·9 min czytania

Korekta świadectwa pracy – czy jest konieczna?

Korekta świadectwa pracy – czy jest konieczna?

Każdy stosunek pracy musi być we właściwy sposób udokumentowany. Nie chodzi tutaj wyłącznie o umowę o pracę, której postanowienia wiążą pracownika oraz pracodawcę, ale także o takie dokumenty jak choćby świadectwo pracy. Jest ono sporządzane po zakończeniu stosunku pracy i zawiera kluczowe informacje, które mogą przydać się np. kolejnemu pracodawcy. Bardzo często zdarza się jednak tak, że w świadectwie pracy znajdzie się błąd. Co zrobić w takim przypadku i jak skorygować dokument? Wyjaśniamy!

Świadectwo pracy to niezwykle ważny dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę w związku z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy. Powinien on zawierać informacje dotyczące okresu zatrudnienia, trybu rozwiązania umowy, rodzaju pracy, a także wszelkich innych, niezbędnych informacji potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych. Terminowe oraz prawidłowe wydanie dokumentu jest obowiązkiem pracodawcy oraz nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z przedsiębiorcą. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy świadectwo pracy zostanie wystawione niepoprawnie, a pracownik występuje z prośbą o poprawienie błędów. Wówczas należy ubiegać się o sprostowanie czy korektę świadectwa pracy. Co należy wiedzieć na ten temat? Jak w praktyce wygląda sprostowanie świadectwa pracy?

Korekta świadectwa pracy – z czego powinien składać się dokument?

Świadectwo pracy dokumentuje okres zatrudnienia pracownika oraz cały jego przebieg. W razie rozwiązania umowy z pracownikiem, każdy pracodawca jest zobowiązany wystawić taki dokument w ostatnim dniu jego pracy. Jeżeli jednak z jakichś powodów nie jest to możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłania świadectwa na adres korespondencyjny pracownika, podany przez niego w aktach osobowych, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od zakończenia stosunku pracy.

Pracodawca powinien dopilnować, aby dokument był wydany zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zawierał wszelkie niezbędne informacje dotyczące zatrudnienia pracownika - zgodnie z prawdą. Jako pracownicy, zawsze powinniśmy skontrolować swojego pracodawcę i upewnić się, że dokument wydany jest prawidłowo. Pomoże nam to uniknąć wielu problemów w przyszłości. Co powinien zawierać dokument?

  • datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia stosunku pracy,
  • okres wykonywanej pracy tymczasowej,
  • wymiar czasu pracy,
  • rodzaj pracy - jakie stanowisko zajmuje lub jakie pełni funkcje pracownik,
  • przepisy stanowiące podstawę ustania zatrudnienia,
  • określony okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie, jeżeli okres wypowiedzenia został skrócony,
  • okres, kiedy pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy,
  • informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego - ile dni przysługuje pracownikowi w danym roku oraz ile z nich już wykorzystał,
  • informacje dotyczące innych urlopów - bezpłatnych, rodzicielskich itp.,
  • okres wykonywania pracy w szczególnym charakterze lub warunkach,
  • okres odbytej służby wojskowej,
  • okres nieskładkowy w świadectwie pracy,
  • wysokość oraz składniki wynagrodzenia, a także kwalifikacje (na żądanie pracownika).

Dokładne informacje na ten temat można znaleźć przede wszystkim w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 NR 60, poz 282 z późn. zm.). Ten akt prawny systematyzuje i wyszczególnia normy, jakie zawiera kodeks pracy.

Korekta świadectwa pracy – kiedy można jej dokonać?

Świadectwo pracy powinno być sporządzone ze szczególną staranności, rzetelnie oraz obiektywnie. W dokumencie muszą znaleźć się wyłącznie prawdziwe informacje, a sama treść, jak i forma wydania takiego pisma musi być zgodna z przepisami polskiego prawa. W niektórych przypadkach nie obejdzie się jednak bez korekty świadectwa pracy. Mowa tutaj o sytuacji, w której w wydanym świadectwie pracy znalazł się jakikolwiek błąd dotyczący danych osobowych lub wszelkiego typu informacji o zatrudnieniu albo nie pojawiły się w nim informacje niezbędne.

