Zaświadczenie o zatrudnieniu to dokument, w którym pracodawca potwierdza, że dana osoba jest zatrudniona, na jakiej podstawie, na jakim stanowisku i często także za jakie wynagrodzenie. Nie ma jednego ustawowego wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu, który obowiązywałby we wszystkich sprawach. Pracownik może jednak wystąpić o jego wydanie, a w przypadku dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń pracodawca ma wyraźny obowiązek wystawić zaświadczenie.
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zaświadczenie o zatrudnieniu przydaje się wszędzie tam, gdzie trzeba potwierdzić, że pracownika rzeczywiście łączy z pracodawcą stosunek pracy. W praktyce najczęściej chodzi o kredyt, najem mieszkania, zapisanie dziecka do żłobka lub przedszkola, świadczenia socjalne, sprawy urzędowe albo przedłożenie dokumentu w innej instytucji, która wymaga potwierdzenia dochodów lub samego faktu zatrudnienia.
Najprostsza wersja takiego dokumentu potwierdza sam fakt zatrudnienia i wskazuje, od kiedy pracownik wykonuje pracę, na jakiej podstawie, w jakim wymiarze czasu pracy i na jakim stanowisku. Bardziej rozbudowane zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach obejmuje dodatkowo przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto, a czasem także wynagrodzenie netto, informacje o zajęciu wynagrodzenia, okresie wypowiedzenia albo o tym, czy umowa została zawarta na czas nieokreślony.
O treści dokumentu powinien decydować przede wszystkim jego cel. Bank zwykle oczekuje innych danych niż urząd, przedszkole czy dział księgowości innej firmy. Dlatego najlepiej zacząć od sprawdzenia, czy instytucja, do której ma trafić zaświadczenie, nie udostępnia własnego formularza lub przykładowego wzoru.
Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie?
W obiegu kadrowym często mówi się, że pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu na prośbę pracownika. Warto jednak odróżnić dwie sytuacje.
Pierwsza dotyczy zwykłego zaświadczenia o zatrudnieniu, które ma potwierdzać dane znane pracodawcy, na przykład zatrudnienie, stanowisko, typ umowy czy wysokość wynagrodzenia. Przepisy nie przewidują jednego szczegółowego wzoru ani jednego trybu wystawiania takiego dokumentu dla każdej sprawy. W praktyce pracodawcy zwykle wydają takie zaświadczenia na wniosek pracownika, ale wyraźny obowiązek ustawowy najbezpieczniej wskazywać przede wszystkim przy dokumentach potrzebnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.
Druga sytuacja dotyczy dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń, zwłaszcza emerytalno-rentowych. Tu obowiązek jest już wyraźny i wynika wprost z ustawy.
Pracodawcy są zobowiązani do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.
Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy chodzi o zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS ERP-7. Obowiązek z art. 125 ust. 1 pkt 2 dotyczy wydawania zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (w praktyce może to obejmować m.in. dane o okresach i podstawach wymiaru – zależnie od sprawy i wymaganego formularza ZUS).
Jeżeli pracownik potrzebuje nie tyle nowego zaświadczenia, ile potwierdzenia danych znajdujących się już w aktach, dodatkowym zabezpieczeniem jest prawo do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej wskazanej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od jego otrzymania. ¹
W praktyce oznacza to, że pracownik może uzyskać zaświadczenie albo kopie dokumentów, na podstawie których da się potwierdzić zatrudnienie, wynagrodzenie i inne podstawowe informacje. Nie ma też ogólnej reguły wprowadzającej limit takich zaświadczeń. Jeśli pracownik składa wniosek kilka razy, znaczenie ma przede wszystkim to, czy pracodawca może rzetelnie potwierdzić wskazane dane.
Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach do pobrania
Poniżej znajdziesz przykładowy schemat wniosku, który można wykorzystać jako wzór.
Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy
Te dwa dokumenty są często mylone, choć służą do czegoś innego. Zaświadczenie o zatrudnieniu dotyczy najczęściej trwającego zatrudnienia i ma potwierdzać określone dane na potrzeby konkretnej sprawy. Świadectwo pracy jest natomiast dokumentem ustawowym, wydawanym po ustaniu stosunku pracy.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, chyba że zamierza nawiązać z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni. W takiej sytuacji świadectwo pracy wydaje wyłącznie na wniosek pracownika. ²
To rozróżnienie ma duże znaczenie w praktyce. Bank, przedszkole czy urząd zwykle oczekują dokumentu aktualnego, który potwierdza, że dana osoba nadal pracuje. Świadectwo pracy tego nie załatwia, bo opisuje relację już zakończoną.
Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zakres danych zależy od celu dokumentu, ale dobrze przygotowane zaświadczenie o zatrudnieniu powinno zawierać przynajmniej nazwę i adres pracodawcy, datę i miejsce wystawienia, dane pracownika, w tym imię i nazwisko, a często także numer PESEL, informację, od kiedy trwa zatrudnienie, podstawę zatrudnienia i typ umowy, zajmowane stanowisko, wymiar czasu pracy oraz podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej.
Jeżeli potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, dokument zwykle uzupełnia się o wysokość wynagrodzenia, sposób obliczenia dochodów, przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z określonego okresu, a czasem również informacje o potrąceniach, zajęciach komorniczych lub o tym, czy pracodawca znajduje się w upadłości albo likwidacji. Takie dodatkowe pola pojawiają się zwłaszcza w formularzach bankowych.
Dobrą praktyką jest wpisanie celu albo odbiorcy dokumentu, na przykład: „zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w banku” lub „celem przedłożenia w przedszkolu”. Dzięki temu łatwiej ograniczyć treść do danych rzeczywiście potrzebnych.
Przykład 1.
Pracownica składa wniosek o kredyt hipoteczny i bank prosi o zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach na własnym formularzu. Dział HR nie powinien wtedy przygotowywać ogólnego pisma z jednym zdaniem o zatrudnieniu, tylko wypełnić formularz banku, o ile zawiera on standardowe i możliwe do potwierdzenia dane. Dzięki temu pracownica nie musi wracać po poprawki, a bank może szybciej podjąć decyzję.
Przykład 2.
Pracownik zapisuje dziecko do przedszkola i musi wykazać, że pozostaje w zatrudnieniu. W takiej sytuacji zwykle wystarczy krótkie zaświadczenie potwierdzające fakt zatrudnienia, datę rozpoczęcia pracy, typ umowy i stanowisko, bez podawania szczegółów o wynagrodzeniu. To dobry przykład na to, że zaświadczenie powinno zawierać tylko dane potrzebne w konkretnej sprawie.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoNajczęstsze błędy przy wystawianiu zaświadczenia
Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy pracodawca traktuje każdy dokument tak samo. Raz potrzebne jest jedynie potwierdzenie zatrudnienia, innym razem konieczne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, a jeszcze kiedy indziej formularz ZUS ERP-7. Użycie niewłaściwego wzoru wydłuża sprawę i naraża pracownika na odmowę przyjęcia dokumentu.
Drugim częstym błędem jest wpisywanie zbyt szerokiego zakresu danych. Jeżeli dokument ma służyć zapisaniu dziecka do placówki, nie ma powodu podawać informacji o wszystkich składnikach wynagrodzenia. Z kolei przy ubieganiu się o kredyt lakoniczne potwierdzenie zatrudnienia będzie zwykle niewystarczające.
Trzeci błąd to brak formalnego domknięcia dokumentu. Data wystawienia i podpis osoby uprawnionej mają podstawowe znaczenie praktyczne, natomiast pieczęć można dodać wtedy, gdy wymaga jej odbiorca albo wewnętrzny formularz danej instytucji.
Ryzykowne jest również przepisywanie danych z pamięci. Zaświadczenie powinno powstawać na podstawie umowy, akt osobowych, list płac albo innych dokumentów kadrowo-płacowych. Błędne dane mogą narazić pracodawcę na odpowiedzialność wobec pracownika, zwłaszcza jeżeli przez pomyłkę dojdzie do szkody po jego stronie.
