Świadectwo pracy - praktyczne porady dla pracodawcy

Świadectwo pracy to dokument niezwykle istotny zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Każdy przedsiębiorca i menedżer musi zrozumieć, jak poprawnie je wystawić, jakie elementy powinno zawierać, a także jakie konsekwencje mogą nieść ze sobą wszelkie niedopatrzenia w tym zakresie. 

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca musi wydać pracownikowi w momencie kiedy następuje ustanie stosunku pracy. Zawiera ono informacje o okresie zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy i warunkach zakończenia umowy.

2. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu zakończenia pracy, a w przypadku obiektywnych przeszkód, musi je przesłać w ciągu 7 dni pocztą. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od rozliczeń pracownika.

3. Świadectwo pracy jest kluczowe dla ustalenia uprawnień pracowniczych, takich jak urlopy, ubezpieczenia społeczne oraz wynagrodzenia. Na żądanie pracownika można w nim uwzględnić także wysokość wynagrodzenia i uzyskane kwalifikacje.

4. Pracownik ma prawo w ciągu 14 dni wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy, a w przypadku odmowy, zgłosić sprawę do sądu pracy. To ważne, ponieważ nieskorygowane wady w świadectwie mogą prowadzić do konsekwencji dla obu stron.

5. Brak wydania świadectwa w terminie uprawnia pracownika do żądania jego wydania w sądzie pracy oraz odszkodowania za pozostawanie bez pracy z tego powodu.

Świadectwo pracy jest dokumentem o szczególnym charakterze, który pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przepisy regulujące tę kwestię są zawarte w Kodeksie pracy, a ich przestrzeganie jest nieodzowne dla prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji zatrudniającej pracowników. Świadectwo pracy odgrywa kluczową rolę, ponieważ to na jego podstawie pracownik może udokumentować swoje doświadczenie zawodowe, okres zatrudnienia, a także uprawnienia wynikające z pracy. Dla pracodawcy natomiast jest to dowód zakończenia współpracy z pracownikiem, który chroni go przed roszczeniami prawnymi w przyszłości.

Nieprawidłowe wydanie świadectwa pracy lub jego brak może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno finansowych, jak i prawnych. Dlatego też każdy przedsiębiorca, menedżer i specjalista ds. HR oraz kadr i płac, powinien doskonale znać zasady związane z wydawaniem świadectw pracy oraz umieć je prawidłowo sporządzać.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to formalny dokument, który zawiera informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy oraz warunków, na jakich stosunek pracy został zakończony. Dokument ten musi zostać wystawiony niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę – niezależnie od powodu rozwiązania umowy, jeśli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Pracodawca nie może zwlekać z jego wydaniem, ponieważ przepisy Kodeksu pracy jasno wskazują, że pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu zakończenia pracy. Co więcej, Kodeks pracy stanowi, że jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego.

Pracodawca musi też wiedzieć, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Warto zaznaczyć, że świadectwo pracy nie jest dokumentem podsumowującym efektywność czy jakość pracy danej osoby. W tym kontekście różni się od opinii o pracowniku, która może być wydana na żądanie pracownika. Świadectwo pracy zawiera wyłącznie obiektywne informacje, takie jak czas trwania stosunku pracy, rodzaj umowy o pracę, wymiar czasu pracy pracownika, stanowisko, a także ewentualne okresy niezdolności do pracy, urlopów i inne kwestie prawne.

Świadectwo pracy — co zawiera?

To, co powinno zawierać świadectwo pracy, dokładnie precyzuje Kodeks pracy. W przepisach czytamy bowiem, że w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Bardzo ważne są wszystkie zapisy, które pomagają w ustalaniu prawa do uprawnień pracowniczych i uprawnień z tytułu ubezpieczenia społecznego. Muszą się w nim zatem znaleźć informacje na temat:

• wykorzystania zwolnienia od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej,

• liczbie dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

• wykorzystaniu dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

• okresie korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

• wykorzystania urlopu ojcowskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,

• wykorzystania urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,

• wykorzystania urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,

• wykonywania pracy tymczasowej, jeżeli taka miała miejsce z wyszczególnieniem okresu i podmiotu, dla którego realizowane były zadania,

• łącznej liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia — zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,

• okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,

• wykonywanej pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 Kodeksu pracy,

• okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

• okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

• wykorzystania dodatkowych urlopów lub innych uprawnieniach,

• okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

Sprostowanie świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik ma obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i zgłosić wszelkie zawarte w nim nieprawidłowości.

W razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Jest to o tyle istotne, że w przypadku ujawnienia wadliwości świadectwa pracy, którego poprawności pracownik nie kwestionował, to obie strony stosunku pracy będą ponosić tego konsekwencje.

Niewydanie świadectwa pracy — konsekwencje

Jak już wiemy, pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi świadectwo pracy w momencie, gdy ustał stosunek pracy. Co, jeśli nie dopełni tego obowiązku? W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Ponadto pracownikowi przysługuje odszkodowanie, które ma na celu naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W praktyce odszkodowanie ma zrekompensować czas pozostawania bez pracy z powodu niewydania świadectwa pracy od dnia ustania stosunku pracy, jednak nie dłużej niż przez okres 6 tygodni.

Świadectwo pracy — podsumowanie

Świadectwo pracy to dokument, który musi być wydany każdemu pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Jego prawidłowe sporządzenie oraz terminowe wydanie jest obowiązkiem pracodawcy, a każde odstępstwo od przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Przedsiębiorcy i menedżerowie muszą znać przepisy regulujące tę kwestię, aby uniknąć potencjalnych sporów i problemów z pracownikami. Świadectwo pracy nie tylko dokumentuje okres zatrudnienia, ale jest też niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych.