Sprostowanie świadectwa pracy – o czym należy pamiętać?
Zgodnie z obowiązującą definicją, świadectwem pracy jest dokument potwierdzający świadczenie pracy przez pracownika. Wszelkie przepisy i regulacje dotyczące formy zawierają się w art. 98 ust. 2 Kodeksu pracy. Na podstawie narzuconego schematu, dokument musi zawierać informacje dotyczące okresu zatrudnienia, charakteru wykonywanej pracy, piastowanych stanowisk oraz okoliczności, w jakich rozwiązano umowę. Ponadto świadectwo powinno uwzględniać również kwalifikacje pracownika i wszelkie uprawnienia, które były wymagane do wykonywania konkretnych czynności w ramach pracy. Zgodnie z przepisami prawa, w przypadku zajęcia wynagrodzenia przez sąd, informacja ta także powinna zostać uwzględniona za pomocą adnotacji. Fakultatywne jest natomiast podanie wysokości wynagrodzenia za pracę oraz sposobu rozliczania się z pracodawcą. Przeważnie zamieszcza się te informacje na prośbę wnioskującego.
Dokument musi uwzględniać wyłącznie prawdziwe informacje. Gdy jednak pojawi się błąd, możliwa jest korekta świadectwa pracy. Aby uzupełnić brakujące dane lub sprostować błędy, należy w ciągu siedmiu dni złożyć na ręce pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy.
Świadectwo pracy a błąd po stronie pracodawcy
Błąd w świadectwie pracy spowodowany niedopatrzeniem ze strony pracodawcy może wpłynąć negatywnie na sytuację zawodową pracownika. Aby wszystkie dane były zgodne z prawdą, należy sprostować niepoprawne informacje lub uzupełnić brakujące rubryki. W świetle polskiego prawa nie każdy błąd traktowany jest jako wymagający korekty. Przykładowo wprowadzenie złej daty urodzenia można szybko skorygować na podstawie numeru PESEL. Wśród istotnych danych wymagających poprawy znajdują się przede wszystkim informacje dotyczące wysokości wynagrodzenia czy okresu zatrudnienia. Te dane są niezbędne szczególnie podczas ustalania emerytury.
Sprostowanie świadectwa pracy po latach
Niejednokrotnie zdarza się, że błąd w świadectwie pracy został dostrzeżony dopiero po latach. Pomimo upłynięcia terminu ubiegania się o poświadczenie, pracodawca ma obowiązek wydać je w poprawnej wersji. Podczas gdy poprzedni pracodawca zlikwidował firmę lub przekazał ją innemu podmiotowi, w takim przypadku obowiązek wydania lub skorygowania świadectwa przestaje być aktualny. Informacje zawarte w świadectwie są uwzględnione również w innych dokumentach, np. w umowie o pracę. Najlepiej posłużyć się zachowanymi formularzami, aby przedłożyć poprawne dane.
Istnieje alternatywny sposób na sprostowanie informacji w przypadku zlikwidowanego przedsiębiorstwa. Wówczas konieczne będzie udanie się do wojewódzkiego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (bip.ap.gov.pl). Na terenie każdego województwa znajduje się archiwum gromadzące informacje odnośnie zlikwidowanych firm. Podmiot ten posiada uprawnienia do wydania korekty w oparciu o posiadane dokumenty. W przypadku przekształcenia zakładu przedsiębiorstwo jest zobowiązane do wydania poświadczenia w oparciu o historyczne informacje zawarte w dokumentacji osobowo-płacowej.
Świadectwo pracy a odpis
Odpis świadectwa pracy może zostać wydany w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu. W takiej sytuacji najlepiej poprosić pracodawcę o wydanie duplikatu. Polskie prawo nie określa terminu, w którym odpis powinien zostać wydany pracownikowi. Nie ma również żadnych narzędzi, aby wymusić przyspieszenie wydawania kopii. Duplikat powinien być identyczny z wydanym wcześniej świadectwem pracy. Jedyne zmiany mogą dotyczyć daty oraz miejsca wystawienia dokumentu. Dodatkowo konieczne jest wykonanie adnotacji oznaczającej, że dany odpis stanowi kopię oryginalnego dokumentu.
W celu uzyskania odpisu należy zgłosić się do pracodawcy oraz uargumentować swoją prośbę. Konieczne będzie złożenie prostego wniosku o wydanie duplikatu świadectwa pracy, który powinien zostać opatrzony odręcznym podpisem.
Przepisy dopuszczają złożenie wniosku również przez pełnomocnika. W przypadku osób zmarłych, o odpis może ubiegać się spadkobierca. Polskie prawo nie reguluje formy wniosku, dlatego teoretycznie nawet prośba wypowiedziana ustnie może zostać potraktowana jako wniosek. Warto jednak zabezpieczyć się i sporządzić stosowny dokument, wówczas można udokumentować prośbę, na wypadek, gdy pracodawca będzie generował trudności.
Napotykając na problematycznego pracodawcę, który odmawia wydania dokumentu, można odwołać się do obowiązujących przepisów. Przepisy regulują, iż podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie duplikatu w warunkach określonych ustawowo. Przede wszystkim kopia musi zostać wykonana i podpisana przez osobę, która wydała oryginał w przeszłości. Jeżeli jest to niemożliwe z różnych względów, wówczas dokument może zostać podpisany wyłącznie przez osobę uprawnioną do wydawania takich świadectw w przedsiębiorstwie. W takim wypadku należy sporządzić kolejną adnotację z imieniem i nazwiskiem osoby będącej następcą prawnym pracodawcy podpisanego na oryginale.
Gdy dojdzie do znacznego opóźnienia podczas wykonywania i podpisywania dokumentów, będącego winą pracodawcy, pracownik może ubiegać się o odszkodowanie rekompensujące poniesione straty finansowe, które nastąpiły wskutek niedostarczenia stosownego odpisu.
Jak uzyskać poprawione świadectwo pracy?
Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy złożony przez pracownika musi zostać rozpatrzony w ciągu siedmiu dni przez pracodawcę. Po tym czasie zostanie on albo zaakceptowany, albo odrzucony. W tym wypadku konieczne jest niezwłoczne poinformowanie pracownika o podjętej decyzji. W przypadku odrzucenia podania, osoba zatrudniona może podjąć dalsze kroki prawne. Wówczas należy złożyć do sądu pracy pismo zawierające roszczenie o sprostowanie świadectwa pracy w przeciągu siedmiu dni.
Gdy sąd uzna roszczenia pracownika za zasadne, od momentu uprawomocnienia się powództwa, pracownik ma trzy dni na wydanie stosownego dokumentu. Gdy wciąż napotka się opór ze strony pracodawcy, należy ponownie złożyć wniosek do sądu, jednakże z wnioskiem o nałożenie obowiązku.
Świadectwo pracy stanowi podstawowy dokument, który potwierdza kwalifikacje oraz doświadczenie pracownika. W przypadku wystawienia błędnego poświadczenia należy uzyskać informacje odnośnie do tego, jak sprostować świadectwo pracy tak, aby zawierało wyłącznie prawdziwe informacje. Gdy pracodawca będzie blokował uzyskanie duplikatu, może być konieczne wkroczenie na drogę sądową. Jednak dzieje się to w szczególnych sytuacjach i bardzo rzadko. Należy pamiętać, że każdy wniosek składany na ręce pracodawcy najlepiej udokumentować, aby znacznie skrócić czas roszczenia.