Podsumowanie
Zaświadczenie o zatrudnieniu nie ma jednego uniwersalnego wzoru, bo jego treść zależy od celu, w jakim pracownik chce je uzyskać. Zawsze powinno jednak jasno potwierdzać, że dana osoba pracuje u wskazanego pracodawcy, na jakiej podstawie, od kiedy i na jakim stanowisku. Jeżeli potrzebne są również informacje o dochodach, najlepiej od razu przygotować wersję rozszerzoną, czyli zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. W sprawach ZUS nie wystarczy ogólny dokument kadrowy, bo może być potrzebny odrębny formularz ERP-7. W praktyce najbezpieczniej wystawić zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, na podstawie dokumentów źródłowych i w zakresie dokładnie odpowiadającym temu, do czego ma ono posłużyć.
Źródła:
FAQ - najczęściej zadawane pytania o zaświadczenie o zatrudnieniu
Zaświadczenie o zatrudnieniu nie ma jednego ustawowego wzoru obowiązującego we wszystkich sprawach. Pracodawca przygotowuje dokument odpowiedni do celu, a instytucja żądająca zaświadczenia często udostępnia własny formularz.
Zaświadczenie o zatrudnieniu powinno zawierać dane pracownika, dane pracodawcy, informację o zatrudnieniu, typ umowy, datę rozpoczęcia pracy, zajmowane stanowisko oraz datę wystawienia i podpis osoby upoważnionej. Jeżeli dokument ma potwierdzać także zarobki, trzeba dodać dane o wynagrodzeniu.
W praktyce pracodawcy zwykle wystawiają zaświadczenia o zatrudnieniu na wniosek pracownika, gdy dokument jest potrzebny do konkretnej sprawy. Wyraźny obowiązek ustawowy można jednak bezpiecznie wskazać przede wszystkim przy zaświadczeniach niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.
Świadectwo pracy nie zastępuje zaświadczenia o zatrudnieniu, ponieważ potwierdza zakończone zatrudnienie, a nie aktualny stan na dzień wystawienia dokumentu. Instytucje wymagające potwierdzenia bieżącej pracy zwykle oczekują odrębnego zaświadczenia.
Przepisy nie przewidują ogólnego limitu zaświadczeń o zatrudnieniu składanych przez pracownika. Znaczenie ma to, by dokument dotyczył danych, które pracodawca może rzetelnie potwierdzić, a zakres informacji odpowiadał celowi przedłożenia zaświadczenia.
Forma elektroniczna może być dopuszczalna, ale trzeba to ocenić według wymogów odbiorcy i procedury, w której zaświadczenie ma być użyte. W praktyce znaczenie ma to, czy dana instytucja akceptuje dokument w PDF oraz jaki sposób podpisania uznaje za wystarczający.
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach może podpisać pracodawca albo osoba upoważniona, na przykład z działu kadr lub księgowości. Najważniejsze jest to, by podpisujący miał umocowanie do potwierdzenia danych i odpowiadał za prawdziwość treści dokumentu.
Zaświadczenie potrzebne do spraw świadczeniowych może wystawić również następca prawny pracodawcy, likwidator albo syndyk masy upadłości. Przy dokumentach do ZUS ma to szczególne znaczenie, bo pozwala potwierdzić zatrudnienie i wynagrodzenie mimo zakończenia działalności firmy.
To może Cię również zainteresować:
Formy zatrudnienia w Polsce - podobieństwa i różnice między nimi
Podstawową wiedzę na temat form zatrudnienia powinni posiadać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Jakie są różnice i podobieństwa między formami zatrudnienia?
Zasady równego traktowania w zatrudnieniu – poprawne ustalenia
Równe traktowanie z zatrudnieniu to podstawowe prawo każdego pracownika.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika - o czym musimy wiedzieć?
Pracownik to wartość dodana każdej firmy, ale oczywiście kosztuje. No właśnie, jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika?
#udostępnij jeżeli ten wzór jest przydatny:
