Dokumentacja pracownicza – okresy przechowywania

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko kompletowanie akt osobowych i przechowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. To także przechowywanie ich przez wymagany okres, wydawanie kopii osobom uprawnionym oraz niszczenie dokumentacji po upływie terminów wynikających z przepisów. Ma to duże znaczenie dla pracodawców, działów HR i osób odpowiedzialnych za kadry, bo błędy w dokumentacji mogą utrudnić kontrolę PIP, rozliczenia z pracownikiem albo ustalenie jego uprawnień emerytalno-rentowych.

Najważniejsze informacje

Od 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej.
Dokumentacja elektroniczna może dotyczyć zarówno nowych pracowników, jak i osób już zatrudnionych, jeżeli pracodawca prawidłowo zmieni postać dokumentacji.
W przypadkach objętych art. 94⁶ Kodeksu pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, terminie jej odbioru i zniszczeniu w razie nieodebrania.
Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana, pracodawca niszczy ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Ma na to do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.

Prawny obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy określają, jakie dokumenty pracodawca musi gromadzić, jak powinien je porządkować, jak długo je przechowywać oraz w jaki sposób zapewnić ich poufność, integralność i dostępność.

Duże znaczenie miały zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania stosuje się z mocy Kodeksu pracy do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a do zatrudnienia z lat 1999–2018 wyłącznie po spełnieniu warunków procedury raportów informacyjnych. Dla części starszych stosunków pracy nadal stosuje się jednak okres 50-letni, chyba że spełnione są warunki pozwalające go skrócić.

Dokumentacja pracownicza zabezpiecza interesy obu stron stosunku pracy. Dla pracodawcy jest dowodem prawidłowego wykonania obowiązków kadrowych, płacowych i organizacyjnych. Dla pracownika może mieć znaczenie przy dochodzeniu roszczeń, potwierdzaniu przebiegu zatrudnienia pracownika oraz ustalaniu świadczeń w systemie ubezpieczeń społecznych.

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracownika oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Akta osobowe są obecnie prowadzone w częściach A–E, przy czym do dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy przejściowe i pracodawca nie zawsze ma obowiązek przebudowania jej według nowego układu.

Akta pracownicze

Akta osobowe pracownika to uporządkowany zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia. W części A przechowuje się skierowania i orzeczenia dotyczące badań wskazanych w § 3 pkt 1 rozporządzenia, w tym dokumenty przejęte od poprzedniego pracodawcy w przypadkach określonych w art. 229 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy, natomiast skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań w przebiegu zatrudnienia umieszcza się w części B, a wskazane badania lekarskie po ustaniu zatrudnienia – w części C.

W części B przechowuje się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. To tutaj powinny znaleźć się dane osobowe gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, a także m.in. umowy o pracę, zakresy obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia, szkolenia BHP oraz dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi.

W części C przechowuje się dokumenty wskazane w § 3 pkt 3 rozporządzenia, związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, natomiast dokumentację wynagrodzeniową prowadzi się odrębnie na podstawie § 6 pkt 3. Dokumenty zgromadzone w części D usuwa się po zatarciu kary, a pozostałą dokumentację w tej części odpowiednio porządkuje i przenumerowuje.

Informacje przechowywane w części E usuwa się zasadniczo po upływie okresu nieprzekraczającego roku od ich zebrania, chyba że zastosowano karę porządkową albo informacje stanowią lub mogą stanowić dowód w postępowaniu – wówczas przechowuje się je odpowiednio do uznania kary za niebyłą albo do prawomocnego zakończenia postępowania.

Dokumenty związane ze stosunkiem pracy

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja czasu pracy obejmuje ewidencję czasu pracy oraz konkretne wnioski, zgody i dokumenty wymienione w § 6 pkt 1 rozporządzenia, w tym dane o godzinach nadliczbowych i dyżurach ujmowane w ewidencji.