W każdym świadectwie pracy musi być zawarte pouczenie o tym, że pracownikowi przysługuje możliwość wystąpienia o sprostowanie świadectwa pracy. Czas, w jakim należy złożyć wniosek o poprawę świadectwa pracy wynosi czternaście dni - licząc od dnia otrzymania dokumentu i jeśli pracownik ma rację - obowiązkiem pracodawcy jest poprawienie dokumenty. Skorygowanie świadectwa pracy przez pracodawcę jest więc możliwe na wyraźne żądanie samego zainteresowanego. Pracodawca ma wówczas na uznanie wadliwości dokumentu 7 dni od otrzymania wniosku pracownika.

Jeśli to nastąpi i stwierdzony zostanie błąd lub potwierdzi się, że doszło do wydania niewłaściwego świadectwa pracy, pracodawca musi wydać nowe świadectwo pracy. Pracodawca ma także możliwość odrzucenia wniosku pracownika, co jednak nie kończy sprawy. Pracownik może bowiem wystąpić w sprawie świadectwa pracy do sądu i to od orzeczenia sądu zależy dalszy bieg sprawy, a wszelkie terminy biegną od dnia uprawomocnienia się wyroku.

Do innej sytuacji dochodzi jednak wtedy, gdy pracodawca zaniechał wykonania obowiązku i nie wydał świadectwa pracy. Wówczas dochodzi do możliwości wystąpienia przez pracownika do Państwowej Inspekcji Pracy lub na drogę sądową. Odpowiednie organy mogą ukarać pracodawcę wskutek niewydania świadectwa, głównie finansowo, co nie zwalnia go z realizacji tego obowiązku. Niejednokrotnie pracownicy domagają się naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę na skutek niewydawania świadectwa. Do takich sytuacji dochodzi szczególnie wtedy, gdy dana osoba przez otrzymanie niewłaściwego świadectwa pracy lub dokumenty zawierającego błędy, straciła możliwość ubiegania się o nową posadę lub prawo do ubezpieczenia społecznego. Naprawienie szkody wyrządzonej ma chociaż w części zrekompensować pracownikowi wynikające z tego straty.

Sytuacje w życiu bywają różne. Może zatem zdarzyć się również tak, że jako pracodawcy sami po dłuższym czasie zauważymy błąd w wystawionym przez nas dokumencie. W takiej sytuacji, nawet jeżeli były pracownik nie złożył wniosku o poprawę dokumentu, jesteśmy zobowiązani do jego poprawy. Należy wówczas postępować tak samo jak w przypadku złożenia skargi przez pracownika.

Korygowane świadectwo pracy – jak powinno wyglądać?

Niezależnie od tego, czy pracodawca uzna wniosek pracownika za zasadny, czy też musi zrealizować postanowienie sądu pracy i dokonać korekty w dokumencie, tryb postępowania jest taki sam. Najistotniejsze w całej sprawie jest bowiem to, aby treść dokumentu zgadzała się ze stanem faktycznym i była zgodna z uregulowaniami zawartymi w przepisach prawa.

W samym dokumencie nie zaznacza się, że stanowi on korektę świadectwa pracy. Nowe pismo stanowi jednak odpis świadectwa pracy i właśnie taki tytuł się na nim wpisuje. Pracodawca ma jednak obowiązek załączenia drugiego pisma z informacją o tym, co dokładnie zmieniono, a więc zestawić pierwotną wersję z nową, skorygowaną.

Korekta świadectwa pracy po latach – do kiedy najpóźniej można zmieniać dokument?

