Przejdź do treści
·15 min czytania

Świadectwo pracy – co to jest i co zawiera?

świadectwo pracy

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg i zakończenie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Zawiera między innymi informacje o okresie zatrudnienia, wymiarze etatu, rodzaju wykonywanej pracy, urlopach wymaganych przepisami oraz trybie rozwiązania lub podstawie wygaśnięcia stosunku pracy.

Prawidłowa treść świadectwa pracy ma znaczenie zarówno dla byłego pracownika i jego kolejnego pracodawcy, jak i dla osób zajmujących się kadrami. Informacje zawarte w dokumencie służą do ustalania uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Wyjaśniamy, co zawiera świadectwo pracy, kiedy należy je wydać, jak poprawić błędy i co zrobić w przypadku utraty dokumentu.

Najważniejsze informacje

  1. Świadectwo pracy należy wydać w dniu ustania stosunku pracy, chyba że strony kontynuują zatrudnienie na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
  2. Wydanie świadectwa pracy nie może zależeć od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z firmą.
  3. Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania.
  4. Od 8 lipca 2026 r. niewydanie świadectwa pracy w terminie jest zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł.
  5. Po zagubieniu dokumentu były pracownik może zażądać kopii świadectwa przechowywanego w dokumentacji pracowniczej.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem uregulowanym przepisami, który pracodawca wydaje pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Nie jest referencją, opinią ani oceną jakości wykonywanych obowiązków. Jego zakres określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.

Dokument dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które wcześniej nie wydano świadectwa pracy. Potwierdza fakty związane z zatrudnieniem i jego zakończeniem, dzięki czemu kolejny pracodawca lub właściwa instytucja może prawidłowo ustalić określone prawa pracownika.

Świadectwo pracy wystawia się osobie zatrudnionej w ramach stosunku pracy, między innymi na podstawie umowy o pracę. Nie jest ono standardowym dokumentem wydawanym po zakończeniu umowy zlecenia, umowy o dzieło ani współpracy B2B.

Dlaczego świadectwo pracy jest ważne?

Informacje zawarte w świadectwie pracy mogą wpływać na ustalenie prawa do urlopu wypoczynkowego, świadczeń z ubezpieczenia społecznego, emerytury lub renty. Dokument pozwala również sprawdzić, z jakich uprawnień pracownik skorzystał już w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Dla pracodawcy prawidłowe wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem wynikającym z prawa pracy. Błędna informacja o okresie zatrudnienia, urlopie albo sposobie zakończenia umowy może utrudnić pracownikowi wykazanie stażu lub skorzystanie z przysługujących mu uprawnień. Może też doprowadzić do złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, sporu przed sądem pracy i odpowiedzialności odszkodowawczej.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co zawiera świadectwo pracy?

Treść świadectwa pracy nie zależy od swobodnej decyzji pracodawcy. Dokument obejmuje informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych. Nie każda rubryka będzie dotyczyć każdego pracownika, jednak pracodawca powinien sprawdzić cały zakres danych przewidziany przepisami. W świadectwie pracy pracownika tymczasowego agencja pracy tymczasowej wskazuje również każdego pracodawcę użytkownika oraz okresy wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę. Świadectwo pracy musi zawierać także pouczenie o prawie do złożenia wniosku o sprostowanie oraz o możliwości i terminach dochodzenia sprostowania przed sądem pracy.

Zakres informacji

Co należy wskazać w świadectwie pracy?

Zatrudnienie

Okres lub okresy zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy

Praca i stanowisko

Rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje

Zakończenie zatrudnienia

W świadectwie pracy należy wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę, a przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem również stronę, która dokonała wypowiedzenia; w przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia należy wskazać właściwą podstawę prawną, w szczególności art. 52, 53 albo 55 Kodeksu pracy.

Urlopy

Urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy; urlop opiekuńczy wykorzystany w tym roku; wykorzystane urlopy bezpłatne i wychowawcze; wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski wykazuje się, jeżeli ze względu na wiek dziecka pracownik mógłby nadal z nich korzystać u kolejnego pracodawcy, a przy urlopach dotyczących więcej niż jednego dziecka wykazuje się je odrębnie, podając imię i nazwisko każdego dziecka, podobnie jak przy urlopie wychowawczym. Przy wykorzystanym urlopie bezpłatnym, rodzicielskim i wychowawczym należy podać również podstawę prawną jego udzielenia, z uwzględnieniem zasad wykazywania tych urlopów określonych w przepisach.

Inne zwolnienia i uprawnienia

Zwolnienie z powodu siły wyższej, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem oraz dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy; dodatkowe urlopy, uprawnienia i świadczenia tylko w zakresie wpływającym na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy. W świadectwie pracy wskazuje się także okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, jeżeli taka ochrona wystąpiła.

Choroba i okresy nieskładkowe

Liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, oraz okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty

Szczególne okresy

W świadectwie pracy wskazuje się okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych oraz wymagane przepisami okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Pozostałe dane

W świadectwie pracy wykazuje się należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych, należy również zamieścić informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym, jeżeli takie zajęcie występuje. W świadectwie pracy należy również wskazać okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy, jeżeli taka sytuacja wystąpiła.

Dane podawane na żądanie

Informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach

W świadectwie pracy należy wykazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku ustania stosunku pracy, wykorzystanego w naturze lub objętego ekwiwalentem pieniężnym, a odrębnie urlop wykorzystany na żądanie. Zgodnie z objaśnieniami do pomocniczego wzoru świadectwa pracy wykorzystany urlop wypoczynkowy podaje się zarówno w dniach, jak i w godzinach. Oddzielnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu udzielonego na żądanie pracownika na podstawie art. 167² Kodeksu pracy.

Informacja o niezdolności do pracy nie polega na opisywaniu stanu zdrowia ani rozpoznania medycznego pracownika. W świadectwie pracy podaje się liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Osobno wskazuje się właściwe okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia objętym świadectwem pracy. Pracodawca nie powinien ujawniać szerszego zakresu danych zdrowotnych bez podstawy prawnej.

W świadectwie pracy wskazuje się także przypadający do 31 grudnia 2008 r. okres zatrudnienia przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, objętych rozporządzeniem Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. Należy również podać stanowiska, na których wykonywano te prace, z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu.

Przy przygotowaniu dokumentu pomocny może być wzór świadectwa pracy, który ułatwia prawidłowe uzupełnienie wymaganych informacji.

Czego nie może zawierać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy nie może zawierać subiektywnych ocen pracownika, komentarzy na temat jego zaangażowania ani opinii o jakości wykonywanej pracy. Nie jest to miejsce na opisywanie konfliktów, przyczyn niezadowolenia pracodawcy czy ocenę zachowania zatrudnionej osoby.

Pracodawca powinien ograniczyć treść świadectwa pracy do informacji przewidzianych przepisami. Również powodu rozwiązania umowy nie można opisywać dowolnie. Należy wskazać wymagany tryb i podstawę prawną rozwiązania albo podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy.

Dodatkowe informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach zamieszcza się wyłącznie na żądanie pracownika. Nie daje to jednak podstaw do wpisywania ocen, rekomendacji ani szczegółów, które nie są potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

To, do kiedy wydać świadectwo pracy, zależy między innymi od tego, czy strony będą kontynuować zatrudnienie na podstawie kolejnego stosunku pracy. Jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni, wydaje świadectwo pracy w dniu ustania zatrudnienia. W przypadku rzeczywistego ponownego zatrudnienia w tym terminie dokument za poprzedni okres wydaje się na wniosek pracownika. Zwykle dniem wydania świadectwa będzie ostatni dzień zatrudnienia.

Pracownik ma prawo otrzymać świadectwo pracy bez składania dodatkowego wniosku i spełniania warunków stawianych przez firmę. Wydanie dokumentu nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia samochodu, telefonu, odzieży roboczej, zaliczki ani innego mienia pracodawcy.

Jeżeli z obiektywnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie w dniu ustania zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać dokument w ciągu 7 dni od upływu tego terminu. Może zrobić to za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć świadectwo pracy w inny sposób.

Ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy

Jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni, wydaje świadectwo w dniu ustania zatrudnienia, natomiast w razie rzeczywistego ponownego zatrudnienia w tym terminie wydaje je za poprzedni okres na wniosek pracownika. W takim przypadku świadectwo pracy za wcześniejszy okres wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracownik może złożyć wniosek w dowolnym czasie. Może on dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które świadectwo pracy nie zostało dotychczas wydane. Pracodawca ma wówczas 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie dokumentu.