Dokumenty dotyczące urlopów rodzicielskich i urlopu bezpłatnego przechowuje się w części B akt osobowych, dokumenty urlopu wypoczynkowego w dokumentacji określonej w § 6 pkt 2, a wskazane wnioski o zwolnienia od pracy w dokumentacji czasu pracy. W dokumentacji pracowniczej prowadzi się kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia BHP przechowuje się w części B akt osobowych, natomiast kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej prowadzi się odrębnie na podstawie § 6 pkt 4 rozporządzenia.

Dokumentacja pracownicza w postaci papierowej

Dokumentacja papierowa nadal jest dopuszczalna, ale musi być prowadzona w sposób uporządkowany i bezpieczny. Dokumenty w aktach osobowych porządkuje się chronologicznie i numeruje w ramach właściwej części albo wydzielonej części tematycznej, dla której sporządza się odrębny wykaz dokumentów.

Pracodawca musi zapewnić warunki chroniące dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W praktyce oznacza to przechowywanie akt w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, ograniczenie dostępu do osób upoważnionych oraz stosowanie procedur zgodnych z zasadami ochrony danych osobowych.

Prowadzenie dokumentacji papierowej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku sprawnego wydawania kopii dokumentów pracownikowi lub byłemu pracownikowi. Na wniosek osoby uprawnionej pracodawca wydaje kopię całości albo części dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie. Postać elektroniczna jest równoważna z papierową, o ile spełnia wymogi określone w przepisach. Oznacza to, że pracodawca nie musi prowadzić równolegle dokumentacji papierowej i elektronicznej dla tych samych dokumentów, jeżeli prawidłowo wdrożył elektroniczny sposób prowadzenia dokumentacji.

Dokumentację starszych pracowników można przekształcić do postaci elektronicznej, natomiast zakres i układ dokumentów zgromadzonych przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przepisom przejściowym. Pracodawca może zmienić postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, najczęściej skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej.

System teleinformatyczny wykorzystywany do prowadzenia dokumentacji elektronicznej musi zapewniać poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji. Powinien umożliwiać identyfikację osób mających dostęp do dokumentów, zabezpieczać dane przed utratą i nieuprawnioną zmianą, a także pozwalać na wydruk oraz eksport dokumentacji w wymaganym formacie.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną wymaga poinformowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej poprzedniej postaci. Osoby zatrudnione mogą odebrać poprzednią postać dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania informacji. Informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej doręcza się za pokwitowaniem, a drogą elektroniczną wyłącznie pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Jeżeli poprzednia postać dokumentacji nie zostanie odebrana w tym terminie, pracodawca może ją zniszczyć. To inna sytuacja niż zniszczenie dokumentacji po upływie ustawowego okresu przechowywania. Przy zmianie postaci dokumentacji niszczona jest poprzednia postać, ponieważ właściwa dokumentacja jest już prowadzona w nowej, równoważnej formie.

Systemy takie jak inEwi mogą wspierać cyfrowe procesy HR, zwłaszcza w obszarze ewidencji czasu pracy, wniosków urlopowych, planowania grafików i zarządzania nieobecnościami. Przy dokumentacji pracowniczej kluczowe jest jednak nie samo przeniesienie procesu do narzędzia elektronicznego, ale spełnienie wymogów dotyczących integralności, bezpieczeństwa i dostępności danych.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Złożenie ZUS OSW oznacza zamiar przekazania raportów ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych spełniających warunki procedury, a nie za osoby dowolnie wybrane przez płatnika. Złożenie ZUS OSW uruchamia obowiązek złożenia ZUS RIA za wszystkich objętych ubezpieczonych, jednak OSW można odwołać do czasu złożenia pierwszego raportu ZUS RIA. Przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy przechowuje się całą dokumentację pracowniczą pracownika wykonującego pracę górniczą, pracę równorzędną z pracą górniczą albo posiadającego okresy zaliczane do pracy górniczej.

