Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Rozwiązanie umowy o pracę to nie tylko formalne zakończenie współpracy. Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. W sprawie świadectwa pracy kluczowe są terminy wydania oraz zasady doręczenia dokumentu. Świadectwo pracy powinno być wydane w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można wydać świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego dnia przesyła je pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób. Jeżeli natomiast w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy ma zostać nawiązany kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą, świadectwo pracy wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika. Ignorowanie tych terminów grozi sankcjami i roszczeniami pracowniczymi.

Najważniejsze informacje

1. Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, chyba że w ciągu 7 dni ma być nawiązany kolejny stosunek pracy u tego samego pracodawcy (wtedy na wniosek pracownika).

2. Świadectwo pracy obejmuje wszystkie zakończone okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, za które nie wydano wcześniej świadectwa.

3. Jeżeli z obiektywnych powodów pracodawca nie może wręczyć dokumentu, musi wysłać go w ciągu 7 dni (liczonych kalendarzowo) pocztą, kurierem lub elektronicznie.

4. Gdy w ciągu 7 dni dochodzi do ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika (w 7 dni od wniosku).

5. Świadectwa pracy nie można uzależniać od zwrotu mienia ani żadnych rozliczeń. Zasadniczo wydaje się je w dniu ustania stosunku pracy, a gdy w ciągu 7 dni jest kolejne zatrudnienie u tego samego pracodawcy - tylko na wniosek pracownika (w 7 dni od wniosku).

Czym jest świadectwo pracy i dlaczego jest ważne?

Świadectwo pracy dotyczy okresu zatrudnienia i potwierdza przebieg zatrudnienia. Po zakończeniu umowy o pracę pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, które zawiera m.in. informacje o okresie zatrudnienia, zajmowanym stanowisku, wymiarze etatu i sposobie rozwiązania umowy. Obowiązek wynika z art. 97 § 1 kodeksu pracy, który stanowi, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Dokument jest potrzebny m.in. do udokumentowania stażu ubezpieczeniowego, ustalenia świadczeń z ZUS, potwierdzenia kwalifikacji i obliczenia okresów wypowiedzenia przy kolejnych zatrudnieniach, w tym kwestii związanych ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy oraz ustalenia uprawnień pracowniczych, w tym w zakresie ochrony stosunku pracy.

Świadectwo pracy wydaje się pracownikom w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, niezależnie od podstawy jego nawiązania (np. umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, spółdzielcza umowa o pracę). Umowy cywilnoprawne (np. zlecenie, o dzieło) nie rodzą obowiązku wydania świadectwa pracy, ponieważ nie są stosunkiem pracy. Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z przepisów i nie może być wyłączony porozumieniem stron ani postanowieniami umownymi.

Kiedy następuje wydanie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy?

Wydanie pracownikowi świadectwa pracy co do zasady następuje w dniu ustania stosunku pracy (w tym w dniu wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy), ponieważ dokument ma potwierdzać przebieg zatrudnienia zakończonego w danym dniu. Termin wydania jest powiązany z datą ustania stosunku pracy, ponieważ świadectwo obejmuje informacje aktualne na ten moment i nie powinno być wydawane przedwcześnie.

Kiedy świadectwo pracy trzeba wydać w dniu ustania stosunku pracy?

W większości przypadków świadectwo pracy należy wydać bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy, czyli:

• w ostatnim dniu wypowiedzenia, jeśli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,

• w dniu, w którym rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia stało się skuteczne, tj. gdy oświadczenie doszło do drugiej strony w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią,

• w dniu wskazanym w porozumieniu stron jako dzień rozwiązania umowy,

• w dniu zdarzenia powodującego wygaśnięcie stosunku pracy albo w dniu rozwiązania umowy z upływem czasu, na który była zawarta. W razie śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych, a wydaje je na wniosek uprawnionej osoby w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli dzień ustania stosunku pracy przypada w niedzielę lub święto, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w tym dniu, natomiast jeżeli z przyczyn obiektywnych nie może go wręczyć pracownikowi (ani osobie upoważnionej), przesyła je lub doręcza w inny sposób w ciągu 7 dni. Świadectwo pracy sporządza się w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy i wydaje po jego ustaniu (może być przygotowane wcześniej, ale nie powinno być wydane „na zapas” przed ustaniem stosunku pracy).