Papierowe czy elektroniczne świadectwo pracy?

Świadectwo pracy może zostać wydane w formie papierowej. Elektroniczne świadectwo pracy można opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku umów obsługiwanych przez ustawowy system teleinformatyczny również podpisem zaufanym albo osobistym. Zwykły skan papierowego dokumentu przesłany e-mailem nie jest równoważny prawidłowo podpisanemu dokumentowi elektronicznemu.

Elektroniczne świadectwo pracy można przesłać na adres udostępniony w tym celu przez pracownika. Przepisy nie zobowiązują go jednak do podawania prywatnego adresu e-mail. Pracodawca powinien również zachować dowód terminowego wydania lub doręczenia dokumentu.

Przykład 1. Wydanie dokumentu po zakończeniu umowy

Umowa Marty zawarta na czas określony rozwiązuje się w piątek z upływem czasu, na który została zawarta, a firma nie planuje zawierać z nią kolejnej umowy o pracę. Marta pracuje zdalnie i tego dnia nie pojawia się w biurze. Dział kadr powinien wydać jej świadectwo pracy w dniu ustania zatrudnienia, na przykład w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem, jeżeli uzgodniono taki sposób przekazania. Jeśli terminowe wydanie dokumentu nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, należy go doręczyć w ciągu kolejnych 7 dni.

Jak odzyskać zagubione świadectwo pracy?

Używane potocznie określenie „duplikat świadectwa pracy” może wprowadzać w błąd. Od 2019 r. przepisy rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy nie przewidują odrębnej procedury wydawania jego odpisu. Pracownik lub były pracownik może natomiast wystąpić o kopię części dokumentacji pracowniczej obejmującej świadectwo pracy.

Pracodawca przechowuje kopię wydanego świadectwa pracy w części C akt osobowych. Wniosek o jej udostępnienie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w każdym czasie, w którym pracodawca nadal ma obowiązek przechowywania dokumentacji. Kopię należy wydać nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Kopię świadectwa pracy można wydać w postaci papierowej albo elektronicznej, niezależnie od postaci przechowywanej dokumentacji, z zachowaniem wymagań dotyczących poświadczenia zgodności kopii z dokumentacją pracowniczą. Może to być kopia papierowa poświadczona za zgodność albo prawidłowo uwierzytelniony dokument elektroniczny. Kopia nie jest nowym świadectwem pracy i nie zmienia treści ani daty wydania pierwotnego dokumentu. Po sprostowaniu pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy z aktualną datą, natomiast w przypadkach określonych w § 7 ust. 5 rozporządzenia pracodawca najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy usuwa z akt osobowych i niszczy poprzednie świadectwo w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Jeżeli zakład pracy już nie istnieje, dokumentacji należy szukać u następcy prawnego, przechowawcy akt albo we właściwym archiwum. Możliwość uzyskania kopii zależy wówczas od tego, czy dokumentacja z danego okresu zatrudnienia została zachowana.

Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Jak wygląda sprostowanie świadectwa pracy?

Korekta świadectwa pracy jest konieczna, gdy dokument zawiera informację wymagającą sprostowania. Pracownik, który zauważy w świadectwie pracy nieprawdziwą lub niepełną informację, może wystąpić z żądaniem jego sprostowania. Ma na to 14 dni od otrzymania dokumentu. Termin ten dotyczy między innymi błędu w okresie zatrudnienia, wymiarze etatu, liczbie wykorzystanych dni urlopu lub podstawie zakończenia stosunku pracy. Pracownik, który bez swojej winy uchybił terminowi wystąpienia o sprostowanie świadectwa pracy, może w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia złożyć do sądu pracy wniosek o przywrócenie terminu, uprawdopodobniając okoliczności uzasadniające jego przywrócenie.

Kodeks pracy nie wymaga, aby wniosek o sprostowanie miał wyłącznie formę pisemną. Ze względów dowodowych warto jednak złożyć go na piśmie albo elektronicznie, w sposób pozwalający ustalić jego treść i datę doręczenia. We wniosku o sprostowanie warto wskazać błędną informację, oczekiwane brzmienie i posiadane dowody, jednak przepisy nie wymagają powołania określonych dokumentów jako warunku złożenia wniosku.

