Dokumentacja pracownicza – kluczowe informacje i okresy przechowywania

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy i jeden z fundamentów sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa. Bałagan w dokumentach, niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracownaczej, a tym bardziej jej brak, prowadzą do konsekwencji prawnych i finansowych. Dlatego właściciele firm, kadrowi, księgowi i inne osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji pracowniczej powinny wiedzieć, jak należy się z nią obchodzić.

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Pracownicza dokumentacja to kluczowe narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi, obejmujące przede wszystkim akta osobowe, ewidencję czasu pracy oraz informacje o wynagrodzeniach, które są niezbędne do weryfikacji zgodności procesów kadrowych i finansowych.

2. Akta osobowe pracowników dzielą się na pięć części, kolejno związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, związanych ze stosunkiem pracy, związanych z zakończeniem stosunku pracy, a także odpowiedzialności porządkowej i kontroli trzeźwości.

3. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lub 50 lat, w zależności od sytuacji, zapewniając dokumentom poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz minimalizując ryzyko zagubienia, uszkodzenia lub zniszczenia.

4. Coraz więcej pracodawców przechodzi na formę elektroniczną, co wymaga odwzorowania cyfrowego dokumentów oraz ich podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

5. Nieprawidłowości w dokumentacji mogą obejmować kary finansowe oraz roszczenia pracowników, dlatego prawidłowe prowadzenie dokumentacji jest kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych i organizacyjnych

Dokumentacja pracownicza jest jednym z najważniejszych narzędzi w zarządzaniu zasobami ludzkimi i przestrzeganiu obowiązków wynikających z prawa pracy. Składają się na nią różnorodne akta, takie jak dokumenty osobowe, ewidencja czasu pracy czy informacje dotyczące wynagrodzenia. Dla pracodawców i specjalistów z działów HR stanowi ona podstawę do weryfikacji zgodności procesów kadrowych z przepisami, a dla księgowych – źródło niezbędnych danych do obliczeń wynagrodzeń, podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dokumentacja pracownicza – co obejmuje?

Akta osobowe pracownika składają się z 5. części:

• część A zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

• część B zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, są to zatem umowy o pracę, potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy i otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym, stosowaniu monitoringu czy też wprowadzeniu kontroli trzeźwości, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej lub telepracy, dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy, wnioski pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na czas określony na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na wniosek, wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, są to także dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, jak również dokumenty związane z wymierzeniem kar porządkowych, w części B muszą się też znaleźć wszystkie dokumenty związane z urlopami, z których pracownik korzystał, przy czym dotyczy to urlopu rodzicielskiego, urlopu macierzyńskiego i ojcowskiego, jak i urlopu wychowawczego oraz urlopów bezpłatnych, oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;

• część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, które muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika, a więc oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, jak i kopię wydanego świadectwa pracy po zakończeniu stosunku pracy, w części C mogą się też znaleźć takie dokumenty, jak umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

• część D to część zawierająca odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

• część E z kolei zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, jak i badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Wszystkie dokumenty w aktach osobowych pracownika muszą być uporządkowane w porządku chronologicznym. Części D i E dotyczy również obowiązek tworzenia wydzielonych, kolejno ponumerowanych części.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, związanej ze stosunkiem pracy, a konkretnie z:

• ewidencjonowaniem czasu pracy,

• stosowaniem indywidualnych rozwiązań w zakresie organizacji czasu pracy,

• ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych,

• wypłatą wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy,

• przydziałem odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (pracodawca prowadzi tzw. kartę ewidencji przydziału odzieży),

• wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca musi też prowadzić między innymi rejestry dotyczące podejrzeń o choroby zawodowe, rejestry chorób zawodowych i rejestry wypadków przy pracy.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej?

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, czyli akt osobowych pracownika i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.

Ponadto pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i następnie:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, jeśli pracownik został zatrudniony po 2018 roku, albo

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018 albo

• 50 lat od ustania stosunku pracy, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1999 rokiem;

Co ważne, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana tak, aby zagwarantowana była jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność, a jej przechowywanie ma się odbywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca jest też zobowiązany do wydania pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie;

Konieczne jest też wydanie pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie uprawnionej kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej po upłynięciu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak i zniszczenie dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odebranie przez pracownika.

Zmiana sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Powszechna digitalizacja danych i wdrażanie nowoczesnych technologii cyfrowych sprawia, że coraz więcej pracodawców decyduje się na zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. W takim wypadku pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim wypadku pracodawca ma też obowiązek poinformować pracowników zatrudnionych w firmie o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w dotychczasowej formie. 

Oczywiście może zdarzyć się odwrotna sytuacja, kiedy to dokumentacja pracownicza zmienia postać z elektronicznej na papierową. W tym przypadku pracodawca musi sporządzić wydruk dokumentacji pracowniczej i następnie musi ją opatrzyć podpisem własnym lub podpisem osoby przez niego upoważnionej, który to potwierdza zgodność wydruku z dokumentem w postaci cyfrowej.

Najczęstsze błędy w prowadzeniu przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej

Nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej mogą wynikać z braku wiedzy, zaniedbań lub ignorowania obowiązujących przepisów. Do najczęstszych błędów należą:

• brak wymaganych dokumentów w aktach osobowych,

• niewłaściwe oznaczenie dokumentów lub brak ich aktualizacji,

• przechowywanie dokumentacji w sposób niezgodny z wymogami bezpieczeństwa,

• niezgodność z zasadami RODO,

• nieprawidłowe archiwizowanie dokumentów po zakończeniu stosunku pracy.

Każdy z tych błędów może skutkować poważnymi konsekwencjami, od grzywien administracyjnych po roszczenia pracowników.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej — podsumowanie

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy. Odpowiednie zarządzanie dokumentami pozwala uniknąć wielu problemów prawnych i organizacyjnych, jednocześnie wspierając transparentność procesów kadrowych. Poza tym prowadząc we właściwy sposób dokumentację pracowniczą, eliminuje się ryzyko kar, a do tego buduje się zaufanie pracowników wobec pracodawcy.