Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Z poniższego artykułu można się dowiedzieć, jakie instytucje najczęściej wymagają zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz co powinno znaleźć się w tych dokumentach.

Zaświadczenie o zatrudnieniu

Każdy pracownik ma prawo do uzyskania takich dokumentów jak zaświadczenie o zatrudnieniu czy zaświadczenie o zarobkach ze swojego zakładu pracy. Pracodawca powinien wystawić taki dokument na wniosek osoby zatrudnionej, chociaż przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę tego obowiązku. 

Należy pamiętać, że zaświadczenie o zatrudnieniu nie jest tym samym, co świadectwo pracy. Zaświadczenie poświadcza fakt, że dana osoba jest aktualnie zatrudniona, natomiast świadectwo pracy otrzymujemy dopiero w momencie, gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany. O ile wydanie świadectwa pracy jest prawnym obowiązkiem każdego pracodawcy, zaświadczenia o zatrudnieniu i o zarobkach, są wydawane tylko na wniosek pracownika i w tym przypadku pracodawca nie jest w żaden sposób zobowiązany prawnie do ustosunkowania się do jego prośby. Niemniej jednak w zdecydowanej większości pracodawcy nie wykorzystują tej luki prawnej i wydają zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach bez większego problemu.

Jeśli chodzi o zaświadczenie o zarobkach, to warto zwrócić uwagę pracownikom na fakt, że nie jest ono tożsame z zaświadczeniem o wysokości dochodów, które można uzyskać jedynie w urzędzie skarbowym.

Kiedy przydaje się zaświadczenie o zatrudnieniu lub zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o pozostawaniu w zatrudnieniu (bo tak inaczej nazywane jest zaświadczenie o zatrudnieniu) może być potrzebne w różnego rodzaju sprawach urzędowych oraz sądowych, takich jak np. sprawy rozwodowe lub alimentacyjne, jak również w przypadku ubiegania się o świadczenia socjalne, a nawet o miejsce w żłobku czy przedszkolu dla dzieci.

Pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu lub zarobkach może być też potrzebne w przypadku zawierania umowy wynajmu mieszkania lub samochodu, a nawet podczas zawierania umowy z operatorami telekomunikacyjnymi. Przedłożenie zaświadczenia może być również konieczne podczas ubiegania się o wizę lub zezwolenie na pobyt w innym kraju. Niekiedy jest to też dokument, który osoba zatrudniona jest zobowiązana dostarczyć do innej firmy, jeśli myśli o zmianie pracy i bierze udział w procesie rekrutacyjnym.

Jednak zdecydowanie najczęściej zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest niezbędne w przypadku starania się o kredyty, pożyczki lub raty. Banki oraz inne instytucje finansowe chcą mieć pewność, że dany kredytobiorca pozostaje w stosunku pracy, a co za tym idzie, posiada stałe przychody. Dla banku stałe zatrudnienie jest gwarancją wypłacalności. O ile w przypadku dobrej historii kredytowej lub kolejnego kredytu w danej instytucji omawiane dokumenty mogą być zbędne, o tyle w przypadku ubiegania się o wyższą kwotę kredytu lub gdy jest to nasze pierwsze zobowiązanie kredytowe, bank może poprosić o przedłożenie stosownego dokumentu. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy chcemy dokonać zakupów na raty np. sprzętu RTV i AGD, mebli lub samochodu z salonu. Zaświadczenia o zarobkach pozwalają też obliczyć zdolność kredytową wnioskodawcy.

Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?

Niestety treść dokumentu, jakim jest zaświadczenie o zatrudnieniu, nie została uregulowana. Pracownik może jednak wnioskować o zawarcie konkretnych informacji wymaganych przez instytucję, w jakiej ma owo zaświadczenie przedłożyć. Brak ustawowych uregulowań co do wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu powoduje jednak, że jako pracownicy nie mają żadnych podstaw prawnych do żądania wydania dokumentu przez pracodawcę i wszystko zależy od jego dobrej woli. 

Jakie informacje powinny znaleźć się w zaświadczeniu o zatrudnieniu? Przede wszystkim data sporządzenia dokumentu, dane zakładu pracy oraz dane pracownika, który wnioskował o wydanie zaświadczenia. Ważne jest też określenie rodzaju umowy o pracę – czy jest to umowa na czas określony, nieokreślony, czy może na okres próbny. Istotne jest, by określić zajmowane przez pracownika stanowisko oraz informację, od kiedy dana osoba jest zatrudniona w firmie. Bardzo ważne jest, by dokument został podpisany (najlepiej czytelnym) podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez niego do wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu, czyli np. głównej księgowej.

Jak wypełnić zaświadczenie o dochodach?

Zaświadczenie o wynagrodzeniu w swojej treści powinno zawierać przede wszystkim nazwę zakładu pracy, jego adres oraz dane kontaktowe, a następnie dane pracownika wnioskującego o zaświadczenie, tzn. imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania. Podobnie jak w przypadku zaświadczenia o zatrudnieniu, ważne jest, by określić rodzaj umowy o pracę oraz zaznaczyć, od kiedy ona obowiązuje. 

Oczywiście najważniejszą informacją jest wysokość uzyskiwanego przez daną osobę wynagrodzenia. Zależnie od wymagań instytucji, w której pracownik ma zamiar przedłożyć dokument, może to być zaświadczenie o zarobkach za jeden miesiąc, z ostatnich trzech miesięcy lub innego, dłuższego okresu. W zaświadczeniu uwzględnia się zarówno przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto, jak i dodatki oraz inne świadczenia pieniężne związane ze stosunkiem w pracy, w tym premie i nagrody. Z drugiej strony wystawiane zaświadczenie o dochodach powinno zawierać informację o ewentualnych obciążeniach wynagrodzenia, np. z tytułu egzekucji komorniczej oraz informację, że pracownik nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy.

Warto również dodać klauzulę o treści: „W przypadku podania danych niezgodnych ze stanem faktycznym wystawca zaświadczenia ponosi odpowiedzialność wg przepisów prawa karnego. Zaświadczenie jest ważne 30 dni od daty wystawienia. Zostałem/am uprzedzony/a o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń (art. 233 § 1 kk)”, by stworzyć w pełni poprawne zaświadczenie o dochodach. 

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach - co warto wiedzieć?

Każdy pracodawca musi wiedzieć, że choć nie ma obowiązku wydania zaświadczenia, o które wnioskuje pracownik, to odmowa wystawienia zaświadczenia bez uzasadnionej przyczyny może być potraktowana jako działanie na szkodę pracownika. Dlatego co do zasady nie należy odmawiać wystawiania takich zaświadczeń. Co więcej, nie istnieje limit zaświadczeń, o które może wnioskować pracownik, więc w praktyce pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach za każdym razem i zawsze wtedy, gdy są one potrzebne pracownikowi.

Zasadniczo żadne przepisy, ani w Kodeksie pracy, ani w innych aktach prawnych, nie regulują zasad wnioskowania i wystawiania omawianych zaświadczeń. Pracodawca może jednak uregulować te kwestie w regulaminie zakładu pracy lub innych wewnętrznych dokumentach. Jest to dobra praktyka, szczególnie w większych firmach, aby dzięki wprowadzonym procedurom utrzymać porządek w obsłudze pracowników przez pracodawcę lub reprezentujący go dział kadr.