Etap

Termin i działanie

Wniosek pracownika

14 dni od otrzymania świadectwa pracy

Uwzględnienie wniosku

Pracodawca wydaje nowe, poprawione świadectwo pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy w wymaganym terminie nie jest możliwe, pracodawca przesyła je lub doręcza w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu tego terminu.

Odmowa

Pracodawca w ciągu 7 dni zawiadamia pracownika o odmowie w postaci papierowej lub elektronicznej

Wystąpienie do sądu pracy

14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy

Uwzględnienie powództwa

Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia

Sprostowanie świadectwa pracy polega na wydaniu nowego dokumentu, a nie na przekreśleniu błędnego zapisu, dodaniu adnotacji czy wystawieniu aneksu. Nowe świadectwo pracy wydane po sprostowaniu powinno mieć aktualną datę i zawierać wszystkie wymagane prawem informacje, przy czym wzór dołączony do rozporządzenia ma charakter pomocniczy.

Jeżeli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Brak odpowiedzi pracodawcy nie powinien więc blokować dalszego dochodzenia praw.

Przykład 2. Nieprawidłowy wymiar etatu

Paweł zauważył, że w świadectwie pracy wpisano pół etatu za cały okres zatrudnienia, chociaż po kilku miesiącach podpisał aneks zwiększający wymiar czasu pracy do pełnego etatu. Po weekendzie przesłał do działu kadr wniosek wraz z kopią aneksu. Ponieważ żądanie było zasadne, pracodawca wydał w ciągu 7 dni nowe świadectwo pracy z prawidłowo wskazanymi okresami i bieżącą datą.

Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?

Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. grozi za to grzywna od 2000 do 60 000 zł. Wcześniej, do 7 lipca 2026 r., Kodeks pracy przewidywał grzywnę od 1000 do 30 000 zł.

Pracownik może również wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych powodów nie można wytoczyć przeciwko niemu powództwa, pracownik może zażądać od sądu pracy ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Z takim żądaniem można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.

Prawomocny wyrok zobowiązujący pracodawcę do wydania świadectwa pracy zastępuje ten dokument. Sąd określa w nim treść świadectwa na podstawie informacji możliwych do ustalenia ze zgromadzonego materiału.

Kiedy pracownikowi przysługuje odszkodowanie?

Pracownik może dochodzić naprawienia szkody spowodowanej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie może jednak obejmować okresu dłuższego niż 6 tygodni.

Odszkodowanie nie jest przyznawane automatycznie za sam błąd lub opóźnienie. Pracownik musi wykazać szkodę oraz związek między brakiem prawidłowego świadectwa pracy a pozostawaniem bez zatrudnienia. Może to być na przykład sytuacja, w której brak dokumentu rzeczywiście uniemożliwił podjęcie nowej pracy.

Orzeczenie o odszkodowaniu jest również podstawą do zmiany niewłaściwego świadectwa. Pracodawca powinien wydać nowy dokument w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Jak ograniczyć błędy przy wystawianiu świadectwa pracy?

Dział kadr powinien przygotować dokument na podstawie kompletnej dokumentacji pracowniczej: umów, aneksów, informacji o zmianach stanowiska, dokumentów urlopowych, danych o wynagrodzeniu chorobowym oraz sposobie ustania stosunku pracy. Szczególnej uwagi wymagają dane dotyczące roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Przed podpisaniem świadectwa warto porównać daty zatrudnienia z umowami, sprawdzić historię wymiaru etatu i zajmowanych stanowisk oraz zweryfikować podstawę prawną zakończenia zatrudnienia. Kontrola powinna objąć także urlop wypoczynkowy, rodzicielski i wychowawczy oraz pozostałe uprawnienia wykazywane w zakresie określonym przepisami.

System inEwi może wspierać firmę w porządkowaniu danych dotyczących czasu pracy, obecności, urlopów i innych nieobecności. Aktualna ewidencja nie zastępuje prawnej kontroli dokumentu, ale ułatwia zebranie informacji potrzebnych do terminowego i prawidłowego przygotowania świadectwa pracy.