Data nawiązania stosunku pracy	Okres przechowywania dokumentacji
Przed 1 stycznia 1999 roku	Dokumentację przechowuje się przez 50 lat, bez możliwości skrócenia tego okresu w procedurze ZUS OSW i ZUS RIA.
Od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku	Dokumentację przechowuje się zasadniczo przez 50 lat, a przez 10 lat od końca roku złożenia raportu ZUS RIA wyłącznie po spełnieniu warunków procedury ZUS OSW i ZUS RIA.
Od 1 stycznia 2019 roku	10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, z wyjątkiem dokumentacji pracowników wykonujących prace górnicze, równorzędne z górniczymi lub zaliczane do pracy górniczej, którą przechowuje się przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy.

Kontynuowanie dotychczasowej dokumentacji przy ponownym zatrudnieniu dotyczy przypadków objętych art. 94⁵ Kodeksu pracy, a nie automatycznie każdego wcześniejszego stosunku pracy pozostającego w 50-letnim okresie przechowywania. W takim przypadku okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się albo wygasł najpóźniejszy stosunek pracy.

Przepisy szczegółowo regulują sytuację, w której dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu. Jeżeli pracodawca jest stroną postępowania, przechowuje dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż przez podstawowy okres przechowywania. Jeżeli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, o którego wszczęciu pracodawca powziął wiadomość, podstawowy okres jej przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego dodatkowego okresu pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w razie nieodebrania.

Odbiór dokumentacji po upływie okresu przechowywania

Art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stosuje się do ZUS RIA składanego wraz z wyrejestrowaniem po złożeniu ZUS OSW; przy osobach wyrejestrowanych wcześniej informację przekazuje ZUS na zasadach art. 41d, a prawo odbioru dokumentacji wynika z art. 8 ustawy z 10 stycznia 2018 r. Były pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania.

W praktyce nie zawsze jest to dokładnie 30 dni. Przepisy posługują się określeniem „do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania”. Jeżeli więc okres przechowywania kończy się 31 grudnia, były pracownik może odebrać dokumentację do 31 stycznia. W przypadkach objętych dziesięcioletnim okresem przechowywania okres ten upływa z końcem roku kalendarzowego, a termin odbioru dokumentacji kończy się z końcem stycznia następnego roku.

Jeżeli były pracownik nie odbierze dokumentacji w tym okresie, pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Ma na to do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór. Do momentu zniszczenia dokumentacji pracodawca może jeszcze wydać ją byłemu pracownikowi.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Obowiązki pracodawcy przy przechowywaniu akt osobowych pracowników

Pracodawca odpowiada za dokumentację przez cały okres jej przechowywania. Musi zabezpieczyć ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem i nieuprawnioną zmianą. W przypadku dokumentacji elektronicznej szczególnego znaczenia nabierają kopie zapasowe, kontrola dostępu, możliwość odtworzenia dokumentów oraz trwałość formatów danych.

Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Kopię należy wydać nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Kopię dokumentacji należy wydać w postaci papierowej albo elektronicznej zgodnie ze sposobem sporządzenia i uwierzytelnienia określonym w § 18 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Po śmierci pracownika lub byłego pracownika wskazani członkowie rodziny mogą żądać kopii dokumentacji, a prawo odbioru przysługuje im wprost w odniesieniu do jej poprzedniej postaci po zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dokumenty są potrzebne do ustalenia świadczeń lub potwierdzenia przebiegu zatrudnienia.

Naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową. Od 8 lipca 2026 r. grzywna od 2000 zł do 60 000 zł przewidziana w art. 281 § 1 Kodeksu pracy dotyczy nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywania jej przez wymagany okres albo pozostawienia jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Prawa pracownika do dokumentów pracowniczych

Pracownik i były pracownik mają prawo żądać kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, natomiast przepisów tych nie należy przedstawiać jako bezwarunkowego prawa wglądu do jej oryginałów. Może złożyć wniosek o wydanie całości dokumentacji albo wybranej części, a pracodawca powinien zrealizować go w terminie 30 dni. Uprawnienie to przysługuje także byłemu pracownikowi.

Pracownik ma również prawo do odbioru poprzedniej postaci dokumentacji, jeżeli pracodawca zmienił sposób jej prowadzenia z papierowego na elektroniczny albo odwrotnie. W przypadku zatrudnionych pracowników termin wynosi 30 dni od przekazania informacji o zmianie. W przypadku byłych pracowników termin wynosi 30 dni od zawiadomienia.