Takiego pytania nigdy nie powinniśmy sobie zadawać, a sugerować się czasem oscylującym w ciągu 14 dni. Dlatego właśnie tak ważna jest kontrola poprawności dokumentu zaraz po jego otrzymaniu. Jeżeli natomiast, z jakichkolwiek powodów nie zauważyliśmy, zarówno jako pracownicy, jak i pracodawcy, błędu na dokumencie, pomimo upływu czasu, nadal możemy sprostować dokument.

Sprostowanie świadectwa pracy po latach - czy jest możliwe, a jeśli tak, to jak wystawić korektę świadectwa pracy w takich okolicznościach? Jak się okazuje, nawet po wielu latach procedur będzie taka sama - korekta świadectwa pracy przez pracodawcę będzie wyglądać tak samo jak w sytuacji opisanej wyżej. Bez znaczenia po jakim czasie zauważamy błędy, jako pracownicy musimy zgłosić się do byłego pracodawcy z dokumentem żądającym o sprostowanie świadectwa pracy. W razie odmowy, sprawę możemy skierować do Sądu Pracy.

Co prawda, obecnie obowiązujące przepisy wyraźnie mówią o tym, że ze sprostowaniem dokumentu należy uporać się w ciągu 14 dni. Termin ten nie zawiera jednak żadnych obostrzeń. Biorąc pod uwagę fakt, że prawidłowość świadectwa pracy jest w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy, możemy ubiegać się o jego sprostowanie nawet po wielu latach. Jest to bowiem dokument oficjalny, który musi zawierać poprawne dane. Co ważne, po wydaniu poprawnego świadectwa pracy, należy bezzwłocznie zniszczyć wydane wcześniej świadectwo zawierające niepoprawne informacje. Więcej informacji na temat tego, do kiedy wydać świadectwo pracy znajdziesz na naszym blogu.

Korekta świadectwa pracy – wzór

Z punktu widzenia pracownika, pisanie oficjalnych pism do byłego pracodawcy może okazać się niezwykle trudne oraz czasochłonne. Co powinien zatem zawierać wzór żądający sprostowania dokumentu?

W prawym, górnym narożniku powinniśmy oczywiście zawrzeć datę oraz miejscowość. Po lewej stronie patrząc od góry, powinien znajdować się z kolei powód składania wniosku, nasz adres korespondencyjny oraz inne dane osobowe, a także informacja o tym, kto nas reprezentuje. Poniżej powinien znaleźć się tytuł dokumentu brzmiący "Pozew o sprostowanie świadectwa pracy". Następnie należy zawrzeć wszelkie niezbędne informacje takie jak przez kogo został wydany zły dokument oraz kiedy został on wydany.

Jako pracodawca musimy po prostu wystawić nowy dokument zawierający poprawne dane. Zastanawiając się jednak, korekta świadectwa pracy - jaka data, pamiętajmy, aby była ona zaktualizowana. Dokument musi bowiem zawierać wyłącznie poprawne informacje. Wydanie nowego dokumentu ze starą datą mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Pamiętajmy, że sprostowane świadectwo jest nowym dokumentem. W celu poprawnego wystawienia świadectwa oraz uniknięcia wszelkich błędów, jako pracodawcy jesteśmy zobligowani do prowadzenia akt osobowych naszych pracowników. Zadanie to nie jest jednak łatwe, dlatego warto wiedzieć więcej a temat tego, jak poprawnie to robić. Wydając nowe świadectwo pracy pracodawca powinien sporządzić z tego zdarzenia notatkę służbową, w której opisze wszelkie okoliczności. Notatka taka może trafić do akt personalnych pracownika, stanowiąc potwierdzenie wydania nowego świadectwa.

Korekta świadectwa pracy nie jest zatem skomplikowanym tematem. Jedyną trudnością jest bowiem napisanie poprawnego pisma do byłego pracodawcy z żądaniem poprawy dokumentu. Niekiedy, trudności może jednak stanowić także brak regulacji prawnych co do wyglądu dokumentu.