Podsumowanie

Świadectwo pracy dokumentuje przebieg zatrudnienia oraz sposób jego zakończenia. Służy późniejszemu ustalaniu uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. W razie wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo i włącza je do akt osobowych, a osobie uprawnionej wydaje je w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Wydania dokumentu nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika.

Treść świadectwa pracy powinna odpowiadać zamkniętemu zakresowi informacji wynikającemu z przepisów. Dokument nie może zawierać subiektywnych ocen. Błąd można zakwestionować w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a jego sprostowanie następuje przez wydanie nowego dokumentu. Po utracie oryginału były pracownik może zażądać kopii świadectwa znajdującej się w dokumentacji pracowniczej.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o świadectwo pracy

  • Pracodawca musi wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni. Gdy z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, dokument należy przesłać lub doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu.

  • Świadectwo pracy zawiera między innymi informacje o okresie zatrudnienia, wymiarze czasu pracy, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, sposobie zakończenia stosunku pracy, urlopach, zwolnieniach i innych uprawnieniach w zakresie określonym przepisami. Liczbę dni wynagrodzenia chorobowego z art. 92 Kodeksu pracy podaje się wyłącznie za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy. W odpowiednim polu wykazuje się również przypadający do 31 grudnia 2008 r. okres zatrudnienia przy pracach w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, objętych rozporządzeniem z 7 lutego 1983 r.

  • Świadectwo pracy nie może zawierać subiektywnej oceny pracownika, opinii o jego zaangażowaniu ani komentarzy na temat jakości wykonywanych obowiązków. Pracodawca powinien podać wyłącznie informacje przewidziane przepisami prawa pracy.

  • Elektroniczne świadectwo pracy może być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku umów obsługiwanych przez ustawowy system teleinformatyczny również podpisem zaufanym albo osobistym. Zwykły skan przesłany pocztą elektroniczną nie jest równoważny dokumentowi elektronicznemu podpisanemu kwalifikowanym podpisem.

  • Pracownik może złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Jeżeli pracodawca odmówi jego sprostowania, pracownik może wystąpić z takim żądaniem do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie.

  • Po uwzględnieniu wniosku pracownika pracodawca ma 7 dni od jego otrzymania na wydanie nowego świadectwa pracy. Taki sam termin, liczony od uprawomocnienia się orzeczenia, obowiązuje po uwzględnieniu powództwa przez sąd pracy.

  • Osoba, która utraciła świadectwo pracy, może wystąpić do byłego pracodawcy o kopię dokumentacji pracowniczej obejmującej kopię świadectwa. Pracodawca powinien wydać ją w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. Obowiązujące przepisy nie przewidują odrębnej procedury wystawiania dokumentu określanego jako duplikat świadectwa pracy.

  • Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika, w tym od zwrotu laptopa, telefonu, samochodu lub innego mienia. Roszczeń związanych z nierozliczonym sprzętem pracodawca powinien dochodzić niezależnie od obowiązku wydania dokumentu.

  • Odszkodowanie za niewydanie w terminie albo wydanie niewłaściwego świadectwa pracy odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Pracownik musi wykazać szkodę oraz jej związek z brakiem prawidłowego dokumentu.

  • Od 8 lipca 2026 r. niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł. Wysokość konkretnej kary zależy od rozstrzygnięcia właściwego organu lub sądu.

Zobacz również:

Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić?

Sprawdź, jak prowadzić akta osobowe pracownika, co trafia do części A, B, C, D i E, jak długo przechowywać dokumenty i kiedy można prowadzić e-akta.

Akta osobowe należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika i prawidłowo przyporządkowywać dokumenty do części A–E.

Dokumentacja pracownicza: zasady prowadzenia

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą? Poznaj kluczowe zasady, uniknij wysokich kar i dowiedz się, jak prawidłowo chronić dane w firmie!

Pracownica działu kadr przegląda akta osobowe i dokumentację pracowniczą przechowywaną w biurze

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop i kiedy go wypłacić?

Sprawdź, jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2026 r. Poznaj zasady wyliczeń i aktualne terminy wypłat po ustaniu zatrudnienia.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
5/5 - 1 opinia

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

400000+ użytkowników!

Tworzymy narzędzia, które dopasowują się do Ciebie, a nie na odwrót - ponieważ każdy pracuje w wyjątkowy sposób.

Załóż darmowe konto
Szczęśliwy użytkownik platformy inEwi