7 dni na doręczenie pracownikowi świadectwa pracy - kiedy to dopuszczalne?

Kodeks pracy przewiduje wyjątek od zasady wydania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można w tym dniu wręczyć świadectwa pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej), pracodawca w ciągu 7 dni przesyła je pocztą albo doręcza w inny sposób (np. kurierem). Termin liczy się od dnia następującego po dniu ustania stosunku pracy (7 dni kalendarzowych). Jeżeli jego koniec przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym.

Pracodawca powinien tak zorganizować przekazanie świadectwa pracy, aby zapewnić odbiór świadectwa pracy i w razie sporu móc wykazać, że dopełnił obowiązku w terminie (dlatego w praktyce warto zachować dowód wydania albo dowód nadania przesyłki). Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można wręczyć świadectwa w dniu ustania stosunku pracy, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła je pracownikowi (lub osobie upoważnionej) za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób. Niezależnie od sposobu przekazania pracodawca przechowuje w części C akt osobowych pracownika m.in. kopię wydanego świadectwa pracy oraz wnioski dotyczące jego wydania/sprostowania/uzupełnienia. Jeżeli przesyłka wróci jako niedoręczona, należy zachować dokumenty potwierdzające próbę doręczenia i umożliwić pracownikowi odbiór świadectwa w uzgodniony sposób. 

Nowa umowa w ciągu 7 dni - wydanie na wniosek

Jeśli pracownik nawiązuje z tym samym pracodawcą kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca nie wydaje świadectwa automatycznie. Dokument przekazywany jest wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, a przedsiębiorca ma 7 dni na przygotowanie świadectwa. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia lub wszystkich okresów, za które nie wydano dokumentu. Brak wniosku oznacza, że świadectwo zostanie wydane dopiero po definitywnym zakończeniu wszystkich umów.

Czy pracodawca może wstrzymać świadectwo pracy?

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się z urzędu w dniu ustania stosunku pracy (a gdy nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych – przesyła/doręcza w ciągu 7 dni). Jeżeli jednak w ciągu 7 dni zostaje nawiązany kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą, świadectwo wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika (w 7 dni od wniosku). Wydania świadectwa pracy nie wolno uzależniać od zwrotu mienia ani jakichkolwiek rozliczeń (np. urlopu, sprzętu, decyzji ZUS). Świadectwo należy wydać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej). Samo wysłanie dokumentu do organu rentowego nie zastępuje wydania pracownikowi. 

Przesłanie albo doręczenie świadectwa pracy w ciągu 7 dni jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy w dniu ustania stosunku pracy nie było możliwe jego wydanie pracownikowi (lub osobie upoważnionej) z przyczyn obiektywnych. Ocena, czy dana przyczyna ma taki charakter, zależy od konkretnych okoliczności sprawy, a pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wydanie w tym dniu było faktycznie niemożliwe.

Jak można przekazać świadectwo pracy?

Przepisy prawa pracy nie zastrzegają jednej formy przekazania świadectwa pracy. Najczęściej stosuje się:

• Osobiste wręczenie - pracodawca przekazuje dokument pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w miejscu i czasie pozostawania do dyspozycji pracodawcy (np. na stanowisku pracy). Jeśli pracownik nie przychodzi, można doręczyć świadectwo osobie upoważnionej na podstawie pisemnego lub elektronicznego pełnomocnictwa.

• Przesyłka pocztowa lub kurierska - jeżeli z przyczyn obiektywnych nie można wydać świadectwa w dniu ustania stosunku pracy, pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego dnia przesyła je za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób (np. kurierem). Warto zachować dowód nadania albo doręczenia.

