie skierowań i orzeczeń lekarskich w aktach osobowych pracownika

Skierowanie na badania lekarskie i odpowiadające im orzeczenia lekarskie również muszą być przechowywane w aktach osobowych pracownika. Dokumenty te umieszcza się w odpowiednich częściach dokumentacji pracowniczej - najczęściej skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych trafiają do części A (dokumenty związane ze stosunkiem pracy na etapie rekrutacji), natomiast skierowania i orzeczenia z kontrolnych badań lekarskich oraz badań okresowych odkłada się do części B (dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika).

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić także inne dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Należą do nich dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, urlopów, płac i BHP.

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy obejmuje pełną ewidencję godzin pracy pracownika, w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pory nocnej, nadgodzin, dyżurów oraz innych elementów związanych z organizacją czasu pracy. Pracodawca gromadzi również wnioski pracownika dotyczące np. indywidualnego rozkładu czasu pracy, ruchomego czasu pracy, zwolnień z powodu siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. W dokumentacji znajdują się także zgody na stosowanie szczególnych systemów lub rozwiązań w zakresie czasu pracy, jak również dokumenty dotyczące pracy nadliczbowej, dyżurów domowych i gotowości do pracy.

Dokumentacja dotycząca urlopów

Pracodawca ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z urlopami pracowniczymi. Obejmuje ona wnioski pracownika dotyczące urlopów wypoczynkowych oraz dokumentację związaną z urlopami wynikającymi z obowiązków rodzicielskich, w tym dokumentację dotyczącą urlopu macierzyńskiego wraz z określeniem warunków jego udzielenia, jak również dokumentację dotyczącą urlopu rodzicielskiego. Pracodawca przechowuje także wnioski o udzielenie urlopu bezpłatnego, okolicznościowego oraz innych rodzajów urlopów przewidzianych przepisami prawa pracy.

Dokumentacja płacowa

Obejmuje dokumenty związane z wypłatę wynagrodzenia, listy wypłaconego wynagrodzenia, dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub premii. Dokumentacja płacowa stanowi istotny element dokumentacji pracowniczej, który pracodawca jest zobowiązany prowadzić niezależnie od akt osobowych.

Ta część dokumentacji jest szczególnie istotna zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, ponieważ stanowi podstawę do ustalenia wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień emerytalnych.

Dokumentacja BHP

Dokumentacja BHP stanowi istotną część dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę. Obejmuje ona kartę ewidencji przydziału odzieży roboczej i obuwia oraz środków ochrony indywidualnej, dokumenty potwierdzające przeprowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także dokumenty potwierdzające używanie własnej odzieży przez pracownika – jeśli pracodawca dopuścił taką możliwość na podstawie pisemnej zgody.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej

Wielu pracodawców, szczególnie z sektora MŚP, nadal prowadzi dokumentację pracowniczą w tradycyjnej formie papierowej. Jakich zasad należy przestrzegać realizując obowiązek dokumentowania stosunku pracy w tej formie?

• Akta osobowe prowadzone w formie papierowej powinny mieć formę skoroszytu lub segregatora.

• Każda z części akt osobowych pracownika (A-E) powinna być wyraźnie wyodrębniona.

• Dokumenty w aktach osobowych należy układać w porządku chronologicznym oraz numerować.

• Na każdym dokumencie włączanym do akt powinna znaleźć się data wpływu lub sporządzenia dokumentu.

• Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej chroniące ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych.

• Każdy dokument włączany do akt powinien być w odpowiednim formacie (najczęściej A4), czytelny i kompletny.

• W przypadku dokumentów elektronicznych włączanych do papierowej dokumentacji pracowniczej należy wykonać wydruk i opatrzyć go datą wydruku oraz podpisem osoby upoważnionej.

• Dokumentacja papierowa powinna być przechowywana w zamykanych szafach, najlepiej ogniotrwałych, w pomieszczeniach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych.

Warto dodać, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, mimo swojej tradycyjnej formy, nadal wymaga przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, co oznacza konieczność zabezpieczenia dokumentów przed nieuprawnionym dostępem oraz zniszczeniem.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Wraz z postępującą cyfryzacją, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Forma ta ma wiele zalet, takich jak oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz mniejsze ryzyko ich zniszczenia. Jednakże prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością spełnienia dodatkowych wymogów technicznych i organizacyjnych:

1. System teleinformatyczny służący do prowadzenia dokumentacji musi zapewniać:

   • zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,

   • integralność treści dokumentów i metadanych,

   • stały dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym,

   • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji,

   • możliwość odczytania wszystkich dokumentów przez cały okres przechowywania.

2. Każdy dokument elektroniczny musi być opatrzony:

   • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę,

   • wymóg dotyczy odwzorowań cyfrowych skanowanych z papieru; dokumenty pierwotnie powstałe w systemie teleinformatycznym nie muszą być dodatkowo podpisywane.

3. Przy prowadzeniu dokumentacji elektronicznej należy zapewnić możliwość jej wydrukowania.

4. System teleinformatyczny powinien umożliwiać eksport dokumentów do powszechnie stosowanych formatów danych.

5. Przesyłanie dokumentacji elektronicznej pracownikowi powinno odbywać się z warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia i odbioru dokumentów.

Zmiana formy prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego (skanu) wszystkich dokumentów papierowych oraz opatrzenia ich kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej. Po dokonaniu digitalizacji dokumentów papierowych, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji oraz o możliwości odbioru oryginałów dokumentów papierowych w ciągu 30 dni.

W przypadku powrotu z formy elektronicznej do papierowej, pracodawca musi wydrukować dokumenty i opatrzyć je podpisem osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

W dobie postępującej cyfryzacji procesów kadrowych, coraz więcej firm poszukuje nowoczesnych rozwiązań w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Inicjatywa zaproponowana w ramach projektu Sprawdzamy.com stanowi odpowiedź na te potrzeby, promując całkowitą cyfryzacji komunikacji z pracownikiem. Koncepcja ta zakłada zastąpienie tradycyjnych, papierowych dokumentów kadrowych ich elektronicznymi odpowiednikami, umożliwiając przesyłanie wniosków urlopowych, ogłoszeń i informacji kadrowych w formie cyfrowej. Takie podejście nie tylko upraszcza procedury administracyjne, ale również znacząco redukuje koszty i zwiększa efektywność zarządzania zasobami ludzkimi. Mimo że pełna implementacja tego rozwiązania wymaga jeszcze odpowiednich zmian w przepisach prawa pracy, wiele przedsiębiorstw już teraz wykorzystuje dostępne narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentacją, co odzwierciedla rosnący trend digitalizacji w obszarze HR.

Doskonałym przykładem nowoczesnych rozwiązań wspierających cyfrową transformację dokumentacji jest nasz platforma inEwi. Nasz system oferuje kompleksowe narzędzia do digitalizacji procesów kadrowych, umożliwiając np. składanie elektronicznych wniosków urlopowych oraz prowadzenie cyfrowej ewidencji czasu pracy. Szczególną zaletą platformy jest jej integracja z popularnymi systemami kadrowymi, takimi jak Symfonia, co zapewnia płynną implementację i kompatybilność z istniejącą infrastrukturą IT przedsiębiorstwa. Funkcjonalności takie jak mobilny rejestrator czasu pracy wykorzystujący kody QR i geolokalizację odzwierciedlają innowacyjne podejście do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dzięki dostępowi do danych z dowolnego miejsca i o każdej porze, platformy tego typu odpowiadają na współczesne wymogi elastyczności pracy, jednocześnie usprawniając procesy związane z dokumentacją i komunikacją wewnętrzną.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania dokumentacją pracowniczą jest znajomość okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepisy w tym zakresie uległy istotnym zmianom wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym.

Aktualne wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej przedstawiają się następująco:

• Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 1999 r. - okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

• Dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - pracodawca ma dwie możliwości:

  • standardowy okres przechowywania wynoszący 50 lat od dnia ustania stosunku pracy,

  • skrócony okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA.

• Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. - okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Warto zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec wydłużeniu, jeśli dokumentacja ta może stanowić dowód w postępowaniu sądowym lub jest niezbędna do dochodzenia roszczeń. W takim przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub upływu określonego czasu przedawnienia roszczeń.

Po zakończeniu zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• możliwości odbioru przez pracownika dokumentów stanowiących jego własność,

• prawie do złożenia wniosku o wydanie kopii dokumentacji.

Warto również podkreślić, że w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, prawo do odbioru dokumentów osobistych przechodzi na członków rodziny zmarłego pracownika.

Obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, które mają na celu zabezpieczenie interesów zarówno własnych, jak i pracowników zatrudnionych w firmie. Oto najważniejsze z nich:

1. Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej:

   • ochrona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,

   • zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych,

   • w przypadku dokumentacji elektronicznej - stworzenie kopii zapasowych i procedur awaryjnych.

2. Prawidłowe oznaczenie dokumentacji - każdy dokument powinien być właściwie oznaczony i zinwentaryzowany, co ułatwia jego odnalezienie i identyfikację.

3. Prowadzenie wykazu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, zawierającego:

   • imię (imiona) i nazwisko pracownika,

   • datę urodzenia,

   • datę rozpoczęcia pracy,

   • datę zakończenia stosunku pracy,

   • informację o sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

4. W przypadku likwidacji działalności pracodawca ma obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej do:

   • archiwum państwowego,

   • pracodawcy przejmującego zakład pracy lub jego część,

   • w przypadku braku następcy prawnego - do specjalistycznego podmiotu zajmującego się przechowywaniem dokumentacji.

5. Wydawanie kopii lub odpisów dokumentacji na wniosek pracownika - pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi lub byłemu pracownikowi część jego dokumentacji pracowniczej określoną we wniosku nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

6. Informowanie o zmianach w sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej - w przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, pracodawca jest zobowiązany poinformować o tym pracowników.

7. Oznaczenie okresu przechowywania - dokumentacja powinna być opatrzona informacją o okresie przechowywania, co ułatwia zarządzanie dokumentami.

Należy pamiętać, że niewywiązanie się z obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej może skutkować karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Ponadto, nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji mogą mieć poważne konsekwencje w przypadku sporów pracowniczych lub kontroli przeprowadzanych przez uprawnione organy.

Prawa pracownika do wglądu do dokumentacji pracowniczej

Każdy pracownik ma określone prawa w zakresie dostępu do swojej dokumentacji pracowniczej, które wynikają z przepisów prawa pracy i ochrony danych osobowych. Oto najważniejsze z nich:

• Prawo wglądu do swojej dokumentacji - pracownik ma prawo przeglądać swoją dokumentację w obecności upoważnionego przedstawiciela pracodawcy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę.

• Prawo do uzyskania kopii - pracownik lub były pracownik może złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku. Pracodawca jest zobowiązany do wydania kopii nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

• Prawo do żądania sprostowania danych - jeżeli pracownik stwierdzi błędy w swojej dokumentacji, ma prawo żądać ich sprostowania.

• Prawo do bycia informowanym - pracownik powinien być informowany o każdej zmianie w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej (np. zmianie z formy papierowej na elektroniczną).

• Prawo do potwierdzenia odbioru dokumentów - gdy stosunek pracy ulegnie zakończeniu, pracownik ma prawo do otrzymania świadectwa pracy oraz do odbioru dokumentów stanowiących jego własność.

Prawa te są niezwykle istotne, ponieważ dokumentacja pracownicza zawiera informacje mające znaczenie nie tylko w czasie trwania stosunku pracy, ale również po jego ustaniu, np. przy ustalaniu uprawnień emerytalno-rentowych czy podczas poszukiwania nowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi dostępu do jego dokumentacji ani pobrać opłaty za jej udostępnienie. Jednak w przypadku wydawania kopii dokumentacji, pracodawca może pobierać opłatę nieprzekraczającą kosztów sporządzenia kopii.

Warto podkreślić, że w przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi możliwość zapoznania się z dokumentami na ekranie urządzenia elektronicznego oraz, na żądanie pracownika, sporządzić i wydać kopię papierową dokumentacji.

Dokumentacja powypadkowa

W razie wypadku przy pracy pracodawca sporządza protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku wraz z kompletem załączników. Dokumenty te, łącznie z rejestrem wypadków przy pracy prowadzonym na poziomie zakładu, tworzą dokumentację powypadkową, która nie podlega rozporządzeniu z 10 grudnia 2018 r. o dokumentacji pracowniczej.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej stanowi fundament relacji między pracodawcą a pracownikiem, zabezpieczając interesy obu stron związanych stosunkiem pracy. Każdy pracodawca ma ustawowy obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami określonymi w przepisach prawa pracy i rozporządzeniach Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

Akta osobowe pracownika to uporządkowany zbiór dokumentów podzielony na pięć części, zawierający wszystkie istotne informacje dotyczące zatrudnienia - od dokumentów zebranych podczas procesu rekrutacji, przez umowy o pracę, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary, aż po dokumenty dotyczące wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników i obecności w organizmie pracownika substancji psychoaktywnych.

Dla pracodawcy kluczowa jest wiedza na temat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lub 50 lat, w zależności od daty nawiązania stosunku pracy) oraz zasad postępowania z nią po jego upływie, w tym procedury zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Równie istotna jest znajomość przepisów w sprawie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej, która wymaga specjalnych zabezpieczeń i procedur.

Istotnym elementem zarządzania dokumentacją jest również zapewnienie prawa odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Niewłaściwe prowadzenie lub przechowywanie dokumentów pracowniczych może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi związanymi z odpowiedzialnością określoną w przepisach, a także utrudniać pracownikom dochodzenie swoich uprawnień po wygaśnięciem stosunku pracy.

Rzetelna i kompleksowa dokumentacja obejmującą wszystkie aspekty zatrudnienia nie tylko spełnia narzucone przez przepisu wymogi formalne, ale również stanowi zabezpieczenie w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, sporach pracowniczych czy kontrolach ze strony uprawnionych organów.