Sprostowanie świadectwa pracy - o czym jeszcze pamiętać?

Widzimy więc, że w większości sytuacji pracodawca powinien wydać pracownikowi poprawiony dokument. Zarówno w przypadku uwzględnienia racji zatrudnionego, który skierował na ręce byłego pracodawcy stosowny wniosek, jak i samodzielnie, po wykryciu nieprawidłowych informacji umieszczonych w świadectwie. Sporządzenie nowego świadectwa pracy nie jest więc uprawnieniem, lecz obowiązkiem, a niezrealizowanie go stanowi istotne naruszenie prawa. Pracodawca musi wówczas liczyć się z poważnymi konsekwencjami, ale przede wszystkim musi mieć świadomość, że działa na niekorzyść byłego pracownika.

Świadectwo pracy – co zrobić, kiedy zostanie zgubione?

Oryginał świadectwa pracy jest więc przekazywany pracownikowi, ale zawsze może zdarzyć się tak, że zostanie przez niego zgubiony. Pojawia się pytanie, co zrobić w przypadku zgubienia świadectwa pracy i to jeśli dana osoba nie posiada własnej kopii? Czy pracownik ma wtedy obowiązek wydania duplikatu takiego dokumenty, a jeśli tak, to jak wygląda to w praktycznym wymiarze? Okazuje się, że wydanie duplikatu świadectwa jest w pełni uzasadnione i pracodawca musi zrobić to na wniosek byłego pracownika. Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami, kopię świadectwa przechowuje się w aktach osobowych pracownika, a w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis świadectwa pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej. Wniosek o wydanie odpisu świadectwa pracy powinien być złożony w formie pisemnej.

Na marginesie można dodać, że w obecnym stanie prawnym, pracodawca przechowuje akta osobowe przez 50 lat od momentu rozwiązania stosunku pracy, ale w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od 2019 roku okres ten skrócono do lat 10. Każdy odpis świadectwa pracy musi być przygotowany w dwóch egzemplarzach - jeden wręcza się pracownikowi, drugi natomiast jest umieszczany w aktach. Co ważne, błędne świadectwo pracy może zostać usunięte z akt pracowniczych, ale tylko w sytuacji, gdy pracownik zwróci pracodawcy oryginał tego dokumentu.

Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca zakończył już działalność gospodarczą, a więc firma, w której pracownik był zatrudniony, nie istnieje. Niestety, niezależnie od tego, po jakim czasie błąd zostanie wykryty, dana osoba nie ma już możliwości wnioskowania o korektę. Były pracodawca, który nie jest już aktywnym przedsiębiorcą, nie ma umocowania prawnego do wydania nowego dokumentu. W takich okolicznościach nie pozostaje nic innego, jak zapomnieć o temacie, ponieważ niewiele można w tej materii już zrobić. Jedynym rozwiązaniem jest posiłkowanie się przez pracownikami pozostałą dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, w tym wszelkiego rodzaju umowami, które mogą stanowić potwierdzenie stanu faktycznego.

Mamy nadzieję, że w naszym artykule znalazłeś odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z tym tematem. Jak widzimy, zagadnienie dotyczące korekty świadectwa pracy jest złożone i wymaga odpowiedniego podejścia. Kluczem do sukcesu jest działanie zgodnie z przepisami, dzięki czemu można załatwić sprawę szybko, uzyskując nowe świadectwo, które nie zawiera już błędów.

#udostępnij jeżeli ten artykuł jest przydatny:

Warto również przeczytać te artykuły.

Sprawdź inne propozycje opracowane przez naszych ekspertów.

Sprawdź też inne artykuły!

Zobacz wszystkie

Wykorzystujemy pliki cookie, piksele i lokalną pamięć w celu poprawy wydajności, personalizacji treści i reklam oraz ich pomiaru. Używamy własnych plików cookie oraz niektórych od stron trzecich. Tylko absolutnie konieczne są włączone domyślnie. Więcej w naszej polityce prywatności.