Prawo odbioru do końca następnego miesiąca należy odnosić do dokumentacji objętej art. 94⁶ Kodeksu pracy albo właściwym przepisem przejściowym, w szczególności art. 8 ustawy nowelizującej z 10 stycznia 2018 r. Nieodebranie dokumentacji oznacza, że pracodawca musi ją zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór.

Dokumentacja powypadkowa

Dokumentacja powypadkowa nie jest tym samym co dokumentacja pracownicza prowadzona na podstawie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W razie wypadku przy pracy zespół powypadkowy sporządza protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, a pracodawca zatwierdza protokół i prowadzi rejestr wypadków przy pracy.

Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje przez 10 lat. W praktyce dział HR powinien prowadzić je w sposób pozwalający wykazać przebieg postępowania powypadkowego, ustalenia zespołu powypadkowego, zatwierdzenie protokołu oraz wykonanie obowiązków pracodawcy.

Podsumowanie

Dokumentacja pracownicza wymaga od pracodawcy konsekwentnego działania przez cały cykl zatrudnienia: od zebrania dokumentów rekrutacyjnych, przez prowadzenie akt osobowych i dokumentacji czasu pracy, aż po przechowywanie akt po zakończeniu zatrudnienia. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej, także wobec obecnych pracowników, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących digitalizacji, bezpieczeństwa i poinformowania pracowników.

Najważniejsze terminy dotyczą kilku różnych sytuacji. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się albo wygasł. Dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 skrócenie okresu wymaga ZUS OSW i ZUS RIA oraz spełnienia warunku pierwszego zgłoszenia pracownika przez danego płatnika do ubezpieczeń społecznych w tym okresie. Po zmianie postaci dokumentacji pracownik albo były pracownik ma 30 dni na odbiór poprzedniej postaci dokumentacji. Prawo odbioru dokumentacji do końca następnego miesiąca oraz następczy obowiązek jej zniszczenia w terminie do 12 miesięcy dotyczą dokumentacji objętej art. 94⁶ Kodeksu pracy albo art. 8 ustawy z 10 stycznia 2018 r., a nie każdej dokumentacji przechowywanej przez 50 lat.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o dokumentację pracowniczą

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej, jeżeli spełnia wymogi określone w Kodeksie pracy i rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Dokumentację elektroniczną można prowadzić zarówno dla nowych, jak i obecnych pracowników. Przy zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną pracodawca musi sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, prawidłowo je uwierzytelnić oraz poinformować pracowników o zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.
Procedura raportów informacyjnych może objąć ubezpieczonego zgłoszonego przez danego płatnika po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. i przed 1 stycznia 2019 r., z uwzględnieniem przepisów przejściowych dotyczących dokumentacji stosunków pracy sprzed 2019 r. Dziesięcioletni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny, z uwzględnieniem wyjątków wymagających dłuższego przechowywania.
Po upływie okresu przechowywania były pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu. Przy odbiorze poprzedniej postaci dokumentacji po zmianie jej formy termin wynosi 30 dni od zawiadomienia byłego pracownika.
Jeżeli były pracownik nie odbierze dokumentacji po upływie okresu przechowywania, pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór. Do czasu zniszczenia pracodawca może jeszcze wydać dokumentację byłemu pracownikowi.
Po prawidłowej zmianie postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną pracodawca informuje pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji. Jeżeli poprzednia postać dokumentacji nie zostanie odebrana w wymaganym terminie, pracodawca może ją zniszczyć.
Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy sporządza zespół powypadkowy. Pracodawca zatwierdza protokół, prowadzi rejestr wypadków przy pracy i przechowuje dokumentację powypadkową zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przeczytaj również

Klauzula CV - zgoda na przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji

Czy klauzula zezwalająca na przetwarzanie danych w CV jest rzeczywiście niezbędna? Sprawdź, jakie dane może przetwarzać pracodawca na potrzeby rekrutacji.