• Postać elektroniczna (doręczenie elektroniczne jako „inny sposób”) - nie ma przeszkód, aby świadectwo sporządzić w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej. Wówczas jest ono równoważne dokumentowi pisemnemu. Takie świadectwo można przesłać/dostarczyć elektronicznie z inicjatywy albo za zgodą pracownika, przy czym pracownik nie ma obowiązku podawania pracodawcy adresu e-mail. 

W każdym przypadku pracodawca powinien zadbać o możliwość realnego odbioru dokumentu i pozostawienie śladu w aktach osobowych.

Co musi zawierać świadectwo pracy i czego nie wolno w nim wpisywać?

Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy w świadectwie pracy podaje się:

• informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy,

• zajmowanych stanowisk oraz trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego,

• zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia,

• na żądanie pracownika - informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. 

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu oraz o tym, że nieodebrana dokumentacja zostanie zniszczona. Świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym (oświadczeniem wiedzy pracodawcy) o przebiegu zatrudnienia i ma charakter indywidualny.

Nie zamieszcza się w nim subiektywnych ocen ani opinii o pracowniku, a informacje o ewentualnych naruszeniach obowiązków pracowniczych rozstrzyga się w odrębnych trybach i dokumentach.

Jak sprostować świadectwo pracy i jak uzyskać kopię/duplikat?

Jeśli pracownik zauważy błędy lub nieprawdziwe informacje w świadectwie pracy, może w ciągu 14 dni od jego otrzymania złożyć wniosek o sprostowanie. Pracodawca powinien ustosunkować się do wniosku w ciągu 7 dni od otrzymania żądania. Może:

• uznać wniosek i wydać nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni,

• odmówić i zawiadomić pracownika o odmowie w ciągu 7 dni,

• sprostować dokument z własnej inicjatywy, jeżeli zauważy błąd. Wówczas informuje pracownika, sporządza nowe świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi, a w aktach osobowych (część C) przechowuje dokumenty związane z wydaniem i sprostowaniem świadectwa pracy, w tym kopie świadectw.

W razie nieuwzględnienia wniosku pracownik ma 14 dni od dnia zawiadomienia o odmowie na wniesienie do sądu pracy żądania sprostowania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy. 

Warto złożyć wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej i zachować dowód złożenia/nadania, aby móc wykazać zachowanie terminów. W razie utraty świadectwa pracy pracownik składa wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej (w tym kopii świadectwa pracy), a pracodawca wydaje ją nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Jaka kara za niewydanie świadectwa pracy i kiedy przysługuje odszkodowanie?

Brak wydania świadectwa pracy w wymaganym terminie jest wykroczeniem i może skutkować grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Co do zasady dokument należy przekazać pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy, a gdy nie jest to możliwe doręczyć go w ciągu 7 dni. Wykroczeniem jest więc zarówno całkowite niewydanie świadectwa pracy, jak i wydanie/doręczenie go po ustawowym terminie (gdy nie zachodzi sytuacja „przyczyn obiektywnych” uzasadniająca wysyłkę w terminie 7 dni). Postępowanie w sprawie wykroczenia wymaga przypisania czynu osobie działającej w imieniu pracodawcy oraz winy w rozumieniu Kodeksu wykroczeń. W praktyce sprawa może zakończyć się m.in. mandatem albo skierowaniem wniosku o ukaranie. 

W razie szkody spowodowanej niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Warunkiem jest wykazanie szkody oraz związku przyczynowego, w szczególności że brak lub wadliwość świadectwa pracy uniemożliwiły podjęcie nowej pracy.

Z podsumowania działań Państwowej Inspekcji Pracy dotyczącego 2024 r. wynika, że inspektorzy przeprowadzili 61,9 tys. kontroli w 49,8 tys. podmiotów (obejmujących ok. 3,8 mln osób) oraz wydali 232,3 tys. decyzji¹. Choć dane te nie odnoszą się wyłącznie do świadectw pracy, pokazują skalę działań kontrolnych i realne ryzyko konsekwencji w razie naruszeń prawa pracy.

Przykłady praktyczne

Przykład 1 - rozwiązanie umowy w dniu wolnym od pracy

Pani Anna pracowała na umowę o pracę do 31 marca (niedziela). Co do zasady pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, czyli 31 marca. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych nie było możliwe wręczenie świadectwa w tym dniu, pracodawca w ciągu 7 dni przesyła je pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza w inny sposób (np. kurierem). Przy przesłaniu pocztą termin potwierdza w szczególności data nadania, a przy doręczeniu w inny sposób - dowód skutecznego doręczenia.

Przykład 2 - kolejna umowa w ciągu 7 dni

Pan Marek zakończył umowę o pracę 15 sierpnia, a już 19 sierpnia podpisał nową umowę z tym samym pracodawcą. Firma nie wystawiła mu świadectwa, bo kolejna umowa została zawarta w ciągu 7 dni. Pan Marek w grudniu potrzebował dokumentu do kredytu i złożył wniosek o świadectwo obejmujące okres poprzedniego stosunku pracy. Pracodawca miał 7 dni na przygotowanie świadectwa. Dokument musiał obejmować wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotąd nie było świadectwa.

Przykład 3 - niewydanie świadectwa i odszkodowanie

Pracodawca spóźnił się z wydaniem świadectwa pracy pracownicy, która kończyła umowę w lipcu. Z powodu braku dokumentu nie mogła podjąć nowej pracy w sierpniu. Złożyła pozew do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa i odszkodowanie. Sąd przyznał jej odszkodowanie w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia, ponieważ udowodniła, że niepodjęcie zatrudnienia wynikało z braku świadectwa. Ponadto inspektor pracy nałożył na pracodawcę mandat za naruszenie przepisów.

Jak zautomatyzować wystawianie świadectw pracy i ograniczyć ryzyko błędów?

Terminy i formalności związane z wystawianiem świadectw pracy często generują stres i ryzyko pomyłek. Warto więc oprzeć ten proces na narzędziach, które porządkują dane kadrowe i przypominają o ważnych terminach. W tym procesie pomagają narzędzia od inEwi między innymi moduł ewidencji czasu pracy, który ułatwia prowadzenie danych o czasie pracy, wymiarze etatu i absencjach potrzebnych przy przygotowaniu świadectwa pracy. Drugim wsparciem jest moduł do tworzenia grafików pracy, pozwalający planować harmonogramy zgodnie z Kodeksem pracy oraz kontrolować zbliżające się końce umów. Dzięki temu firma może ograniczyć ryzyko opóźnień, zmniejszyć liczbę błędów i zadbać o sprawniejszą obsługę pracowników.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie w dniu ustania stosunku pracy. Wyjątkiem są sytuacje, w których z przyczyn obiektywnych nie można wręczyć dokumentu – wówczas pracodawca ma 7 dni na doręczenie świadectwa pocztą, kurierem lub elektronicznie. Jeżeli kolejna umowa z tym samym pracownikiem zostaje zawarta w ciągu 7 dni, świadectwo wydaje się tylko na wniosek zainteresowanego, również w ciągu 7 dni. Niedopuszczalne jest uzależnianie wydania świadectwa pracy od zwrotu mienia pracodawcy ani od jakichkolwiek rozliczeń. Co do zasady świadectwo pracy wydaje się z urzędu w dniu ustania stosunku pracy (a gdy nie jest to obiektywnie możliwe - doręcza się je w ciągu 7 dni), natomiast jeżeli w ciągu 7 dni dochodzi do ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, świadectwo wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika, w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Niewydanie świadectwa pracy w terminie może skutkować grzywną do 30 000 zł oraz odszkodowaniem dla pracownika, dlatego warto korzystać z nowoczesnych narzędzi ułatwiających terminowe wypełnianie obowiązków.

Źródła:

1) https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/podsumowanie-dzialan-panstwowej-inspekcji-pracy-w-2024-r